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La gestion d'évènement est une belle expérience, peu importe que cela soit pour votre propre fête, un évènement d'entreprise, pour votre famille et vos amis, un mariage ou une occasion plus formelle. C'est un travail à la fois difficile et enrichissant. Les personnes concernées apprécieront certainement votre gentillesse et les efforts que demande l'organisation de leurs anniversaire, mariage, fête ou manifestation. Apprenez à organiser de grands évènements et à résoudre les problèmes puis avec une planification minutieuse, les éviter tout simplement.
Étapes
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Définissez votre but et vos objectifs. Cela peut sembler logique, mais vous devez les inscrire noir sur blanc afin de savoir combien vous aurez d'invités, la taille de votre budget, la nature de vos prestations et les stratégies à mettre en place. Quel est le but que vous poursuivez ? Que souhaitez-vous accomplir ?
- Une fois que vous aurez déterminé le but de votre évènement (célébrer une bonne nouvelle, éduquer, vendre, proposer un projet ou lever des fonds, etc.), pensez à la raison pour laquelle vous le faites. Connaitre vos motivations vous permettra d'accomplir plus facilement votre objectif.
- Avoir quelques objectifs peut également vous aider à vous concentrer sur les tâches à accomplir. Vous ne pouvez atteindre un objectif que vous ne vous êtes pas fixé. Lorsque vous avez 4 000 euros et cherchez à obtenir 5 000 euros, cet objectif peut vous permettre d'atteindre votre but.
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Choisissez la date. C'est le facteur le plus important pour la réussite. Choisissez une date qui convienne à vos invités et qui ne soit pas trop éloignée dans le temps (ou trop rapprochée) afin qu'ils n'oublient pas votre évènement ou ne soient déjà pris. C'est la base de la gestion d'évènement.
- Donnez idéalement une marge de deux semaines à vos invités. Cela permettra de vous assurer qu'ils ne soient pas déjà pris et vous laissera l'opportunité de leur rappeler une à deux fois de venir. Donc, essayez de prévoir quelques semaines avant votre évènement, quand cela est possible.
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Choisissez l'endroit. Maintenant que vous avez défini les objectifs, il est temps de choisir l'endroit, de contacter les personnes en charge de la location afin de savoir s'il est toujours libre et corresponde à vos attentes. Quel type de salle recherchez-vous et comment allez-vous organiser l'espace ? Les invités seront-ils assis en rang sur des chaises ou des bancs, autour d'une table ou sur une nappe en extérieur ? Le temps pourrait-il poser un problème ? Avez-vous besoin d'espace pour danser ou d'un podium pour prononcer un discours ? Assurez-vous que l'espace corresponde à vos besoins.
- Il est toujours préférable de visiter le site à l'avance et d'en dessiner vous-même une carte. Cette carte peut être utilisée comme un « plan de bataille » et vous permettra d'esquisser et d'allouer le positionnement des tables, les itinéraires de service pour le repas, l'accès des personnes handicapées, les voies de sortie nécessaires et le positionnement des équipements. Vous devez également marquer l'endroit où se trouveront le générateur, le matériel externe, le réfrigérateur, la machine à glaçons, le barbecue ou les poêles, etc. ainsi que les points d'alimentation et les câbles (qui peuvent être couverts discrètement avec un tapis) et les autres éventuels risques pour la sécurité de vos invités.
- Avez-vous besoin de l'approbation du gouvernement local ? Vous en aurez par exemple besoin si votre évènement se déroule dans un bar, mais également si vous avez prévu de faire du bruit, que vous avez besoin d'un accès pour les véhicules, d'un parking ou d'un endroit cloisonné comme un pavillon.
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Définissez le nombre d'invités. Cela dépendra de votre budget et de l'espace que vous allez louer. Certains évènements sont uniquement accessibles sur invitation et sont donc plus faciles à organiser, mais pour les autres, il faudra prévoir les retards, les extras comme les enfants, les compagnons ou les amis. N'oubliez pas que plus vous aurez d'invités, plus vous aurez besoin de personnel.
- Cela sera votre premier souci logistique donc assurez-vous que le lieu soit adapté à votre nombre d'invités.
- Dans les établissements plus anciens, la quantité d'invités correspond généralement à un « pax », donc si votre salle prévoit une « Pax 150 », cela signifie que vous pouvez compter 150 invités.
