Unduh PDF
Unduh PDF
Anda baru saja dipilih atau ditunjuk menjadi sekretaris komite di mana Anda menjadi anggota. Selamat! Tahukah Anda cara membuat, menyiapkan, dan mempresentasikan notulensi? Baik mengikuti kitab legislatif "Robert's Rules of Order [1] X Teliti sumber atau membuat notulensi dalam latar yang tidak terlalu formal, berikut metode yang penting diikuti.
Langkah
-
Pahami kebijakan rapat organisasi Anda. Jika sekretaris diharapkan untuk membuat notulensi formal, tanyakan apakah kelompok mengikuti Robert's Rules of Orders atau panduan lain. Dalam latar yang lebih informal, tanyakan apa yang perlu dimasukkan ke dalam notulensi atau bagaimana notulensi tersebut akan digunakan.
- Sebagai pembuat notulensi, Anda tidak perlu mengakrabkan diri dengan seluruh halaman Rules of Order. Meskipun demikian, mendapatkan salinan buku tersebut (atau meminjam dari pimpinan rapat) dapat berguna untuk menjawab pertanyaan khusus.
- Pahami peran Anda dengan baik. Sebagian sekretaris pembuat notulensi tidak berpartisipasi dalam rapat, sedangkan sebagian lainnya membuat notulensi dan juga berkontribusi dalam diskusi. Pada kedua kasus, sekretaris seharusnya bukan seseorang yang memiliki peran utama lain, seperti pemimpin rapat atau fasilitator. [2] X Teliti sumber
-
Siapkan templat sebelumnya. Tiap notulensi rapat akan mengandung banyak informasi yang sama. Templat menciptakan satu format yang konsisten untuk kemudahan referensi. [3] X Teliti sumber Cantumkan ruang untuk informasi berikut ini. [4] X Teliti sumber
- Nama organisasi.
- Jenis rapat. Apakah ini merupakan rapat mingguan atau tahunan, rapat komite yang lebih kecil, atau rapat yang diselenggarakan untuk tujuan khusus?
- Tanggal, waktu, dan tempat. Sediakan ruang untuk awal dan akhir rapat (pembukaan dan pembubaran).
- Nama ketua atau pimpinan rapat & nama sekretaris (atau pengganti mereka).
- Daftar "peserta" dan "permintaan maaf atas ketidakhadiran". Ini adalah istilah keren untuk daftar hadir. Catat apakah kuorum tercapai (jumlah orang yang cukup untuk pungutan suara).
- Beri ruang untuk tanda tangan Anda. Sebagai pembuat notulensi, Anda harus selalu menandatangani catatan Anda. Tanda tangan tambahan mungkin diperlukan saat notulensi disetujui, sesuai dengan kebijakan organisasi Anda.
- Sebuah buku agenda, jika tersedia. Jika ketua atau fasilitator rapat tidak meminta Anda membuat rancangan agenda, agenda tersebut seharusnya tersedia berdasarkan permintaan. Memiliki agenda sebagai referensi akan membantu Anda menyusun notulensi rapat.
-
Bawalah notebook atau laptop bersama Anda. Pastikan bahwa apa pun yang Anda bawa nyaman bagi Anda. Jika Anda akan sering menulis notulensi, simpan notebook untuk tujuan ini, atau buat folder di komputer Anda.
- Jika Anda membuat notulensi untuk rapat sebelumnya yang belum mendapat persetujuan, bawa notulensi tersebut bersama Anda.
- Meskipun perekam audio dapat membantu Anda membuat transkripsi notulensi kemudian, rekaman tersebut tidak dapat dijadikan pengganti notulensi. Jika Anda merekam rapat, pastikan semua orang yang hadir setuju dan jangan menyerah pada godaan untuk membuat transkrip kata-per-kata.
- Belajar stenografi akan mempercepat pembuatan notulensi, tetapi Anda tidak perlu menuliskan setiap kata untuk membuat notulensi. Faktanya, Anda harus menghindari hal tersebut.
