Unduh PDF
Unduh PDF
Saat merencanakan rapat, Anda harus mengomunikasikan seluruh informasi yang relevan dengan jelas dan ringkas. Anda harus memberi keterangan waktu, tempat, dan topik diskusi. Anda pun mungkin harus memberi beberapa catatan jika ada persiapan atau bahan yang dibutuhkan untuk rapat. Apa pun media yang Anda gunakan, surel atau aplikasi Outlook, pastikan informasi penting telah disampaikan sehingga seluruh undangan mengetahuinya dan dapat memperkirakan apa yang akan mereka hadapi.
Langkah
-
Tulis subjek yang pendek dan relevan disertai tanggal dan topik rapat. Menuliskan hal-hal tersebut dalam kotak subjek membuat undangan memahami waktu dan topik rapat tanpa harus membuka surel. Contoh, Anda dapat menulis, “Rapat 01/03: panduan pelaporan baru.” [1] X Teliti sumber
Peringatan: Jika Anda tidak menulis topik rapat, orang-orang mungkin akan membalas untuk bertanya apakah rapat tersebut relevan dengan departemen mereka atau apakah mereka wajib datang. Jadi, pastikan Anda menulis topik rapat!
-
Minta konfirmasi kehadiran pada kotak subjek. Jika Anda harus tahu siapa yang akan datang, minta konfirmasi di kotak subjek. Dengan begitu, pembaca akan tahu bahwa mereka harus merespons secepat mungkin bahkan saat mereka belum membuka surel. Anda dapat menulis, “Jumat 10/06 rapat SDM, mohon segera konfirmasi.” [2] X Teliti sumber
- Anda pun dapat menulis, “Mohon merespons: rapat SDM 10/06.”
-
Jika rapat tersebut bersifat urgen, tulis di kotak subjek. Jika topik rapat mendesak atau butuh keputusan cepat sehingga rapat harus segera dilaksanakan, beri tanda kedaruratan di kotak subjek. Contoh, Anda dapat menulis, “Rapat darurat Senin 31/02: keamanan siber.” [3] X Teliti sumber
- Sangat penting memberi keterangan subjek rapat agar pembaca dapat mengira-ngira apa yang akan dibahas.
-
Tulis apakah rapat bersifat wajib atau sekadar anjuran. Jika Anda bekerja di perusahaan besar, kehadiran orang-orang tertentu mungkin tidak selalu diperlukan. Tulis departemen-departemen yang relevan pada kotak subjek atau beri tahu jika mereka harus hadir. Contoh, Anda dapat menulis, “Rapat pemasaran wajib 10/06.” [4] X Teliti sumber
- Jika pembaca tidak wajib datang, Anda dapat menulis “Disarankan menghadiri rapat 10/6 tentang taktik pemasaran yang efisien.”
-
Gunakan kata-kata lengkap di kotak subjek agar tidak membingungkan. Abreviasi mungkin tampak efisien, tetapi sebenarnya kurang spesifik dibanding kata-kata lengkap dan dapat menimbulkan kebingungan. Contoh, “KK” bisa berarti “Kartu Keluarga” atau “Kartu Kredit” tergantung pada siapa yang memahami atau tidak memahami bahasa pribadi Anda. [5] X Teliti sumber
- Namun, Anda dapat menggunakan abreviasi yang sudah umum, seperti “RSVP”, “SDM”, dan “KTP”.
Iklan
-
Tulis pendahuluan yang ramah dan singkat serta catatan pendek. Memperkenalkan diri diperlukan jika Anda bekerja di perusahaan besar atau jika Anda belum mengenal semua orang. Dalam pendahuluan singkat ini, sebaiknya Anda menyampaikan apabila ada dokumen atau bahan yang harus diselesaikan/dibawa saat rapat. [6] X Teliti sumber
- Buat pendahuluan yang ramah atau relevan dengan pekerjaan. Contoh, “Halo, Tim! Tidak sabar rasanya menunggu peluncuran program baru minggu depan!”
Tip: Ingatkan pembaca jika mereka harus menyelesaikan tugas tertentu atau membawa sesuatu saat rapat. Contoh, “Jangan lupa membawa 4 salinan cetak daftar kontak vendor Anda.”
-
Tulis tanggal dan waktu pada baris tersendiri sehingga terlihat mencolok. Ini adalah informasi yang penting bagi undangan. Jadi, buatlah jelas dan mencolok dibanding kalimat lain di sekitarnya. Beri jarak dua baris di atas dan bawahnya atau tulis dengan huruf tebal. [7] X Teliti sumber
- Contoh: “6 Oktober 2020, 10.30 - 11.45 WIB”
- Jika rapat dilakukan melalui daring, beri informasi zona waktu sehingga orang-orang yang berada di zona waktu yang berbeda tidak tertinggal karena miskomunikasi. Contoh, Anda dapat menulis: “6 Oktober 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)”
-
Tulis lokasi setelah tanggal dan waktu. Pastikan lokasi juga ditulis dengan mencolok seperti tanggal dan waktu, terutama jika rapat diadakan di tempat baru, sulit ditemukan, atau jika Anda tahu bahwa beberapa undangan tidak mengenal lokasi tersebut. Untuk rapat virtual (melalui forum langsung atau obrolan video), beri tautan langsung agar undangan mudah mengakses forum atau sambungan video. [8] X Teliti sumber
- Saat memberi petunjuk, buatlah sedetail mungkin. Contoh: “Mohon datang ke ruang rapat 592 di Gedung Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10). Ruang 592 berada di tingkat ke-2 gedung. Jadi, Anda harus menggunakan lift dari lantai dasar, berhenti di lantai 12, dan gunakan lift di bagian selatan gedung (sebelah kiri Anda) untuk naik ke lantai 59.”