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Fixez-vous un budget. Vous pourrez compter sur l'aide d'une personne extérieure pour évaluer le budget dont vous aurez besoin. Devez-vous payer du personnel ? Louer du matériel et une salle ? Prévoir des aliments et des boissons ? Imprimer des brochures ou des cartes postales ? Fixez-vous un budget raisonnable et organisez-vous en fonction de ce dernier afin de ne pas devoir payer de vos propres poches.
- Vous pouvez être sponsorisé par des partenaires ou récolter des dons, mais nous ne sommes pas tous aussi chanceux. Si vous ne prévoyez pas de fonds supplémentaires, il est impératif que vous évitiez les dépenses imprévues. Au lieu d'avoir une équipe de traiteur, demandez à vos invités d'apporter leur propre nourriture (vous allez tout de même fournir les tables, les équipements de cuisine et le réfrigérateur). Au lieu d'embaucher un photographe, prenez des photos vous-même. Soyez créatif lorsque la situation le demande !
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Formez une équipe. Organisez votre équipe de serveurs (même s'il s'agit d'amis, de membres de votre famille ou de volontaires) afin que chacun soit assigné à une zone, même s'il s'agit d'une petite réunion familiale. Si votre évènement est plus important, il faut que chacun ait une tâche bien précise et connaisse le déroulement de la soirée à l'avance.
- Votre équipe doit être aussi bien préparée que le personnel que vous allez engager et vos invités. Donnez-leur leurs tâches aussi vite que possible en fonction de leurs préférences si vous le pouvez. Et prévoyez de l'aide supplémentaire, car chaque évènement comporte des imprévus.
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Créez un agenda. Vous devez planifier le déroulement de votre évènement. Quand seront prononcés les discours ? Y aura-t-il des jeux, des activités ou des présentations ? Combien de temps les invités auront-ils pour manger ? Prévoyez un programme détaillé pour chaque activité.
- Laissez-vous toujours une marge de manœuvre : aucun évènement ne se déroule exactement comme vous l'avez planifié. Des invités seront en retard, les discours seront plus longs que prévu et la nourriture ne sera peut-être pas servie à temps. Même si vous devez avoir une idée précise du déroulé, comprenez que rien n'est complètement fixe.
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Envoyez vos invitations. Vous devez notifier vos invités de ce que vous organisez. L'invitation représente votre évènement et doit donc laisser une bonne impression et donner envie à vos invités de venir. Prévoyez donc de belles invitations.
- Vous pouvez prévoir des invitations classiques (comme une carte ou un flyer). Vous pouvez aussi envoyer vos invitations par mail, via une newsletter ou sur les réseaux sociaux et les sites spécialisés comme Eventbrite qui permet également de comptabiliser vos invités et de gérer votre calendrier.
- Si vous cherchez à avoir de nombreux invités, passez plutôt par Facebook et Twitter. Si votre évènement est plus confidentiel, ne passez pas par les réseaux sociaux.
- Vous pouvez prévoir des invitations classiques (comme une carte ou un flyer). Vous pouvez aussi envoyer vos invitations par mail, via une newsletter ou sur les réseaux sociaux et les sites spécialisés comme Eventbrite qui permet également de comptabiliser vos invités et de gérer votre calendrier.
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Comptabilisez les réponses positives. Vous devez savoir exactement combien d'invités viendront et ce dont vous aurez besoin, donc soyez organisé ! Tout le monde ne viendra surement pas, mais vous aurez une idée globale du nombre d'invités. Certains sites spécialisés peuvent vous aider dans ces tâches, mais vous pouvez aussi passer par Facebook et Excel.
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Gérez les éléments que vous avez besoin de louer. Aurez-vous besoin de trouver, d'embaucher, de réserver ou de déléguer des photographes, constructeurs, designeurs, décorateurs, conférenciers, commanditaires, artistes ou groupes, membres du clergé, danseurs ou des démonstrations ? Il est sage de les inclure dans vos calculs pour la nourriture et les sièges de sorte qu'un repas et une place soient prévus dans les cas appropriés ou nécessaires.
