ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
เวลาพิมพ์ข้อมูลเยอะๆ ลง spreadsheet ของ Microsoft Excel ก็ไม่แปลกถ้าจะตาลายจนใส่ค่าซ้ำไปบ้าง แต่ไม่ต้องกังวลไป เพราะฟีเจอร์ Conditional Formatting ของ Microsoft Excel จะบอกคุณเองว่ามีค่าซ้ำตรงไหนบ้าง แล้วค่อยลบออกด้วยฟีเจอร์ Remove Duplicates ให้สุดท้ายแล้วเอกสารของคุณออกมาถูกต้องแม่นยำที่สุด
ขั้นตอน
-
เปิดไฟล์ต้นฉบับ. อย่างแรกที่คุณต้องทำ ก็คือเลือกทุกข้อมูลที่อยากตรวจสอบหาค่าซ้ำ
-
คลิกเซลล์มุมซ้ายบนของกลุ่มข้อมูลนั้น. เพื่อเลือกข้อมูลที่จะตรวจสอบ
-
กดคีย์ ⇧ Shift ค้างไว้แล้วคลิกเซลล์สุดท้าย. หรือก็คือตรงมุมขวาล่างของกลุ่มข้อมูลของคุณ เพื่อเลือกข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบทั้งหมด
- จะคลิกตรงไหนก่อนก็ได้ตามสะดวก (เช่น คลิกเซลล์ขวาล่างก่อน แล้วลากคลุมไปจากตรงนั้นก็ได้)
-
คลิกที่ "Conditional Formatting". จะอยู่ใน tab/ribbon "Home" ของแถบเครื่องมือ (บ่อยครั้งก็อยู่ใน "Styles" แทน) [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง แล้วเมนูจะขยายลงมา
-
เลือก "Highlight Cells Rules" แล้วเลือก "Duplicate Values". ระหว่างนี้ดูให้ดีว่าข้อมูลยังถูกไฮไลต์เลือกไว้อยู่ แล้วจะมีหน้าต่างตัวเลือกปรับแต่งโผล่มาในอีกเมนูที่ขยายลงมา [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
เลือก "Duplicate Values" จากในเมนูที่ขยายลงมา.
- ถ้าคุณอยากดูค่าเฉพาะ (unique values) ทั้งหมด ก็ให้เลือก "Unique" แทน
-
เลือกสีที่จะใช้ไฮไลต์. เพื่อระบุค่าซ้ำให้ชัดเจน ปกติสีตั้งต้นจะเป็นสีแดงอ่อน ส่วนตัวอักษรจะเป็นสีแดงเข้ม [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
คลิก "OK" เพื่อดูผล.
-
เลือกเซลล์ที่มีค่าซ้ำแล้วกด Delete เพื่อลบทิ้ง. แต่อย่าลบค่าพวกนี้ถ้าเป็นข้อมูลแทนบางอย่าง (เช่น ผลการสำรวจ)
- พอคุณลบค่าซ้ำตัวหนึ่งแล้ว ตัวที่เหลือจะไม่ถูกไฮไลต์อีกต่อไป
-
คลิก "Conditional Formatting" อีกครั้ง. ไม่ว่าคุณจะลบค่าซ้ำหรือเปล่า ก็อย่าลืมเอาไฮไลต์ออกก่อนปิดไฟล์นั้น
-
เลือก "Clear Rules" แล้วเลือก "Clear Rules from Entire Sheet" เพื่อล้างฟอร์แมต. แล้วยกเลิกการไฮไลต์ค่าซ้ำที่คุณไม่ได้ลบ [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าคุณตั้งค่าฟอร์แมตไว้หลายส่วนใน spreadsheet นั้น ก็ให้เลือกจุดต่างๆ โดยคลิก "Clear Rules from Selected Cells" เพื่อยกเลิกไฮไลต์
-
เซฟการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร. ถ้าตรวจสอบและแก้ไขจนพอใจ ก็ยินดีด้วยว่าไฟล์ Excel คุณปลอดค่าซ้ำแล้ว!โฆษณา
-
เปิดไฟล์ต้นฉบับ. อย่างแรกที่คุณต้องทำ ก็คือเลือกทุกข้อมูลที่อยากตรวจสอบหาค่าซ้ำ
-
คลิกเซลล์มุมซ้ายบนของกลุ่มข้อมูลนั้น. เพื่อเลือกข้อมูลที่จะตรวจสอบ
-
กดคีย์ ⇧ Shift ค้างไว้แล้วคลิกเซลล์สุดท้าย. หรือก็คือตรงมุมขวาล่างของกลุ่มข้อมูลของคุณ เพื่อเลือกข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบทั้งหมด
- จะคลิกตรงไหนก่อนก็ได้ตามสะดวก (เช่น คลิกเซลล์ขวาล่างก่อน แล้วลากคลุมไปจากตรงนั้นก็ได้)
-
คลิก tab "Data" ที่ด้านบนของหน้าจอ.
