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Las evaluaciones de rendimiento, también llamadas evaluaciones de desempeño, se usan para evaluar el trabajo de un empleado en su puesto. Muchas de estas evaluaciones las realiza el director o gerente del empleado, aunque algunos empleadores les piden a ellos mismos evaluar su trabajo o el de otros y completar una autoevaluación. Sea que vayas a escribir una evaluación de rendimiento del trabajo de un empleado o del tuyo propio, aprender cómo escribirla te ayudará a tener en claro los roles y responsabilidades de todos los que están en tu establecimiento.
Pasos
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Actualiza la descripción del puesto. Antes de empezar a revisar el rendimiento de un empleado, verifica su descripción en los archivos de empleo. Si los requisitos o funciones del puesto han cambiado en algo en los últimos años, se tiene que actualizar la descripción. [1] X Fuente de investigación
- Sería injusto para el empleado que se le evalúe en base a una descripción desactualizada de su puesto.
- Reconoce el trabajo que el empleado ha realizado y el que se espera que realice este año, no en los anteriores.
- Actualiza la descripción de modo que incluya cualquier habilidad especial o conocimiento que se requiera para llevar a cabo el trabajo y cualquier herramienta específica o equipo necesarios.
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Identifica las expectativas en base a los roles o funciones del puesto. Además de revisar la descripción del puesto, revisa las funciones de rendimiento esenciales. [2] X Fuente de investigación Estas funciones te ayudarán a identificar tus propias expectativas con respecto al empleado. Las funciones varían de acuerdo al puesto, pero por lo general incluyen lo siguiente:
- Rendición de cuentas: abarca si el empleado es confiable y constante. La rendición de cuentas podría incluir puntualidad, capacidad para cumplir con plazos, respeto a la organización y los empleados y la capacidad de cumplir o sobrepasar las expectativas.
- Estándares de producción: deben ser logros objetivos y medibles que se realicen dentro de un marco de tiempo determinado. Por ejemplo, se puede esperar que una persona que recoge productos en un centro de reproducción, recoja 100 unidades por hora.
- Conocimiento del trabajo: podría incluir las habilidades profesionales del empleado, la capacidad de ayudar a sus colegas y la disposición de seguir desarrollando sus conocimientos y capacidades. El conocimiento que se requiere podría ser operar, mantener e instruir a otros sobre herramientas o equipos especiales.
- Comunicación: podrían ser las habilidades comunicativas o abarcar la capacidad de un empleado de trabajar de manera colaborativa y buscar retroalimentación de otros trabajadores.
- Relaciones interpersonales: se refiere generalmente a cómo el empleado trata a sus colegas y si es diplomático y respetuoso con otros.
- Atención al cliente: si el puesto del empleado implica la atención al cliente, incluye evaluaciones sobre paciencia, accesibilidad, confiabilidad y el compromiso de hacerles seguimiento a los clientes cuando fuera necesario.
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Revisa la evaluación de rendimiento del año pasado. Cuando te estés preparando para evaluar el rendimiento de un trabajador en el año que pasó, es importante revisar lo que dijiste de él el año anterior (tal vez lo hizo otro director). Es posible que haya avances significativos o que el rendimiento del empleado haya empeorado. De cualquier forma, debes saber con anticipación como están las cosas. [3] X Fuente de investigación
- Lee sus evaluaciones de rendimiento de los últimos tres años y fíjate en particular si las realizaron otras personas. Fíjate si hubiera algún comentario del empleado sobre las revisiones pasadas.
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Documenta el rendimiento del empleado. La mejor manera de empezar una evaluación de rendimiento es documentar el trabajo que un empleado haya realizado. Toma nota de lo que hizo en su puesto y de qué forma lo llevó a cabo, ya sean acciones buenas o malas. [4] X Fuente de investigación Las revisiones deben ser lo más objetivas que se pueda en base a resultados visibles y medibles. Si se requiere de subjetividad, apunta las justificaciones en la revisión.
