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Las tablas dinámicas son cuadros interactivos que le permiten al usuario agrupar y resumir cantidades grandes de información en un formato conciso y tabular que permite generar reportes y analizar los datos de una manera más sencilla. Este tipo de tablas están disponibles en varios programas para hojas de cálculo y pueden organizar, contar y totalizar la información. Excel te permite arrastrar y soltar la información que necesites en las casillas adecuadas para crear fácilmente una tabla dinámica, la cual da la oportunidad de filtrar y ordenar los datos con el fin de encontrar patrones y tendencias.
Pasos
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Abre la hoja de cálculo que quieras usar para crear la tabla dinámica. La tabla dinámica te permite crear reportes visuales a partir de la información de una hoja de cálculo. Además, puedes hacer cálculos sin tener que ingresar fórmulas o copiar el contenido de las celdas. Necesitarás una hoja de cálculo con varios datos para crear una tabla dinámica.
- También puedes crear una tabla dinámica en Excel a partir de la información de una fuente externa (como Access). Puedes insertar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva de Excel.
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Asegúrate de que la información tenga los requisitos necesarios para crear una tabla dinámica. En ocasiones la tabla dinámica no será la función que quizás necesites. Para aprovechar las características de este tipo de tablas, la hoja de cálculo debe cumplir con algunos requisitos básicos: [1] X Fuente de investigación
- La hoja de cálculo debe tener al menos una columna con valores repetidos. Esto básicamente significa que al menos una columna debe tener datos repetidos. En el ejemplo que se mostrará a continuación, la columna del "tipo de producto" tendrá dos valores: "Mesa" o "Silla".
- Debe incluir información numérica. Esto es lo que se comparará y totalizará en la tabla. En el ejemplo siguiente, la columna de "ventas" contendrá los datos numéricos.
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Inicia el asistente de tablas dinámicas. Haz clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana de Excel y presiona el botón "Tabla dinámica" que se encuentra al lado izquierdo de la banda.
- Si vas a usar Excel 2003 o una versión anterior, haz clic en el menú de Datos y selecciona Tabla dinámica y reporte de tabla dinámica.. .
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Selecciona la información que quieras usar. Por defecto, Excel seleccionará toda la información que se encuentre en la hoja de cálculo activa. Puedes hacer clic y arrastrar el recuadro de selección para elegir una parte específica de la hoja de cálculo o puedes especificar un rango de celdas manualmente.
- Si vas a usar una fuente de información externa, haz clic en la opción "Utilice una fuente de datos externa" y presiona el botón "Elegir conexión". Busca la conexión a la base de datos que se encuentre en tu computador.
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Selecciona la ubicación de la tabla dinámica. Después de seleccionar el rango de celdas, elige en la misma ventana la opción para ubicar la tabla dinámica. Por defecto, Excel pondrá la tabla en una hoja de cálculo nueva, lo cual te permite alternar entre los datos y la tabla por medio de las pestañas en la parte inferior de la ventana. También puedes poner la tabla dinámica en la misma hoja que la información, lo que te permite elegir la celda en la que quieras colocarla. [2] X Fuente de investigación
- Cuando elijas las opciones que quieras, haz clic en "Aceptar". La tabla dinámica aparecerá y la interfaz del programa cambiará.
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Añade un campo de fila. Cuando crees la tabla dinámica, básicamente estarás ordenando la información en filas y columnas. Los campos que agregues y las áreas donde lo hagas determinarán la estructura de la tabla. Para insertar la información, arrastra un campo del listado correspondiente que se encuentra a la derecha de la ventana al área de las filas de la tabla dinámica.
- Imagina que tienes una empresa que vende dos productos: mesas y sillas. Por lo tanto, tienes una hoja de cálculo con las cifras (ventas) de ventas cada producto (tipo de producto) en tus cinco tiendas (tienda). Supón que quieres ver cuántos productos se vendieron en cada tienda.
- Arrastra el campo de la tienda desde el listado correspondiente al área de las filas de la tabla dinámica. La lista de las tiendas aparecerá organizada en filas.
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Añade un campo de columna. Al igual que las filas, las columnas te permiten organizar y mostrar la información. En el ejemplo anterior, el campo de la tienda se agregó al área de las filas. Para ver la cantidad de productos que se vendieron de acuerdo a su tipo, arrastra el campo de tipo de producto al área de las columnas.
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Añade un campo de valor. Cuando tengas trazado el orden de la tabla, podrás añadirle información para que la muestre. Haz clic y arrastra el campo de las ventas al área de los valores de la tabla dinámica. Verás que la tabla mostrará la información de las ventas de ambos tipos de producto en cada una de las tiendas, con una columna de totales a la derecha. [3] X Fuente de investigación
- En todos los pasos anteriores puedes arrastrar los campos a las casillas correspondientes que se encuentran a la derecha de la ventana (debajo del listado de campos), en vez de llevarlos directamente a la tabla.
