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La tendance choquante du vol en milieu de travail ne représente pas une série de crimes sans victimes. Le vol en milieu de travail affecte les entreprises aussi bien que les communautés qu'elles servent en dépouillant celles-ci de leurs profits et en les obligeant ainsi à augmenter les prix que les consommateurs payent pour s'en remettre de leur perte. Heureusement, il y a des choses que chacun des membres d'une entreprise (partant du directeur au simple employé) peut faire pour attraper les employés malhonnêtes et mettre fin au vol en milieu de travail.
Étapes
Méthode 1
Méthode 1 sur 3:
Attraper les employés malhonnêtes en tant que superviseur
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Documentez-vous sérieusement sur chaque cas de vol. Lorsqu'il s'agit d'attraper des voleurs en milieu de travail, votre meilleure option est l'information . Aussitôt que vous suspectez qu'un vol s'est produit, faites un effort de rassembler les informations utiles afin de savoir précisément Quand , Où et si possible, Autour de qui le vol a eu lieu.
- Voici les facteurs que vous pourriez prendre en compte et utiliser comme référence :
- l'heure exacte et la date à laquelle la somme ou la marchandise a été portée disparue,
- les totaux des données de début et de fin de chaque registre ou le point des ventes (en cas de vol d'argent),
- les relevés d'inventaire et les rapports des ventes (en cas de vol de marchandise),
- les noms des employés qui travaillaient au moment du vol,
- le registre de l'accès par cartes magnétiques au besoin,
- le rapport des achats effectués par l'employé,
- le registre de vérification des équipements.
- Si vous n'avez pas ces informations, commencez par les rassembler une fois que vous suspectez un vol. Cela suffit pour décourager un vol qui se préparait. Autrement, vous serez mieux préparé à attraper un voleur éventuel.
- Voici les facteurs que vous pourriez prendre en compte et utiliser comme référence :
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Cherchez des incohérences dans vos rapports. Réduisez le champ de votre recherche au cas où les chiffres ne sont pas justes . En d'autres termes, cherchez des endroits où les marchandises ou l'argent semblent manquer. Votre capacité à trouver des preuves de vol concrètes dépendra de votre capacité de tenue de caisse.
- Par exemple, supposons qu'en analysant le registre d'inventaire, vous remarquiez que votre rapport d'une journée montre 20 smartphones chers en stock au début de la journée et il vous en restait 10 à la fin de la journée alors que la caisse ne montre que neuf smartphones de vendus. Cela est sans doute une alerte et invite à mener des investigations plus tard.
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Faites aussi attention à d'autres fonctions spéciales de la caisse enregistreuse. Les employés qui volent de l'argent dans leur caisse au travail utilisent souvent un ensemble de stratégies spécifiques pour couvrir leurs traces. Ils entrent généralement des fonctions incorrectes dans la caisse, puis profitent de l'occasion pour empocher un peu d'argent. Par exemple, un employé malhonnête peut utiliser la fonction Pas de vente de la caisse pour voler. Lorsqu'un client remet de l'argent pour effectuer un achat, l'employé peut entrer la commande Pas de vente (ce qui ouvre la caisse), remet la monnaie au client et empoche un billet de la caisse ouverte. Le client ne pourra pas remarquer la manœuvre et aucune vente n'est signalée [1] X Source de recherche .
- Voici quelques fonctions de la caisse enregistreuse que vous avez tout intérêt à suivre de près :
- la fonction pas de vente ,
- les remboursements,
- la valeur des articles mis en vente,
- les rapports ou les impressions papier (les employés malhonnêtes peuvent empocher les sommes payées pendant que le système de la caisse délivre un rapport).
- Il existe certaines structures qui offrent un guide complet sur les tactiques habituelles de vol des employés, tactiques qui sont favorisées par des fonctions spéciales. Bien que l'accent soit ici mis sur les restaurants, plusieurs des tactiques abordées s'appliquent à d'autres domaines comme la vente au détail.
