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Ya sea por una convención, por un festival o por una exposición, encargarse de un stand es una buena forma de promocionar tus productos, una empresa o una causa. La planificación y la preparación son la clave para conocer a profesionales y atraer la atención que te mereces.
Pasos
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Busca el evento adecuado a tu stand. Si puedes asistir a un evento similar como miembro del público, hazlo. Date cuenta qué están haciendo otros presentadores de stands. Lleva algo para tomar notas sobre lo que te gusta de algunos expositores y lo que crees que otros stands podrían haber hecho mejor. Cuando lo hagas, ten en mente a tu público. Las actividades, los juegos y los regalos para los adultos serán muy diferentes que aquellos de otra generación y otros grupos.
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Inscríbete con tiempo. Averigua por adelantado cuales son los requisitos para poder tener un stand en el evento al que quieres asistir. Solicítalo y también paga las cuotas por adelantado con tiempo.
- Ahora es el momento de contactar con los organizadores del evento para cualquier petición especial. Por ejemplo, si necesitas iluminación o electricidad en el puesto, asegúrate de pedirlo por adelantado. Si necesitas un sistema de sonido, refrigeración, acceso para vehículos o cualquier cosa adicional al espacio asignado, ¡solicítalo justo ahora!
- Si puedes elegir el lugar del stand, elige uno que tenga mucho movimiento comercial. Si eso no fuera posible, tratar de estar cerca de otros stands que atraigan a la misma clientela que tú quieres.
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Sigue el rastro a todos los gastos asociados el evento, eso incluye los alquileres de stand, viajes, hoteles, regalos, comida, cuotas, etc. Cuando la exposición haya terminado querrás comparar sus costos y los resultados con otros eventos para decidir si quieres volver a hacerlo.
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Haz las reservas. Si tienes que viajar, reversa el alojamiento, el vuelo y confirma el coche de alquiler. Los grandes eventos podrían llenar por completo todas las instalaciones cercanas del lugar de reunión, así que confirma los alojamientos tan pronto como tengas la seguridad que poder asistir.
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Reúne o fabrica tus productos. Tus productos dependerán de saber con exactitud la naturaleza del evento y de lo que quieres promocionar, pero piensa en seguir lo siguiente:
- Carteles y letreros. Como mínimo, ten un gran anuncio publicitario que diga claramente a quién o qué estás promocionando. Los carteles adicionales sirven para informar el público. No esperes que la gente lea un texto muy grande mientras caminan por la feria. En su lugar, usa gráficos que sean llamativos y ahórrate los detalles para la publicidad. Una apariencia y un aspecto coherente entre los distintos carteles servirán para dar coherencia al stand, dando una sensación de perfección.
- Regalos. Una manera clásica de atraer gente al stand es dar algo que se puedan llevar. Muestras de algo que esté relacionado con tu mensaje es una buena idea. Cosas prácticas (bolígrafos, camisetas, bolsas) con el nombre o el logotipo impreso en ellos puede ser algo que les haga acordarse por mucho tiempo e incluso pueden ser unos anuncios andantes. Incluso merece la pena invertir unos pocos dólares en caramelos o en poner algo de picar, esto puede atraer a la gente.
- Literatura. Si quieres que la gente contacte contigo y se acuerde de ti después del evento, piensa en entregar tarjetas comerciales, publicidad o un folleto relacionado con tu mensaje. Lleva más de los que creas que vas a necesitar.
- Demostraciones. Si puedes hacer una demostración de algo relacionado con tu organización (como un producto o un servicio) o mostrar los resultados de un proyecto o de una actividad exitosa, llévalo para mostrarlo y para contarlo. Mejor aún, deja que los visitantes participen de alguna manera, quizás probando lo que promocionas.
