Pdf downloaden
Pdf downloaden
Veel mensen zien behoorlijk op tegen het schrijven van een formele e-mail. Je gebruikt e-mail nu eenmaal meestal om persoonlijke en informele berichten mee te versturen. Als je een e-mail moet sturen naar een docent, werkgever, klant, overheidsinstelling of een andere formele bestemming, zijn er een aantal eenvoudige richtlijnen die je kunt volgen. Houd je bericht duidelijk en kernachtig en volg de algemeen geldende normen voor wat betreft stijl, toon en opmaak. En vergeet niet je e-mail goed te lezen en na te kijken, voordat je hem verstuurt.
Stappen
-
Gebruik een neutraal e-mailadres. Je kunt het beste een e-mailadres gebruiken dat een variatie is van je echte naam en geen gebruikersnaam, roepnaam of bijnaam. Om een e-mailadres aan te maken dat bestaat uit niet meer dan je naam, zonder extra cijfers of letters, kun je gebruik maken van punten en/of verbindings- of liggende streepjes.
- Een e-mailadres als snellejelle0127@hotmail.com ziet er bijvoorbeeld niet erg professioneel uit. Met het adres Jelle.vander.vlucht@wolmail.nl maak je een daarentegen een veel serieuzere indruk.
-
Houd je aan een professioneel lettertype. Bij de meeste e-mail service providers kun je niet uit een groot aantal verschillende lettertypes en opmaakstijlen kiezen. Hoe dan ook kun je in een formele e-mail het beste een traditionele stijl aanhouden, met een lettertype als Times New Roman of Arial. Gebruik geen decoratieve lettertypes als Comic Sans of Old English. Houd verder rekening met het volgende: [1] X Bron
- Typ je e-mail in een goed leesbare lettergrootte, zoals lettergrootte 12.
- Vermijd speciale stijlen als cursieve, opgelichte of meerkleurige lettertypes, tenzij het gebruik daarvan in verband met de inhoud en het doel van je e-mail gerechtvaardigd is.
- Schrijf niet de hele tekst in hoofdletters. Als je alles in hoofdletters typt lijkt het net of je tegen de geadresseerde aan het schreeuwen bent.
-
Kies voor een kort en precies onderwerp. Gebruik in je onderwerp sleutelwoorden die precies aangeven waar de e-mail over gaat, in niet meer dan een paar woorden. Op die manier help je voorkomen dat de lezer je bericht over het hoofd ziet omdat de e-mail geen onderwerp heeft, een te vaag onderwerp, of een onderwerp dat de indruk geeft dat de e-mail niet belangrijk is. [2] X Bron
- Onderwerpen als: 'Vraagje', 'Bericht van mij' of 'E-mail over een belangrijk onderwerp' zijn te vaag of overbodig en daardoor volkomen nutteloos.
- Aan de andere kant is een onderwerp als 'Programma, Gastenlijst, Lunchvoorkeuren en Overzicht Vergaderingen 12 maart a.s.' juist veel te lang om te kunnen behappen. Bovendien dekt deze titel meerdere onderwerpen.
- Een titel als 'Vergadering beschadiging roltrap 12 maart' is kort en duidelijk. Hij wijst de ontvanger op één enkel hoofdonderwerp en de daarbij horende datum.
Advertentie
-
Kies een geschikte aanhef. Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma. Als je de persoon aan wie de e-mail gericht is al kent kun je de aanhef eventueel beginnen met 'Beste...' gevolgd door de voornaam. [3] X Bron
- Als je de naam van de persoon aan wie je e-mail gericht is niet kent, gebruik dan een aanhef als 'Geachte Heer/Mevrouw', 'Geachte Voorzitter/Geacht Bestuur', of desnoods: 'Aan wie het betreft'.
- Begin je e-mail niet met 'Hallo', 'Hoi', 'Dag' of andere informele begroetingen.
-
Stel jezelf in de eerste alinea voor, als dat nodig is. Als je bericht gericht is aan iemand met wie je op dit moment nog geen bestaande relatie hebt, zoals een nieuwe klant, het hoofd van de afdeling Werving & Selectie van het bedrijf waar je wilt solliciteren, of een ambtenaar bij de gemeente, zeg dan eerst wie je bent en wat de reden is van je bericht. Doe dit in een zin of twee aan het begin van je e-mail.
- Als je bijvoorbeeld een e-mail wilt sturen naar een potentiële werkgever, zou je kunnen zeggen: 'Mijn naam is Erik van Raam. De reden van deze e-mail is dat ik me graag kandidaat zou willen stellen voor de functie van administratief assistent vermeld op de website CarrièreXYZ.nl.'
