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Une lettre de congé ou d'absence est un courrier officiel pour demander l'autorisation de s'absenter d'un poste de travail. Elle est écrite par le salarié et destinée à l'employeur ou au supérieur hiérarchique. Il est important de rédiger une bonne lettre de congé, non seulement pour convaincre votre chef de vous donner ce congé, mais aussi pour permettre à votre service de fonctionner correctement. Vous n'avez sans doute pas écrit de lettre protocolaire depuis longtemps. Il est donc temps de vous exercer avant d'en produire une [1] X Source de recherche . Quelques conseils de spécialistes des ressources humaines vous permettront de savoir comment écrire une lettre de congé qui aura l'effet recherché.
Étapes
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Expliquez le but de ce courrier [2] X Source de recherche . Ne perdez pas trop de temps à tourner autour du pot. La première phrase de la lettre devrait expliquer clairement que son objectif est de demander un congé.
- Vous pouvez préalablement discuter avec votre patron de votre congé avant de lui soumettre votre lettre, votre première phrase va donc se référer à l'entretien que vous avez eu à ce sujet.
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Présentez clairement les différentes dates pour lesquelles vous demandez un congé. Suivant la raison de votre demande de congé, vous pourriez connaitre ou non les dates exactes où vous serez absent(e) de votre poste, mais vous devriez rester le plus précis possible. Une bonne lettre de congé tient d'abord à la précision des informations données. Vous devriez donc y inclure des dates et d'autres informations, si c'est nécessaire.
- Soyez honnête. Faites comprendre à votre chef que votre retour dépendra des recommandations de votre médecin, si vous devez prendre un congé pour des raisons de santé.
- Ne demandez pas un congé plus étendu que celui dont vous avez besoin.
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Expliquez les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un congé. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans les détails, mais votre patron a besoin d'avoir une raison valable pour votre congé. Faites en sorte que le but de votre congé soit clairement exprimé, quel qu'il soit, que ce soit pour des raisons de santé, une urgence familiale, un évènement important comme un décès ou toute autre raison personnelle.
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Intégrez-y aussi des coordonnées où l'on peut vous joindre pendant votre congé. Il se peut que votre patron ou vos collègues aient besoin de vous joindre dans certaines situations. Le fait d'intégrer des coordonnées est une forme de politesse qui peut aussi s'appliquer à vos collègues pour les aider dans le surcroit de travail qu'ils doivent assumer pendant votre absence.
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Rédigez votre lettre avec le ton qu'il faut. Vous devriez savoir si les jours de congé que vous demandez vous sont dus, par exemple un congé parental ou s'il s'agit de jours de congé exceptionnels qui ne font pas partie de votre contrat de travail.
- Adoptez un ton d'excuse vis-à-vis de la situation embarrassante que vous provoquez si vous demandez un congé qui ne vous est pas dû légalement et promettez de rattraper le temps perdu du mieux que vous le pouvez.
- Faites savoir à votre patron s'il vous reste des jours de congé ou de récupération à prendre.
- Le fait d'intégrer cette information à votre lettre rendra aussi les choses plus simples dans l'organigramme du service des ressources humaines si votre patron vous refuse ce congé et si vous devez faire appel à sa décision.
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Ajoutez-y aussi des idées pour déléguer vos tâches en votre absence. Bien que vous devriez laisser le dernier mot à votre chef, vous pourriez faire des suggestions utiles à l'attention de vos collègues sur le meilleur moyen de réaliser les différents aspects de votre tâche pendant votre absence.
- Ne faites pas porter le fardeau sur une seule personne, car ce serait injuste.
- Répartissez équitablement les tâches parmi vos collègues, en suggérant des missions suivant les capacités individuelles de chacun.
- Cela épargne à votre patron ce type de travail et vous fait bien voir de lui, ce qui peut le rendre plus susceptible d'accepter votre demande.
- Sachez que le travail supplémentaire que vos collègues peuvent avoir n'est pas forcément une obligation pénible, mais plus souvent une politesse et pour faire plaisir à la personne qui prend un congé. Soyez-en reconnaissant(e) et remerciez-les.