- Devez-vous prévoir la nourriture et les boissons ? Si c'est le cas, il faut que vous sachiez qui s'occupera de la préparation, du service et du nettoyage. Quel type de nourriture allez-vous servir ? Vos invités ont-ils des allergies, suivent-ils un régime végétarien, végétalien ou sans gluten, sont-ils diabétiques ou doivent-ils respecter des principes religieux comme consommer de la viande halal ou kascher, etc. Y aura-t-il des bébés, de jeunes enfants, des personnes âgées ou blessées qui ne pourront pas manger de la nourriture solide ?
- Devez-vous organiser des divertissements ou de la logistique ? Cette partie peut concerner la livraison de matériel de musique, le montage de pavillons, de tentes, la mise en place de décoration ou la gestion de la scène comme l'installation d'un microphone et d'amplificateurs, d'éclairage, de prises de courant, de projecteurs, d'écrans pour les diaporamas, de machines à fumée, de miroirs, bannières et signalisations d'entreprise, etc.
- Si vous sous-traitez ces aspects à une entreprise spécialisée, assurez-vous qu'elle soit en mesure de fournir et de mettre en place ses propres équipements, l'endroit où le matériel sera stocké sur le site ainsi que son calendrier. De cette façon, vous serez en mesure de savoir ce que vous allez devoir faire pour les aider.
- Les traiteurs, fleuristes, artistes, et d'autres personnes importantes apprécient de pouvoir planifier leur prestation, car des services commandés en urgence coutent généralement plus cher. L'autre avantage est qu'en cas d'annulation, vous serez en mesure de trouver une solution de rechange.
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Trouvez une personne pour présider la cérémonie. Le maitre de cérémonie n'organise pas nécessairement l'évènement, mais l'anime. Il s'agit en général d'un invité qui organisera des discours, annoncera l'arrivée des plats, la première danse, l'arrivée d'invités spéciaux et les diverses activités. Communiquez régulièrement avec cette personne et tenez-la au courant, car elle sera ainsi mieux à même de vous aider dans la gestion.
- Dans certains cas, vous serez le maitre de cérémonie, ce qui risque de vous compliquer la tâche. Vous allez donc devoir nommer des leadeurs à la tête de chaque équipe afin de leur déléguer la majorité de vos devoirs.
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Regroupez votre équipement. Lorsque vous engagez une équipe, vérifiez à deux reprises qu'elle apporte le matériel nécessaire. Dans certains cas, vous allez devoir louer vous-même les équipements. Vous pouvez les louer, les acheter ou même les emprunter à de la famille ou des amis. Vérifiez bien l'ensemble de votre liste, des serviettes aux rallonges et amplis.
- La décoration est essentielle. Les nappes, fleurs, cadeaux, bougies, ballons, bannières, fonds blancs pour les photos ou le tapis rouge doivent toujours être trouvés en avance.
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Revenez sur vos bases. Une chose que beaucoup de débutants oublient sont les points les plus subtils des installations. En avez-vous prévu assez ? Pensez par exemple aux toilettes et salles de bain, espaces de stationnement, rampes d'accès pour fauteuils roulants, vestiaires, salles de stockage et espaces cuisine, bacs d'élimination des déchets, réfrigérateurs, générateurs d'électricité, etc. Il est important de planifier ces aspects en avance.
- Pensez aussi à l'extérieur de votre évènement : devez-vous prévoir les transports et l'hébergement pour les invités et le personnel ne vivant pas sur place, ainsi que la réservation du transport pour les amener sur le lieu ?
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Connaissez bien vos invités. Comprenez la hiérarchie sociale de votre évènement (si elle ne correspond pas à la vôtre) afin de pouvoir gérer toutes les situations. Vos clients doivent avoir confiance en vous et vous devez donc maitriser les éléments suivants.
- Connaissez bien vos invités. Cela est souvent simple lorsque vous célébrez un évènement, comme un mariage. Le client n'est cependant pas toujours l'invité d'honneur, mais peut faire partie du même groupe ou même ne pas être présent.
- Qui s'occupe de l'accueil : ce sont souvent les personnes qui invitent à leurs propres tables et sociabilisent facilement avec les invités. Ces personnes sont utiles pour maintenir une ambiance conviviale et lancer la conversation si les choses se calment, encourager les gens à danser ou à présenter les invités à d'autres clients. Elles doivent être fiables, mais sont généralement utiles à connaitre, car elles vous tiendront informé, peuvent intervenir si nécessaire et présider l'évènement en cas d'urgence. Ces personnes facilitent donc la gestion de votre évènement.