-
Begin met de belangrijkste informatie. Nadat je je hebt voorgesteld en de reden van je bericht hebt samengevat kun je verdergaan met het hoofdgedeelte van je e-mail. Zet de meest belangrijke informatie bijna bovenaan. Daarmee toon je respect voor de kostbare tijd van de ontvanger en maak je snel de bedoeling van je e-mail duidelijk. [4] X Bron
- Als je bijvoorbeeld naar een ambtenaar bij een overheidsinstelling schrijft, zou je als eerste kunnen zeggen: 'Mijn naam is Aletta van Raam. Ik vond uw e-mailadres op de website van het Openbaar Ministerie. Ik schrijf u om de dagvaarding die ik op 31 december 2009 heb ontvangen in verband met een verkeersovertreding, ter discussie te stellen. '
-
Zeg rechtstreeks waar het op staat. In een formele e-mail is het absoluut geen probleem om direct te zijn, zolang je maar beleefd blijft. Door om de hete brij heen te draaien bereik je alleen maar dat de aandacht van je lezer verslapt, waardoor het voor hem of haar lastiger wordt te bepalen wat je nou precies wilt of nodig hebt. [5] X Bron
- Als je bijvoorbeeld een e-mail stuurt aan een docent, verspil dan geen ruimte met onnodige opvullingen als: 'Ik ben Diana Franssen. Kent u mij? Chemie 221 is op dit moment mijn favoriete vak. De manier waarop de colleges georganiseerd zijn, bevalt me goed. Ik kan alles altijd prima volgen en weet altijd precies wat ik op een tentamen kan verwachten. Over tentamens gesproken, ik wilde graag iets vragen over de eerstvolgende tentamenweek.'
- In plaats daarvan is het veel duidelijker om iets te schrijven als: 'Mijn naam is Diana Franssen en ik volg bij u het college Chemie 221. Ik schrijf u met een vraag over een mogelijk conflict in de komende tentamentijden.'
-
Houd het kort. Er bestaat geen standaard regel voor de voorgeschreven lengte van een e-mail. Toch kun je voor een e-mail het beste een maximale lengte aanhouden van het oppervlak van één scherm (van een laptop of pc). [6] X Bron
- Als je e-mail relatief lang is, deel hem dan op in meerdere korte alinea’s. Voeg tussen twee alinea’s een witregel in, in plaats van in te springen aan het begin van iedere alinea.
-
Houd je taalgebruik formeel. Een formele e-mail schrijf je binnen een professionele context, en daarom wil je uiteraard een goede indruk maken. Gebruik complete zinnen en beleefde formuleringen. Vermijd dingen als: [7] X Bron
- Straattaal
- Onnodige afkortingen of samentrekkingen
- Emoticons en smileys
- Vulgaire taal
- Grapjes
-
Sluit je e-mail op de juiste manier af. Wat voor de aanhef geldt, geldt ook voor de afsluiting. Je kunt een formele e-mail op een aantal acceptabele manieren afsluiten. Zet onder de afsluiting altijd je volledige naam en je functie. Afhankelijk van de inhoud van je e-mail kun je één of meerdere van de volgende afsluitingen gebruiken: [8] X Bron
- 'In afwachting van uw antwoord verblijf ik,'
- 'Hoogachtend,'
- 'Met vriendelijke groet,'
- 'Bij voorbaat hartelijk dank,'
- 'Vriendelijk bedankt,'
Advertentie
-
Voeg de bijlagen die je eventueel wilt meesturen toe. Als je bepaalde bijlagen met je e-mail mee moet sturen, noem die dan in het hoofdgedeelte van je e-mail om de geadresseerde te laten weten dat er bijlagen bij de e-mail zitten. Wees zo aardig om het aantal bijlagen en het formaat ervan klein te houden en kies voor traditionele en op grote schaal compatibele bestandtypes. [9] X Bron
- Voeg bijvoorbeeld een opmerking toe als: 'Bijgaand stuur ik u een kopie van mijn cv en mijn portfolio in pdf-formaat.'
-
Kijk je e-mail goed na op spel- en grammaticafouten. Vertrouw niet blindelings op de spellingcontrole van je e-mail service provider of tekstverwerkingsprogramma. Je e-mail hardop voorlezen of iemand anders vragen om hem voor je na te kijken is een uitstekende manier om tik- of spelfouten of onduidelijke zinnen eruit te halen. [10] X Bron
-
Let goed op of er geen vertrouwelijke informatie in je e-mail staat. Houd er altijd rekening mee dat e-mail geen 100% veilig communicatiesysteem is. Bedenk dat e-mail servers gehackt kunnen worden, of dat de geadresseerde al dan niet met opzet informatie die jij niet openbaar wilde maken, met anderen zou kunnen delen. [11] X Bron
- Neem in een e-mail liever geen wachtwoorden, rekeningnummers of andere vertrouwelijke informatie op.
Advertentie
Bronnen
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ http://www.bbc.co.uk/skillswise/factsheet/jo10tech-l1-f-formal-informal-emails
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
Over dit artikel
Deze pagina is 96.671 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
