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Los prospectos pueden ser útiles para diseminar información, llamar la atención hacia ofertas o ventas especiales, avisar sobre recaudaciones de fondos u otros eventos o sólo para hacer un anuncio especial. Microsoft Publisher te permite crear prospectos para cualquiera de estos propósitos, ya sea usando las plantillas que incluye o empezando desde cero. Puedes personalizar tu prospecto con troqueles especiales, para generar una respuesta de los clientes potenciales. A continuación hay instrucciones sobre cómo crear un prospecto usando Microsoft Publisher 2003, 2007 y 2010.
Pasos
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Escoge un diseño para el prospecto. Microsoft Publisher organiza sus diseños y plantillas de prospectos de acuerdo al propósito para el que planeas usar el prospecto.
- En Publisher 2003, selecciona "Nuevo" en un diseño del panel de tareas de "Publicación Nueva", luego selecciona "Prospectos" en "Publicaciones para Imprimir" y haz clic en la flecha a la izquierda de "Prospectos" para ver una lista de los tipos de prospectos disponibles. Selecciona el diseño que desees en la "Galería de Previsualización" a la derecha.
- En Publisher 2007, selecciona "Prospectos" en los "Tipos de publicaciones populares", luego selecciona uno de los diseños en "Diseños más recientes", "Diseños clásicos" o "tamaños en blanco". Puedes hacer clic en cualquier diseño para ver una versión más grande en la esquina superior derecha del panel de tareas de "Opciones de prospecto" a la derecha de la pantalla.
- En Publisher 2010, selecciona "Prospectos" en las Plantillas Disponibles, luego selecciona un diseño entre las plantillas. Puedes hacer clic en cualquier diseño para ver una versión más grande en la esquina superior derecha del panel de tareas de Opciones de Prospecto a la derecha de la pantalla.
- Si no ves el diseño que quieres, y tienes una conexión a internet, puedes descargar plantillas adicionales de Microsoft.
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Decide si el prospecto es para entregar en mano o para enviar por correo. La mayoría de los prospectos son entregados directamente en las manos de los clientes (volantes), o colocados en lugares en los que las personas pueden tomarlos como recordatorio del evento que promocionan. Sin embargo, para ventas, recaudaciones y eventos especiales se los suele enviar por correo directo a clientes escogidos, para obtener una mayor respuesta que lo que se obtendría mediante la entrega en mano. Al agregar una dirección al prospecto en Publisher, se crea una segunda página (reverso) cuyo tercio superior incluirá espacio para la dirección de envío y de retorno (estas direcciones se suministran desde una fusión de una hoja de cálculo de Microsoft Excel o de una base de datos de Microsoft Access). Para que el prospecto pueda enviarse por correo, haz lo siguiente:
- En Publisher 2003, selecciona "Incluir" bajo Dirección Personalizada para incluir una dirección de correo, o selecciona "Nada" para excluirla.
- En Publisher 2007 y 2010, marca la caja que dice "Incluir dirección del cliente" para incluir una dirección, o desmárcala para excluirla.
- La opción para incluir una sección de dirección en el reverso del prospecto no estará disponible su escoges hacer un prospecto a partir de una plantilla en blanco.
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Decide si el prospecto incluirá algún gráfico. Algunas de las plantillas disponibles incluyen una imagen de un atardecer como muestra, y ofrecen la opción de incluir o excluir el gráfico en el prospecto. Puedes añadirle atractivo al prospecto si le incluyes una imagen, particularmente si la imagen tiene que ver con el evento, anuncio u oferta que se está promocionando. Si mantienes la muestra al crear el prospecto, podrás cambiarla más adelante para poner tu propia imagen.
- Para incluir la imagen de muestra en Publisher 2003, selecciona "Incluir" bajo Gráfico para incluirlo, o selecciona "Ninguno" para excluirlo.