-
มองหา "Data Tools" ในแถบเครื่องมือ. จะเห็นเครื่องมือต่างๆ ใช้ปรับแต่งข้อมูลที่คุณเลือก รวมถึงฟีเจอร์ "Remove Duplicates"
-
คลิก "Remove Duplicates". เพื่อเปิดหน้าต่างปรับแต่ง
-
เลือกคอลัมน์ที่คุณจะใช้เครื่องมือนี้. ค่าตั้งต้นจะเลือกไว้ทุกคอลัมน์
-
คลิกตัวเลือก "My data has headers" ถ้ามี. เพื่อให้โปรแกรมกำหนดข้อมูลแรกของแต่ละคอลัมน์เป็น header ซึ่งจะไม่ถูกลบไปด้วย
-
คลิก "OK" เพื่อลบค่าซ้ำ. พอตรวจสอบเรียบร้อยแล้วให้คลิก "OK" เพื่อลบค่าซ้ำจากข้อมูลที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
- ถ้าโปรแกรมบอกว่าไม่มีค่าซ้ำ ทั้งๆ ที่คุณเห็นว่ามี ให้ลองเลือกถัดจากแต่ละคอลัมน์ในหน้าต่าง "Remove Duplicates" แล้วสแกนไปทีละคอลัมน์เพื่อแก้ error
-
เซฟการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร. ถ้าตรวจสอบและแก้ไขจนพอใจ ก็ยินดีด้วยว่าไฟล์ Excel คุณปลอดค่าซ้ำแล้ว!โฆษณา
เคล็ดลับ
- อีกวิธีใช้สแกนหาค่าซ้ำได้ ก็คือติดตั้ง add-in utility ของค่ายอื่น ซึ่งจะไปช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ฟีเจอร์ conditional formatting ของ Excel ให้คุณไฮไลต์ค่าซ้ำได้ทีเดียวหลายๆ สี
- ฟีเจอร์ลบค่าซ้ำสะดวกมากสำหรับคุณครูเวลาเช็ครายชื่อนักเรียนที่เข้าเรียน หรือเวลาคุณตรวจทานรายชื่อที่อยู่และเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน
โฆษณา
คำเตือน
- แก้เสร็จห้ามลืมเซฟเด็ดขาด!
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ https://support.office.com/en-us/article/Filter-for-unique-values-or-remove-duplicate-values-ccf664b0-81d6-449b-bbe1-8daaec1e83c2
- ↑ https://support.office.com/en-us/article/Filter-for-unique-values-or-remove-duplicate-values-ccf664b0-81d6-449b-bbe1-8daaec1e83c2
- ↑ http://www.accountingweb.com/technology/excel/identifying-duplicate-values-in-an-excel-list
- ↑ http://www.excel-easy.com/data-analysis/conditional-formatting.html#clear-rules
- ↑ http://www.excel-easy.com/examples/remove-duplicates.html
โฆษณา