- Voici quelques fonctions de la caisse enregistreuse que vous avez tout intérêt à suivre de près :
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Si un vol d'argent est signalé, mettez en place un système de comptage sur la caisse. Un moyen pratique pour combattre le vol à la caisse, c'est d'utiliser un système qui implique que chaque employé vérifie une case d'argent au début d'une période de travail et la retourne à la fin de la période. Lorsque la caisse est vérifiée, la somme qu'elle contenait était comptée et lorsqu'on la retourne, la somme est aussi comptée et est comparée au rapport des ventes. Ce système est relativement facile à mettre au point et, même s'il ne pourra pas arrêter toutes les formes de vol, cela arrêtera facilement les voleurs flagrants.
- L'utilisation d'un tableur standard des entrées et des sorties peut rendre ce système plus facile aux employés ainsi qu'aux superviseurs. Voici des lignes que vous pourriez insérer dans votre tableur [2]
X
Source de recherche
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- le montant initial
- les ventes en espèces
- les ventes par carte de crédit ou par chèque
- le total des ventes
- le montant final
- L'utilisation d'un tableur standard des entrées et des sorties peut rendre ce système plus facile aux employés ainsi qu'aux superviseurs. Voici des lignes que vous pourriez insérer dans votre tableur [2]
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Source de recherche
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Si vous avez la possibilité, regardez les données de la vidéo de surveillance. Si votre entreprise dispose d'un système de sécurité CCTV, étudiez les images pour obtenir des preuves de vol (surtout si les caméras sont placées à des endroits où un voleur peut probablement être repéré, comme les caisses). Servez-vous des informations à votre actif pour déterminer presque précisément l'heure et l'endroit où le vol a eu lieu, puis observez de près les signes révélateurs de vol à savoir :
- la main d'un employé qui prend des billets de la caisse pour le mettre dans sa poche,
- les billets venant de la caisse pour un pot à pourboires,
- les attitudes suspectes autour de la caisse (exemple : certains employés malhonnêtes peuvent marquer les caisses de façon subtile pour se rappeler du montant qu'ils ont volé afin de pouvoir faire les modifications concordantes dans les rapports  [3] X Source de recherche ),
- la marchandise qui est prise dans les manteaux, les sacs à main, les sacs à dos ou bien d'autres,
- de bonnes marchandises qui vont à la poubelle [4] X Source de recherche ,
- l'accès non autorisé aux coffres, caisses et plus encore,
- l'accès au bâtiment à des heures inhabituelles.
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Passez des interviews individuelles à vos employés pour recueillir des informations. Bien qu'il n'est pas évident qu'un employé qui vole reconnaisse son acte si vous le confrontez directement, ses collègues qui sont honnêtes pourraient vous fournir de bons indices. Pensez à appeler vos employés dans votre bureau pour une discussion personnelle et ouverte concernant le vol qui a été commis. Vous pouvez leur demander s'ils savent quelque chose au sujet des employés auteurs du vol ou s'ils sont prêts à vous aider à mettre fin à ce comportement douteux. Vous pouvez également profiter de l'occasion pour rappeler à vos employés les politiques de votre entreprise concernant le vol.
- En menant votre interview, assurez-vous d'y aller de façon individuelle et en cachette. Vos employés seront certainement plus honnêtes s'ils n'ont pas peur de s'attirer des ennuis avec les autres collègues.
- Vous pouvez également interviewer autant d'employés que vous voulez (chaque travailleur si possible). Cela donne à vos employés un démenti plausible. Autrement dit, si les informations qu'ils donnent conduisaient à un licenciement, il serait très difficile à celui qui s'est fait renvoyer de deviner qui l'a dénoncé.