- Qui seront vos gardiens de la paix : vous devez bien connaitre ces personnes clés, car vous devez les tenir au courant et les impliquer dans la gestion des imprévus lorsque cela est approprié. Il s'agira en général du chef de famille, d'un gardien ou du chef de la sécurité.
- Qui prend les décisions : dans certains cas, il s'agira de vous-même, mais pour les situations dans lesquelles vous devez consulter les invités, mais que cela n'est pas approprié de les déranger, il faut que vous connaissiez la personne à qui parler en cas d'urgence. En général, il s'agira de la personne qui paye pour l'évènement ou toute personne que vous considérez comme votre client et qui aura donc le dernier mot.
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Familiarisez-vous avec le site. Avant votre évènement, il est important d'analyser le site afin de savoir comment vous organiser. Vous aurez peut-être à penser à des arrangements supplémentaires, comme prévoir des rallonges ou des lumières en plus, etc. Si ces éléments sont difficiles à trouver, ils le seront encore plus pour vos invités donc prenez cela en considération.
- Faites une carte du site. Si vous n'avez pas de la place pour un équipement, il est donc plus sage de ne pas l'amener. Parlez aux manageurs du site afin de savoir l'aide qu'ils peuvent vous apporter ou si vous devez respecter des règles locales, en particulier en cas d'urgence.
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Prévoyez des kits pour votre équipe. Votre équipe risque de ne pas chômer et afin de leur montrer que vous appréciez le travail qu'ils fournissent, prévoyez un kit que vous leur donnerez pendant l'évènement. Prévoyez des bouteilles d'eau, des barres de céréales, des chocolats, de petits cadeaux et tout ce qui vous paraitra approprié. Cela leur remontera certainement le moral.
- Vous pouvez également leur donner des badges afin qu'ils se sentent membres d'une équipe. Assurez-vous également qu'ils aient à manger et à boire. Préoccupez-vous de votre équipe, car vous pourriez avoir besoin d'eux à l'avenir.
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Coordonnez-vous avec vos équipes et les parties extérieures. Avant le jour J, il est important d'avoir vos soldats dans la même rangée. Assurez-vous de fournir des instructions claires à votre équipe sur la façon de se rendre sur le site et de leur donner votre numéro ou de préférence une carte professionnelle avec les contacts à appeler en cas de besoin. Quelqu'un a-t-il des questions ? Non ? Allons-y !
- Assurez-vous que chacun connaisse son rôle. Certaines personnes ne seront pas à l'aise pour vous demander des précisions donc soyez proactif autant que possible. Votre équipe a-t-elle l'air confiante ? Si ce n'est pas le cas, rassurez-les, reprenez les différentes tâches à accomplir et posez-leur des questions basiques. En cas de doute, associez-les avec des équipiers plus expérimentés.
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Préparez une liste de contacts et les papiers nécessaires. Votre organisation personnelle est tout aussi importante que celle de votre évènement. Si vous planifiez tous les aspects, vous serez plus à même de faire face aux imprévus. Voici quelques conseils.
- Préparez une liste avec les numéros de téléphone et les adresses de vos contacts. Le pâtissier pensait que vous alliez chercher le gâteau ? Pas de soucis, vous pouvez appeler Ashley qui vit à proximité et pourra passer le prendre avant de se rendre à votre évènement.
- Prévoyez une liste des choses à ne pas oublier. Vous saurez ainsi ce qui manque et pourrez garder un œil sur vos équipes.
- Préparez les factures si nécessaire. Plus vous serez préparé, plus vous éviterez les problèmes.
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Évitez les changements de dernière minute. Pensez-vous qu'il y aura de nombreux changements artistiques ? C'est par exemple le cas pour les mariages et il est donc important de donner à vos clients une date limite après laquelle vous n'accepterez plus les modifications (par exemple, une semaine avant l'évènement). Cela donnera de la flexibilité à vos clients tout en évitant les changements que vous ne pourriez pas mettre en place ou qui risqueraient de vous couter trop cher.
- Si ce sont des changements simples, subtils ou basiques qui utilisent des décorations déjà sur le site, il est alors raisonnable d'accéder aux demandes de vos clients. Soyez aussi souple que possible, car il s'agit d'un évènement très attendu pour vos clients.
