Cómo manejar el inventario de artículos de oficina

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Coescrito por Caitlin Jaymes

Referencias

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Los artículos de oficina pueden ser costosos y, por ende, es muy importante hacer seguimiento a lo que tu oficina tenga en existencias y monitorear la rapidez con la que los artículos de oficina se utilizan. Si nunca antes has hecho un inventario, quizás estés un poco abrumado. No te preocupes, este artículo te guiará a través de todo el proceso de forma que puedas manejar el inventario como un profesional, empezando por unos consejos básicos de preparación y luego pasando a los pormenores del proceso de monitoreo y hacer los pedidos de nuevo.

1

Designa a un administrador de suministros para supervisar el inventario.

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    Un buen administrador de inventario de oficina organiza, monitorea y hace seguimiento al inventario todos los días. Si surge alguna pregunta sobre los artículos de oficina, es la persona a quien recurrir y podrá responder de inmediato a todas las preguntas que surjan en relación con los artículos. [1]
    • Debido a que los artículos de oficina pueden llegar a costar mucho, el administrador de suministros también funciona como un portero que limita el acceso a esa zona.
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2

Almacena los artículos en un lugar central.

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    Es probable que de por sí haya una zona especial para los artículos de oficina pero, de no ser así, establece una. Monitorear y hacer seguimiento a los artículos será mucho más simple si todo está guardado en el mismo espacio. [2]
    • Si tienes poco espacio, servirá un estante grande, un armario de almacenamiento o una oficina sin usar. [3]
3

Organiza la zona de suministros de forma que sea fácil de navegar.

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    Para empezar, ordena todos los artículos y junta los que sean similares. Luego, determina la forma como quieras organizarlos dentro del espacio. Considera los artículos que necesites a diario, todas las semanas o todos los meses. Luego, disponlos de forma que los que necesites con mayor frecuencia sean fáciles de ver y acceder. Después, etiqueta las estanterías, las canastas o los recipientes con el nombre de cada artículo. [4]
    • Por ejemplo, coloca los artículos que se necesiten con frecuencia al nivel de la vista para que sea fácil acceder a ellos. Los artículos como el tóner y las impresoras pueden ir en las estanterías más altas, ya que no deberás acceder a ellos con tanta frecuencia.
    • Si hay muchos artículos, organizarlos alfabéticamente por su nombre podría facilitarte más encontrar todo.
    • Asimismo, podrías agrupar los suministros según las necesidades de los departamentos. Por ejemplo, coloca los artículos de contabilidad en una estantería y los de administración en una estantería aparte.
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4

Haz una lista maestra de artículos de oficina.

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    Consigue un bolígrafo y papel y empieza a anotar todos los artículos que tengas en existencia. Incluye la marca del producto, el nombre, el número, el color y cualquier otro detalle que debas saber cuando sea momento de volver a hacer el pedido. [5]
    • Por ejemplo, toma nota de la marca y el tipo específicos de tóner que utilice la impresora principal de la oficina de forma que no tengas que buscar esos detalles cada vez que debas pedir un cartucho de reemplazo.
5

Traslada la lista de artículos a una hoja de cálculo.

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    No es necesario que compres un software especial para manejar los artículos en la mayoría de las oficinas. Una hoja de cálculo (por ejemplo, Excel o Google Sheets) funcionará muy bien. Empieza por una columna para los suministros y haz una lista de los nombres de cada uno en celdas individuales. Luego, crea columnas adicionales para poder ingresar los detalles (por ejemplo, la marca, el número de parte, el color, etc.). [6]
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Cuenta los artículos y suma el total en la hoja de cálculo.

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    Ingresa el número total que haya en existencia de cada artículo en la última columna de la hoja de cálculo. Guárdala y mantenla en tu escritorio de forma que puedas acceder a ella y actualizarla con facilidad. [7]
    • Si quieres ser más detallado, crea una columna de "punto de activación" e ingresa esas cifras allí también. El punto de activación es la cantidad recomendada de cada artículo que debe mantenerse en existencia en todo momento. Cuando las existencias estén por debajo del punto de activación, es momento de reabastecerlas. De este modo, nunca te quedarás sin nada. [8]
7

Usa software de gestión de inventario para las oficinas más grandes.

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    En el caso de las oficinas grandes que tengan muchos suministros, vale la pena el costo de invertir en software de gestión de inventario. En primer lugar, ingresa los nombres de los artículos y la cantidad que haya en existencia de cada uno. Luego, el administrador de inventario actualiza el total de existencias cada vez que saque artículos de la zona. [9]
    • Si no se puede actualizar el programa en tiempo real, el administrador puede llevar un registro escrito de los artículos conforme vayan sacándose e ingresar los datos más adelante.
    • Configura el software de forma que envíe alertas a las computadoras de escritorio o por mensaje de texto cuando los artículos lleguen al punto de activación de forma que nunca te pierdas de nada.
    • Debido a que cada programa funciona de forma distinta, asegúrate de conseguir uno que tenga sentido para tu oficina. Por ejemplo, en algunos casos, los programas permiten que escanees códigos de barras para registrar el nivel actual de existencias, lo cual es muy bueno para las oficinas grandes en donde haya muchos artículos.
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8

Haz revisiones rutinarias para mantenerte al día con las existencias.

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    Según la rapidez con la que se utilicen los artículos en la oficina, quizás sea necesario que hagas una revisión rutinaria todas las semanas, cada dos semanas o una vez al mes. El día designado, cuenta la cantidad que haya de cada artículo. Luego, actualiza la hoja de cálculo con el nivel actual de existencias y vuelve a hacer el pedido de lo que necesites. [10]
    • Si estableces puntos de activación, no olvides guiarte por esos números en lugar de la cantidad total que haya en existencia.
9

Programa los días en los que hagas los pedidos para ayudar a mantenerte encaminado.

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    Establecer un día para ello ayuda a que las existencias permanezcan a los niveles apropiados y hace que no tengas que hacer varios pedidos de artículos en momentos aleatorios. Puedes tan solo planificar para pedirlo todo de una vez el día designado y todo se te entregará junto. [11]
    • La frecuencia con la que debas hacer los pedidos dependerá del ritmo al que se utilicen los artículos y la frecuencia con la que realices las revisiones rutinarias.
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10

Limita el acceso a la sala de artículos de oficina.

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    Si dejas que el personal tome artículos cuando desee, te será mucho más difícil monitorear todo. Asimismo, puede volverse costoso, ya que los artículos suelen desaparecer a un ritmo mucho más rápido. Puedes evitar estos problemas si cierras con cerrojo las sala de artículos o la restringes de forma que solo pueda entrar el administrador de inventario (y quizás uno o dos empleados clave adicionales). [12]
    • Esto quiere decir que los empleados deberán acudir al administrador (o a sus ayudantes aprobados) cuando necesiten algo.

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Referencias

  1. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html
  2. ↑ https://getwindfall.com/4-clever-ways-to-manage-your-office-supply-budget/
  3. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  4. ↑ https://www.forbes.com/sites/theyec/2018/10/17/five-ways-to-improve-your-inventory-management/?sh=2b6bee492b7d
  5. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  6. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  7. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  8. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  9. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  1. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  2. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  3. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html

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