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Un ordre du jour de réunion est plus qu’un document informatif. Il permet à chaque collaborateur d’anticiper les points abordés et de se préparer efficacement. En outre, l’ordre du jour cadre le déroulement de la réunion et est ainsi une façon de vérifier à postériori qu’elle a été productive [1] X Source de recherche . Établissez un ordre du jour clair et détaillé afin que votre réunion soit un succès.
Étapes
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Collectez des informations. Impliquez les participants dans la préparation de la réunion. Exposez-en les motifs puis recueillez leurs suggestions, leurs préoccupations et les points qu’ils souhaitent aborder [2] X Source de recherche . Intégrez ces éléments dans l’ordre du jour s’ils correspondent au sujet de la réunion.
- Envoyez un message électronique aux participants à l’avance pour qu’ils puissent vous répondre. Sachez qu’il existe des logiciels de gestion de réunion qui permettent d’automatiser certaines étapes de l’organisation [3] X Source de recherche . Si possible, allez directement à la rencontre de chaque collaborateur.
- L’ordre du jour doit être finalisé bien en amont de la réunion. Il faut donc solliciter vos collaborateurs suffisamment tôt pour avoir le temps de recueillir et d’analyser leurs idées et éventuellement de leur faire un retour. Envoyez votre message une semaine voire plusieurs mois à l’avance selon l’importance de la réunion.
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Définissez l’objectif de la réunion. Rassembler des personnes sans but préalablement fixé est une perte d’énergie et de temps. Une réunion sans objet n’a pas de raison de se tenir, au risque d’irriter vos collaborateurs. Inspirez-vous de la méthode dite « TOP » pour fixer le thème, l’objectif et le plan de votre réunion [4] X Source de recherche . Le thème concerne les sujets qui seront couverts tandis que l’objectif est la finalité même de la réunion.
- Une réunion peut avoir plusieurs thèmes. Il peut s’agir de présenter des résultats financiers, de donner des informations économiques ou encore de lancer de nouveaux projets. L’objectif de la réunion peut être de prendre une décision, d’arrêter les termes d’un nouveau contrat ou de voter la nomination d’un dirigeant.
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Abordez des thèmes qui touchent tous les participants. Il est inutile et contreproductif de rassembler des personnes sur des problématiques qui ne les concernent pas. Si l’objectif de la réunion est de résoudre un problème informatique qui n’intéresse qu’une poignée de collaborateurs, il n’est pas nécessaire de convier tous les salariés.
- Si vous devez mettre en place un projet avec une autre personne, coordonnez simplement vos emplois du temps. Si vous avez la possibilité de réunir un grand nombre de personnes, profitez de cette opportunité pour optimiser leur temps et aborder des problématiques générales. S’il s’agit d’une réunion habituelle de travail, vous pouvez vous limiter à une dizaine de participants afin que les échanges soient fructueux [5] X Source de recherche .
- Les participants doivent se sentir concernés par la réunion, au risque d’être irrités et fatigués. L’envoi d’un ordre du jour permet justement à chacun de savoir si sa présence est requise ou non ou encore s’il est potentiellement intéressé.
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Organisez les priorités. Si plusieurs thèmes sont possibles, ne gardez que ceux qui sont en adéquation avec l’objectif. En effet, si les collaborateurs ont des emplois du temps chargés, les réunir sans empiéter sur leurs divers engagements peut être compliqué. Prévoyez donc de ne discuter que des éléments les plus importants si vous êtes contraint par le temps. En outre, une réunion courte a plus de chances d’être efficace, car vos collaborateurs seront plus attentifs [6] X Source de recherche .
- Éliminez les thèmes superflus. Par exemple, si vous avez pour objectif de décider des termes d’un nouveau contrat, il est opportun de prévoir la présentation du projet, une session de questions et un débat sur les avantages et les inconvénients. En revanche, la présentation des résultats de l’entreprise ou d’autres projets en cours est inutile.
- Si nécessaire, préparez la réunion en amont directement avec les participants. Organisez des groupes de travail restreints avec les principaux concernés pour l’anticiper au mieux.
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Évoquez les points cruciaux en début de rencontre. La perte d’attention est l’un des facteurs d’inefficacité d’une réunion. Si les collaborateurs ne sont plus concentrés, leur participation est passive, voire inexistante, et l’objectif peut ne pas être atteint. Pour éviter cet écueil, soyez percutant et présentez les thèmes essentiels dès le début de la réunion. C’est à ce moment que les personnes sont les plus attentives et actives [7] X Source de recherche .
- Par exemple, si votre objectif principal est de prendre une décision, présentez les arguments au début de la réunion. Si les collaborateurs sont bien informés, ils participeront au débat de façon pertinente et constructive. Placez le moment de prise de décision dès la fin de la discussion. Vous pouvez ensuite passer à un autre thème moins important.
- Cette technique permet d’adapter la durée de la réunion aux contraintes de chacun tout en s’assurant que l’objectif essentiel est atteint. En effet, il n’est pas rare que les collaborateurs aient plusieurs impératifs et qu’ils ne puissent pas rester jusqu’à la fin de la réunion.
