تنزيل المقال
تنزيل المقال
الملخص التنفيذي هو أكثر جزء مهم من وثائق العمل، فهو أول شيء يقرأه المهتمون باستعراض توثيق عملك (وأحيانًا لا يقرأون غيره) ومن ناحية أخرى هو آخر شيء عليك كتابته. هذا المستند ببساطة هو استعراض مُوجز للوثيقة الخاص بها، يمنح المهتمين بالتعرف على ذلك المستند/ الوثيقة، وبنظرة واحدة، فرصة للتعرف على محتوياتها؛ ما يتوقعون قراءته والأفعال المتوقع فعلها كرد فعل على الملخص التنفيذي.
الخطوات
-
افهم أن الملخص التنفيذي عبارة عن استعراض قصير لوثيقة العمل. "استعراض" و"قصير" هما الأساس هنا. الملخص التنفيذي لن يكون شاملًا بأي حال من الأحوال ولن يكون بديلًا للوثيقة الأصلية. الملخص التنفيذي يجب ألا يكون أكثر من 10% من الوثيقة الأصلية؛ اجعل هدفك أن يكون بين 5% و10% من الوثيقة الأصلية.
- الملخص التنفيذي مختلف عن النبذة. النبذة تعطي القارئ نظرة عامة وتوجيهًا، بينما الملخص التنفيذي يعطي القارئ ملخصًا لما حدث. النبذة شائعة الاستخدام في الأوساط الأكاديمية، بينما الملخصات التنفيذية تستخدم أكثر في الأغراض التجارية.
-
التزم في الملخص التنفيذي ببعض الإرشادات الأسلوبية والإنشائية. أكثر المصادر الموثوقة التي تكتب ملخصات تنفيذية توافق على إرشادات أسلوبية وإنشائية معينة يجب تنفيذها. هذه الإرشادات تشمل:
- يجب أن تكون الفقرات قصيرة ودقيقة.
- يجب أن يكون للملخص التنفيذي معنى بحد ذاته دون أن يضطر من يطلع عليه لقراءة الوثيقة الأصلية.
- يجب أن يكون الملخص التنفيذ مكتوبًا بلغة ملائمة للجمهور المستهدف.
-
حدد المشكلة. الملخص التنفيذي يحتاج أن يحدد المشكلة بوضوح سواء كانت في إدارة سلسلة التوريد أو الحملات التسويقية في البلاد الأخرى. الملخصات التنفيذية بالأخص تحتاج تعريفات واضحة للمشكلة لأن الوثائق التي تُبنَى عليها تكون طلبات عروض وتكون غالبًا مكتوبة على يد أشخاص تقنيين بفهم بسيط للقضايا التصورية. تأكد أن المشكلة محددة بوضوح وبتعابير مفهومة.
-
قدم حلًا. أي مشكلة تحتاج لحل، ولتقديم طلب بيان الغرض (وسبب لتمويل المشروع) ستحتاج لعرض حل يُعالج المشكلة بنجاح. إن تكن المشكلة مكتوبة بشكل واضح، تتضاءل احتمالية جدوى الحل.
-
استخدم الرسوم البيانية والنقاط الإيضاحية والعناوين إن سهل ذلك من قراءة الوثيقة. الملخص التنفيذي ليس مقالًا ويجب ألا يكون نصًا طويلًا. إذا كانت الأشكال الإيضاحية تجعل الملخص أسهل في الفهم و أسهل في القراءة ، فلا بأس باستخدامها.
- الرسومات. الرسومات الإيضاحية في مكانها الصحيح تُبين طبيعة مشكلة العميل الدقيقة، وتوضح معنى الملخص. تحفيز الحس البصري غالبًا يكون فعالًا بنفس أهمية الحس التحليلي.
- النقاط. قوائم المعلومات الطويلة يمكن تقسيمها لنقاط أصغر يسهل قراءتها تتابعًا.
- العناوين. نَظِّم مواضيع الملخص بعناوين إذا كان هذا ضروريًا. يُساعد ذلك على توجيه القارئ أثناء استعراضه للملخص.
-
اكتب بصيغة سلسة وخالية من المصطلحات الغريبة. الغرابة في اللغة هي عدو الفهم وهذا شائع الحدوث في عالم الأعمال. كلمات مثل "واجهة" و"نفوذ" و"كفاءات أساسية" و"منصة تحترق" يجب تجنبها قدر الإمكان؛ تجعل تلك الكلمات المعنى الحقيقي غامضًا وقد تتسبب في إفقاد الملخص لمعناه وفائدته وتجريده من التفاصيل.
-
ابدأ بالوثيقة الأصلية. الملخص التنفيذي هو ملخص لوثيقة أخرى، لذلك ستحتاج لأن تكون على دراية ولو بسيطة بالوثيقة الأصلية لتستطيع تلخيصها في ملخص محكم وغني بالمعلومات. راجع الوثيقة وابحث عن فكرتها الرئيسية سواء كانت الوثيقة الأصلية تقريرًا أو خطة عمل أو اقتراحًا أو كتيبًا أو وثائق مختلفة.
