Cara Menjawab Panggilan Telepon di Kantor

PDF download Unduh PDF
Disusun bersama Tami Claytor

Referensi

PDF download Unduh PDF

Kemampuan bersikap profesional berperan penting dalam mencapai kesuksesan berkarier. Hampir semua karyawan perlu menjawab panggilan telepon, apa pun jabatannya di perusahaan. Agar penelepon merasa nyaman, pelajari cara menerima panggilan telepon yang baik untuk memberikan kesan positif dan bersiaplah menjawab pertanyaan yang diajukan.

Bagian 1
Bagian 1 dari 2:

Menerima Panggilan Telepon

PDF download Unduh PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/75\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-1-Version-4.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-1-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/75\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-1-Version-4.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-1-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Saat telepon kantor berbunyi, membiarkan penelepon menunggu bukan sikap yang sopan. Sebelum dering ketiga, segera angkat telepon dan sapalah orang yang menelepon. [1]
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ed\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-2-Version-4.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-2-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ed\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-2-Version-4.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-2-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Mungkin Anda ingin langsung berbicara, tetapi pastikan dahulu alat penerima suara pada telepon sudah berada di depan wajah. Berbicaralah jika posisi gagang telepon sudah benar supaya penelepon menerima informasi yang lengkap. [2]
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f4\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-3-Version-4.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-3-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f4\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-3-Version-4.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-3-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Setelah memosisikan telpon di depan wajah, tarik napas panjang untuk menenangkan diri dan memfokuskan pikiran sebelum mengucapkan salam. Dengan demikian, Anda bisa berbicara dengan tenang sambil berkonsentrasi. [3]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/32\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-4-Version-4.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-4-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/32\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-4-Version-4.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-4-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Cara ini memberi tahu penelepon bahwa ia sudah tersambung dengan perusahaan yang ingin dihubungi. Jadi, pastikan ia tahu nama perusahaan dan nama Anda. Sebutkan nama perusahaan terlebih dahulu. Anda boleh menulis kata-kata yang ingin diucapkan saat menerima panggilan telepon supaya Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus disampaikan ketika telepon berdering. Susunan kata bisa disesuaikan dengan situasi dan kondisi di tempat Anda bekerja.
    • Jika Anda bekerja sebagai resepsionis, berikan informasi lengkap tentang perusahaan sebab bagi penelepon, Anda adalah pintu masuk untuk mendapatkan apa yang ia butuhkan. Sebagai contoh, sapalah penelepon dengan berkata, "Selamat pagi/siang/sore. Kantor pusat wikiHow di sini. Saya Nikita siap membantu Anda". Melalui informasi ini, penelepon tahu nama perusahaan dan nama Anda sehingga ia merasa lebih nyaman untuk melanjutkan percakapan. [4] Jika Anda berprofesi sebagai sekretaris pribadi, informasikan nama atasan Anda (contohnya, "Kantor Bapak Miller di sini. Saya Nikita siap membantu Anda.") sebab penelepon ingin menghubungi atasan Anda. [5]
    • Jika Anda adalah staf departemen tertentu, informasikan jabatan Anda agar ia bisa menanyakan hal yang relevan, misalnya, "Selamat pagi. Saya Yesika di bagian pembukuan". Dengan demikian, penelepon tahu apakah ia sudah tersambung dengan departemen dan orang yang ingin dihubungi atau harus berbicara dengan orang lain.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3c\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-5-Version-4.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-5-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3c\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-5-Version-4.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-5-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Dengan demikian, Anda bisa langsung mencatat jika penelepon ingin meninggalkan pesan atau memberikan informasi. Jangan biarkan ia menunggu karena Anda harus mencari kertas dan bolpoin untuk menulis.
Bagian 2
Bagian 2 dari 2:

Berbicara di Telepon

PDF download Unduh PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/34\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-6-Version-4.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-6-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/34\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-6-Version-4.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-6-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Tersenyumlah saat berbicara. Meskipun Anda sedang kesal, berpura-pura tersenyum membuat suara Anda terdengar lebih menyenangkan bagi penelepon. Meskipun dipaksakan, cara ini bisa memperbaiki suasana hati. [6] [7]
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/12\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-7-Version-2.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-7-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/12\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-7-Version-2.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-7-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Saat bekerja di lingkungan yang profesional, pastikan Anda dan penelepon mampu berkomunikasi dengan jelas dan lugas. Berbicaralah dengan tempo yang lambat dan ucapkan setiap kata dengan artikulasi yang jelas agar informasi yang Anda sampaikan dipahami oleh penelepon. [8]
    • Jangan mengucapkan kata tak baku, misalnya " enggak ", " sip ", atau " nah ". Ucapkan setiap kata dengan jelas, misalnya "ya" atau "tidak" supaya kedua belah pihak memahami dengan baik apa yang dibicarakan. Bersikaplah sopan dengan mengucapkan "Terima kasih" dan "Sama-sama" sesuai kebutuhan.
    • Jika Anda perlu menginformasikan angka atau huruf, misalnya memberi tahu nama atau nomor telpon, pelajari alfabet fonetik (pengucapan bunyi ujar). Dengan demikian, penelepon tidak bingung saat Anda mengucapkan huruf yang pengucapannya sama, misalnya huruf B dan P. Saat mengeja nama Budi, ucapkan huruf B dengan menjelaskan "B dari kata Bali".
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/85\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/85\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Alih-alih menyapa penelepon dengan nama kecil, pastikan Anda mengucapkan "bapak" atau "ibu" sebelum menyebut namanya, misalnya "Bapak Jon", terutama jika Anda tidak mengenal penelepon secara personal. Berusahalah mengingat namanya dan ucapkan selama percakapan berlangsung. [9]
    • Segera tulis nama penelepon begitu ia memberi tahu namanya agar Anda tidak lupa.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e8\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-9-Version-2.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-9-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e8\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-9-Version-2.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-9-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Seseorang yang menelepon ke perusahaan atau kantor biasanya membutuhkan bantuan karena ingin mencari informasi atau sedang menghadapi masalah. Jika Anda tidak bisa menjawab pertanyaan atau memberikan solusi, tanyakan apakah ia mau berbicara dengan orang yang bisa membantu. Langkah ini menunjukkan bahwa Anda peduli kepada penelepon dan ingin membantu agar masalahnya segera teratasi. [10] [11]
    • Telepon kantor biasanya menggunakan sistem untuk mentransfer panggilan. Cari tahu apakah telepon di kantor Anda bisa ditransfer dan pelajari cara kerjanya. Jika tidak, cari tahu nomor telepon orang yang perlu dihubungi lalu informasikan kepada penelepon.
    • Tanyakan dengan sopan kepada penelepon apakah Anda boleh menghubungkannya dengan orang lain. Sebagai contoh, "Maaf, saya tidak bisa menjawab pertanyaan Ibu. Bagaimana kalau saya mentransfer sambungan telepon agar Ibu berbicara langsung dengan Pak Bambang? Beliau bisa memberikan solusi." Pastikan penelepon setuju sebelum Anda mentransfer sambungan telepon.
    • Jika orang yang bisa membantu tidak ada di kantor, tanyakan apakah penelepon ingin meninggalkan pesan. Jangan lupa menyampaikan pesan kepada orang yang berkompeten.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/08\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/08\/Answer-the-Phone-at-Work-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Answer-the-Phone-at-Work-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Mengucapkan "Terima kasih" atau "Selamat pagi/siang/sore" merupakan cara memberi tahu penelepon bahwa percakapan sudah berakhir dan ia bisa menutup telepon. Jangan sampai muncul kebingungan apakah percakapan masih dilanjutkan atau tidak. [12]
    • Tunggulah sampai penelepon menutup telepon. Apabila Anda yang menerima panggilan telepon, biarkan penelepon menyampaikan semua yang ingin ia katakan sampai selesai. Anda terkesan tidak sopan atau akan kehilangan informasi jika menutup telepon ketika ia belum selesai berbicara.

Tips

  • Jangan menerima panggilan telepon pribadi di tempat kerja. Anda berada di kantor untuk bekerja, bukan untuk mengobrol dengan teman. Jika ingin mengobrol atau mengirim pesan kepada teman, tundalah sampai istirahat makan siang atau jam kerja selesai.
  • Hindari pengalih perhatian. Agar penelepon merasa diperhatikan, tundalah pekerjaan yang sedang dilakukan dan berfokuslah pada penelepon. Jangan sampai Anda teralihkan atau terkesan sangat sibuk saat menjawab pertanyaan atau memberikan bantuan.
  • Jangan berbicara sambil makan, minum, atau mengunyah permen karet sewaktu menelepon sebab ucapan Anda akan sulit dipahami dan membuat penelepon merasa tidak dihargai.
  • Walaupun penelepon menyampaikan keluhan atau bersikap kasar, tunjukkan empati , bersikap tenang , dan berikan respons yang profesional.

wikiHow Terkait

Cara
Menghubungi FedEx
Cara
Menggunakan "Etc." dengan Benar
Cara
Mengumpulkan Informasi Pelanggan
Cara
Menyebutkan Nama dengan Bahasa Isyarat Amerika
Cara
Menulis Laporan Kerja
Cara
Melakukan Riset Pasar
Cara
Menuliskan Laporan Analisis Industri
Cara
Menghubungi Mark Cuban
Cara
Membuat Poster Iklan Sendiri
Cara
Mempelajari Tata Bahasa Inggris
Cara
Menulis Surel Undangan Rapat
Cara
Menulis Ucapan Terima Kasih dalam Dunia Bisnis
Cara
Mengatasi Keluhan Pelanggan dengan Cepat
Cara
Membuat Kode QR

Referensi

  1. ↑ http://www.goodtemps.org/blog/127/the-best-way-to-answer-a-phone
  2. ↑ http://www.goodtemps.org/blog/127/the-best-way-to-answer-a-phone
  3. ↑ https://www.themuse.com/advice/what-did-you-say-4-tips-for-understanding-accents-at-work
  4. ↑ http://www.goodtemps.org/blog/127/the-best-way-to-answer-a-phone \
  5. ↑ http://www.legalsecretaries.org/articles/telephone.html
  6. ↑ http://www.goodtemps.org/blog/127/the-best-way-to-answer-a-phone
  7. ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/prefrontal-nudity/201208/smile-powerful-tool
  8. ↑ http://www.businesszone.co.uk/community-voice/blogs/glennharrisona4u/10-top-tips-for-answering-telephone-calls-professionally
  9. ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
  1. ↑ http://www.goodtemps.org/blog/127/the-best-way-to-answer-a-phone
  2. ↑ http://www.businesszone.co.uk/community-voice/blogs/glennharrisona4u/10-top-tips-for-answering-telephone-calls-professionally
  3. ↑ http://www.legalsecretaries.org/articles/telephone.html

Tentang wikiHow ini

Bahasa lain
Halaman ini telah diakses sebanyak 125.946 kali.

Apakah artikel ini membantu Anda?