- Para incluir tu propia imagen en Publisher 2007 o 2010, marca o desmarca la caja "Incluir gráfico" según tus necesidades.
- Esta opción no estará disponible si escogiste crear tu prospecto a partir de una plantilla en blanco. Sin embargo, podrás insertar una imagen u otro objeto gráfico con la función de Insertar Imagen.
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Incluye los troqueles desprendibles que sean necesarios. Si estás usando tu prospecto para obtener información de las personas que lo vean, o para promocionar una venta o una oferta especial, probablemente quieras agregar troqueles desprendibles para obtener esa información, o poner un cupón en sus manos para alentarlos a que vengan. El menú desplegable de troqueles ofrece diversas opciones:
- Ninguno. Escoge esta opción si diseñaste el prospecto sólo para presentarle información al lector sin ofrecerle ningún incentivo ni solicitarle información a cambio.
- Información de contacto. Escoge esta opción si el prospecto se diseñó para conseguir clientes, para que la gente que vea el prospecto pueda desprender tu información de contacto mientras el prospecto permanece en su lugar para atraer más clientes (algunas plantillas ya están diseñadas para tener este tipo de troqueles desprendibles, y no tienen la opción desplegable de troqueles).
- Cupón. Escoge esta opción si tu prospecto está promoviendo una venta o una oferta especial y deseas ofrecer un descuento a quieres respondan al aviso.
- Formulario de pedido. Escoge esta opción si el prospecto está promocionando una oferta especial sobre algún producto o servicio, y quieres conseguir clientes con él.
- Formulario de respuesta. Escoge esta opción si el prospecto está promocionando un producto, un servicio o un evento, y quieres averiguar si a alguien le interesa conseguir más información (algunas plantillas ya están diseñadas para solicitar esta información, y no soportan la opción desplegable de troqueles).
- Formulario de inscripción. Escoge esta opción si, como el formulario de respuesta, el prospecto está promoviendo un evento y quieres averiguar si le interesa a alguien y, más importante aún, si alguien está dispuesto a tomar parte o a asistir. Los formularios de inscripción son más usados en los afiches, mientras que los formularios de respuesta son más adecuados para enviar por correo (algunas plantillas ya están diseñadas para solicitar esta información, por lo que no soportan la opción desplegable de troqueles).
- Las opciones para troqueles tampoco estarán disponibles si estás creando el prospecto desde cero.
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Escoge el esquema de color y fuente para el prospecto. Cada plantilla viene con un esquema predeterminado de color y fuente, pero si deseas usar un color distinto, puedes hacerlo seleccionando el esquema apropiado. Escoge un esquema nuevo de color en la lista desplegable de Esquema de Color, y la fuente nueva en la lista desplegable de Esquema de Fuente.
- También puedes crear tu propio esquema personalizado de color o fuente seleccionando la opción "Crear nuevo", ya sea en la lista desplegable de Esquema de color o de fuente.
- Si vas a producir otros materiales promocionales, como volantes, certificados de obsequio, o papelería especial, deberías escoger el mismo esquema de color y fuente para todos los materiales, para presentar una identidad de marca consistente para tu negocio.
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Inserta la información de tu empresa. Si estás usando Publisher 2003, el programa te solicitará esta información la primera vez que lo uses. Después de eso, puedes seleccionar esta información en Información Personal en el menú Edición para insertarla en el prospecto. En Publisher 2007 y 2010 puedes seleccionar la información de tu empresa en el menú desplegable de Información Comercial, o seleccionar Crear nuevo para crear un nuevo conjunto de información. Esta información se insertará en el prospecto.
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Crea el prospecto. En Publisher 2007 y 2010, haz clic en el botón Crear en la parte inferior del panel de tareas (Publisher 2003 supone automáticamente que estás creando un prospecto, y no tiene un botón para Crear en su panel de tareas).
- En este momento, tal ve quieras imprimir el prospecto o crear un PDF para enviarlo por correo electrónico a quienes puedan comentar sobre el diseño.
