PDF download ดาวน์โหลดบทความ PDF download ดาวน์โหลดบทความ

บางทีคุณอาจจะต้องเขียนรายงานการจัดงานหรือเรียงความเพื่อระบุว่างานนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่โดยการเปรียบเทียบผลลัพธ์กับจุดประสงค์ มันคือวิธีที่สำคัญที่ผู้คนหรือบริษัทที่เคยจัดงานสามารถระบุได้ว่าพวกเขาควรเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ มีวิธีที่คุณสามารถทำให้รายงานการจัดงานของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น สิ่งนี้สำคัญถ้าคุณกำลังวางแผนที่จะจัดงานอีกครั้ง

ส่วน 1
ส่วน 1 ของ 3:

การเรียบเรียงรายงานการจัดงาน

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. เลือกสไตล์การนำเสนอและรูปแบบสำหรับผู้ชมแต่ละคน. คุณสามารถเสนอรายงานการจัดงานโดยเย็บเล่ม ใช้ที่เย็บกระดาษ ส่งอีเมลเป็นไฟล์ PDF ทำไฟล์นำเสนอใน PowerPoint และอื่นๆ
    • คุณต้องเรียบเรียงรายงานการจัดงานของคุณให้เป็นสัดส่วนอย่างชัดเจน คุณต้องระบุว่าคุณอยากเปรียบเทียบผลลัพธ์ของงานกับจุดประสงค์อย่างไร สรุปผลหลักๆ ที่ได้จากงานหลักๆ
    • ปรับแต่งรายงานการจัดงานตามความต้องการและความสนใจของผู้สนับสนุนและผู้ชมแต่ละคน พิจารณาจุดประสงค์ของผู้สนับสนุน ผู้สนับสนุนคือผู้ชมที่สำคัญของรายงานการจัดงาน พวกเขาอยากรู้ว่ามันคุ้มค่าหรือไม่ที่จะสนับสนุนการจัดงานนี้ ฉะนั้นคุณต้องพิจารณาสิ่งที่พวกเขาอยากรู้และจุดสนใจหลักของพวกเขา
    • ปรับแต่งรายงานการจัดงานให้ตรงกับความต้องการของเอกลักษณ์ของงานและผู้สนับสนุน อย่าเขียนรายงานแบบระบายสีตามตัวเลข ผู้ชมอื่นๆ ของรายงานการจัดงาน ได้แก่ ผู้บริหารอาวุโสและผู้จัดการฝ่ายการเงิน
  2. สร้างขั้นตอนเพื่อบันทึกข้อมูลที่คุณจะต้องใช้ตลอดการจัดงาน. คุณคงไม่อยากพึ่งพาความทรงจำของคุณ
    • การบันทึกข้อมูลสำคัญก่อน ระหว่าง และหลังการจัดงานจะทำให้คุณมีรายงานที่เฉพาะเจาะจงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันยังจะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลได้ทันเวลา [1]
    • ลองใช้การบันทึกข้อมูลอย่างต่อเนื่องโดยใช้ผู้คนหลายคนถ้าจำเป็น (รวมไปถึงผู้ฝึกงาน) เพื่อรวบรวมข้อมูล สิ่งที่สำคัญคือคุณไม่ควรรอจนกว่าจะจบงานเพื่อทำรายงาน [2]
  3. อีกปัญหาหนึ่งของรายงานการจัดงานคือมันทำอะไรได้มากกว่าการระบุระเบียบวาระหรือมุ่งเน้นไปที่ข้อความที่รู้สึกดีและสนับสนุนเพียงเล็กน้อย อย่าทำแบบนั้น คุณต้องเน้นประเด็นสำคัญด้วยมุมมองที่ชัดเจนและใช้การวิเคราะห์แทน
    • เลือกไฮไลท์ของงานบางตอนเพื่อพูดถึงรายละเอียด พิจารณาว่า 3 สิ่งใดได้ผลดีที่สุดและ 3 สิ่งใดที่ทำให้ประหลาดใจมากที่สุด [3]
    • หลีกเลี่ยงการรวบรวมบทความด้วยรายละเอียดยิบย่อย เช่น เมนูอาหารกลางวันหรือบทสรุปที่มีรายละเอียดของการนำเสนอทั้งหมดของผู้พูด คุณต้องคัดกรองเฉพาะสิ่งที่สำคัญ
    โฆษณา
ส่วน 2
ส่วน 2 ของ 3:

การใส่เนื้อหาที่เหมาะสมในรายงาน

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. รายงานการจัดงานควรมีบทสรุปผู้บริหารซึ่งเป็นฉบับที่เฉพาะเจาะจงของรายงานฉบับเต็มที่มีรายละเอียดมากกว่า ลองนึกถึงบทสรุปผู้บริหารว่าเป็นบทนำ [4]
    • คุณควรทำรายงาน 2 ฉบับ ได้แก่ บทสรุปผู้บริหารที่ออกแบบมาเพื่อคนที่สนใจในผลลัพธ์ของการจัดงานและรายงานฉบับที่มีรายละเอียดมากกว่าสำหรับคนที่เกี่ยวข้องหรือสนับสนุนการจัดงาน
    • คุณต้องกลั่นกรองและมุ่งเน้นที่จุดประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญในบทสรุปผู้บริหาร บทสรุปผู้บริหารต้องกระชับได้ใจความ มีความยาว 1 หรือ 2 หน้า มันควรสรุปองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดงานและการตีความหมายข้อมูลอย่างกระชับ
  2. การนำเสนอโดยใช้แผนภูมิเพื่อให้เห็นแนวโน้มสถิติมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการนำเสนอผู้อ่านด้วยตัวเลขมากมาย
    • ถ้าการทำงานมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณก็ควรใส่รูปของผลิตภัณฑ์นั้น รูปของเหตุการณ์จริงสามารถช่วยวาดภาพรายงานการจัดงานได้ พยายามหารูปของผู้สนับสนุนบนเว็บไซต์เพื่อบันทึกสำหรับรายงาน คุณไม่ควรรอทำสิ่งนี้เมื่องานจบ
    • คุณควรรวบรวมตัวอย่าง การจำลองการจัดงาน และตัวอย่างที่อยู่ในงานลงในรายงาน รายงานจำนวนผู้คนที่ได้รับคูปองของผู้สนับสนุน เป็นต้น บันทึกข้อมูลจากในงานและนอกงานซึ่งได้จากการจัดงาน ในสื่อ เพื่อผู้ชม สำหรับผู้สนับสนุน
  3. คุณต้องประเมินสื่อที่ได้จากการเปรียบเทียบกับจุดประสงค์ที่วางไว้
    • มุ่งเน้นที่โฆษณาตีพิมพ์และบทความซึ่งมีชื่อและโฆษณาของผู้สนับสนุนนอกเหนือจากการรวบรวมจำนวนเงินที่หมุนเวียนและค่าโฆษณา
    • บันทึกการโฆษณาในโทรทัศน์ ประกาศสาธารณะ การจัดอันดับและอัตราค่าโฆษณา และการครอบคลุมของข่าว
    • อย่าลืมบันทึกโฆษณาทางวิทยุ อัตราค่าโฆษณา มูลค่าของโฆษณาและโปรโมชั่น รายงาน และอื่นๆ
  4. คุณต้องเชื่อมโยงจุดประสงค์ของการจัดงานกับผลลัพธ์ ฉะนั้นคุณต้องระบุสิ่งที่ย้ำเตือนว่าภารกิจแท้จริงและเป้าหมายของการจัดงานนี้คืออะไร
    • คุณสามารถใส่โปรแกรมของการจัดงาน คุณยังควรระบุว่าผู้เข้าร่วมงานที่สำคัญคือใครด้วย ทำส่วนนี้ให้กระชับได้ใจความ
    • คุณต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ระบุและพูดถึงผลลัพธ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจงของการจัดงานและเชื่อมโยงผลลัพธ์เหล่านี้กับผลลัพธ์ที่ระบุไว้ ตั้งอยู่บนหลักความจริงและอย่าพยายามปกปิดสิ่งที่ไม่ได้ผล
  5. คุณต้องระบุรายละเอียดของการ ตั้งงบรายจ่ายที่ได้ผลจริง ของการจัดงานและจำนวนเงินที่ใช้จริง (หรือรวบรวมมา) คุณต้องระบุการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายงบประมาณที่ตั้งไว้กับงบประมาณจริงเช่นเดียวกับเน้นย้ำสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ต้องปรับปรุง [5]
    • คุณควรลงรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมถึงแผนการตลาดและกิจกรรมการโปรโมท ค่าใช้จ่ายของพนักงาน และค่าใช้จ่ายของการสนับสนุน คุณควรใส่รายละเอียดของงบประมาณ ผู้จัดการฝ่ายการเงินและผู้บริหารอาวุโสอยากจะเห็นหลักฐานที่สนับสนุนข้อสรุป
    • ระบุรายได้ เช่น ค่าธรรมเนียม การสปอนเซอร์ และการจัดนิทรรศการ คุณต้องเปรียบเทียบรายได้กับการประเมินรายได้เปรียบเทียบกับอะไร? นั่นคือคำถามที่ดี
  6. คุณคงไม่อยากได้รายงานที่เต็มไปด้วยข้อมูลที่ดูดีเพียงอย่างเดียว จำนวนของคนที่เข้าร่วมคือสถิติที่คุณควรระบุ คุณต้องให้ข้อมูลที่สามารถวัดได้
    • สถิติและข้อมูลอื่นๆ ได้แก่ ปริมาณการขายที่เกิดขึ้นและจำนวนของผู้เข้าชมบูธต่างๆ การให้ข้อมูลช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับรายงานการจัดงาน ให้ข้อมูลของผู้เข้าร่วม ระบุข้อมูลประชากร จำนวนผู้เข้างาน และผลการวิจัยผู้ชม (เช่น พฤติกรรมการซื้อ)
    • รายงานจำนวนของคนที่ตอบรับแคมเปญของผู้สนับสนุนเช่นเดียวกับเงินบริจาคให้กับองค์กรการกุศล บันทึกผลกระทบทางเศรษฐกิจและการเข้าร่วมของพนักงาน
  7. รายงานของคุณควรมีสถิติแต่คุณต้องมีการอ้างอิงของมนุษย์เพื่อให้ผลตอบรับที่เป็นบริบท
    • รวบรวมคำอ้างอิงและผลตอบรับจากผู้เข้าร่วมและสมาชิกทีมจัดงานเพื่อที่การประเมินความสำเร็จและความล้มเหลวของการจัดงานไม่ได้มาจากผู้จัดทำรายงานเพียงอย่างเดียว รายงานจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
    • ระบุการค้นคว้าของบุคคลที่สามด้วย การวางค่าการเปิดรับสื่อเป็นตัวอย่างหนึ่งของสิ่งที่บุคคลภายนอกสามารถค้นคว้าได้
    • ประเมินพื้นที่และการจัดงาน คุณควรประเมินประสิทธิภาพของสถานที่และการจัดงานจากมุมมองของผู้อื่น พูดถึงการใช้พื้นที่เพื่อจัดการประชุม จัดงาน และอื่นๆ
    โฆษณา
ส่วน 3
ส่วน 3 ของ 3:

การสรุปรายงาน

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. พยายามเขียนและตีพิมพ์รายงานอย่างรวดเร็วหลังจากการจัดงาน คุณต้องจัดเวลาในปฏิทินเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น บางคนแนะนำการตีพิมพ์รายงานการจัดงานภายใน 30 วันแต่บางคนบอกว่าคุณควรส่งรายงานภายใน 2-3 วัน [6]
    • ไม่ว่าวันที่กำหนดจะเป็นวันไหน คุณก็ควรส่งให้ทันเวลา บางทีคุณเขียนรายงานการจัดงานสำหรับสำนักที่ว่าจ้างโดยลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง คุณต้องใส่ใจกับทุกคำขอ
    • สุดท้ายแล้วผู้ชมของคุณจะคาดหวังรายงานที่รอบคอบและตรงเวลา ฉะนั้นคุณต้องใช้เวลาตรวจทานและทำรายงานให้ถูกต้องแต่อย่ารอนานเกินไปจนดูเหมือนว่าล่วงเวลา
  2. รายงานการจัดงานของคุณต้องมีไวยากรณ์ที่ถูกต้องและไม่มีคำสะกด เครื่องหมาย และข้อผิดพลาดอื่นๆ
    • คำตอบของคุณต้องมีความลึกซึ้ง กฎข้อสำคัญของเทคนิคการเขียนแบบ “ทำให้ดูโดยไม่ต้องพูด” แปลว่าคุณต้องให้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงเพื่อสนับสนุนประเด็นที่พูดถึงในรายงาน
    • อย่าลืมผู้ชมและเขียนอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ รายงานการจัดงานไม่ใช่บันทึกที่เรียบง่าย มันคือการบันทึกที่ละเอียดอ่อนว่าการจัดงานคุ้มค่าหรือไม่ ฉะนั้นมันต้องเชื่อถือได้
    โฆษณา

เคล็ดลับ

  • ถ่ายรูปให้มากกว่าที่คุณคิดว่าคุณต้องการใช้ คุณจะขอบคุณสิ่งนี้ในภายหลัง
  • เมื่อต้องขอความคิดเห็นจากผู้นำและผู้วางแผนก็อย่าไปหาพวกเขาก่อน พวกเขาจะอยู่อีกนานหลังจากงานจบ ฉะนั้นคุณควรถามผู้คนจากหมู่ผู้ชมก่อน พวกเขาจะหายไปทันทีหลังจากงานจบ อย่ารบกวนผู้พูดหรือผู้นำถ้าเขายุ่งกับเรื่องอื่นอยู่ พวกเขาจะให้คุณถามคำถามในภายหลัง
  • เมื่อต้องขอความคิดเห็น คุณต้องพูดคุยและถามคำถามอย่างเป็นธรรมชาติจนกว่าคุณจะทำให้อีกฝ่ายพูดความคิดเห็นของเขาได้
  • ขอความคิดเห็นให้มากกว่าที่คุณคิดว่าคุณต้องใช้ คุณจะขอบคุณสิ่งนี้ในภายหลัง
  • รูปภาพที่ดีสามารถแสดงการเคลื่อนไหวของงานหรือปฏิกิริยาของผู้คนในงานได้
  • พยายามหารูปภาพของภาพรวม รวมถึงผู้คนและผู้พูดในรูปเดียวกันเพื่อสื่อสารให้ผู้อ่านรู้ว่างานยิ่งใหญ่แค่ไหน
โฆษณา

สิ่งที่คุณต้องใช้

  • กล้องดิจิทัล
  • สมุดจด

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 3,209 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

โฆษณา