- Actividades. Úsalas para atraer gente al stand. Tener un dibujo de un gran premio puede servir para captar un montón de contactos. Incluso cuando la actividad es tirar bolitas y colarlas en un agujero o jugar al golf portátil, estos juegos puede atraer a gente y que se queden más tiempo y así podrás hablar con ellos, dejar que te conozcan y sepan porqué estás allí.
- Una marquesina. Si la exposición se realiza en el exterior, usar una marquesina portátil, una tienda o un dosel es indispensable para protegerte del sol y/o de la lluvia. También sirve para parecer más oficial y profesional. Puede combinar con los colores de tu empresa o tan solo tener unos colores llamativos. Esto servirá para a que se note más aún tu presencia. Asegúrate de saber por adelantado cuanto espacio te permitirán ocupar.
- Una mesa y unas sillas. De nuevo, los organizadores de la exposición podrían proporcionarlos o no. Si no estás segura, pregunta.
- Impermeabilizar por el tiempo. Si el stand es en el exterior, podrías necesitar pisa papeles para que las hojas no se vuelen o unos clips, alfiles, ganchos para mantener los manteles y cualquier cartel sin que se los lleve el viento, y así por el estilo. Por supuesto, vístete de manera adecuado según el tiempo que pueda haber.
- Lleva herramientas para montar. Si sabes que vas a tener que montar tu propio stand, tu mesa o los carteles, asegúrate de traer las herramientas necesarias. Deberías tener a mano un destornillador, unas tenazas y una llave de ajuste. Unas tijeras, cinta de embalar, alfileres o clavos y una cuerda también son buenas ideas. Si no estás seguro de tener que montar tu stand, haz una simulación por adelantado en casa o a en oficina. Debido a todas las prohibiciones en los vuelos, debes asegurarte de poner todas las herramientas en tu equipaje, no las lleves encima y evita cualquier altercado. NO hay nada peor que tener que dejar las herramientas que serán tan útiles en la exposición, se queden confiscadas debido a las restricciones de seguridad.
- Una carretilla o una plataforma rodante. Especialmente si es una exposición grande. No pienses que podrás aparcar en cualquier lugar cerca del stand. Una carretilla de mano o una plataforma rodante te ayudará a cruzar el agujero.
- Luces. Si crees que necesitarás luces, asegúrate de tener una fuente de electricidad.
- Tomar agua. Hablarás mucho y podría ser caro o incómodo visitar las instalaciones de la exposición.
- Un vehículo grande para llevar todas las cosas que necesites. Si necesitas alquilar una furgoneta o un camión, haz planes por adelantado.
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Consigue ayuda. Si el stand está funcionando bien, tendrás que hablar con mucha gente sobre la exposición. No trates de hacer que sea el espectáculo de una persona. Alguien puede ayudarte a mantener tu compostura y tu voz intacta. Si tu puesto es bastante popular, querrás tener la ayuda de alguien para que la gente interesada pueda ser atendida y no tengan que hacer fila. Si es posible, organiza el horario de trabajo en turno cortos con algunas personas. Es muy cansado estar en el stand mucho tiempo y estar diciendo lo mismo una vez y otra vez.
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Prepáralos para ayudarte. Déjales saber qué es lo que están ofreciendo al público, a quien se están acercando y cómo. Dónde están las diferentes instalaciones más cercanas y cuando hay que llegar. Ellos hablarán de tu empresa como expertos y captarán más profesionales si están bien informados, incluso si son voluntarios.
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¡Vístete para tener éxito! Procura tener personal en el stand que sean atractivos, que se arreglen de manera apropiada, eso llama la atención. Esto hará que tu empresa, tu organización, tu stand destaque del resto de los stands y serás parte de la exposición.
- Si tu empresa usa uniforme aunque sea una camiseta, póntela y anima a los compañeros a hacer lo mismo. Personalizar las camisetas no es muy caro de hacer, incluso en pequeñas cantidades.
- Vestir de manera similar. Incluso si acuerdas sencillamente llevar unos jeans y una camiseta con el color de la organización, dará más la impresión de que deseas estar allí.