-
اكتب استعراضًا موجزًا. ما هو غرض الشركة الراعية للوثيقة؟ أو ما هو غرض الوثيقة نفسها؟ وما هو نطاقها؟
- مثال: "منظمة المرأة حول العالم هي منظمة غير هادفة للربح هدفها تواصل النساء من كل الدول لإيجاد حلول فعالة للعنف المنزلي، فضلًا عن توفير شبكة دعم للنساء المعرضات للعنف المنزلي. مقرها الرئيس في ألبرتا في كندا وتتواصل من النساء في 170 دولة في جميع أنحاء العالم."
-
اجعل الملخص جذابًا. قد يكون هذا القسم الأكثر أهمية في الملخص كله. يجب أن تُخبر القارئ بأهمية عملك وتميزه في جملتين أو ثلاث؛ لماذا يستحق عملك نيل انتباه قراء الملخص؟ وكذلك العمل بداخله؟ أو المبادرة لعقد شراكة معه؟
- ربما أن أحد عملائك من الأشخاص المشهورين روّج لمنتجك على تويتر كدعاية مجانية. ربما قد وقعت للتو اتفاقية شراكة مع شركة جوجل. ربما تكون قد حصلت على براءة اختراع أو ربما تكون قد أجريت أول عملية بيع كبيرة. أدرج تلك المعلومات في الملخص التنفيذي.
- في بعض الأحيان يفي اقتباس صغير أو شهادة بسيطة بالغرض. سر جذب انتباه الجمهور هو إظهار أن عملك حسن السمعة ولفت انتباه القارئ لباقي الوثيقة.
-
حدد المشكلة الكبيرة. أول عنصر حقيقي للملخص التنفيذي هو مناقشة المشكلة، لذلك اشرح المشكلة التي يعالجها منتجك أو خدمتك. تأكد أن المشكلة محددة "بوضوح تام". كل المشاكل غير المحددة لا تبدو مقنعة ولن يكون حلك ذا تأثير مهما كان حلًا مميزًا بحد ذاته.
- مثال: "مدينة القاهرة ذات ازدحام مروري شديد. بعيدًا عن منطقة المترو، تمتلك القاهرة أسوأ مرور في البلاد وهو ليس مزعجًا فقط، فالضباب الدخاني والتلوث الناتجان عنه يقللان إنتاجية العمال ويزيدان من معدلات الإصابة بالربو، وببطء يتسببا في تراكم مشكلات صحية مستقبلية خطيرة. عدد السيارات في قد يكون أكثر من عدد الأشخاص المؤهلين للقيادة!"
-
قدم حلك الفريد. المشكلة نفسها هي الجزء السهل والجزء الصعب هو أن تقنع القارئ أنك لديك حلًا مميزًا لها. إذا أوصلت هذين العنصرين، فسيكون عندك ما يؤهل الفكرة لتصنيفها بوصفها "فكرة جيدة".
- مثال: " قدمت إحدى الشركات نظامًا رائدًا لمراقبة حركة المرور يقلل الوقت المستغرق بتثبيت "شبكات ذكية"، مسجلة ببراءة اختراع، في حارات التوقف التي بها عدد من السيارات في أي حارة مرور وأي اتجاه وفقًا لذلك. لن يضطر السائقون بعد اليوم للانتظار لدقائق في إشارات المرور الحمراء، بينما الإشارة خضراء في الاتجاه الآخر الذي لا يمر به أي سيارات."
-
تحدث عن إمكانات السوق. وضح المشكلة الكبيرة عن طريق إدراج إحصائيات متعلقة بمجال عملك. كن حذرًا ولا تقل إنك لديك سوق أكبر من الفعلي. الحقيقة التي تقول إن سوق الدواء يشمل 100 مليار سنويًا لا تعني شيئًا إن كانت أدواتك الطبية لن تشكل سوى جزء صغير من السوق. اجعل ما تقوله معقولًا وواقعيًا.
-
أدمج اقتراحات البيع المتميزة. في هذا الجزء ركز على حلك المتميز. ما الذي يميز خدمتك أو منتجك عن المنافسين؟ ربما خدماتك في الرعاية الصحية المنزلية ترسل الأطباء للمنازل فعلًا بدلًا من إرسال ممرضين فقط، أو ربما تضمن زيارة في اليوم نفسه، وبالتالي لن يجبر العميل على أسلوب الجدول المستقبلي. أشر في مستندك لما أنت متميز فيه.
- مثال: "لشركة الإنارة ميزة إضافية وهي قدرتها على معرفة هل يوجد أحد في المنزل أم لا؛ إن تُركت الإضاءة مُشغلة في حجرة فارغة، سوف تنطفأ تلقائيًا وتعمل مرة أخرى عندما تشعر بحركة في الغرفة. توفر تلك الخاصية على العميل تحمل فاتورة كهرباء مرتفعة ويقلل من إهدار الطاقة."