- Jika Anda diminta membuat notulensi secara publik saat rapat, gunakan OHP atau papan presentasi. Pastikan Anda dapat membuat notulensi setelahnya di rumah tanpa memudarkan tintanya sehingga Anda dapat menggunakan ketikan steno untuk mengetik notulensi. [5] X Teliti sumber
Iklan
-
Bagikan daftar hadir. Segera setelah semuanya hadir, bagikan selembar kertas (lebih untuk rapat yang lebih besar) dengan ruang cukup bagi orang untuk menuliskan nama dan informasi kontak mereka. Anda dapat menggunakan kertas ini setelah rapat untuk mengisi bagian daftar peserta di templat Anda, atau tempelkan daftar ini pada notulensi yang telah selesai ditulis.
- Jika Anda tidak familiar dengan banyak orang yang hadir, buat sketsa bagan tempat duduk dan isi saat Anda meminta semua orang untuk memperkenalkan diri. Siapkan lembar bagan ini saat Anda menulis notulensi sehingga Anda dapat menyebut orang dengan nama jika memungkinkan (seperti yang dibahas di bawah ini). [6] X Teliti sumber
-
Isi sebanyak mungkin di templat yang tersedia. Saat menunggu rapat mulai, catat nama organisasi, tanggal dan tempat rapat, serta jenis rapat (rapat dewan mingguan, rapat komite istimewa, dll). Saat rapat dimulai, catat waktu mulai.
- Jika Anda tidak memiliki templat, catat informasi ini di atas notulensi Anda.
- Jika rapat diselenggarakan untuk tujuan atau peristiwa khusus, simpan pemberitahuan yang dikirim untuk memberi tahu para anggota. Anda harus menempelkannya ke notulensi setelah disalin.
-
Catat hasil mosi pertama. Sebagian besar rapat formal akan mulai dengan mosi untuk mengadopsi sebuah agenda, jadi langkah ini akan digunakan sebagai contoh. Jika rapat dimulai dengan mosi yang berbeda, pastikan untuk merekam seluruh informasi yang relevan: [7] X Teliti sumber
- Kata-kata yang tepat untuk awal mosi adalah "Saya mengajukan usul." Hal ini umumnya untuk kalimat seperti "Saya mengajukan usul untuk adopsi agenda ini."
- Nama pengusul (orang yang mengajukan mosi).
- Hasil pemungutan suara. Jika pemungutan suara berhasil, tuliskan "mosi diterima." Jika gagal, tulis "mosi ditolak."
- Anda dapat meminta mosi yang panjang disampaikan dalam tulisan jika Anda tidak dapat merekamnya secara akurat. Jika hal ini terus berulang, mintalah di sela-sela rapat apakah penyampaian mosi dalam tulisan ini dapat dijadikan kebijakan resmi untuk mosi dengan jumlah kata tertentu. [8] X Teliti sumber
- Jika Anda membuat draft agenda, Anda dapat menjadi pengusul mosi ini sekaligus sekretaris notulensi. Hal tersebut boleh saja dilakukan; selama Anda tetap objektif tidak akan ada masalah merekam aksi Anda sendiri.
-
Rekam mosi lain di sepanjang rapat. Dengarkan seluruh diskusi dengan perhatian, tetapi (kecuali diinstruksikan sebaliknya!) jangan merekamnya. Saat mosi baru dibuat, rekam informasi yang relevan.
- Ingat, tiap mosi harus mencantumkan kata-kata yang tepat yang diucapkan dalam mosi, nama pengusul, dan hasil pemungutan suara.
- Sebagian mosi memerlukan pendukung usulan sebelum masuk ke pemungutan suara. Jika seseorang berkata "Saya mendukung mosi ini" atau kata-kata serupa, catat nama orang tersebut sebagai pendukung.
- Jika Anda tidak tahu nama pengusul atau perlu meminta mosi diulangi, interupsi rapat dengan sopan. Merekam informasi secara akurat penting untuk membenarkan interupsi kecil.