- Viste de manera profesional. Un traje de negocios dirá que eres serio y será un mensaje muy impactante.
- Usa un disfraz o un traje temático. Si hay un ambiente festivo o tu grupo es teatral, usa un traje de payaso, bolas, sombreros grandes y tontos podrían atraer la atención.
- Usa modelos profesionales para promocionar. Las personas atractivas que saben cómo "trabajar" con multitudes pueden ser una importante manera de captar la atención hacia tu stand y hacia tu empresa. Asegúrate de usar gente profesional que comprendan como deben comportarse
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Prepara la exposición pronto. Ve con bastante tiempo para preparar el stand y para conocer las instalaciones antes de que se llene de gente. Preparar el stand tan pronto como las puertas se abran significa que no perderás el tiempo rebuscando los letreros o las cajas en lugar de estar transmitiendo lo que quieres.
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Mira tú stand desde fuera. Una vez que esté listo, vete hacia fuera y observa el stand desde el punto de vista del visitante. ¿Se ven los letreros con claridad desde distintas direcciones por dónde la gente vendrá? ¿Es atrayente tu stand? ¿Hay alguna cosa que pueda distraer?
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Piensa por donde vendrá el público. ¿Quieres estar detrás de la mesa con el público delante, o quieres que la mesa esté detrás del stand y así puedes acercarte a la gente e invitarlas a que entren?
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Se amigable. Habla con tus clientes. Cuando ellos llegan al stand, permíteles unos segundos y diles: "Hola". Probablemente ellos también te dirán hola. Después sonríe, y háblales de tu expositor. Normalmente si comienzas a hablar de cualquier cosa, como el buen día que hace o lo guapo que es su niño, podrás pasar más tiempo con ellos y se distraerán de los regalos. Cuando comiences una conversación podrás hablar sobre estas cosas. Recuerda sonreír y decir: "Gracias, ¡vuelva cuando quiera! ". Entrégales también una tarjeta de visita si tienes e infórmales dónde será el siguiente sitio que estarás.
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Transmite tu mensaje. Sin embargo, al atraer personas al stand debes asegurarte que ellas aprendan algo básico de porqué estás allí cuando se vayan.
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Pregunta a las persona qué es lo que les interesa. Esto hace que se metan en la conversación y esto te servirá para saber qué tono usar. Que sea tono informativo, o comercial o algo entre ambos.
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Distribuye la publicidad, los folletos u otras hojas sueltas. Estas cosas hará que la gente recuerde tu empresa, la información de contacto y recordarán el mensaje después de que haya terminado y pasado la excitación el momento y el evento.
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Intercambia información con los contactos. Diles a los visitantes interesados cómo pueden seguirte y cómo los puedes seguir tú. Después, asegúrate que alguien en tu empresa les siga la pista con prontitud. Sigue rastreando la pista y así podrás comparar la relativa efectividad de un evento con otro.
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Recoge tu área. Ponte en la piel del personal de un gran evento o de una gran reunión. Después, desmantela tu propio stand al finalizar el evento y asegúrate de dejar en el contenedor de basura cualquier resto. Es una muestra de buenos modales y también es una forma de poner de tu lado a los organizadores y al personal del evento.
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Escribe tu experiencia. Si jamás estarás en un stand de nuevo, escribe algunas notas acerca de tu experiencia en esta ocasión. Anota qué trajiste, qué deberías traer la siguiente vez, qué es lo que podrías haber hecho sin haberlo tenido. Escribe que fue efectivo y que no lo fue y escribe cualquier cosa que has aprendido de este evento. La próxima vez, puedes usar tus notas para hacer que algunas cosas funcionen mejor con más suavidad. Si alguien más dirige el siguiente stand, podrás darles algún consejo con facilidad de los que has aprendido.Anuncio
Consejos
- Lee las normas del evento y del sitio de reunión. Los eventos a gran escala funcionan con muchísima más suavidad cuando todo el mundo hace lo que les corresponde.