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Soyez préparé. Soyez le premier sur le site afin de superviser les préparations. Assurez-vous que toute votre équipe soit sur place et appelez les absents. Aidez et dirigez les personnes qui en auraient besoin, mais effacez-vous lorsque cela n'est pas nécessaire. Évitez les accidents.
- Vous vous sentirez plus calme si vous préparez une liste. Une partie sera dédiée à votre équipe, une autre pour les personnes engagées, une pour les décorations et les préparations basiques, une autre pour l'équipement, etc. Lorsque vous aurez vérifié l'ensemble de ces éléments, vous pourrez prendre le temps de respirer.
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N'ayez pas peur de déléguer. Le manque de temps sera généralement le facteur le plus stressant. Afin d'en gagner, vous devez être sur tous les fronts. Si une personne n'est pas aussi efficace qu'elle devrait l'être, donnez-lui une tâche dans laquelle elle sera plus compétente. C'est votre travail donc n'ayez pas peur de donner des ordres ou de dépasser certaines limites, vous ne faites que votre travail.
- Lorsque vous déléguez, soyez ferme, mais toujours poli. Dites par exemple « Jean, j'ai besoin de ton aide en cuisine pour aider le traiteur tout de suite. Merci. » Votre équipe doit être coordonnée autant que possible. Tout se passera de façon harmonieuse si vous savez prendre les choses en main.
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Soyez flexible. Cela signifie de faire en sorte que les choses se passent comme prévu ou d'avoir des solutions de rechange lorsque ce ne sera pas le cas. Si vous commencez à stresser, vous perdrez votre sang-froid et les choses risquent d'empirer. Donc si le discours a 10 minutes de retard et que le maitre de cérémonie ignore vos signaux de détresse, créez une diversion. Prolongez simplement l'apéritif et personne ne remarquera rien.
- Les imprévus sont inévitables. Vous ne pouvez pas prédire entièrement le déroulé de votre évènement et vous devez l'accepter. Un organisateur doit être calme et concentré s'il veut que les choses se passent aussi bien que possible. Donc, détendez-vous et laissez-vous porter par le vent...
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Tenez votre équipe au courant de l'ensemble des détails. Vérifiez que votre nombre d'invités ainsi que leurs besoins spécifiques sont toujours corrects le jour de l'évènement et tenez votre équipe au courant de tout changement le plus tôt possible. Vous devriez être le premier à remarquer une erreur ou un éventuel problème.
- Communiquez également avec vos clients : ils peuvent être excités, nerveux, inquiets, s'ennuyer, distraits ou préoccupés, et vous pouvez arranger cela en leur parlant et en leur offrant votre aide. Prenez le temps de remotiver vos clients et votre équipe lorsque cela est approprié.
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Faites confiance à votre équipe, ils savent ce qu'ils font. Si vous leur donnez les bonnes bases, tout devrait bien se passer. Offrez-leur votre aide, mais ils ne devraient pas en avoir besoin. Voici ce que vous ne devez pas oublier.
- Vous allez devoir accueillir les invités pour commencer. Puis passez les reines au maitre de cérémonie lorsque l'évènement commencera. Votre rôle sera de résoudre les éventuels problèmes et de superviser les éléments les plus importants, comme la préparation du repas, etc.
- Surveillez les invités et restez en contact avec le maitre de cérémonie discrètement s'ils veulent (ou ont besoin de) changer leurs plans.
- Gardez une distance respectueuse avec vos principaux clients, car après tout, l'évènement leur est consacré, mais soyez facilement accessible en vous coordonnant avec eux lorsque cela est approprié afin d'anticiper leurs demandes et les éventuels problèmes.
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Pour les évènements commerciaux, prévoyez des cadeaux. Vos invités doivent se souvenir de votre évènement et vous souhaitez probablement plus que cela : une visite sur un site web, des dons futurs, du bouche-à-oreille, etc. Pour vous assurer que votre évènement entre dans la légende, vous devez donner un présent à vos invités. Que cela soit une image, un dépliant ou un stylo, prévoyez un souvenir pour vos invités afin qu'ils n'oublient jamais votre évènement.
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Félicitez-vous une fois terminé. La plupart des évènements se gèrent tout seuls une fois qu'ils ont commencé, mais vous avez pris en charge toute sa préparation. Félicitez-vous, car vous le méritez. Mais ne vous attardez pas trop, car votre travail n'est pas encore terminé !