- Para completar una evaluación de rendimiento, tendrás que escoger algún tipo de método medible y cuantitativo para documentarlo y evaluarlo. [5] X Fuente de investigación
- Cada vez que un empleado cometa una infracción, tiene que documentarse en su archivo de personal. Estas infracciones se tienen que revisar y juntar durante su evaluación de rendimiento. [6] X Fuente de investigación www.delmar.edu/WorkArea/DownloadAsset.aspx?id=4931
- Relaciona cualquier felicitación por rendimiento o reprimenda por infracción con reglas y políticas específicas del trabajo. Asegúrate de que todas las reglas y políticas se implementen por igual con todos los empleados.
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Obtén retroalimentación del empleado y sus colegas. Una parte importante del proceso de evaluación para muchos empleadores es buscar retroalimentación de los colegas del empleado y de él mismo. Esto permite que los directores tengan una mejor idea de cómo ve su trabajo una persona y qué piensan sus colegas de su rendimiento. [7] X Fuente de investigación
- Pregúntale a un colega del empleado cómo rinde en el trabajo, tanto de manera independiente como en colaboración con otros.
- Pregunta de manera específica sobre los logros del empleado y las áreas que sus colegas creen que debe mejorar.
- Recuerda que los comentarios de los colegas siempre son subjetivos y se basan en su relación con el empleado. En lugar de confiar en las entrevistas individuales, designa el uso de evaluaciones de 360 grados.
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Dale retroalimentación al empleado con regularidad entre una evaluación de rendimiento y otra. Los empleados no deben iniciar un proceso de evaluación sintiéndose a ciegas. Si hay elementos en su evaluación que necesitan una mejora, infórmale de manera casual (pero profesional). Del mismo modo, si un empleado está haciendo un buen trabajo, felicítalo cuando lo veas. [8] X Fuente de investigación
- El empleador debe tener un historial escrito de cualquier revisión y retroalimentación, que tenga evidencias de que el empleado entiende las razones de los comentarios negativos y las expectativas de mejora.
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Escoge un formato de evaluación. Antes de empezar una evaluación de rendimiento de un empleado, tendrás que decidir cómo vas a evaluar su trabajo. Hay muchas formas de organizar o estructurar una evaluación. Estas son tres de las más comunes:
- Abiertas: en lugar de usar una escala de calificación, una evaluación de rendimiento abierta es una evaluación escrita abierta que puede incluir cualquier pensamiento que el evaluador decida incluir. Este formato es preferible si solo tienes a tu cargo un número reducido de personas.
- Respuesta estructurada: la evaluación de respuesta estructurada es un punto medio entre una abierta y una con lista. Consiste en una serie de temas o preguntas enmarcados dentro de unos parámetros de rendimiento que se llenan de acuerdo al rendimiento del empleado.
- Recuerda que estas respuestas tienen que basarse en la observación de resultados, no en la especulación de motivaciones o actitudes.
- Lista: la evaluación de lista se usa por lo general cuando se tiene varios empleados a cargo para evaluar. Consiste en una lista de evaluaciones de rendimiento y una clasificación numérica de cómo se desempeña un empleado en particular en cada categoría (por ejemplo, con una escala del 1 al 5).
- Clasificar a los empleados en grupos con otras personas puede ser una buena forma de reconocer un mal rendimiento. Muchas empresas despiden al 10 % que va a la cola si no se ven mejoras.
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Piensa lo que se logra realmente. Puede ser muy fácil confundir los logros con las actividades. Estas últimas son lo que realizan los trabajadores a diario cuando van a trabajar, los logros son los resultados o los productos de sus actividades y su esfuerzo. [9] X Fuente de investigación
- Cuando estés evaluando el rendimiento de un empleado, tendrás que distinguir entre el hecho de que realice su trabajo y de que logre cosas para la empresa en realidad.