-
Bagi tujuan rapat. Beri tahu undangan tentang tujuan rapat. Memberi tahu agenda pendek akan membantu undangan memahami tugas apa yang harus mereka selesaikan sebelumnya. Anda dapat menyebutkan topiknya (seperti “Pembaruan Keamanan Siber”) atau Anda dapat memberi jadwal: [9] X Teliti sumber
- 10.30 - 10.45 Memberikan informasi status terbaru proyek
- 10.45 - 11.10 Membandingkan dan memilih tawaran-tawaran yang layak
- 11.10 - 11.30 Bertukar pikiran dan target peluncuran
-
Periksa kembali surel agar tidak ada kesalahan tata bahasa atau informasi. Hal terpenting yang harus diperiksa kembali adalah tanggal, waktu, dan lokasi rapat. Pastikan ketiga hal tersebut sudah tepat! Anda pun dapat membaca ulang pendahuluan, agenda, atau catatan lain yang mungkin Anda tambahkan untuk memastikan Anda telah menyampaikan seluruh informasi yang dibutuhkan. [10] X Teliti sumber
- Bacalah dengan suara untuk memastikan tulisan Anda jelas dan ringkas sebelum mengirim surel.
Iklan
-
Klik “ New Meeting ” di menu home dalam Outlook. Jika perusahaan Anda menggunakan basis data komunikasi dengan kalender yang terintegrasi, seperti Outlook, gunakan untuk merencanakan rapat. Media ini umumnya adalah jalur komunikasi yang dipilih oleh orang-orang yang bekerja bersama Anda. [11] X Teliti sumber
- Jika perusahaan Anda tidak menggunakan Outlook atau layanan sejenisnya, gunakan surel yang diberikan instansi Anda untuk mengirim undangan.
-
Pilih waktu dan tanggal dari jendela “ Scheduling Assistant .” Setelah membuat rapat baru, jendela kalender akan muncul. Klik “ Scheduling Assistant ” dan sorot waktu dan tanggal yang tersedia untuk rapat. [12] X Teliti sumber
- Pastikan Anda memilih waktu yang tepat agar undangan dapat hadir. Tergantung pada aplikasi perusahaan, Anda mungkin harus mengubah pengaturan tampilan agar jadwal setiap orang (dan Anda) tampak pada layar.
-
Tambahkan undangan dengan mengetik nama mereka atau menggunakan buku alamat. Klik kotak teks untuk memasukkan nama secara manual atau gulir melalui buku alamat dan pilih nama undangan dari daftar tersebut. Gunakan fungsi “ Scheduling Assistant ” untuk memeriksa ketersediaan waktu undangan. [13] X Teliti sumber
- Jika undangan tidak memiliki waktu longgar, nama mereka akan tersorot. Asisten pembuat jadwal bahkan akan memberikan waktu rekomendasi yang sesuai dengan jadwal Anda dan undangan lain.
-
Atur waktu mulai dan berakhirnya rapat. Pastikan tanggal sudah sesuai dengan yang Anda tentukan sebelumnya. Klik tombol kalender jika Anda harus mengubahnya. Gunakan panah ke bawah di bagian kanan daftar waktu untuk memilih waktu rapat yang tepat. [14] X Teliti sumber
- Menuliskan waktu berakhirnya rapat adalah cara Anda menghormati waktu orang lain sehingga mereka dapat memperkirakan apa yang akan terjadi dan merencanakan perjalanan atau pekerjaan pada hari itu.
-
Klik “ Appointment ” di bawah “ Meeting ” di bagian atas layar. Anda akan kembali ke layar jadwal dan Anda dapat melihat rapat Anda telah dijadwalkan. Setelahnya, Anda dapat menambahkan subjek, lokasi, dan catatan. [15] X Teliti sumber
- Jika Anda tidak melihat entri rapat dalam layar jadwal, kembali ke langkah-langkah sebelumnya dan ulang sampai jadwal rapat Anda muncul.
-
Tulis subjek, lokasi, dan catatan dengan spesifik. Beri informasi topik rapat dalam beberapa kata singkat (Contoh: “Tes Produk Baru”). Beri tahu lokasi spesifik. Tulis petunjuk lokasi jika tempat tersebut tidak lazim digunakan untuk rapat atau sulit dijangkau. Beri catatan tambahan (seperti persiapan yang harus mereka lakukan) yang relevan dengan rapat. [16] X Teliti sumber
- Beri alamat lokasi walaupun kemungkinan besar undangan telah mengetahuinya.
- Klik “ send ” setelah Anda selesai.
Tip: Jangan gunakan subjek yang terlalu luas, seperti “tukar pikiran” karena kata-kata semacam ini tidak memberi informasi yang jelas tentang tujuan rapat. Anda dapat menggantinya dengan, “tukar pikiran tentang vendor untuk produk baru.”
Iklan
Tips
- Saat membaca ulang surel atau undangan, pastikan isinya singkat dan tidak bertele-tele.
- Gunakan nada yang ramah dan profesional.
- Periksa kembali daftar penerima untuk memastikan seluruh target telah diundang.
- Tik alamat surel di kotak “bcc” jika Anda ingin menyembunyikan seluruh alamat surel dari para penerima.
Iklan
Peringatan
- Jangan menulis undangan atau surel tanpa tanggal, waktu, dan lokasi. Undangan akan kebingungan dan Anda akan menerima puluhan balasan yang bertanya tentang hal-hal tersebut.
- Jangan menulis menggunakan huruf kapital seluruhnya karena akan diinterpretasikan sebagai teriakan dan hal itu sangat tidak profesional.
Iklan
Referensi
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
Iklan