- Après, prenez le temps de rencontrer et de remercier votre client. Il est toujours recommandé d'offrir un cadeau afin qu'il se souvienne de vous, car ce sont ces petites attentions qui rendront votre expérience plus riche et l'inciteront à recommander vos services. Si vous avez offert un cadeau lors de l'évènement, comme un registre de cadeaux avec les autres invités, vous pouvez prévoir des fleurs, une photo encadrée de votre moment préféré (comme la coupe du ruban, le point culminant du spectacle ou la remise des prix, le baiser des époux ou souffler les bougies sur un gâteau, etc.) ou un autre cadeau plus approprié.
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Nettoyez le site et partez. Laissez le lieu comme vous l'avez trouvé afin de pouvoir retravailler avec les personnes à qui vous l'avez loué à l'avenir. Ne laissez donc pas partir votre équipe tant qu'ils n'auront pas tout rangé et remontez-vous également les manches.
- Cela vous évitera par exemple de perdre votre caution. De nombreux lieux vous chargeront de plus des frais supplémentaires pour le ménage si la salle n'est pas parfaitement propre. Donc, rangez autant que possible afin d'éviter que l'addition ne soit trop salée.
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Gérez les retours, paiements et remerciements. Vous allez peut-être devoir rendre le matériel loué ou emprunté et demander à vos clients s'ils sont satisfaits. Même si vous n'avez pas encore été payé, remerciez-les pour cette expérience. Demandez-leur également leur carte de visite.
- Remerciez également votre équipe. Assurez-vous que tout le monde ait bien été payé, remplissez les factures et gérez les derniers détails. Vous devriez être la dernière personne à quitter les lieux et à vous assurer d'avoir bien fermé la porte.
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Sachez comment gérer les invités en retard et autres problèmes liés aux invités. C'est un problème courant, donc soyez préparé. Les retards sont difficiles à éviter (en raison des embouteillages par exemple) et sont souvent pardonnés par les autres invités présents. Il existe cependant des moyens d'éviter les retards lorsque cela est possible.
- Veillez à ce que les invitations soient claires quant à l'heure, et si une réponse est nécessaire, assurez-vous que l'heure soit confirmée. Communiquez avec votre maitre de cérémonie et vos clients (via votre feuille de contact), les artistes et le personnel de cuisine dès que vous êtes au courant d'un problème que vous ne pouvez pas résoudre seul. Si les clients en retard sont au centre de votre évènement (comme les époux), voici comment gérer la situation.
- Appelez directement les invités en retard afin de savoir dans combien de temps ils pensent arriver. Avertissez immédiatement la cuisine afin qu'ils puissent ralentir ou accélérer la préparation des plats.
- Évitez d'annoncer que l'évènement est retardé à cause de certains invités, mais avertissez les invités les plus importants ou les participants du retard de certains invités. Faites-leur savoir ce que vous avez l'intention de faire, tout en permettant aux hôtes de vous faire une suggestion, car ils savent ce qui sera le plus approprié dans ce contexte.
- Surveillez constamment le temps, en particulier pour les discours. Si certains invités sont en retard, servez un apéritif supplémentaire ou commencez avec un amuse-bouche afin que les invités qui sont à l'heure ne s'ennuient pas.
- Pour les invités qui seront particulièrement en retard (et quand vous ne pouvez pas attendre de servir certains plats comme un soufflé), commencez comme prévu puis servez le plat suivant aux invités lorsqu'ils arriveront (même s'il s'agit du dessert).
- Organisez un jeu, une danse ou un discours supplémentaire afin de distraire vos invités. Vous pouvez par exemple mettre en place des séances photo jusqu'à ce que tous vos invités arrivent (prévoyez ces stratégies de rechange en avance).
- Pour les invités arrivant volontairement en retard, il s'agira d'un choix délibéré de vos invités et non de votre faute en tant que manageur. Préoccupez-vous des invités qui sont déjà présents, faites comme si de rien n'était et continuez la gestion de votre évènement.
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Sachez comment réagir aux problèmes liés au repas. Les risques seront limités si vous avez planifié votre évènement avec précaution cependant, des accidents peuvent arriver (comme une table dérangée par un enfant ou un souci technique en cuisine). Connaissez bien vos invités afin de pouvoir anticiper où et quand sera servie la nourriture (notamment si vous organisez un buffet) et où s'assiéront les invités.