- Ponte como objetivo felicitar el buen trabajo de un empleado, pero ten logros concretos que felicitar. [10] X Fuente de investigación
- Elogia el buen trabajo en especial si el empleado está realizando el trabajo de varias personas. A muchos empleados se les asigna más trabajo después de una reducción de personal, sin embargo, nunca se les reconoce el esfuerzo extra. [11] X Fuente de investigación
- Enfócate en todo el periodo de informe (lo más probable es que sea un año). Enfocarte en un incidente malo del último mes e ignorar los últimos 11 meses de trabajo perfecto es injusto y no ayuda a los empleados.
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Justifica cada parte de la evaluación. Podría parecerte obvio, pero una evaluación de rendimiento solo es valiosa para el empleado si proporciona retroalimentación específica sobre las áreas que necesitan mejora. También debe abordar tareas específicas que el empleado realiza de manera adecuada y alentarlo en todas las áreas de su rendimiento. [12] X Fuente de investigación
- Dedícale tiempo a cada objetivo que se vaya a revisar. [13] X Fuente de investigación Sé honesto y justo en la evaluación y no tengas favoritos entre tus empleados.
- Sustenta cada puntaje de la evaluación, sea bueno o malo, con comentarios y retroalimentación escritos. [14] X Fuente de investigación
- Asegúrate de que la crítica (si hubiera) sea constructiva. No es útil decirle a alguien que es malo haciendo algo, dile cómo mejorar ese aspecto de su trabajo.
- Como director, pregunta cómo puedes ayudar a tus empleados a lograr sus objetivos y concéntrate en eso. En otras palabras, ten una orientación hacia la persona para conseguir altos estándares en lugar de orientarte al proceso.
- Enfócate en las fortalezas y debilidades de cada empleado y asegúrate de darles nuevos objetivos de rendimiento para el año que viene. [15] X Fuente de investigación
- Deja que los empleados sepan que las mejoras pueden conllevar beneficios como un aumento de salario o un ascenso a un puesto mejor.
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Fija objetivos y metas SMART para el puesto. Si el empleado tuviera áreas que necesitan mejoras, tendrás que darle las herramientas para mejorar su rendimiento. Los mejores objetivos son los SMART, que es un acrónimo de Specific (específico), Measurable (medible), Attainable (conseguible), Relevant (relevante) y Time-bound (temporal). [16] X Fuente de investigación
- Los objetivos específicos deben usar un lenguaje exacto y apuntar a los aspectos precisos que necesitan mejora. Por ejemplo, en lugar de decirle "Haz mejores llamadas de venta", podrías sugerir que el empleado trabaje en su tono y discurso con los clientes.
- Los objetivos medibles deben supervisarse fácilmente. Debes tener una indicación clara de lo que necesita hacerse, cuánto cambio se requiere y para cuándo tiene que suceder.
- Los objetivos que se pueden alcanzar son realistas y factibles para que un empleado los logre. En lugar de esperar que un empleado cambie la empresa solo, puedes esperar que mejore sus números de venta, por ejemplo.
- Los objetivos relevantes conectan el rendimiento del empleado con resultados cuantificables que se relacionen con su función en el lugar de trabajo. Por ejemplo, se le podría pedir a un empleado de atención al cliente que mejore el número de clientes descontentos que pueda conservar como clientes.
- Los objetivos temporales, tienen una fecha específica de inicio y fin. Por ejemplo, un objetivo temporal puede ser mejorar las calificaciones de satisfacción de los clientes dentro de los siguientes seis meses.
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Termina la revisión de manera positiva. Incluso la evaluación de rendimiento más crítica terminará con algo positivo. Como director, tendrás que evaluar el trabajo de un empleado para encontrar algo positivo que puedas elogiar. [17] X Fuente de investigación
- Normalmente es más fácil asimilar la retroalimentación negativa cuando la revisión termina con algo positivo.
- Piensa en todo lo que el empleado ha hecho el año que ha pasado, incluyendo sus interacciones con sus colegas, para encontrar algo positivo que puedas elogiar.
