Como Escrever uma Carta Pedindo uma Prorrogação de Prazo

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Existem várias situações onde é necessário pedir um aumento de prazo. Por exemplo, na faculdade, para ter tempo de terminar uma dissertação, ou no trabalho, quando o funcionário se encontra atarefado demais para concluir um projeto a tempo. É muito importante escrever uma carta dentro dos padrões para pedir a prorrogação de forma eficaz. Reflita sobre a natureza do pedido: quanto tempo você precisa e por quê? Depois, redija uma carta formal e envie com aviso de recebimento para ficar tranquilo.

Método 1
Método 1 de 3:

Redigindo a carta

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    Assim que notar que vai precisar de um prazo maior, comece a fazer a carta. É preciso avisar com o máximo de antecedência possível para que o destinatário consiga tomar uma decisão sobre a situação. Isso também dá a impressão de que você é organizado, mesmo que esteja solicitando um ajuste no cronograma.
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    Leve todos os fatores em consideração e faça uma solicitação realista. Se você pedir pouco tempo, pode ter que solicitar outra prorrogação. Evite extrapolar os prazos sempre que possível. Seguindo esta ideia, é melhor superestimar um pouco o tempo.
    • Dependendo da situação, considere a carta como uma negociação. Se assim for, peça mais tempo do que realmente precisa para que seja possível negociar e combinar um período inferior ao solicitado. [1]
    • Meça o seu ritmo de trabalho com base no progresso atual da tarefa e no que ainda falta para ser feito. Por exemplo, se você está trabalhando em um projeto de consultoria há três meses, já tem uma boa ideia do quanto falta para fazer.
    • Esteja ciente da limitação de tempo que o destinatário também tem. Ele pode estar em cima do prazo e agora terá que atrasá-lo. Por exemplo, os professores universitários têm que entregar as notas dos trabalhos finais até uma certa data e calculam as datas de entrega de acordo com isso.
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    Saiba qual o prazo atual antes de pedir a alteração. Ninguém quer parecer desorganizado solicitando uma prorrogação sem nem mesmo entender a situação atual. Por exemplo, algumas entidades governamentais pedem o envio do pedido 24 horas depois do contato inicial. Se não puder fazer isso, informe o quanto antes. [2]
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    Você está tirando um tempo para redigir a carta e o destinatário reservará um tempo para lê-la, então, dê o seu melhor. Pense bem sobre o real motivo do pedido de prorrogação e informe isso de uma forma honesta para o interlocutor. Não minta ou exagere, já que isso só piora as chances de conseguir a permissão.
    • Uma boa razão é o desejo de garantir a qualidade ou de ser cauteloso com o trabalho. Por exemplo, se estiver fazendo um projeto que possa causar impacto na segurança de várias pessoas, aponte tal fato ao pedir mais tempo, pois isso pode pesar ao seu favor.
    • Se estiver fazendo essa solicitação por diversos motivos, escolha o melhor ou o principal e foque-se nele. Por exemplo, se está adiando a aceitação de um novo projeto, diga que prefere fazer maiores pesquisas sobre a transferência de custos (se essa for a verdade) em vez de dizer que está esperando por outra oferta. [3]
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    Os detalhes dão mais veracidade e perícia para a carta. Isso é muito importante caso esteja enviando a carta para um órgão governamental ou alguma outra instituição onde você nunca esteve pessoalmente. [4]
    • Por exemplo, se o seu avô falecer dois dias antes da data de entrega do TCC, é melhor descrever o incidente como uma “emergência familiar” em vez de apenas relatar que foi um motivo pessoal. Também é bom dizer brevemente o que aconteceu e que você terá que viajar, cuidar de detalhes práticos, dar apoio a familiares e etc. [5]
    • Deixe a documentação em ordem antes de enviar qualquer solicitação. É preciso fazer uma lista de prioridades e tarefas prioritárias, especialmente quando estiver lidando com instituições governamentais ou oficiais. Mostrar que você cumpriu todos os passos do processo até o momento contará pontos a seu favor. [6]
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    Ninguém quer ler o muro das lamentações em forma de carta. Descreva os eventos negativos rápida e brevemente e prossiga para sua proposta de solução. Por exemplo, se acha que o salário inicialmente oferecido é muito baixo, escreva alguma coisa como “Preciso de mais tempo para pensar sobre a oferta. Entretanto, acredito que um salário maior permitiria que eu fizesse um trabalho mais eficiente.”
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    Permita-se parar alguns minutos para ler tudo com atenção antes de enviar. Procure também por erros de formatação e de digitação. Passe o corretor ortográfico no editor de texto. Peça para um amigo dar uma segunda lida. Não faça isso com pressa ou pule este passo, já que pequenos erros podem dar a impressão de que você é desleixado e podem afetar a decisão final. [7]
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Método 2
Método 2 de 3:

Seguindo as convenções de cartas formais

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a1\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a1\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    A data deve ser exibida no canto superior direito da página. Pule uma linha e escreva seu endereço, também justificado à direita. Depois, pule outra linha e coloque o endereço completo do destinatário justificado à esquerda.
    • Se estiver enviando a solicitação por e-mail, omita a data e endereço, iniciando com a saudação. Ao escrever o “assunto”, seja bem preciso. Por exemplo, se estiver enviando um e-mail para um professor, o assunto deve ser assim “Seu nome completo – Nome do trabalho e Solicitação de prorrogação”.
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    Comece com “Prezado(a)” e coloque o título e sobrenome na sequência. Por exemplo “Prezada Profª Drª Rocha” ou “Prezado Diretor Silveira”.
    • Mesmo se fizer parte do círculo social da pessoa e conversar com ela em situações informais, essa solicitação é de natureza oficial, então mantenha o conteúdo estritamente formal. Não escreva nada do tipo “Oi, Fábio”, por exemplo.
    • Encontre uma pessoa específica para endereçar a carta. Caso contrário, ela parecerá uma propaganda ou e-mail padrão. Por exemplo, “Prezado Reitor Sousa” é melhor do que “à reitoria”. [8]
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    O corpo da carta deve ter de um a três parágrafos. Em muitos casos, é possível abrir o assunto com uma ou duas linhas, explicar a solicitação em duas a quatro linhas e concluir utilizando mais uma ou duas linhas. Se precisar realmente de três parágrafos, separe em introdução, corpo e conclusão.
    • Para abrir o assunto, diga alguma coisa como “Eu sou Fulano Ciclano, aluno da matéria Introdução ao Conhecimento X no período da manhã.” Isso especificará a situação para que seu professor se lembre do que você está falando.
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    Não ignore o poder de uma conclusão. Use as últimas frases para reafirmar sua situação (em uma linha) e agradecer pelo tempo que o destinatário dedicou lendo a carta. Escreva algo como “Aprecio a consideração dada à minha solicitação.”
    • O ideal é finalizar com uma expressão de encerramento como “Atenciosamente” ou “Desde já agradeço”. [9]
    • Se precisar de uma resposta até um determinado horário, inclua essa informação no final também. Combine isso com o agradecimento. Por exemplo, “Obrigada pela consideração e estou no aguardo da resposta até semana que vem.” Apenas tome o cuidado de não fazer parecer que está exigindo nada. [10]
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    Abaixo do “Atenciosamente,” deixe três ou quatro linhas em branco. Depois, digite seu nome completo e justifique-o à esquerda. Use o espaço em branco para assinar seu nome com caneta. Se planeja mandar a carta por e-mail, apague este espaço e deixe apenas o nome completo. [11]
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Método 3
Método 3 de 3:

Enviando a carta ao destinatário

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    Assim que tiver revisado o esboço, tire uma foto (para transformar em um pdf), salve o esboço em algum site ou faça uma fotocópia tradicional da carta. Se quiser, anote também a data de envio, caso ela não seja a mesma do cabeçalho na carta. Guarde esta cópia em algum lugar para manter um registro pessoal.
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    Leve a carta até o correio mais próximo, entregue para o atendente e pegue o número de rastreio ou coloque em uma caixa de correio. Se quiser ter a garantia de que a carta foi recebida, mande-a com aviso de recebimento (isso requer o pagamento de uma taxa).
    • Se for enviar uma cópia impressa da carta, use uma impressora de alta qualidade e com um bom cartucho. Geralmente, cartas escritas à mão não são aceitas. [12]
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d9\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d9\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Essa provavelmente é a melhor forma de enviar a solicitação, já que precisa de pouco tempo e é bem confiável. Verifique o endereço de e-mail do destinatário antes de enviar e inclua um número de identificação, se for relevante, no campo de assunto.
    • O destinatário poderá ver o horário exato no qual o e-mail foi enviado. Lembre-se disso caso tenha o costume de mandar e-mails de madrugada.
    • Use um endereço de e-mail formal que você realmente utilize. É necessário mandar a mensagem de e-mail de um endereço formal utilizado para situações profissionais. Por exemplo, mandar o e-mail de uma conta com nome “fulano.vidaloka@yahoo.com” não é apropriado.
    • Se for enviar a carta por fax, espere a página de confirmação dizendo que a transmissão foi bem-sucedida e recebida. [13]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ed\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ed\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Se precisar de uma prorrogação em caráter urgente ou estiver em cima da hora, o ideal é conversar pessoalmente ou por telefone. Se este for o caso, fale formalmente e explique a situação de forma organizada.
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Dicas

  • A sua carta deve ter apenas uma página (ou menos). Isso dá a impressão de que ela está completa, mas ainda fácil de ler rapidamente. [14]
  • Fique atento, pois você pode receber uma carta de confirmação ou um e-mail avisando que a solicitação foi recebida. [15]
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Avisos

  • Seja realista ao fazer promessas. Não adianta nada pedir mais prazo para fazer ainda mais trabalho do que estava previsto.
  • O ideal é que esse pedido de prolongamento do prazo aconteça uma vez só. Não conte com a sorte de conseguir outra prorrogação. [16]
  • Veja se você anexou todos os formulários necessários para o pedido. Algumas instituições pedem que o formulário fornecido por elas seja usado como modelo. [17]
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Referências

  1. ↑ https://www.themuse.com/advice/how-to-ask-for-a-deadline-extension-without-losing-your-street-cred
  2. ↑ http://www.wcat.bc.ca/faqs/all_faqs.html
  3. ↑ http://www.monster.ca/career-advice/article/delaying-a-job-offer-ca
  4. ↑ https://www.themuse.com/advice/how-to-ask-for-a-deadline-extension-without-losing-your-street-cred
  5. ↑ http://www.complex.com/pop-culture/2013/09/how-to-get-an-extenstion-on-a-paper/be-specific
  6. ↑ http://www.cbsa-asfc.gc.ca/recourse-recours/extensionoftime-prorogationdedelai-eng.html
  7. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-write-a-business-letter
  8. ↑ https://www.uwgb.edu/careers/PDF-Files/Professional-Letters-Guide.pdf
  9. ↑ https://www.uwgb.edu/careers/PDF-Files/Professional-Letters-Guide.pdf
  1. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-write-a-business-letter
  2. ↑ https://www.uwgb.edu/careers/PDF-Files/Professional-Letters-Guide.pdf
  3. ↑ https://www.uwgb.edu/careers/PDF-Files/Professional-Letters-Guide.pdf
  4. ↑ http://www.wcat.bc.ca/faqs/all_faqs.html
  5. ↑ https://www.uwgb.edu/careers/PDF-Files/Professional-Letters-Guide.pdf
  6. ↑ http://www.wcat.bc.ca/faqs/all_faqs.html
  7. ↑ http://blogs.studentlife.utoronto.ca/lifeatuoft/2011/11/10/a-lesson-in-asking-for-extensions/
  8. ↑ https://www.studentlife.utoronto.ca/as/asking-your-professor

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