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Reemplaza el texto de muestra con tu propio texto. Haz clic en el texto que quieras reemplazar, y escribe en el campo de texto.
- En la mayoría de los casos, el texto se redimensionará automáticamente para entrar en la caja. Si necesitas que el texto tenga un tamaño determinado, puedes seleccionar "Autoajustar texto" en el menú Formato, y luego seleccionar "No autoajustar" (Publisher 2003 y 2007) o seleccionar "Ajustar Texto" en el grupo de texto de la cinta de Formato, y luego selecciona "No autoajustar" (Publisher 2010). Después podrás seleccionar manualmente el tamaño del texto.
- Repite este paso para todos los textos que quieras reemplazar, de los dos lados del prospecto.
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Reemplaza las imágenes de muestra con las tuyas. Haz clic derecho en la imagen que quieras reemplazar, luego selecciona "Cambiar imagen" en el menú emergente, y escoge de dónde provendrá la imagen. Repite este paso para todas las imágenes que quieras reemplazar, si el prospecto tiene más de una imagen de muestra.
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Guarda el prospecto. Escoge "Guardar" o "Guardar como" en el menú Archivo (Publisher 2003 o 2007), o desde el menú en el borde izquierdo de la ficha Archivo (Publisher 2010). Dale un nombre descriptivo al prospecto.
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Imprime todas las copias necesarias del prospecto. Antes de imprimir el prospecto por primera vez, asegúrate de que todo esté como lo deseas.
- Si planeas que se imprima profesionalmente el prospecto, querrás guardarlo o convertirlo a formato PDF, ya que la mayoría de las imprentas prefieren recibir los documentos en ese formato.
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Consejos
- Cuando diseñes un prospecto desde cero por primera vez, quizás quieras crear primero varios prospectos a partir de plantillas, y luego cortar y pegar los elementos al prospecto en blanco.
- Mantén al mínimo la cantidad de fuentes distintas en el prospecto. En general, no se debe mezclar fuentes serif y sans serif, aunque se puede usar una fuente sans serif para los títulos y una fuente serif para el texto del cuerpo. Usa negritas y cursivas sólo para enfatizar.
- Si el prospecto incluye un cupón, asegúrate de que incluya suficiente información sobre tu empresa, o tal vez una marca de agua, para que se pueda reconocer fácilmente como válido al presentárselo.
- Que el diseño del prospecto sea razonablemente simétrico, pero no perfectamente simétrico. Si el punto de equilibrio está apenas descentrado, el prospecto puede volverse visualmente más estimulante, siempre y cuando dejes espacio suficiente para que el texto y los gráficos que uses puedan accederse fácilmente. Todo texto que supere un renglón debería estar alineado a la izquierda o justificado, pero puedes usar texto alineado a la derecha en algunas partes para enfatizar, particularmente si el diseño incluye un bloque vertical de color sobre uno de los lados.
- Puedes mejorar aún más el aspecto del prospecto usando elementos de la Galería multimedia, la Galería de diseños (Publisher 2003 y 2007), o en el grupo Bloque de creación de la cinta Insertar (Publisher 2010).
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Advertencias
- Si estás haciendo el prospecto para enviar por correo, no uses líneas impresas del lado de la dirección para marcar las líneas de plegado, ya que puede resultar difícil plegar exactamente sobre una línea.
- No uses letras mayúsculas más que para los títulos, ya que pueden ser difíciles de leer adentro de un párrafo. Evita también las fuentes que sólo tengan mayúsculas.
- Usa sólo el espaciado sencillo después de los puntos. Dos espacios después de un punto pueden provocar huecos grandes entre las oraciones, si se cambia el tamaño de la fuente.
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Referencias
- http://www.srsd.net/tech/docs/Publisher%202003%20tutorial.pdf
- Rodney Ruff, Omaha, NE; usuario de Microsoft Publisher
Acerca de este wikiHow
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