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Hazle seguimiento con revisiones trimestrales o a mitad de año. Aunque es más común realizar revisiones anuales, a algunos directores les gusta hacerles seguimiento a los empleados entre una revisión amplia y otra. Se pueden realizar cada tres meses o a la mitad del año, pero el objetivo es evaluar el progreso de cada empleado de modo que no quede opacado por más críticas en la siguiente evaluación anual. [18] X Fuente de investigación
- Puedes hacerles seguimiento a los empleados por medio de evaluaciones formales o de manera informal por medio de una conversación personal (si fuera posible).
- Elogia las mejoras y los cambios correctivos del empleado. Dale crédito por su esfuerzo.
- Señala los aspectos del rendimiento que no hayan mejorado con las recomendaciones o que hayan empeorado desde la evaluación del año pasado.
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Permítete el tiempo necesario para reflexionar y planificar una respuesta. La autoevaluación podría servirle al director como fundamento para su revisión o simplemente ser una herramienta para evaluar cómo sientes que estás progresando. De cualquier forma, es importante que pienses cuidadosamente sobre lo que quieres decir de tu trabajo. [19] X Fuente de investigación
- Nunca te apresures en terminar una autoevaluación. Es posible que la evaluación termine en tu archivo de personal o podría revisarse cuando estés en línea para un ascenso, así que asegúrate de que cuente.
- No necesitas semana tras semana para planificar una respuesta, pero sería bueno que te tomes al menos uno o dos días para reflexionar en lo que has hecho el año pasado.
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Evalúa tu trabajo de manera honesta. La autoevaluación no debe ser un golpe de aliento en tu espalda. Debe ser una evaluación honesta de tu rendimiento en el último año, con una estimación de los aspectos positivos y negativos de tu trabajo. [20] X Fuente de investigación
- Evita la falsa modestia y asume el crédito por tus logros.
- Sin embargo, del mismo modo, asegúrate de no inflar tampoco tu evaluación de rendimiento.
- Trata de presentar tus debilidades como experiencias de aprendizaje. Por ejemplo, podrías decir lo siguiente: "Perdí tres clientes este año, sin embargo, en el proceso aprendí formas más eficientes de mantenerlos satisfechos con nuestro desempeño, lo que contribuirá a que conservemos a los que tengamos en el futuro".
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Reconoce de qué manera cumples con tus responsabilidades. En cualquier autoevaluación, es buena idea comenzar reconociendo frente a tu empleador lo que se espera de alguien que trabaja en tu puesto. Esto contribuye a establecer una referencia con la que se pueda evaluar tu rendimiento.
- Si vas a usar un formato abierto, usa unas cuantas oraciones para abordar lo que implica tu puesto. Luego habla sobre cómo cumples (o no) con esas responsabilidades y sugiere formas en las que podrías mejorar tu trabajo.
- Por ejemplo, comienza por escribir una o dos oraciones sobre lo que se espera normalmente de tu puesto. Luego usa el resto del párrafo para hablar de cómo cumples, no cumples o superas esas expectativas.
- Si vas a usar un formato estructurado o con lista, la evaluación debe incluir marcadores generales de lo que se espera en tu puesto (normalmente se incluyen en las preguntas). Califica tu trabajo en base a lo bien que cumples con esas expectativas.
- Incluye competencias de rendimiento para tus habilidades personales y tu comportamiento en el trabajo, sin importar el formato que utilizas.
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Identifica áreas en las que se podría mejorar. La autoevaluación debe incluir algunos aspectos de tu rendimiento que necesitan trabajo. No incluyas recriminaciones a ti mismo en tu evaluación, sin embargo debes ser capaz de identificar de manera realista las cosas que podrías hacer de diferente manera. [21] X Fuente de investigación
- Si no sabes bien cómo escribir sobre las áreas en que necesitas mejorar, pregúntale a un colega o director en quien confíes sobre cómo proceder en esta parte de la evaluación.
- La clave es escribir sobre tus deficiencias como si fueran una experiencia de aprendizaje. Por ejemplo, en lugar de decir "Pierdo a todos los clientes", podrías decir lo siguiente: "Un área que necesito mejorar es el manejo de las relaciones con los clientes. He aprendido por experiencia que _________ es el mejor enfoque".