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Pensez à solliciter les services d'un enquêteur externe pour procéder à un audit interne. Il est important de préciser que les chefs d'entreprises et les superviseurs ne sont pas tenus de combattre le vol en milieu de travail tout seul. Il existe une multitude de consultants indépendants et des cabinets d'audit qui sont spécialisés dans la sécurité des entreprises et les mesures de prévention du vol et leur service peut être d'une grande aide. Bien que le cout d'embauche d'une telle aide extérieure parait un peu élevé pour un petit incident de vol, les solutions de ces tiers peuvent être indispensables à de plus graves problèmes.
- Ce type d'aide peut aussi s'avérer très utile lorsque le vol a lieu au niveau de la comptabilité de l'entreprise. Les comptables malhonnêtes peuvent éventuellement filouter d'énormes montants de la paie d'une entreprise sans qu'on les remarque. De telles situations requièrent l'assistance d'un auditeur extérieure, ce qui sera très utile.
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Ne confrontez pas vos employés que vous soupçonnez de vol sans avoir des preuves convaincantes. Ne portez pas des accusations de vol sans ajouter des justifications solides à vos actes. Cela pourrait abaisser le moral des travailleurs et donner l'impression que vous risquez de renvoyer sur un coup de tête. Ces problèmes peuvent spécialement s'aggraver s'il s'avérait que vous avez tort concernant le responsable du vol. Pour les éviter, attendez d'avoir des preuves inculpant quelqu'un de vol avant de réagir imprudemment.
- En outre, il importe de noter que si l'employé que vous avez licencié sans preuve avait un contrat qui lui garantissait une certaine forme de sécurité de l'emploi, cela peut constituer un licenciement abusif, ce qui vous rend vulnérable à une poursuite judiciaire. Toutefois, dans certains cas, les employés peuvent être licenciés à tout moment, pour n'importe quelle raison et parfois pour aucune raison du tout [5] X Source de recherche .
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Méthode 2
Méthode 2 sur 3:
Prendre des mesures contre le vol dans son entreprise
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Mettez en place un système de suggestion anonyme. Si vous essayez d'extirper quelques mauvais éléments de votre personnel, permettez aux bons éléments de vous aider. Avec un système anonyme de rétroaction et de suggestion, il serait très facile aux employés de signaler les vols et d'autres comportements inappropriés, sans se sentir en danger ni menacé. C'est aussi l'occasion pour les employés de faire savoir leurs préoccupations, leurs plaintes ainsi que des critiques constructives dans l'espérance de rendre le milieu de travail plus vivable.
- Voici quelques bonnes idées pour un système anonyme de suggestion.
- Une boite de suggestion placée quelque part (comme dans la salle de pause), où les employés ne seront pas repérés en train de déposer leurs notes.
- Un compte d'adresse électronique qui censure automatiquement les coordonnées des employés qui y envoient des messages.
- Un programme anonyme de rétroaction tiers (exemple : 3sixty, Suggestionox, etc. [6] X Source de recherche
- Voici quelques bonnes idées pour un système anonyme de suggestion.
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Installez un logiciel de rapport d'exception à votre lieu de vente. Il y a peu de chance que les employés volent dans une caisse dotée des fonctions astucieuses dont on a parlé plus tôt, s'ils savent que ces types de fonctions sont automatiquement signalés aux employeurs. Pensez à utiliser un logiciel qui signale ces fonctions ou demande l'autorisation d'un administrateur pour les confirmer, afin d'avoir le contrôle sur les points de vente de votre entreprise [7] X Source de recherche .
- Ces fonctions de rapport d'exception obéissent souvent aux normes des systèmes modernes de point des ventes. Si la caisse enregistreuse de votre entreprise est vieille et n'est plus à la mode, pensez à la rénover par des options de sécurité plus performantes.
- Voici quelques logiciels de point des services modernes [8]
X
Source de recherche
:
- AmberPOS
- Vend POS
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS et Retail Management
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Si vous n'en avez pas, mettez en place un système de vidéo de surveillance. Pour un employé malhonnête, le simple fait qu'il sait que le superviseur l'observe constamment suffit pour qu'il arrête de voler. Placer quelques caméras dans des zones à risque élevé (comme pointée vers les caisses, des endroits où sont stockées des marchandises de grande valeur, etc.) peut décourager de manière drastique le vol et peut fournir des preuves fiables au cas où cela surviendrait.
