Cómo calcular las horas hombre

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Coescrito por Michael R. Lewis

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Las horas-hombre son un elemento crucial para presentar una oferta ganadora para un proyecto, así como para cobrar por el trabajo terminado. Debido a que la mano de obra constituye una parte tan grande de cualquier trabajo por contrato, estimar y reportar las horas de forma precisa es crucial para tener un negocio exitoso.

Parte 1
Parte 1 de 2:

Estimar las horas-hombre para una oferta para un proyecto

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    La primera parte de calcular las horas-hombre que necesitarás para realizar un trabajo es dividir el proyecto en componentes más pequeños. Luego, estima la cantidad de horas necesarias para terminar cada componente. Estos componentes deben estar designados según el tipo de la mano de obra involucrada. Si vas a construir un complejo de apartamentos, necesitarás excavación, construcción, electricidad, plomería, etc. Asegúrate de que cada componente de tu proyecto esté incluido en el estimado.
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    Esto depende en gran medida de la complejidad de las tareas que deban realizarse. No necesitas que un capataz haga todos los trabajos. Algunas tareas más simples pueden realizarlas asistentes o aprendices. Resolver esto es más difícil para trabajos más grandes que requieran una mezcla de mano de obra para realizar tareas de simples a complejas. [1]
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    Una vez que hayas determinado tus componentes y los tipos de mano de obra que cada uno requiere, estima el número total de horas-hombre que tomaría para que tus trabajadores realicen un paso de principio a fin. No incluyas descansos. Este número debe ser las horas de trabajo dedicado que tomará terminar un paso.
    • Si estás familiarizado con el tipo de trabajo que un paso requiere, puedes basarte en proyectos anteriores para obtener buenos estimados de tiempo. Por ejemplo, si sabes que le tomó a un trabajador diez horas instalar cuatro ventanas nuevas o 2,5 horas por ventana, es probable que tu proyecto actual sea similar.
    • Si un paso en tu proyecto incluye un tipo de mano de obra con el que no estés familiarizado, debes investigar un poco al preparar tu estimado. Dependiendo del proyecto, podrías obtener información valiosa en línea o de otro contratista. También puedes contratar a un consultor que esté familiarizado con el tipo de mano de obra que necesites. Esta persona puede ayudarte a estimar las horas requeridas para un determinado paso.
    • Toma en cuenta cosas como la dificultad del trabajo al hacer tu estimado. Si las ventanas de tu próximo proyecto están en el séptimo piso de un edificio y las ventanas de tu proyecto anterior estaban en el primero, incrementa la tasa de horas por ventana para reflejar esta diferencia.
    • Incluye estimados del tiempo dedicado a tareas administrativas que el contrato pueda requerir.
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    También puedes incluir horas del proyecto para un capataz o gerente, quien guiará al equipo de trabajadores y administrará los detalles de los informes y el cumplimiento del cronograma. Algunos proyectos pueden requerir más de un supervisor o capataz que administre diferentes componentes. Otros proyectos pueden requerir diferentes niveles de supervisión. Puedes tener capataces que administren trabajadores en diferentes componentes del proyecto y un supervisor general que administre a todos los capataces.
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    Es probable que tu cliente especifique un tiempo de término del proyecto. Quizás te pida que indiques en tu oferta cuándo puedes terminar el proyecto. Puedes usar los pasos y horas que hayas calculado para desarrollar un cronograma del proyecto. Determina cuáles componentes pueden terminarse simultáneamente y cuáles deben terminarse de forma secuencial, en donde lo que se ingresa a un proceso depende del producto del proceso anterior. Si sabes cuándo debe terminarse cada paso del proyecto, puedes dividir el número de horas necesarias para terminar un paso entre el número de jornadas de ocho horas en ese periodo de tiempo. Podrías extender o acortar el cronograma del proyecto agregando o eliminando trabajadores. Mientras más trabajadores tengas, podrás terminar un paso más rápido.