- Jika suatu mosi diperbaiki, cukup ubah kata-kata dalam mosi di catatan Anda. Kecuali perubahan tersebut kontroversial dan memicu diskusi panjang, tidak perlu mencatat bahwa dalam rapat terjadi perubahan. [9] X Teliti sumber
-
Dengarkan laporan dan dapatkan salinan laporan tersebut. Kapan pun suatu laporan, buletin berita, atau item serupa dibacakan keras-keras, catat judul laporan tersebut dan orang yang membacakannya (atau nama subkomite yang menuliskan draftnya). Jika ada mosi yang terlampir, catat seperti Anda mencatat mosi lainnya.
- Paling praktis memperoleh salinan laporan di akhir rapat. Buat catatan untuk meminta salinan pada pembaca atau pemimpin rapat (ketua atau presiden) setelah rapat. Anda akan melampirkan salinan tiap laporan hingga notulensi yang sebelumnya disalin.
- Jika salinan tidak tersedia, buat catatan di mana dokumen asli disimpan. Anda mungkin perlu meminta informasi ini setelah rapat.
- Jika anggota membuat laporan lisan (dan tidak membaca dari sebuah dokumen), tuliskan ringkasan singkat dan objektif dari laporan tersebut. Jangan memasukkan detail khusus atau kutipan pembicara secara verbatim. [10] X Teliti sumber
-
Rekam tindakan-tindakan yang diambil atau diberikan. Hal ini meliputi "pengecekan" terhadap tugas di rapat yang lalu, sekaligus tindakan baru. Apakah seseorang telah ditugaskan untuk menulis surat? Catat nama mereka dan instruksinya.
- Tergantung pada seberapa formal rapat Anda, banyak tindakan ini yang masuk ke dalam kategori "mosi". Untuk rapat yang tidak terlalu formal, Anda mungkin perlu menajamkan telinga untuk keputusan-keputusan yang tidak terlalu jelas diatur.
- Cantumkan mosi singkat alasan di balik suatu keputusan bila ada.
-
Catat seluruh poin instruksi dan keputusan. Kapan pun suatu keberatan dimasukkan ke dalam prosedur, catat keberatan tersebut serta dasarnya, juga keputusan penuh yang diberikan oleh Ketua.
- Pastikan untuk mencantumkan referensi dari Robert's Rules of Order, aturan internal organisasi, atau protokol perusahaan.
-
Hanya jika diminta, catat ringkasan diskusi. Secara resmi, notulensi merupakan pencatatan apa yang "dilakukan", bukan apa yang "dikatakan". [11] X Teliti sumber Meskipun demikian, penuhi seluruh permintaan khusus organisasi yang diajukan kepada Anda.
- Saat mencatat diskusi, bersikaplah seobjektif mungkin. Masukkan poin-poin konkrit, bukan opini, dan minimalkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Tulisan yang kering, faktual dan membosankan adalah tujuan Anda! [12] X Teliti sumber
- Jangan menyebut orang dengan nama dalam ringkasan diskusi. Ini khususnya penting dalam argumen panas yang dapat menyebabkan masalah.
-
Tutup di akhir rapat. Catat waktu saat rapat dibubarkan. Ingatlah untuk meminta salinan laporan atau mengingatkan seseorang untuk mengirimkannya pada Anda.
- Baca sepintas catatan Anda untuk melihat apakah Anda melewatkan sesuatu atau apakah Anda perlu klarifikasi. Jika Anda perlu mengajukan pertanyaan pada seseorang, lakukan sekarang sebelum mereka pergi.
Iklan
-
Mulailah proses ini sesegera mungkin. Paling baik menyalin notulensi resmi segera setelah rapat, saat peristiwanya masih segar dalam ingatan Anda. [13] X Teliti sumber
-
Gunakan komputer untuk mengetik notulensi rapat Anda. Anda mungkin telah melakukan hal ini jika Anda menggunakan laptop dalam rapat. Simpan catatan Anda dan buatlah dokumen baru untuk notulensi tersebut sehingga Anda dapat membandingkan catatan dan notulensi Anda secara berdampingan.
-
Buat format catatan Anda ke dalam paragraf yang rapi. Setiap mosi, keputusan, atau poin instruksi baru harus dicantumkan dalam paragraf terpisah. Saat Anda membuat format tersebut, periksa apakah Anda: [14] X Teliti sumber
- Menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar. Gunakan pengecek ejaan bila perlu.
