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Ein Antwortbrief ist eine Erwiderung eines Briefes, in dem eine Frage gestellt wird oder Informationen ersucht werden. Sie sind in der Wirtschaftskommunikation besonders üblich. Um einen perfekten Antwortbrief zu erstellen, sieh dir zunächst den ursprünglichen Brief genau an und stelle fest, worum der Verfasser dich bittet. Finde dann zusätzliche Informationen heraus, die du brauchst, um der Anfrage nachzukommen. Schreibe einen höflichen, übersichtlichen Brief, in dem du auf jedes Anliegen oder jede Frage im ursprünglichen Brief eingehst. Halte den Sprachton freundlich und informativ, um sicherzustellen, dass der Empfänger mit deiner Antwort glücklich ist.
Vorgehensweise
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Stelle fest, was in dem ursprünglichen Brief gefragt wird. Ein Antwortbrief sollte darauf eingehen, was der Verfasser des ersten Briefes wissen wollte. Lies dir den ursprünglichen Brief sorgfältig durch. Finde heraus, was der Verfasser braucht und fange an festzustellen, wie du ihm die erforderlichen Informationen geben kannst. [1] X Forschungsquelle
- Manchmal ist es nicht ganz einfach festzustellen, worum in einem Brief gebeten wird, besonders wenn der Brief nicht deutlich verfasst wurde. Lies dir den Brief genau an, um zu erfahren, was der Verfasser von dir braucht.
- Mache dir falls notwendig Notizen, um das Wesentliche herauszufinden. Notiere dir, was in dem Brief gefragt wird und wie du es beantworten könntest.
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Finde die Informationen heraus, um die man dich in dem Brief bittet, wenn du sie noch nicht kennst. Wenn in dem Brief, den du erhalten hast, Informationen angefragt werden, weißt du sie vielleicht nicht auf Anhieb. Ergreife die notwendigen Schritte, die dir möglich sind, um herauszufinden, wie du die Frage des Verfassers beantworten kannst, bevor du auf den Brief antwortest. [2] X Forschungsquelle
- In dem Brief könnte zum Beispiel nach dem Stand bei einer Bewerbung gefragt werden. Wenn du mit dem Einstellungsprozess nicht in Verbindung stehst, rufe den Personalverantwortlichen an, um nach der Bewerbung zu sehen, bevor du antwortest.
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Leite den Brief an jemanden weiter, wenn du nicht qualifiziert bist, ihn zu beantworten. Manchmal, besonders in Unternehmen, werden Briefe an eine allgemeine Adresse oder Kontaktperson geschickt. Wenn du einen Brief erhältst, von dem du weißt, dass jemand anderer ihn viel besser beantworten könnte, sende ihn an diese Person weiter, damit sie antwortet. So sorgst du dafür, dass der Empfänger die zutreffendste Antwort erhält. [3] X Forschungsquelle
- Wenn die Person, der du den Brief gegeben hat, etwas Zeit brauchen könnte, um den Brief zu beantworten, ist die bewährte Verfahrensweise, dem Verfasser des Briefes zu antworten und zu schreiben, dass du den Brief an jemand anderen weitergeleitet hast, der besser qualifiziert ist, ihn zu beantworten. Das zeigt dem Verfasser, dass seine Nachricht angekommen ist und jemand daran arbeitet.
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Adressiere den Brief an die Person, die die Informationen angefordert hat. Beginne den Brief immer mit einer höflichen Grußformel wie „Sehr geehrte(r)“ gefolgt von dem Namen der Person. Begrüße die Person direkt, anstatt eine Begrüßung wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden. Das ist unpersönlich und wirkt, als hätte ein Computer die Antwort erledigt. Eine Person mit ihrem Namen anzuschreiben hingegen ist persönlicher und zeigt, dass Sorgfalt in das Verfassen der Antwort gesteckt wurde. [4] X Forschungsquelle
- Wenn du die Person nicht persönlich kennst, verwende Anreden wie Herr oder Frau gefolgt von dem Nachnamen der Person. Wenn die Person einen bekannten Titel hat, wie Dr., verwende stattdessen diesen.
- Wenn du die Person kennst oder dir das Geschlecht nicht bekannt ist, verwende den Vornamen.
- Eröffne den Brief, als gute Faustregel, mit demselben Namen und Titel, den die Person eingesetzt hat, um ihren Brief zu unterzeichnen. Wenn der Brief zum Beispiel mit „Dr. Jonas“ unterschrieben wurde, eröffne deinen Brief mit „Sehr geehrter Herr Dr. Jonas".
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Erkläre, dass du auf den ursprünglichen Brief antwortest. Lasse den Leser im ersten Satz wissen, dass du auf seinen Brief antwortest. Das sagt dem Leser, dass dein Brief empfangen und bearbeitet wurde und nennt ihm auch den Zweck deines Briefes. [5] X Forschungsquelle
- Einfach zu schreiben „Ich beziehe mich auf Ihr Schreiben vom 13. Juni“ ist ein perfekter Anfang für einen Antwortbrief.