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Allouez une durée à chaque thème. Prévoir une limite de temps pour chaque point aide à cadrer la réunion tant dans son contenu que dans sa durée. Vos collaborateurs pourront également mieux organiser leur temps. Fixez des durées raisonnables que vous pouvez tenir. Si nécessaire, intercalez des petites pauses afin de maintenir l’attention des participants [8] X Source de recherche .
- Prévoyez une réunion courte afin d’aller à l’essentiel. Par exemple, pour discuter d’un nouveau projet, consacrez dix minutes à la présentation, dix minutes à la séance de questions et dix minutes au débat. Terminez la réunion par un vote sur les éléments du projet.
- Fixer en amont une limite de temps à chaque thème permet de maitriser le rythme de la réunion. Modulez la durée du thème en fonction de son importance [9] X Source de recherche . Au cours de la préparation, si vous constatez que la réunion risque de s’éterniser, réduisez le nombre de thèmes ou raccourcissez-en la durée.
- Déterminez également le temps de parole de chacun. Limiter la durée d’intervention des collaborateurs permet d’optimiser leur efficacité, car ils évitent ainsi les digressions. Si vous avez prévu une séance de débat de quinze minutes et qu’il y a dix participants, chacun peut intervenir pendant environ une minute.
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Créez l’entête de l’ordre du jour. Il doit retenir l’attention et inciter les participants à se rendre à la réunion. L’entête doit contenir tous les éléments de base de la réunion. Le collaborateur doit pouvoir comprendre ce dont il est question en quelques secondes. L’entête est idéalement composé d’un titre et d’un sous-titre. Indiquez l’objectif, la date, l’horaire et le lieu de la réunion [10] X Source de recherche .
- Par exemple, le titre peut être « Réunion de présentation du projet X, 12 janvier 2019, salle A » ou « Changement des termes du projet Y, 12 janvier 2019, Bureau B ».
- Optez pour une police de caractères comme Times new Roman ou Calibri . Soulignez le titre, notez-le en lettres capitales ou écrivez-le en gras.
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Prévoyez du temps pour les échanges informels. Une réunion est aussi l’occasion de conversations libres entre les collaborateurs. Laissez-leur le temps de se saluer en début de réunion. Si vous avez convié des intervenants extérieurs, profitez-en pour les présenter. En fin de réunion, il est également d’usage de remercier les collaborateurs et les éventuels invités.
- Prévoir un temps d’échanges informels permet également aux participants qui ne connaissent pas d’avoir un premier contact.
- S’il s’agit d’une conférence ou d’une réunion importante, vous pouvez présenter la liste des participants sur l’ordre du jour [11] X Source de recherche . S’il s’agit d’une réunion de travail dans une petite entreprise, cette étape n’est pas nécessaire. Il suffira de faire les présentations au début de la réunion.
- Notez que vous pouvez laisser quelques lignes vides dans votre document pour parer tout changement de l’ordre du jour.
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Détaillez les thèmes. Présentez chronologiquement les sujets abordés. Définissez-les en quelques mots, de sorte que les collaborateurs les comprennent instantanément [12] X Source de recherche . Vous pouvez opter pour une forme affirmative s’il s’agit d’une simple réunion de travail ou d’un thème qui ne nécessite pas de discussion. En revanche, il peut être plus pertinent d’utiliser la forme interrogative s’il est question d’un débat ou d’une réflexion collective.
- La forme interrogative incite le collaborateur à réfléchir à la problématique soulevée. Par exemple, si vous remplacez l’intitulé « Termes des contrats X et Y » par « Les termes des contrats X et Y peuvent-ils être modulés pour faire face à l’augmentation de la demande ? », le collaborateur sera enclin à préparer des arguments. Dans ce cas, n’hésitez pas à joindre à l’ordre du jour des documents d’information sur les projets en question.
- Votre mise en page doit être claire et aérée. Ne développez qu’un thème par paragraphe et décrivez-le en quelques mots.
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Précisez la durée prévue pour chaque thème. Cette information est utile aussi bien pour préparer la réunion que pour la conduire. En effet, elle donne aux collaborateurs une indication de l’importance du thème et leur permet de s’y préparer en conséquence. Par ailleurs, si, au cours de la réunion, les contributions sont trop longues ou manquent de pertinence, l’animateur pourra légitimement intervenir en s’appuyant sur l’ordre du jour [13] X Source de recherche .
- Indiquer la durée approximative d’un thème permet de contrôler le rythme de la réunion et d’inciter les participants à faire preuve de concision.
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Développez succinctement chaque thème. Indiquez les étapes de discussion de chaque problématique. Cette étape est particulièrement importante si le thème occupe une place essentielle, car elle permet de cibler les interventions des participants. Par exemple, s’il est question de mettre en place un nouveau projet, vous pouvez diviser la partie consacrée au débat en plusieurs questions.
- Si vous prévoyez un débat de trente minutes, articulez-le en plusieurs points, chacun ayant une durée limitée. Vous pouvez ainsi allouer dix minutes aux questions logistiques, dix minutes aux questions administratives et dix minutes au calendrier de mise en place.