- Il est aussi prouvé que parfois, les fausses caméras de sécurité peuvent arrêter l'action des voleurs (cela est bien basé sur le fait que l'employé malhonnête ignore que la caméra n'est pas une vraie [9] X Source de recherche ). Cependant, cette option à moindre cout est généralement recommandée pour booster la couverture de la présence d'un système de sécurité, pas pour la remplacer entièrement [10] X Source de recherche .
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Pensez à d'autres options (légales) de surveillance. La capacité d'une entreprise à surveiller ces employés pendant qu'ils travaillent ne se limite pas nécessairement à la caméra de surveillance. Il existe également plusieurs autres outils de surveillance. En fonction du niveau d'alerte de vol que vous pensez avoir, vous pourriez ou pas opter pour ces solutions facultatives. Assurez-vous que le système de surveillance que vous mettez en place ne viole ni les législations locales en vigueur ni les conditions d'utilisation que vous avez acceptées d'un commun accord avec vos employés. Par ailleurs, assurez-vous de notifier à vos employés, en bonne et due forme, l'installation de toute caméra supplémentaire avant de démarrer la surveillance.
- Voici des méthodes supplémentaires de surveillance :
- instaurer des vérifications de l'historique internet,
- analyser automatiquement les communications pour repérer des mots-clés suspects,
- surveiller des messages textes, des courriels, les connexions WiFi sur les appareils personnels, etc.,
- recruter des agents de sécurité,
- utiliser un logiciel de vérification de carte qui signale l'accès à des zones importantes.
- Cependant, notez qu'il est important de mesurer les dangers liés à une surveillance abusive. Le fait de donner à vos employés l'impression d'être dans une relation paternaliste peut avoir un effet indésirable sur le moral du personnel, surtout si vous faites usage de systèmes de surveillance qui ne sont pas adaptés au milieu professionnel.
- Voici des méthodes supplémentaires de surveillance :
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Essayez d'entretenir une relation personnelle avec chacun de vos employés. La plupart des ressources d'une entreprise identifient trois principales raisons pour le vol commis par un employé : il se peut qu'il ait d'énormes dépenses en dehors du travail et nécessite plus d'argent, ce dernier se sent insulté ou mal apprécié ou encore il agit simplement parce que l'occasion s'est présentée. Bien qu'il soit impossible de justifier le premier problème, le troisième problème est une question d'amélioration des pratiques de tenue de dossier et de renforcement de la surveillance de l'employé, le second a principalement rapport avec l'état émotionnel de l'employé. En termes clairs, il y a moins de chances que les employés volent au travail s'ils aiment leur employeur et sentent qu'ils font un travail de grande importance.
- Voici quelques idées pour encourager des relations gratifiantes avec vos employés :
- abordez souvent avec vos employés des questions sans rapport avec le travail, comme leurs aspirations, leur vie, etc.,
- offrez des bonus et récompenses pour les bons et loyaux services,
- faites l'effort de parler individuellement, un tant soit peu, avec chacun de vos employés,
- pensez à organiser des activités sociales hors du service comme les fêtes de vacance, les sorties des heures agréables, etc.,
- soyez attentif aux éventuelles plaintes et frustrations de vos employés.
- Considérez que : dans une enquête menée en 1976, plus de la moitié des personnes interrogées qui ont reconnu avoir volé leur employeur disaient l'avoir fait sans aucun sentiment de culpabilité . Ne soyez pas le genre de patron que les gens aiment voler. Prenez plutôt le pas sur les problèmes en devenant l'ami de vos employés.