- Wenn du nicht die Person bist, an die der Verfasser den Brief ursprünglich gesandt hat, gib an, woher du den Brief hast. Schreibe zum Beispiel „Die Leiterin unseres Kundendienstes, Michelle Harens, hat ihren Brief an mich weitergeleitet.” [6] X Forschungsquelle
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Antworte auf die Anfrage der Person so direkt wie du kannst. Gehe nach dem Briefanfang auf den Hauptpunkt des Briefes ein. Sprich die Frage oder das Anliegen in dem ursprünglichen Brief so vollständig an, wie du kannst. Vergewissere dich, dass du auf jeden Punkt eingehst, damit die Person mit deiner Antwort zufrieden ist. [7] X Forschungsquelle
- Nenne, worum in dem ursprünglichen Brief gebeten wurde und was die Antwort ist. Zum Beispiel: „In Ihrem Brief fragten Sie nach der Kontaktperson für Presseanfragen. Ihre Kontaktdaten sind wie folgt: Jeanette Walters, E-Mailadresse , Telefonnummer .
- Verwende für längere Anfragen eine nummerierte Liste, um jede Frage zu beantworten. Das ist leichter zu lesen und zeigt, dass auf jedes Anliegen eingegangen wurde.
- Antworte umfassend, aber kurz. Ein paar Sätze pro Frage sollten ausreichen, um die ursprüngliche Anfrage der Person zu beantworten. [8] X Forschungsquelle
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Gestehe es deutlich ein, wenn du die Bitte der Person nicht erfüllen kannst. Manchmal kann man der Anfrage einer Person nicht entsprechen. Sei direkt dabei. Verwende keine weitschweifige Antwort, um den Schock abzumildern. Dein Empfänger wird eine klare, direkte Antwort auf seine Frage schätzen. Denke daran, immer höflich zu sein und entschuldige dich, damit der Empfänger nicht beleidigt wird. [9] X Forschungsquelle
- Setze immer einen verständnisvollen Ton ein, wenn du eine Anfrage ablehnst, gib aber auch eine standhafte Antwort. Schreibe „Leider ist es mir nicht möglich, ihre Bitte zu erfüllen. Wir haben die Informationen nicht, die Sie benötigen und können nicht sagen, wann wir sie haben werden.”
- Wenn du die Frage vielleicht mit weiteren Informationen beantworten könntest, bitte die Person um eine Antwort. Schreibe „Ich würde Ihre Anfrage gerne beantworten, muss jedoch zunächst mehr über die Situation wissen. Nennen Sie uns sobald es Ihnen möglich ist das Datum ihrer Bewerbung und den Namen der Person, die sie kontaktiert haben und ich werde Ihnen umgehend antworten.”
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Danke der Person, dass sie geschrieben hat. Unabhängig davon, ob du der Anfrage der Person entgegenkommen kannst oder nicht, solltest du immer höflich sein und der Person für ihren Brief danken. Das zeigt, dass du ihre Aufmerksamkeit schätzt und pflegt eine positive Beziehung zu dem Verfasser des Briefes. [10] X Forschungsquelle
- Manche Leute ziehen es vor, ihren Brief mit einem Dank zu eröffnen. Die genaue Anordnung ist nicht sehr wichtig, solange du der Person an irgendeiner Stelle dankst.
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Unterzeichne den Brief mit deinem Namen und Titel. Schließe den Brief mit einer formellen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ gefolgt von deinem Namen ab. Wenn du für ein Unternehmen arbeitest, schreibe deinen Titel oder deine Position unter den Namen. [11] X Forschungsquelle
- Wenn du mit der Hand schreibst oder den Brief ausdruckst, lasse Platz für deine Unterschrift, nachdem du deinen Namen ausgedruckt hast. Wenn du eine E-Mail schickst, reicht es aus, deinen Namen zu schreiben.
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Lies dir den Brief durch, um sicherzugehen, dass du die Frage der Person beantwortet hast. Der Empfänger wird frustriert sein, wenn er einen Antwortbrief erhält, der seine Frage nicht beantwortet. Die Person nicht zufriedenzustellen könnte ihn als Kunden unglücklich machen oder dir mehr Arbeit bereiten, weil du später eine weitere Anfrage beantworten musst. Stelle den Empfänger zufrieden, indem du seine Anfrage so vollständig wie möglich beantwortest. Sieh dir deinen Brief noch einmal an, um sicherzugehen, dass er alles anspricht, was im ursprünglichen Brief stand. Wenn etwas fehlt, bringe es ein, bevor du den Brief abschickst. [12] X Forschungsquelle
- Es ist auch hilfreich, den Brief von einem Freund oder Arbeitskollegen durchlesen zu lassen. Sie können sich in den Empfänger hineinversetzen und dir sagen, ob sie mit der Antwort zufrieden wären.
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Verwende das übliche Format für Geschäftsbriefe. Betrachte alle Antwortschreiben als formelle Wirtschaftskommunikation. Schreibe professionell und verwende das normale Format für Geschäftsbriefe, um für den richtigen Ton zu sorgen. [13] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Schreibe oben links deinen Namen, Titel, Unternehmen (falls zutreffend) und Adresse. Schreibe darunter das Datum. Schreibe schließlich den vollen Namen und die Adresse der Person, der du antwortest.