- Ten unas expectativas racionales; no pienses que por estar en una muestra serás el presentador más famoso/ o el más importante en todo el salón. Presentadores experimentados en 'exposiciones' saben que llegar a obtener un 3-5% de beneficio de la inversión es un buen resultado. Lo que significa: que deberías obtener unas ganancias de un 5% a pesar de los gastos generados en la exposición (por ejemplo: el espacio, el alquiler del stand, obsequios, gastos fijos, viajes). Si estás vendiendo un servicio, esa aparente ínfima cantidad del 5% debería ser recuperada con las ventas posteriores.
- Diviértete. Si disfrutas hablando con la gente, esto te saldrá en la exposición y será más atrayente.
- Coopera con los organizadores del evento, del lugar de reunión, con el personal de seguridad y con los vecinos de los puestos. Demuestra tener buenos modales y así podrá ayudarte a hacer ¡nuevas relaciones que te beneficien!
- Combina tus actividades y los regalos con el público que quieres atraer. ¿Estás intentando atraer a niños, a profesionales o al público en general? ¿Corresponden los regalos y la publicidad con este propósito?
- Si distribuyes información de contacto para tus organizadores, hazlo teniendo en mente un plan para poder responder las preguntas cuando ellos lleguen las siguientes semanas. Haz un seguimiento rápido para que las personas que se ocupan de preguntar puedan tener una relación continua con tu organización.
- Consigue un stand que sea "plegable", hay eventos que se realizan en pueblos que tienen "Sindicatos" donde no puedes ni siquiera usar tu propio destornillador o el representante sindical te cobrará una prima por tener uno. En los casos en los que tienes que pagar una cuota al "Sindicato", hazlo con una tarjeta de crédito.
- Prueba diferentes maneras de acercarte al público para ver qué es lo que funciona mejor y qué es lo que genera más beneficios. Adapta la conversación al público. Si ves que alguien acaba de llegar o que acaba de familiarizarse con tu empresa, adapta la presentación según las circunstancias.
- Haz siempre unas faldas o cubre con tela alrededor de la mesas. Sujétalo con cinta adhesiva o con chinchetas o clips, para que puedas poner fuera de la vista cosas debajo de la mesa.
- Mejora la presentación. Ya que, probablemente, estarás repitiendo lo mismo a una gran cantidad de personas diferentes, usa esta oportunidad para ajustar y adaptar lo que dices.
- Coloca las cosas que no mejoran la apariencia del stand fuera de la vista. Ponlas detrás de tu mesa. (Por ejemplo la chaqueta que te has quitado, una caja de cartón llena de publicidad extra, etc.).
- Actúa como si fueras parte de la exposición. Compórtate de manera profesional, usa la mejor sonrisa, y se parte del evento mientras dura.
- Usa unos zapatos tan cómodos que puedas salir corriendo. La mayoría de los sitios de convenciones tienen suelos de cemento, los suelos de la parte final superior se cubren con una moqueta industrial muy fina. Sin relleno. Si has elegido unos malos zapatos, después de estar uno o tres días de pie y caminando podrías tener dolor de pies el finalizar el evento.
- Comprueba tu obsesión por recoger cosas robadas. Por alguna razón, con el buen ambiente que hay en una exposición, te llevas la décima alfombrilla para el ratón, el juguete típico para apretar en la oficina y aliviar el estrés u otra cosa que tenga el logotipo empresarial, o cualquier cosa sin valor que te puede parecer atractiva, así como todos los collares de plástico barato y las monedas de hojalata del Krewe of Venus –hasta que llegas a casa y comienzas a sacarlas todas. Ahórrate transportarlas todas durante una semana, tan solo di que no.