- Voici quelques idées pour encourager des relations gratifiantes avec vos employés :
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Changez les mesures de sécurité de votre entreprise à la suite des licenciements. Bien qu'il soit rare, il arrive que des employés volent une entreprise après s'être fait renvoyer de celle-ci, surtout lorsqu'on leur permet de garder leurs clés, les références de l'entreprise, etc. Pour empêcher cela, réinitialisez votre système de sécurité après avoir licencié des employés. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez :
- changer les serrures du bâtiment,
- changer les codes des portes électroniques,
- changer les données de connexion au compte électronique et au WiFi de l'entreprise,
- réclamer les clés, les cartes magnétiques et les références d'entrée auprès du licencié.
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Soyez ouvert à des solutions non conventionnelles. Le problème du vol en milieu de travail a inspiré plusieurs entreprises à faire preuve de plus de créativité dans leurs efforts. Bien que les solutions ci-dessous ne soient pas appropriées à tous les domaines de travail, il a été prouvé qu'elles sont capables de réduire le vol dans certains cas.
- Utilisez des sacs-poubelle propres. Les employés peuvent dissimuler des marchandises dans les poubelles et les mettre de côté dans un lieu protégé lorsqu'ils sortent les poubelles. Avec un sac-poubelle transparent, cela pourrait difficilement arriver [11] X Source de recherche .
- Exigez que toutes les boites soient mises à plat avant le recyclage. Avec cette méthode il est plus difficile de voler dans des boites avec la technique de poubelle susmentionnée [12] X Source de recherche .
- Réarrangez les meubles ou remaniez pour éliminer les angles morts . Les employés auront du mal à voler s'il y a peu d'endroits où ils ne pourront pas être vus.
- Faites des audits ou inspections de la caisse au hasard. Il est vrai que les employés pourraient ne pas apprécier l'idée, mais il y a moins de chance qu'ils volent s'ils savent qu'un contrôle de la caisse peut se faire à tout moment.
- Donnez des cadeaux par moment . Le fait de donner à vos employés des marchandises superflues est un moyen de créer une motivation contre le vol. Par exemple, si vous dirigez un restaurant et remarquez que des employés volent souvent de la nourriture, mettez en place un système qui permet aux employés d'apporter chez eux toutes les nourritures qui allaient être jetées, s'ils le désirent.
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Si vous remarquez quelque chose de suspect, parlez-en à votre patron. En tant qu'employé, vous n'avez pas les mêmes pouvoirs que vos patrons lorsqu'il s'agit de prendre des décisions importantes et de faire des changements structuraux pour l'entreprise dans l'effort de mettre fin au vol dans le lieu du travail. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas être d'une grande utilité. Si vous voyez, entendez ou plutôt observez n'importe quoi qui puisse vous donner à penser qu'un vol est en cours, parlez-en immédiatement au superviseur. Ne restez pas sans rien dire. Gardez à l'esprit que la règle dans plusieurs entreprises est que permettre à un employé de commettre un vol, c'est se rendre complice du crime.
- Dans plusieurs milieux de travail, surtout ceux dans lesquels il existe une grande différence entre les employés de rang inférieur et la direction ou les milieux où les employés ne sont pas heureux dans leur travail, il pourrait y avoir une sorte de culture du silence qui entoure l'acte de vol sur le lieu du travail, c'est-à-dire que les employés qui volent espèrent que les autres les couvrent et peuvent parfois employer des moyens de persécution ou d'intimidation pour punir les employés qui vendent la mèche. Dans un tel cas, ne ruinez pas vos relations de travail avec les autres employés en allant directement voir le patron lorsque vous êtes encore au travail. Contactez-le plutôt via son adresse électronique, son téléphone ou l'une des méthodes anonymes ci-dessous.
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Utilisez des systèmes anonymes de rétroaction ou de plainte. Malheureusement, dans certains lieux de travail, il peut être déconseillé de se tailler une réputation du dénonciateur des auteurs de vol en milieu de travail. Dans ce cas, essayez de signaler le vol de façon anonyme. Comme cela, la direction peut se charger de l'affaire sans que les autres employés puissent remonter votre action jusqu'à vous.