- Setze bei getippten Briefen die Seitenränder auf 2,5 cm. Verwende einen einzeiligen Zeilenabstand mit zwei Leerzeilen zwischen den einzelnen Absätzen.
- Wenn du einen Brief tippst, verwende Schriftgröße 12 und die Standardeinstellung für Text. Wenn du den Brief mit der Hand schreibst, achte darauf, lesbar zu schreiben.
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Gib dem Empfänger das Gefühl, dass du glücklich über seine Anfrage bist. Das ist besonders wichtig, wenn du ein Unternehmen oder eine Dienstleistung führst. Die Menschen sollten sich immer fühlen, als würdest du ihre Zeit und Gedanken zu schätzen wissen. Danke der Person für ihre Anfrage und verwende immer einen warmen, herzlichen Tonfall beim Schreiben. [14] X Forschungsquelle
- Ein schlichtes „Danke, dass Sie uns geschrieben haben, wir schätzen es, von Ihnen zu hören“ kann einen große Wirkung für den Tonfall deines Briefes haben. Gewöhne es dir an, solche Sätze in deinen Briefen einzusetzen.
- Vermittle nie den Eindruck, dass du genervt von der Person bist, die dir schreibt. Es ist besser, es mit Freundlichkeit zu übertreiben, als jemanden glauben zu lassen, du seist wütend oder genervt.
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Halte den Brief kurz, damit der Empfänger ihn schnell lesen kann. Respektiere die Zeit des Empfängers. Erwarte nicht von ihm, einen dreiseitigen Brief zu lesen, wenn ein einziger Absatz seine Antwort sehr gut beantworten würde. Gehe so gut du kannst auf das Anliegen im ursprünglichen Brief ein und schicke den Brief dann ab. Füge keine zusätzlichen Passagen hinzu, die nicht in dem Brief sein müssen. [15] X Forschungsquelle
- Das ist besonders wichtig, wenn du ein Unternehmen leitest und eine Kundenanfrage beantwortest. Dein Kunde könnte frustriert sein, wenn er Zeit dafür aufwenden muss, einen langen Brief zu lesen, der nur halb so lang sein könnte.
- Halte es natürlich auch nicht so kurz, dass du die Frage der Person nicht beantwortest. Wenn etwas eine Menge Erklärung erfordert, liefere diese Erklärung. Hole nur nicht weit aus oder biete mehr Informationen, als du musst.
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Schreibe deutlich, damit der Empfänger deine Antwort ersteht. Setze keine langatmigen Sätze oder verschachtelte Ausdrücke ein. Schreibe in einfacher, direkter Sprache, die den Leser nicht verwirrt. Kurze Sätze eignen sich zu diesem Zweck am besten. [16] X Forschungsquelle
- Stelle dir als gute Faustregel vor, der Leser überfliegt den Brief. Wird er alle Punkte sehen können, die du anbringst? Wenn nicht, verbessere deine Sprache und mache sie deutlicher.
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Meide Fachsprache und technische Ausdrücke, die der Leser unter Umständen nicht versteht. Das hängt damit zusammen, deutlich zu schreiben. Außer, wenn du sicher bist, dass die Person, der du schreibst, eine Fachkraft ist, die Fachbegriffe verstehen wird, halte sie aus deinem Brief heraus. Ersetze alle technischen Begriffe durch alternative Wörter, die eine fachfremde Person verstehen kann. [17] X Forschungsquelle
- Überarbeite deinen Brief mit der Frage im Hinterkopf „Würde jemand, der meine Arbeit nicht kennt, wissen, worüber ich spreche?“ Wenn nicht, verändere deine Sprache so, dass ein Durchschnittsmensch sie verstehen kann. Das ist eine gute Möglichkeit, Fachsprache aus deinem Text zu streichen.
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Lies deinen Brief Korrektur. Tippfehler und andere Fehler lassen dein Schreiben unprofessionell wirken. Lies deine Briefe immer durch und behebe alle Probleme mit Rechtschreibung, Grammatik, Aufbau und Lesefluss. Ein paar Minuten zusätzliche Arbeit könnten deinen Brief weitaus professioneller wirken lassen. [18] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Verlasse dich nicht nur darauf, dass Rechtschreibprüfungen deine Fehler auffangen. Diese Programme erkennen in der Regel keine grammatikalischen Fehler. Lies den Brief Wort für Wort durch, um Fehler zu entdecken.
- Wenn es ein sehr wichtiger Brief ist, wie an einen Geschäftspartner, lasse ihn auch von jemand anderem lesen. Ein frischer Blick könnte Fehler aufspüren,die du übersehen hast.
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Referenzen
- ↑ https://writing.colostate.edu/guides/page.cfm?pageid=1470&guideid=71
- ↑ http://home.agh.edu.pl/~potrec/Exam%20B2/Letters/letters.pdf
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- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-8144874-respond-letter-requesting-information.html
- ↑ https://www2.archivists.org/groups/issues-and-advocacy-section/blog-entry-2-writing-an-effective-issue-response-letter
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- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
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