- Procurez une copie de votre demande. Cette lettre peut suffire dans le cadre d'une petite société, mais les grandes entreprises ont tendance à avoir beaucoup de paperasse et peuvent donc avoir une trace des activités de leurs nombreux salariés. Si c'est le cas chez vous, soulignez le fait que vous avez rédigé le courrier officiel pour tranquilliser tout le monde.
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Mettez-y l'adresse de l'expéditeur. Il peut sembler idiot de mettre votre adresse si vous travaillez dans le même immeuble que votre patron, mais il est préférable de mettre ce type de formalité, car la lettre sera archivée au service du personnel.
- Vos coordonnées peuvent déjà se trouver sur l'entête de la lettre si vous utilisez du papier à lettres professionnel.
- Si ce n'est pas le cas, vous devriez la mettre en haut et à gauche de la lettre.
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Mettez la date à laquelle vous avez écrit cette lettre. Les gens mettent souvent la date à laquelle ils ont commencé la rédaction d'une lettre et oublient, trois jours plus tard, de la changer.
- La date devrait apparaitre tout en haut et à droite de la lettre et alignée à gauche si l'adresse de l'expéditeur est préimprimée sur l'entête.
- La date devrait figurer sur la ligne en dessous de l'adresse de l'expéditeur si cette dernière a été écrite à la main.
- Employez les conventions en usage dans votre pays. On écrit en France, tel endroit , le 11 janvier 2015, tandis qu'aux États-Unis, ce serait plutôt janvier 11, 2015.
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Mettez aussi l'adresse du destinataire. Vous devriez formuler correctement votre courrier suivant les usages, même si vous allez le remettre à votre patron en main propre.
- Mettez l'adresse exacte de la société ainsi que le nom et les qualités de votre employeur, Dr Bidule ou Mme Machin, par exemple.
- Ne faites pas de suppositions sur la façon dont une femme voudrait être nommée. Observez sa correspondance ou renseignez-vous discrètement auprès de vos collègues pour savoir si votre patronne préfère être nommée Mme, Mlle ou simplement par son nom avant d'envoyer la lettre.
- L'adresse du destinataire devrait se situer une ligne en dessous de la date et alignée à droite.
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Servez-vous du nom que vous avez mis pour le destinataire de votre formule de salutation. Mais en France, on se contente de mettre Monsieur ou Madame suivi de son titre et de sa fonction. L'emploi du « Chère Madame Bidule » ou « Cher Docteur Truc » est plus courant chez les Anglo-saxons et devrait être évité.
- Sautez une ligne après avoir nommé le nom de la personne à laquelle la lettre est destinée.
- Il devrait y avoir un espace entre l'adresse de l'expéditeur et le nom de la personne à laquelle vous écrivez.
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Décidez du type de format que vous voulez utiliser pour vos corps de textes. Un style très courant est le format de courrier administratif, lequel est décrit ci-dessous :
- il devrait y avoir un espace entre chaque paragraphe,
- les lignes devraient être alignées à gauche, sans retrait,
- chaque paragraphe devrait commencer à la même hauteur à gauche, sans faire de retrait,
- laissez un espace pour indiquer un nouveau paragraphe.
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Terminez votre lettre par une formule de politesse. Là encore, les Anglo-saxons ont des formules très relâchées, là où les Français sont des champions des expressions bien alambiquées. Vous pouvez trouver un compromis entre « Bien cordialement » et « Recevez mes salutations les plus respectueuses ».
- Laissez un espace entre le dernier paragraphe et votre formule de politesse.
- Laissez un espace plus grand entre votre salutation et votre nom.
- Signez votre lettre une fois que vous l'avez imprimée dans l'espace que vous avez laissé entre votre formule de politesse et votre nom.
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Conseils
- Vous aurez toutes les chances d'obtenir ce congé si vous avez développé d'excellentes relations de travail avec votre employeur avant de faire votre demande. Insistez sur le fait que vous avez réalisé un travail remarquable ces derniers mois si vous avez besoin d'un congé rapidement, si l'un de vos proches est subitement tombé malade, par exemple.
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Références
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