- Toutes les taches doivent être nettoyées immédiatement pour des raisons de sécurité, même si cela signifie que vous deviez retirer un tapis rouge, un décor ou des meubles pour être en mesure de le faire. S'il est impossible de cacher une tache sans affecter la décoration ou l'intégrité d'un objet (comme une antiquité), il est plus sage de simplement le retirer. Si vous avez un article de rechange, vous pouvez l'utiliser. Sinon, déplacez les meubles ou le décor subtilement afin que l'on ne remarque pas son absence.
- Une corde tendue, un rideau ou écran peuvent permettre de cacher la nourriture (comme un buffet avec des chauffe-plats ou un plat surprise), car certains clients peuvent penser que si la nourriture est déjà présente, ils peuvent se servir lorsqu'ils le souhaitent, ce qui n'est pas toujours le cas.
- Soyez flexible avec votre menu. Si vous ne pouvez plus servir un plat (par exemple parce que l'accompagnement a brulé), vous pouvez le supprimer du menu, trouver une alternative ou réduire les portions de l'accompagnement en le remplaçant par autre chose. Prévenez toujours vos invités.
- Pensez aux végétariens imprévus, les abstinents, les personnes ayant des allergies alimentaires ou suivant un régime spécifique ou religieux, etc. Ne vous laissez jamais surprendre, mais il est possible que vos invités soient accompagnés de personne dont vous ne connaitrez pas les préférences. Ces situations sont généralement faciles à résoudre. Visualisez vos invités lorsqu'ils arrivent et demandez-leur immédiatement s'ils ont des préférences alimentaires et informez-en votre équipe en cuisine.
- Pour les grands groupes imprévus, envoyez un membre de l'équipe en cuisine pour faire le point et, le cas échéant, allez chercher la nourriture manquante. Les cuisines préparent généralement plus de nourriture que nécessaire pour couvrir les imprévus et le plus souvent, vous aurez plus d'annulations que d'invités imprévus. Les portions limitées peuvent être complétées en ajoutant des accompagnements supplémentaires, comme des petits pains, de la salade ou des légumes, des ingrédients que vous pourrez rapidement acheter dans le supermarché le plus proche.
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Adaptez-vous aux enfants. On oublie souvent de prendre en compte les besoins et les désirs des enfants lors d'évènements, alors qu'ils ont les mêmes besoins et souhaits que les adultes (à savoir passer un bon moment et ne pas s'ennuyer). Souvenez-vous que les parents pourraient s'offusquer que vous ne vous occupiez pas de leurs enfants. Dans la pratique, il est préférable de demander la confirmation pour chaque enfant qui souhaiterait venir.
- Les jeunes enfants (moins de 10 ans) doivent souvent être nourris plus tôt, car le repas commence généralement à 20 heures pour les adultes, ce qui est trop tard pour les enfants. La nourriture doit être amusante et saine, mais préparez également un menu spécial comme vous le feriez pour les adultes afin qu'ils puissent eux aussi profiter de leur soirée.
- Les enfants de plus de 10 ans peuvent généralement manger les mêmes plats que les adultes, même s'ils ne mangent pas tout, mais offrez-leur tout de même le menu enfant (avec la permission de leurs parents) s’ils ne paraissent pas attirés par le menu normal. Les adolescents de 13-18 ans demandent souvent la même nourriture que les plus jeunes, comme un hamburger et des frites au lieu des repas plus formels et il est donc plus judicieux d'appeler le menu des enfants « menu alternatif » afin de ne pas les vexer. Parlez-en à vos clients afin de savoir ce qui sera le plus approprié pour les invités plus jeunes ou plus âgés.
- Prévoyez une pièce spéciale pour les mères avec jeune enfant afin qu'elles puissent les changer, leur donner le sein ou les coucher.
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Sachez comment gérer les invités turbulents ou souls, les personnes qui ne sont pas invitées et tout autre invité à problèmes. Ce genre de drame arrive presque toujours lors d'évènement (et on ne le remarque pas lorsque l'on est un simple invité), donc préparez-vous.
- Demandez aux clients ou aux invités clés la probabilité de tels évènements. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les gens soient assis à des endroits où ils ne causeront pas de problème. Demandez à votre personnel de surveiller discrètement ces personnes et d'intervenir en cas de besoin. Votre devoir est de veiller à ce que l'évènement se passe en douceur et de n'intervenir que lorsque cela est nécessaire et non une affaire privée. Par conséquent, il faut que vous connaissiez les personnes qui pourront vous aider à éviter les conflits.