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Précisez le nom de l’animateur de la réunion. Une réunion est un rassemblement de personnes. Il est donc important d’en connaitre les principaux intervenants. Indiquez le nom et la position des animateurs et des contributeurs ainsi que leur rôle dans la réunion. N’hésitez pas à communiquer sur la présence de toute personne qui vous semble importante.
- Si vous animez la réunion, indiquez-le directement dans le titre de votre présentation. Si vous nommez une autre personne, assurez-vous de la prévenir en amont.
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Prévoyez le temps nécessaire pour un intervenant exceptionnel. Si vous invitez des personnes à s’exprimer, accordez-vous avec elles sur le contenu et la durée de leur intervention. Prévoyez également de les présenter en début de réunion. Dans votre ordre du jour, indiquez leur nom, leur position ainsi que les détails de leur contribution.
- Préparer une intervention avec la personne invitée est essentiel, car les contraintes de chacun sont ainsi mieux gérées.
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Prévoyez du temps pour les aléas. À la fin de la réunion, ménagez quelques minutes pour en faire un résumé. Sollicitez également les participants, car ils peuvent vouloir approfondir un sujet ou évoquer un point d’importance qui n’a pas été inclus dans l’ordre du jour.
- Laisser du temps à la libre expression des participants permet de les impliquer davantage dans la réunion. Ils seront ainsi plus attentifs pendant les interventions afin de pouvoir apporter leur propre contribution.
- Prévoyez une séance de questions et de réponses à la fin de la réunion.
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Donnez les détails de la réunion. L’entête doit donner en un clin d’œil toutes les informations basiques sur la réunion. Indiquez la date, le lieu, l’heure et la durée de la réunion. Précisez également le nom de l’animateur de la réunion. Si des personnes doivent prendre la parole, listez-les dès le début du document.
- Si un invité ne peut pas venir, précisez quand même son nom en indiquant qu’il est excusé.
- Si nécessaire, incluez un plan pour se rendre de l’entreprise au lieu de la réunion. Il peut s’agir d’un document séparé ou d’un plan imprimé en bas de la page.
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Indiquez les requis nécessaires. Pour que les participants soient correctement préparés et qu’ils ne viennent pas avec une simple feuille blanche, fournissez-leur éventuellement des documents à lire en amont [14] X Source de recherche . Il peut s’agir du résumé d’un rapport, du récapitulatif d’un projet ou encore d’une présentation du débat prévu. Vous pouvez également donner des extraits de l’intervention des invités. Cette étape est à adapter au type et à l’importance de la réunion.
- À la fin de l’ordre du jour, incluez une rubrique en détaillant ce qui est attendu des participants. Si nécessaire, préparez un dossier comportant quelques documents et joignez-le à l’ordre du jour.
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Relisez votre ordre du jour. Tous les participants s’appuieront sur ce document pour gérer leurs propres priorités. Il est donc important qu’il soit complet, clair, concis et exempt de toute erreur de fond ou de forme. Si nécessaire, faites-le corriger par un collègue. Soigner votre présentation est une forme de respect envers les participants, mais également une façon de prouver votre implication et votre professionnalisme.
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Envoyez l’ordre du jour au moins trois jours avant la réunion. Si elle est importante ou si un travail préalable de la part des collaborateurs est nécessaire, envoyez par voie électronique ou distribuez les documents pertinents au moins une semaine voire plusieurs mois avant la réunion [15] X Source de recherche . Si nécessaire, programmez des rappels à intervalles réguliers.
- Notez que certains types de réunion comme les conseils d’administration sont règlementés par la loi ou par des règles internes à l’entreprise.
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Conseils
- Pour gagner en efficacité, utilisez les modèles d’ordre du jour contenus dans votre logiciel de traitement de texte ou téléchargez-les en ligne. Vous pouvez aussi vous constituer une bibliothèque de modèles pour créer rapidement un ordre du jour selon le type de réunion.
- Si votre entreprise dispose de modèles d’ordre de jour et de règles internes de convocation aux réunions, veillez à les respecter à la lettre.
- Le but premier d’un ordre du jour est de mener une réunion de façon productive et efficace. Vous devez donc vous y tenir et veiller à ce qu’il soit respecté. Si les discussions s’éloignent de l’objectif ou s’enlisent, rappelez poliment le sujet aux participants ou mettez fin au débat si nécessaire.
- Soyez flexible. S’il est important de suivre l’ordre du jour, il faut aussi savoir écouter les contributions de chacun. Si un collaborateur a besoin de temps supplémentaire pour développer un point pertinent, laissez-le s’exprimer sans l’interrompre même s’il dépasse le temps alloué.
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Références
- ↑ Les avantages d’un ordre du jour
- ↑ Étapes pour rédiger un ordre du jour
- ↑ Outils pour organiser les réunions
- ↑ La méthode « TOP »
- ↑ Conseils pour organiser une réunion efficace
- ↑ Conseils pour rendre une réunion efficace
- ↑ Rendre une réunion efficace
- ↑ Conseils pour tenir des réunions productives
- ↑ Indications de durée d’un thème
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