- Habla sobre instancias específicas donde hayas tenido dificultades con un proyecto pero lograste aprender algo valioso (lo ideal es después de tener éxito con dicho proyecto). [22] X Fuente de investigación
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Utiliza la autoevaluación como una oportunidad. Aunque cada empleador usa la autoevaluación de forma diferente, tienen un aspecto en común: puedes usar este espacio para hablar sobre lo que quieres para tu futuro profesional. No seas insistente o demandante, más bien brinda pistas sobre dónde te ves en los siguientes años dentro de la empresa. [23] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Habla sobre los aspectos de tu puesto actual que te parecen más interesantes.
- Sugiere algunas formas diferentes en las que puedas enfocar más tiempo y atención a las cosas que te emocionan.
- Pide que te incluyan en reuniones que traten sobre esos elementos emocionantes del trabajo o pide tiempo o financiamiento para registrarte en algún tipo de educación continua o capacitación.
- Por ejemplo, podrías decir lo siguiente: "Debido a mi interés en ______ en mi puesto actual, creo que trabajar en _________ sería muy gratificante para mí. Creo que mis habilidades podrían contribuir de manera significativa al departamento de ________".
- Usa estos puntos de discusión para dar a entender sutilmente que te gustaría asumir más responsabilidades en tu trabajo. Con el tiempo, asumir más responsabilidades podría significar un ascenso o un aumento.
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Consejos
- Recuerda que las evaluaciones de rendimiento tienen un gran impacto en un empleado, incluido aumentos y ascensos futuros. Sé lo más justo y generoso que puedas durante el proceso de evaluación y asegúrate de que los empleados tengan la oportunidad de corregir sus asuntos de rendimiento antes de que se conviertan en un problema.
- Involucra al empleado en fijar metas para él. Escucha sus sugerencias y preocupaciones, y transmite tus pensamientos e inquietudes. Aunque quizás tengas que revisar sus ideas, la mayoría de los empleados tienen una buena idea de sus capacidades y deficiencias. Esto también aplica al proceso de evaluación, ellos conocen sus fortalezas y debilidades mejor que tú.
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Referencias
- ↑ http://hr.ucr.edu/docs/performance/supervisorsguide.pdf
- ↑ http://hr.ucr.edu/docs/performance/supervisorsguide.pdf
- ↑ http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2015/12/07/assess-your-skills-weaknesses-in-a-performance-review
- ↑ http://drexel.edu/hr/career/review/perfevaltips/#docperf
- ↑ https://humanresources.umn.edu/supervising-u/performance-management
- ↑ www.delmar.edu/WorkArea/DownloadAsset.aspx?id=4931
- ↑ http://drexel.edu/hr/career/review/perfevaltips/#evalperf
- ↑ http://www.businessnewsdaily.com/5760-write-good-performance-review.html
- ↑ https://www.opm.gov/policy-data-oversight/performance-management/measuring/employee_performance_handbook.pdf
- ↑ http://www.forbes.com/sites/ericjackson/2012/01/09/ten-reasons-performance-reviews-are-done-terribly/#68a9aa9959c3
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- ↑ http://www.cscc.edu/about/human-resources/forms/evaluation.pdf
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- ↑ http://www.forbes.com/sites/ericjackson/2012/01/09/ten-reasons-performance-reviews-are-done-terribly/2/#2e713eca7aec
- ↑ http://www.halogensoftware.com/blog/how-to-write-a-great-self-appraisal-in-six-steps
- ↑ http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2015/12/07/assess-your-skills-weaknesses-in-a-performance-review
- ↑ http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2015/12/07/assess-your-skills-weaknesses-in-a-performance-review
- ↑ http://www.halogensoftware.com/blog/how-to-write-a-great-self-appraisal-in-six-steps
- ↑ https://hbr.org/2013/03/how-to-write-the-dreaded-self-appraisal
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