- Señala tu equipo de manera visible y con algo indeleble. No dejes el stand o el equipo sin vigilancia. Hay muchas historias de equipos "caminando" en las exposiciones, especialmente durante el caos de la instalación y el cese, es muy común esto. Asegura las cosas de valor para poder rastrear el equipo, ejemplo si tienes una notebook, llévatelas a la habitación al terminar el día.
- Cuando sea posible, llévate de vuelta los equipos. Por ejemplo: los monitores, los equipos, los ordenadores, los sistemas de redes o el equipo A/V. Los equipos también se pueden alquilar en el pueblo cerca de las instalaciones, pero normalmente a un precio altísimo, como un 50% más al precio habitual de alquiler durante los tres días el evento.
- Lleva una caja con los materiales de la presentación. Llévala contigo; compruébala. Reparte copias de los CDs o de los DVDs con la presentación entre varios miembros de tu equipo, por si acaso se pierde una copia o que alguien del equipo se retrasa. Podrías enviar un equipo de emergencia con los materiales la noche anterior desde la oficina, puede ser dudoso hacer la entrega durante el día de la exposición. Si tienes que entregarlo, entrégalo siempre en tu habitación del hotel, nuca en el sitio de la exposición, dónde puede terminar en algún cuarto donde dejan tirados y olvidados los envíos. Estos son los mismos que no te dejarán ejercer tu derecho a usar tu destornillador, míralo arriba. Probablemente no encontrarás tu paquete antes del cierre de la exposición, en caso de que lo envíes a la exposición.
- Usa unas cortinas opacas para cubrir las superficies en cualquier momento que tengas que dejar el stand y que no lo puedas atender, especialmente cuando termines de trabajar. De esta manera, si llegas tarde será menos probable que te roben los productos y la gente que quiera habla contigo sabrá que estás fuera temporalmente y no se enfadarán tratando de saber dónde estás.
- Piensa en llevar una botellas de batidos con alimento— los precios de la comida y del agua serán muy caros, y te conducirán al profundo mundo de la fritanga. Una pequeña nevera es ideal para refrescarte y se puede esconder en la mesa. ¡Lleva mentas, y un espejito para comprobar los dientes! ¡Estás hablando con la gente!
- ¡Es una buena idea llevarte a un amigo o a un socio contigo al evento! Por si tienes que ir al almacén o al baño, etc.
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Advertencias
- Las personas que inevitablemente que quieren hablar contigo, te suelen contar historias inapropiadas o te atosigan, pero casi siempre las puedes despedir si las escuchas un rato con educación. Diles una frase que les indique que la conversación ha terminado, como: "Bien, ¡Cómo va eso! Que tengas buen descanso!", y centra toda tu atención en otra persona, o vuelve a arreglar tus cosas. Interrumpe los si debes. Tu falta de atención en ellos normalmente hará que se vayan. Sinceramente, las personas malvadas necesitan una sonrisa amable y unas firmes palabras como "Señor, le agradezco su opinión, pero realmente tengo que dejarlo ahora". El paso final es "tengo entendido que en estos eventos contratan personal de seguridad", dilo bastante alto para llamar la atención. Si la caseta de seguridad está cerca de ti, envía a una persona para pedir seguridad.
- NO todos los que pasen por ahí pondrán interés en tu organización. En lugar de perder el tiempo intentando atraer gente que no están interesados en tu stand, sencillamente déjalos pasar y acércate al siguiente visitante.
- Las campanas y los silbatos suelen atraer a la gente, pero puedes estar seguro que ellas no ahoguen lo que deseas transmitir con tu stand.
- No creas que tus pertenencias estarán seguras en el stand. Llévate las cosas de valor contigo cuando salgas. Si es posible, evita dejar el puesto sin atender mientras hay público. Cubre siempre las mesas con una tela que no se vea a través de ella siempre que salgas.
- NO dejes que te hieran los sentimientos las personas que no están interesadas, o que solo malas. Acepta todas las excusa tontas por no detenerse delante de algo valioso. Dirige su atención a la siguiente persona.
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