- Menggunakan bentuk bahasa yang sama di sepanjang laporan. Gunakan bentuk lampau atau bentuk waktu masa kini, tetapi jangan pernah berganti-ganti dalam dokumen yang sama.
- Menuliskan seobjektif mungkin. Opini Anda seharusnya tidak boleh disimpulkan dari notulensi tersebut. Anda mencoba membuat rekaman yang objektif untuk digunakan semua orang.
- Menggunakan bahasa yang sederhana dan pasti. Bahasa yang samar harus diganti dengan kata-kata yang pasti. Deskripsi yang berbunga-bunga harus dihilangkan sama sekali.
- Cukup cantumkan aksi yang diambil, bukan diskusi. Kecuali Anda diminta merekam diskusi, Anda harus fokus pada apa yang dilakukan , bukan apa yang dikatakan .
- Memberi nomor halaman untuk kemudahan referensi.
-
Bagikan draft notulensi Anda pada para anggota. Kirimkan salinan kepada tiap anggota menggunakan informasi kontak pada daftar hadir. Jika Anda tidak memiliki informasi kontak mereka, pemimpin rapat seharusnya dapat menghubungi mereka.
-
Bawa notulensi Anda agar disetujui. Anda mungkin akan diminta membacakan notulensi keras-keras di rapat berikutnya dan menyerahkannya untuk disetujui. Jika mosi berhasil, tandai bahwa notulensi diterima. [15] X Teliti sumber
- Jika notulensi dibenarkan sebelum diterima, catat perubahan dalam dokumen dan indikasikan di akhir bahwa notulensi telah diperbaiki. Jangan menggambarkan koreksi secara spesifik.
- Jika suatu mosi dibuat untuk mengoreksi notulensi setelah notulensi tersebut diterima, cantumkan kata-kata yang tepat dalam mosi tersebut di notulensi yang relevan dan apakah mosi tersebut disetujui atau tidak.
Iklan
-
Kunjungi situs pengumpul templat rapat. Templat siap pakai ini akan membantu Anda menghemat waktu mempersiapkan notulensi rapat sekaligus mencegah kesalahan pencatatan.
-
Luangkan waktu untuk menjelajahi situs-situs tersebut. Gunakan fitur pencarian dan jelajahi opsi yang tersedia untuk menemukan yang paling tepat untuk Anda.
- Jika Anda membutuhkan templat khusus, umum maupun standar misalnya, jelajahilah situs untuk mencari sesuai kebutuhan Anda secara khusus kemudian unduh dengan mengeklik tombol “download” atau “use template”. Pastikan Anda menyimpannya di tempat yang mudah ditemukan agar tidak hilang.
-
Buka berkas templat. Setelah diunduh, buka berkas zip kemudian buka dengan Microsoft Word atau Excel. Untuk mendapatkan templat dengan kualitas terbaik serta agar lebih mudah digunakan, gunakan versi terbaru Microsoft word. Menggunakan versi terbaru akan membuat pekerjaan Anda lebih sederhana sekaligus memungkinkan Anda menggunakan fitur baru.
-
Tambahkan logo perusahaan dan tanda hak cipta pada kepala templat. Hapus logo sampel, tetapi pastikan untuk membaca ketentuan pemakaian situs sumber templat. Anda tidak ingin menghadapi masalah hukum yang tidak perlu, bukan?
-
Ubah judulnya. Di bagian judul, sorot kata “Meeting/Group” kemudian tikkan judul notulensi rapat Anda.
-
Ubah temanya (opsional). Untuk membuat notulensi rapat lebih indah dan profesional, pertimbangkan untuk mengubah warnanya atau memilih tema yang sudah disiapkan. Caranya sederhana, carilah “Page layout” kemudian bukalah bagian “Colors and Themes”. Pada bagian ini, Anda bisa mengatur tampilan templat. Anda bahkan bisa menyesuaikan warnanya dengan warna logo perusahaan.
-
Berikan nama pada bagian-bagian templat. Seharusnya, ada beberapa bagian pada templat. Anda mungkin membutuhkan lebih banyak, atau lebih sedikit, atau Anda hanya tidak terlalu suka namanya. Anda bisa mengubahnya sesuai kebutuhan rapat Anda secara khusus.