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Añade varios campos a una sola área. En las tablas dinámicas puedes agregar varios campos a una sola área, lo que te permite controlar minuciosamente la manera en la que se muestra la información. Siguiendo el ejemplo anterior, imagina que fabricas varias clases de mesas y sillas. En la hoja de cálculo registras si el artículo es una mesa o una silla (tipo de producto) y el modelo exacto del producto vendido (modelo).
- Arrastra el campo del modelo al área de las columnas. En las columnas ahora aparecerán de forma desglosada las ventas por modelo y tipo de producto. Puedes hacer clic en la flecha que se encuentra junto al nombre del campo en las casillas de la esquina inferior derecha de la ventana para cambiar el orden de las etiquetas. Selecciona "Subir" o "Bajar" para mover los campos.
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Cambia la manera en la que se muestran los datos. Puedes cambiar la manera en la que se muestran los valores de la tabla haciendo clic sobre el ícono de la flecha ubicado al lado de los campos en el área de los valores. Selecciona "Configuración de campo de valor" para cambiar la forma en la que se calculan los valores. Por ejemplo, puedes mostrar los valores en términos de porcentajes en vez de usar totales o promediar los datos en lugar de sumarlos.
- Para aprovechar esta característica, puedes agregar el mismo campo varias veces al área de los valores. En el ejemplo anterior se mostraba el total de las ventas para cada tienda. Al añadir un segundo campo de las ventas, puedes cambiar la configuración para que éste muestre el porcentaje de las ventas totales.
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Aprende algunas maneras de manipular los valores. Cuando cambies la manera en la que se calculan los valores, tendrás varias opciones para elegir dependiendo de tus necesidades:
- Suma. Es la opción predeterminada para los campos de valores. Excel totalizará todos los valores que se encuentren en el campo seleccionado
- Cuenta. Con esta opción contarás el número de celdas que contienen datos en el campo seleccionado.
- Promedio. Podrás calcular el promedio de todos los valores en el campo seleccionado.
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Añade un filtro. En el área de los "filtros" puedes incluir campos para filtrar grupos de información, lo cual te permite navegar a través de los resúmenes de datos que se muestran en la tabla dinámica. Los campos que se incluyan en esta área funcionarán como los filtros del reporte. Por ejemplo, si pones el campo de la tienda en el área de los filtros en vez del área de las filas, podrás elegir cada tienda para ver los totales individuales de las ventas o analizar varias tiendas al mismo tiempo.Anuncio
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Organiza y filtra los resultados. Una de las características principales de la tabla dinámica es la capacidad de organizar los resultados y ver reportes dinámicos. Puedes ordenar y filtrar cada etiqueta haciendo clic en el botón de la flecha que se encuentra junto a su encabezado. Después podrás organizar la lista o filtrarla para que muestre algunos datos específicos. [4] X Fuente de investigación
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Actualiza la hoja de cálculo. La tabla dinámica se actualizará automáticamente cuando modifiques la hoja de cálculo de origen. Esta característica es excelente para supervisar las hojas de cálculo y hacerle seguimiento a los cambios.
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Hazle cambios a la tabla dinámica. Es increíblemente fácil cambiar la ubicación y el orden de los campos de una tabla dinámica. Prueba a arrastrar los campos a áreas diferentes para crear una tabla dinámica que se ajuste precisamente a tus necesidades.
- El nombre de "tabla dinámica" proviene de esta característica. Mover la información a lugares diferentes se conoce como "dinamizar", ya que cambias el orden en el que se muestran los datos.
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Crea una gráfica dinámica. Puedes crear una gráfica dinámica que muestre un reporte visual que se actualice automáticamente a partir de una tabla dinámica completa, lo cual hace que el proceso de crear gráficos sea muy rápido .Anuncio
Consejos
- Tendrás más opciones para importar la información con la función de "Obtener datos externos" que se encuentra en la pestaña de datos. Dichas opciones incluyen conexiones a bases de datos de Office, archivos de Excel, bases de datos de Access, archivos de texto, nombres de origen de datos de ODBC, páginas web, cubos OLAP y archivos con formatos XML o XLS. Después podrás usar la información de la misma manera que un listado de Excel.
- Si aplicaste un filtro automático a la hoja de cálculo (se encuentra en la pestaña de "Datos" y el botón de "Filtro"), tienes que deshabilitarlo antes de crear la tabla dinámica. No tendrás problemas si habilitas el filtro nuevamente luego de crear la tabla.
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Advertencias
- Si vas a usar la información de una hoja de cálculo preexistente, asegúrate de que el rango que selecciones cuente con columnas que posean nombres únicos en la primera celda.
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Referencias
- ↑ http://oreilly.com/pub/a/windows/archive/whatisapivottable.html?page=3
- ↑ http://fiveminutelessons.com/learn-microsoft-excel/how-create-pivot-table-excel
- ↑ http://www.excel-easy.com/data-analysis/pivot-tables.html
- ↑ http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/create-a-pivottable-to-analyze-worksheet-data-HA102840046.aspx
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