-
تحدث عن "نموذج العمل" لو كان هذا ضروريًا. بعض الملخصات التنفيذية لن تحتاج لنموذج عمل (مثال: المنظمات غير الهادفة للربح والمنظمات غير الحكومية ربما لا يكون لديها خطة عمل). أما إن كان لديك نموذج عمل، فيجب أن يكون واضحًا وسهل متابعته. في الأساس أنت تجيب عن السؤال الذي يقول "كيف ستقنع الناس بإخراج بعض المال من محافظهم ليعطوه لك؟"، لذا اجعل النموذج بسيطًا، لا سيما في الملخص التنفيذي. كل ما تحتاجه ملخصًا سريعًا.
-
ناقش فريق الإدارة لو كان هذا ضروريًا. يلعب ذلك دورًا لا غنى عنه في إعداد ملخصك التنفيذي حسب مجال عملك. المستثمرون أو أصحاب البنوك يضعون ثقتهم في فريقك وليس الفكرة. الأفكار سهل الحصول عليها، ولكن تنفيذ هذه الأفكار لا يمكن تحقيقه سوى على يد فريق قوي. أظهر -باختصار- خبرة فريقك وامتلاكهم للمعرفة والمميزات الشخصية التي تجعلهم مؤهلين لتنفيذ خطة العمل.
-
قدم توقعات مالية لدعم مطالبك. تحتاج لأن توضح بالتفاصيل توقعاتك المالية، من الأقل للأعلى، بناءً على سوقك ونموذج عملك وتاريخك الأدائي. فائدة توقعاتك أنها ببساطة توضح كفاءتك وقدرتك على بناء توقعات مالية استنادًا لمجموعة من الافتراضات الصحيحة.
- إذا كنت خطتك موجهة لمجموعة من المستثمرين، لا تقضِ الكثير من الوقت في هذا الجزء، لأنهم يدركون بالفعل عدم امتلاكك لفكرة عن كمية المال التي ستربحها. المستثمرون في العادة لن يبنوا خطة الاستثمار من عدمه على توقعاتك المالية، بل سيقدم المستثمرون توقعاتهم المالية الخاصة.
-
تساهل في طلبك. الآن حان الوقت لتطلب استثمارًا أو قرضًا، حسب غرض الملخص التنفيذي. يجب أن تُجيب ثانيةً التالي: لماذا لشركتك قيمة؟ ذَكِّر القارئ بالمشكلة الكبيرة التي تحلها وقدرتك السوقية. في النهاية، أعد التأكيد على قدرة فريقك على تنفيذ المهمة. اطلب كمية المال التي تحتاجها لتصل للخطوة الكبيرة التالية في عملك. لا تكشف عن كمية الأسهم المُستعد للتخلي عنها أو سعر الفائدة المُستعد لدفعه، بل يجب أن يؤجل ذلك لمرحلة تالية خلال المفاوضات وجهًا لوجه.
-
اقرأ ملخصك. بعد أن تكتب الأساسيات، أعد قراءتها بحرص. يجب أن تدقق في الملخص بحذر زائد. أثناء القراءة والمراجعة فكر في رد فعل القارئ على هذه الوثيقة. تأكد من شرح أي مصدر جديد وأن اللغة واضحة لأي شخص صاحب خبرة جيدة في هذا المجال. أعد كتابة الأجزاء التي تحتاج لذلك.
- أعد قراءة الملخص التنفيذي بعينين متيقظتين وانتبه انتباهًا شديدًا للتالي:
- الوضوح: هل الكلمات واضحة والأفكار أوضح والملخص خالٍ من المصطلحات الغريبة؟
- الأخطاء: أخطاء القواعد والترقيم والهجاء قد تكون موجودة بكثرة ويجب تصحيحها قبل استخدام هذا المستند. يقترح كذلك أن تتم المراجعة اللغوية من قبل شخص متخصص، وكذلك مراجعة خبير للاحصائيات والأرقام الموجودة في الملخص.
- القوة: هل الأفكار ذات مدلول مثير؟ ما هي النقاط التي بها ضعف، إن وجدت؟
- التماسك: ما هي الأجزاء التي لا تتوافق مع بعضها؟ وما هي الأجزاء المتوافقة؟
- أعد قراءة الملخص التنفيذي بعينين متيقظتين وانتبه انتباهًا شديدًا للتالي:
أفكار مفيدة
- كلما زاد انشغال المدير التنفيذي الذي سيقرأ الملخص، قلت احتمالية قراءته لمستندك الطويل؛ اكتب وفقًا لذلك.
- جرب نماذج الوثائق المتوافرة في معظم برامج معالجة النصوص التي يمكنها مساعدتك على البدء.
- الملخصات التنفيذية قد تختلف حسب طول الوثيقة الأصلية، ولكن في المجمل يجب أن يكون الملخص موجزًا نسبيًا. هدفك هو وضع أكبر قدر من المعلومات في أقل كمية من الكلمات. إذا ذكرت تفاصيل في الملخص، ضع النقاط الأكثر أهمية أولًا، مثل: استنتاجاتك ونصائحك.
- نفس تلك المجالات الأربعة سابقة الذكر يمكن استخدامها في الملخصات التنفيذية لمجموعة من بيئات العمل.