- Il peut être difficile de refuser l'alcool à un client en état d'ébriété ou de réagir face à une personne violente et en colère : reposez-vous donc sur un des invités et n'ayez recours à la force qu'en cas d'extrême nécessité, après avoir consulté les participants. Même s'il s'agit d'un petit évènement et que l'alcool est à la disposition des invités, soyez toujours vigilant.
- Les intrus sont difficiles à gérer. Expulsez-les discrètement et consultez vos invités clés afin de vérifier qu'ils ne sont pas invités. Votre devoir est de protéger vos invités et donc d'appeler la sécurité ou la police si ces personnes ne quittent pas les lieux après avoir été conduites poliment vers la sortie par vos soins ou vos invités.
- Les invités mélangent souvent les cartes afin de s'assoir où ils le souhaitent. Vérifiez avec vos clients s'ils acceptent ces changements. En règle générale, vous devriez avoir organisé des plans de table à l'avance et avoir reçu l'approbation de vos principaux clients. Si vous devez vous tenir à ce plan, ne laissez pas rentrer les invités dans la salle à manger avant l'heure. Souvent, le hall d'entrée ou le bar servent précisément à cette fin et si le plan doit être respecté en raison de problèmes familiaux, il est sage de regrouper les invités et de les installer à leur table par groupe en faisant appel à votre personnel.
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Apprenez à gérer les intempéries. La pluie ou la neige sont communes dans certaines régions du monde. De même, une vague de chaleur ou de froid peut aussi poser problème. Bien que les conditions météorologiques ne soient généralement pas un problème si vous êtes à l'intérieur, un évènement en extérieur peut rendre les choses difficiles. Si le temps prévu n'est pas au beau fixe, vous pouvez envisager de déplacer le lieu. Si l'évènement ne peut pas être déplacé ou reprogrammé, louez une grande tente ou un pavillon, mais cela peut être couteux si vous le faites à la dernière minute. Gardez toujours un œil sur l'évolution de la météo et même si vous avez peu de moyens pour sauver une soirée affectée par des conditions météorologiques peu favorables, faites du mieux que vous le pouvez.
- De nombreux pays proposent des assurances si l'évènement est affecté par des conditions météorologiques graves. Si vous êtes dans une zone affectée par ce type de problèmes, il est recommandé de prescrire une assurance dans le cas où vous devriez décaler le jour, car cela couvrira au minimum les couts de location de l'équipement, du site et du personnel.
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Conseils
- Gardez un petit espace facile d'accès pour les serviettes, l'extincteur, le kit de premiers secours, etc. Si tout se passe bien, vous n'en aurez pas besoin, mais il vaut mieux prévoir le pire.
- Pour les invités fatigués, souffrant du décalage horaire, mentalement épuisés et les conférenciers invités, il est sage de vérifier avec eux-mêmes ou leur assistant ce que vous pouvez faire pour assurer leur bienêtre, par exemple réserver une journée spa et massage, etc. Vous pouvez également leur faire parvenir un peu de nourriture s'ils n'ont pas mangé depuis un certain temps ou un médicament s'ils ne se sentent pas bien (le vol peut en effet provoquer des maux de tête ou des douleurs à l'estomac). Faites appeler un médecin si nécessaire, car des invités en mauvaise forme peuvent ruiner votre évènement.
- Assurez-vous que tout le monde puisse voir et entendre ce qui se passe sur scène, la musique et les discours.
- Souvenez-vous que c'est un réel privilège de gérer l'évènement d'une personne, bien que cela puisse être stressant et parfois compliqué. Votre travail peut réellement rendre les gens heureux, leur faire vivre une expérience hors du commun et vous apporter des compétences que vous pourrez utiliser dans votre vie quotidienne.
- En tant qu'organisateur, vous aurez parfois à agir comme un hôte improvisé ou même un partenaire de danse pour assurer l'ambiance de votre évènement. Travaillez votre éloquence et quelques pas de danse et déléguez le rôle de gestion à un autre membre de l'équipe lorsque cela est nécessaire. L'objectif est de veiller à ce que personne ne soit assis à une table qui soit trop silencieuse.
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