-
Simpan templat ini di laptop sehingga bisa Anda bawa untuk mencatat notulensi rapat. Jika Anda masih menggunakan Microsoft Office, pekerjaan ini akan mudah dan cepat dilakukan. Anda pun seharusnya bisa mengikuti rapat dengan lebih teratur dan akurat dibandingkan sebelumnya. Atau, Anda juga bisa mencetak templat dan menulis notulensi dengan tangan. Namun, pastikan untuk membuat bagian-bagiannya cukup lebar sehingga Anda bisa memasukkan sebanyak mungkin informasi yang diperlukan.
-
Periksa templat Anda. Selamat! Templat notulensi rapat selesai Anda buat. Produktivitas dan akurasi kerja Anda selama rapat seharusnya akan meningkat jauh sekarang setelah Anda memiliki templat panduan untuk mengatur catatan rapat. Sama seperti pekerjaan lainnya, bacalah detail pada templat untuk mengetahui apakah ada yang kurang atau belum jelas. Setelah memastikan semuanya benar, templat ini bisa digunakan dan Anda akan lebih siap menghadapi rapat berikutnya.Iklan
Tips
- Ketik notulensi Anda segera setelah rapat selesai. Paling baik melakukan hal ini saat peristiwanya masih segar di ingatan Anda. Penting agar peserta mendapat salinan action item sesegera mungkin setelah rapat.
- Duduklah sedekat mungkin dengan pemimpin rapat. Ini akan memungkinkan Anda mendengar segala sesuatu dan meminta klarifikasi tanpa harus mengeraskan suara Anda.
- Mintalah orang-orang untuk merekam mosi mereka sehingga Anda tidak perlu merekam di tempat.
- Simpan notulensi dalam file yang aman.
Jangan takut menginterupsi dan meminta klarifikasi kapan saja.
- Notulensi sangat penting. Catatan ini disimpan dan mungkin dijadikan referensi di tahun-tahun mendatang. Jika menyangkut masalah hukum, misalnya, reputasi seseorang dapat bergantung pada notulensi Anda.
- Baca bagian-bagian dalam buku Robert's Rules of Order , khususnya bagian profesi sekretaris.
- Tuliskan hal-hal penting saat dibicarakan. Jika topik yang sama dikemukakan dua kali, jangan kelompokkan bersama-sama.
Iklan
Peringatan
- Jangan memasukkan terlalu banyak detail ke dalam notulensi. Bahkan jika Anda diminta untuk merekam diskusi, buatlah agar sesingkat dan selangsung mungkin. Batasi diri untuk merekam poin-poin penting yang dikemukakan atau Anda akan kewalahan mengisi notulensi dengan detail yang tidak perlu.
- Interpretasi dan perasaan pribadi pembuat notulensi tidak boleh dituangkan ke dalam catatan.
- Jika satu bagian pertemuan masuk ke dalam kategori kerahasiaan antara pengacara-klien, jangan merekam bagian tersebut. Catat bahwa "Penasihat menginformasikan bahwa diskusi ini termasuk kerahasiaan pengacara-klien. Diskusi ini tidak direkam." [16] X Teliti sumber
- Jika Anda diminta merekam diskusi rahasia seperti antara pengacara dan klien, buatlah notulensi yang "berbeda" dan simpan terpisah dari notulensi biasa. Beri tanda rahasia dan perjelas siapa yang memiliki akses terhadap dokumen tersebut. [17] X Teliti sumber
Iklan
Referensi
- ↑ http://www.robertsrules.com/
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.edc-odu.com/.../wp.../WRITING-THE-MEETING-MINUTES.docx
- ↑ http://www.workerseducation.org/crutch/procedure/minutes.html
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.robertsrules.com/faq.html#15
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.wildapricot.com/membership-articles/how-to-write-effective-meeting-minutes
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.mwe.com/info/pubs/CorporateSecretary0706.pdf
- ↑ http://www.mwe.com/info/pubs/CorporateSecretary0706.pdf
Iklan