    • Algunos proyectos pueden requerir jornadas de más de 8 horas o semanas de más de 40 horas para cumplir con el cronograma. Esto requerirá horas extra, las cuales deben cobrarse al proyecto.
    • Por ejemplo, si tienes un mes para establecer los cimientos de una nueva casa y sabes que estos requieren 1000 horas de trabajo, divide 1000 entre el número de jornadas de 8 horas en el mes para calcular el número de trabajadores que tendrás que contratar para completar ese paso a tiempo (1000 horas del proyecto / 20 jornadas en el mes = 50 horas al día; 50 horas al día / 8 horas por trabajador = 6,25 trabajadores necesarios). [2] Redondea el número de trabajadores hacia arriba o hacia abajo hasta un número entero y ajusta en concordancia el número de jornadas laborales necesarias.
    • Sé realista en cuanto al número de trabajadores que puedes contratar en un periodo de tiempo dado. Si necesitas siete electricistas para terminar un cableado en una semana, esto puede ser poco realista dependiendo de la disponibilidad de los electricistas en tu localidad. Es posible que tengas que extender tu cronograma para adaptarte a la disponibilidad de la mano de obra para tu proyecto.
    • Si planeas terminar múltiples pasos a la vez, necesitarás trabajadores separados para trabajar en cada paso.
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    Suma las horas para cada tipo de mano de obra que necesitas de forma que tengas un total para cada tipo. Si necesitas solo un tipo de mano de obra, puedes combinar todas las horas del proyecto en un solo número. Si necesitas muchos tipos de mano de obra, tu oferta debe especificar el total de horas para cada tipo. Debes incluir todos los costos de mano de obra, incluyendo impuestos y beneficios. Algunos contratos pueden requerir un sueldo mínimo para cada categoría de trabajadores. También incluye cualquier sobreprecio que planees cobrar.
    • Como un ejemplo, imagina que te han contratado para instalar una nueva cocina en una casa de tamaño mediano. Has dividido tu proyecto en pasos y cada uno requiere plomería, electricidad y trabajo de construcción general. Tu oferta debe reflejar el total de horas-hombre de electricistas, horas-hombre de plomeros y horas-hombre de trabajadores generales, así como las tarifas de pago para cada tipo de mano de obra.
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    Debido a que los estimados de tiempo son en realidad simplemente adivinanzas, tendrás que actualizar tus estimados a medida que tu proyecto avance. Es probable que de todas formas le cobres a tu cliente con base en las horas reales que tu equipo trabaje, así que debes proporcionarle a tu cliente estimados actualizados de horas conforme pase el tiempo. Esto ayuda a prevenir sorpresas para tu cliente cuando llegue el momento de la facturación.
    • Incluye un "factor de corrección", el cual es un incremento en el tiempo estimado debido a causas desconocidas. La cantidad del factor de corrección depende de la complejidad del trabajo, la disponibilidad de la mano de obra, la dependencia de agentes externos y la relación entre un proceso y otro.
    • La mayoría de los contratistas dejan en claro que su oferta es solo un estimado, que las horas reales variarán y que los clientes pagarán por las horas reales trabajadas a medida que el trabajo progrese. Sin embargo, es posible que un cliente quiera pagarte una suma fija con base en tu estimado y no pagar por las horas reales trabajadas. Presta mucha atención a cualquier lenguaje en un contrato que indicaría este tipo de arreglo ya que esto requiere un estimado muy cuidadoso por parte del contratista.
    • Si tu cliente te pagará con base en las horas reales trabajadas, recuerda que tu oferta sirvió como un estimado y no debes cobrar por una cantidad significativa de horas adicionales a las que planificaste a menos que cites una justificación razonable. Si te encuentras con problemas y sabes que vas a superar tus estimados de tiempo, mantén informado al cliente a fin de prevenir fallas en la comunicación.
    • Ten un acuerdo escrito que defina las contingencias y el trabajo fuera del ámbito. Incluye el proceso para identificar y aprobar estos cambios, como las aprobaciones y documentación necesarias.
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Parte 2
Parte 2 de 2:

Reportar horas-hombre para trabajos por contrato

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    Mantén archivos precisos de empleados para todas las personas que trabajen en tu proyecto. Esto incluirá registros de nómina y todos los documentos requeridos por ley. Si vas a usar ingenieros, electricistas, plomeros u otros trabajadores con licencia, tendrás que mantener pruebas en archivo de sus certificaciones activas. Esto se requiere para la mayoría de los trabajos de ingeniería y construcción ya sea que sean contratos del gobierno o no. Es tu responsabilidad asegurarte de que todos los que trabajen para ti estén adecuadamente certificados, incluyendo los subcontratistas.
    • Puedes pagarles a personas que no sean tus empleados para realizar trabajos en tu proyecto. Estos "subcontratistas" trabajan para ti, el contratista, y tú le cobras a tu cliente por su trabajo. Aunque los subcontratistas no son en realidad tus empleados, debes reunir su información de certificación y mantenerla en archivo. Como el contratista, eres responsable de asegurarte de que cualquiera a quien contrates para trabajar en un proyecto esté calificado a menos que se especifique lo contrario en su contrato.
    • Los contratos gubernamentales generalmente requieren información adicional del empleado y el subcontratista que indique el cumplimiento de la ley. Esto puede incluir informar sobre la etnicidad y las tarifas de pago de los empleados para asegurar que no haya discriminación en el lugar de trabajo. Si tienes un contrato gubernamental, léelo cuidadosamente y sigue todas las instrucciones para contratar y reportar a fin de evitar las dificultades para recibir el pago. [3]
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    Para presentar informes precisos a tu cliente, necesitas un método fiable para monitorear cuántas horas tus trabajadores están en el trabajo. Puedes usar un reloj de fichar o una hoja escrita de asistencia, pero estos registros deben verificarse para asegurar que sean precisos. Dependiendo de tu contrato, puedes estar sujeto a auditorías periódicas y se te puede pedir que pruebes que las horas que presentas están justificadas.
    • Una forma de asegurar la precisión del informe del tiempo es establecer supervisores sobre cada empleado o grupo de empleados. Al final de la semana, cuando un empleado presente su tarjeta de registro, el supervisor puede revisarla y firmarla certificando que la información es correcta. Esto evitará que los empleados presenten hojas de registro para horas que no trabajaron.
    • También puedes considerar usar un sistema electrónico de hojas de registro para monitorear el trabajo de tus empleados. Asegúrate de que el sistema esté controlado para evitar el abuso. Debes poder probar que este es el caso si tu informe de horas es puesto en tela de juicio.
    • A los clientes gubernamentales se les requiere por ley reunir toda esta información antes de pagarles a sus contratistas porque usan dinero de los contribuyentes para pagar por el trabajo. Puedes esperar un nivel intensificado de escrutinio al reportar el tiempo en trabajos gubernamentales. Sigue cuidadosamente todas las instrucciones para reportar que estén detalladas en el acuerdo.
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    Tu contrato debe especificar cuán a menudo debes reportar las horas-hombre a tu cliente a fin de recibir el pago. Cuando envíes estos informes, es probable que transfieras información de tus documentos de nómina y control de horas trabajadas a un informe especializado para tu cliente comparando el número de horas por las que cobres a los estimados que enviaste durante la licitación. Si hay una gran divergencia entre las horas reales y tus estimados, tendrás que proporcionar explicaciones de estas divergencias a tu cliente.
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    Al final de un proyecto, tu información sobre el monitoreo del tiempo será extremadamente valiosa ya que te da detalles sobre cuánto tiempo tomó terminar trabajos específicos. Puedes usar estos datos para crear estimados por hora, como el número de horas por metro cuadrado de baldosas extendidas o el periodo de inactividad después de aplicar cemento fresco. Usa esta información para mejorar tus ofertas futuras y mantener tu negocio rentable.
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Referencias

  1. ↑ http://www.ecmag.com/section/miscellaneous/calculating-manpower
  2. ↑ http://www.ecmag.com/section/miscellaneous/calculating-manpower
  3. ↑ http://www.travelweekly.com/Mark-Pestronk/With-government-contracts-anti-discrimination-laws-apply

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