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Un document de spécifications techniques est un document contenant des règles et des exigences qui doivent être satisfaites par un produit ou les composants d'un produit. Les produits qui ne répondent pas aux exigences et aux règles contenues dans le document ne respectent pas les spécifications et sont généralement considérés comme non conformes. De tels documents sont utilisés lors de l'émission d'un contrat de services ou de produits techniques. En d'autres termes, les caractéristiques techniques définissent les exigences servant à honorer un contrat et vous pouvez facilement apprendre à rédiger un tel document en quelques étapes.
Étapes
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Décidez de suivre un format ouvert ou fermé.
- Envisagez de suivre un format ouvert. Une spécification technique est dite ouverte lorsqu'on ne décrit que les performances à réaliser, sans expliquer la démarche à suivre dans le document. En conséquence, l'entreprise qui crée un produit ou un composant d'assemblage peut choisir de satisfaire les spécifications comme bon lui semble. Par exemple, si vous écrivez un document sur la façon de stocker une mémoire informatique, vous n'avez pas besoin de spécifier le moyen par lequel les données seront stockées.
- Envisagez de suivre un format fermé. En plus d'expliquer la performance à réaliser, une spécification technique dite fermée décrit également les outils à utiliser, le procédé à suivre et le déroulement de production des sous-ensembles. Par exemple, si vous devez écrire un document de spécification concernant un ensemble de levage, vous devez préciser que la fabrication des produits ou des composants d'un produit doit se faire à partir d'une énergie hydraulique.
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Déterminez les besoins. Assurez-vous d'évaluer toutes les spécifications afin de déterminer si elles sont nécessaires à la réalisation des processus de fabrication.
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Définissez votre style d'écriture.
- Employez des phrases courtes et directes.
- Évitez d'utiliser des pronoms relatifs. Mentionnez ce que vous voulez dire clairement dans le texte.
- Décrivez les termes techniques et les abréviations couramment utilisés dans le domaine. Pour pouvoir expliquer clairement les termes techniques, prévoyez une section de définition au début du document.
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Faites une table des matières . Organisez le contenu de votre document, de telle sorte que les conditions générales du produit ou du processus d'assemblage soient présentées en premier, suivies d'autres sous-sections plus détaillées ou de spécifications supplémentaires pour l'assemblage partiel.Publicité
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Assignez un titre et un numéro de contrôle au document. N'oubliez pas de préciser la possibilité d'y apporter des révisions.
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Spécifiez les responsables pouvant exécuter le document et le modifier. Prévoyez des espaces pour les signatures.
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Lisez votre document d'un œil critique. Mettez-vous à la place d'un exécutant inexpérimenté ou d'un directeur général qui veut minimiser les couts en contournant les spécifications dans la mesure du possible. Ensuite, ajustez les spécifications au besoin pour fournir la totalité des ressources requises par le conseil d'administration et pour combler les lacunes.Publicité
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