- Des options que vous pourriez prendre en compte incluent :
- passer une note anonyme sous la porte du patron,
- mettre une information sur une carte à commentaire anonyme,
- envoyer un message au patron par un compte « jetable » (que vous avez créé et utilisé seulement une fois),
- rencontrer votre patron hors du bureau pour discuter du problème.
- Des options que vous pourriez prendre en compte incluent :
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Rassemblez minutieusement les informations avec soin et ne montrez pas un excès de zèle. Si vous voyez une occasion pour documenter un cas de vol en milieu de travail avec vos propres notes, vos photos, séquences vidéos, vous pouvez le faire, mais faites attention. Si l'employé responsable du vol remarque que vous menez une enquête sur lui, il va abandonner immédiatement et ne se manifestera plus en votre présence. Ce qui pourra éventuellement réduire vos chances de prouver qu'il est impliqué dans un vol à la longue. Dans le pire des cas, vous vous verrez catégoriser comme un mouchard et ainsi mettre en péril votre relation avec les autres employés.
- Notez que parfois, il suffit de garder en tête le moment et l'endroit où le vol a eu lieu et celui qui était impliqué. Si votre patron vous juge digne de confiance et si vos informations correspondent à des incohérences dans les registres de votre employeur, il peut agir sur la base de ces informations sans attendre des photos, des vidéos ou d'autres pièces à conviction.
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Évitez les accusations impulsives. Les employés ont l'obligation de s'adresser à leurs employeurs s'ils disposent des informations faisant état d'un vol en lieu de travail. Toutefois, ils ne doivent pas accuser les autres employés de vol sans apporter des preuves concluantes à l'appui de leurs accusations. Par ailleurs, même s'il y avait la preuve de la culpabilité de l'employé, l'idéal serait de ne pas le mettre à la risée des autres employés ou clients.
- De telles accusations sans fondement sont non seulement très embarrassantes lorsqu'elles passent après pour fausses, mais elles peuvent aussi avoir un effet négatif sur le moral de la compagnie en favorisant l'idée selon laquelle les employés sont soumis à une chasse aux sorciers à tout moment.
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Conseils
- Voulez-vous aller plus loin dans vos stratégies de chasse aux voleurs ? Pensez à parcourir des bases de données académiques pour des études scientifiques et les enquêtes qui ont été menées sur des thèmes relatifs au vol en milieu de travail. Par exemple, Google Scholar dispose de plusieurs documents et articles de journaux sur ce sujet [13] X Source de recherche .
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Avertissements
- N'essayez pas de surveiller les personnes que vous suspectez de vol hors du travail. Cela peut constituer une traque ou un harcèlement criminel.
- Ne planifiez pas une surveillance au travail sans en recevoir la permission par les superviseurs. Cela peut mal tourner en montrant au voleur qu'il fait l'objet d'une surveillance ou vous causer des problèmes pour avoir voulu gérer le problème par vous-même. En outre, les employés qui sont attrapés pour vol peuvent agir de façon impulsive ou par colère, ce qui pourrait être la source d'un conflit délicat, mettant ainsi en péril le moral dans le lieu de travail.
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Références
- ↑ http://blog.bodellconsulting.com/2012/09/01/50-ways-employees-steal-from-your-bar-or-restaurant/
- ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-balance-cash-register-transactions.html
- ↑ https://money.cnn.com/1997/11/13/smbusiness/theft_a/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/229816
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/wrongful-termination-was-firing-illegal-32282.html
- ↑ http://www.suggestionox.com/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/229816
- ↑ http://www.softwareadvice.com/retail/
- ↑ http://www.popcenter.org/library/CrimePrevention/Volume_10/05-Phillips-CCTV_Evaluations.pdf
À propos de ce wikiHow
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