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备忘录的基本功能是使读者了解特定信息，以解决特定问题。备忘录可以写来劝说他人采取行动，或针对某一特定的问题给出具体的反馈。一份优秀的备忘录可以将作者关心的问题与读者的利益高效的联系起来。
步骤
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1分析对象。 备忘录写给哪部分群体（目标读者）？他们有什么样的共同诉求，关心什么事？要思考清楚你的备忘录重要在哪里。
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标题段。 标题段应写明备忘录写给何人，由谁所写，完整确切的写作时间以及主题（即反映备忘录所写内容）。标题段示例致：目标读者的姓名及工作头衔 来自：你的姓名及工作头衔日期：备忘录完成时的时间 主题： (或回复：) 备忘录是关于什么的(用不同的格式来突出)
- 务必使用目标读者的正式姓名；不要使用昵称。
- 写标题段时一定要注意各部分之间空两行，并且对齐文本。
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开头段。 从三个部分阐述确认备忘录的目的：问题描述；特别要求；最后方案。梳理一下备忘录的写作原因，并清晰的展现给目标读者。
- 如果你无法描述出通过采取何种手段来解决这个问题（任务陈述），那么请重新思考一下你是否足够清楚目前的局势。
- 仅加入必要并且令人信服的内容，否则会降低文本的说服力。
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总结段。 该部分应提供前文所有重要建议的简短陈述。这将有助于读者快速理解备忘录的关键点。 还可以加入前文中研究问题所使用的链接或引用来源。
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展开讨论段。 在这一段中，写入支持你想法的所有细节以及有助于解决问题的建议。你还可以写上将来可能出现的问题，然后就防止该问题出现而应该采取何种措施的讨论过程。
- 将最重要的信息放在讨论段的前面。
- 从人们最普遍的认识开始，再接着诉说特定的事实或支持该认识的论据。
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结尾段。 以友好的态度结束备忘录并向读者表明你希望他们采取何种措施。要思考下读者通过什么样的方法才能从备忘录所提供的信息中获益，以及如何将这种情况转化为优势。
- 一定要思考清楚读者怎样从被建议的行动中获益，以及你怎样将这种行动尽可能的简化。你可能会说， “我会很高兴我们以后可以再讨论这些建议，并且尊重你做的任何决定。 ”
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结尾的时候号召采取行动。 如果你希望读者在将来的某个时间做什么事，写下来。
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检查有没有拼写、语法和内容错误。 要特别注意姓名、日期或数字，并确定表达习惯和你所使用的语言相一致。
- 人性化。使用像”我“，”你“和”我们“这样的表述。并用主动的口吻来鼓励读者采取行动。
- 记录下会话。按你说话的方式记录下来，不要害怕使用缩略词。
- 不要表现出炫耀的感觉。避免学术用词和技术术语。
- 避免使用“让人透不过气”的表述：语言尽可能的平实、简洁。例如：不要说，“我们公司激励机制的持续依赖于公司员工对公司目标的完成程度。”而是说：“如果你想继续得到奖励，就要完成公司的任务。”
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小提示
- 段落尽可能的短。每一段限制在5行以内。
- 仅把读者需要的信息写下来；简洁但不能简单，要让人相信问题确实存在并且需要处理。
- 不要写太多的为什么。解释清楚为什么做某事很重要，但是不要过度。
- 用短标题来让各个类别更易阅读。例如，不要写“解决中”，而是写“办公室里的蚂蚁问题。 ” 将每一个标题都写的尽可能具体，简洁，这样读者就能很快的弄清楚备忘录的基本要点。
- 为了让读者更好的理解主题，在备忘录最后加入列表、图表和图形是个很好的选择。一定要写清备注，说明这些附件是关联于哪一部分。
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