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Para marcar uma reunião, você terá que comunicar a todos os participantes os detalhes de uma forma clara e breve. Você precisa dizer quando a reunião vai acontecer, qual será o local e quais assuntos serão tratados. Inclua anotações se a reunião precisar de algum tipo de preparação ou de materiais. Use o seu e-mail normal ou um aplicativo com o Outlook, só não se esqueça de incluir todos os detalhes mais importantes para que os convidados saibam o que esperar.
Passos
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Escreva um assunto curto e bem relevante com a data e o tópico a ser tratado na reunião. Colocar esses detalhes permite que as pessoas já saibam logo de cara quando será a reunião e o que será tratado nela, sem nem precisar abrir o e-mail. Por exemplo, escreva “Reunião dia 12/08: novas diretrizes para relatórios.” [1] X Fonte de pesquisa
Aviso: se você não colocar o tópico da reunião, as pessoas provavelmente responderão perguntando se ela será direcionada para o departamento delas ou se a presença é obrigatória. Prefira pôr o tópico!
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Peça confirmação de presença no assunto. Se você precisa saber quem vai participar da reunião, peça que as pessoas confirmem se vão participar logo no assunto do e-mail. Assim, eles saberão que precisam responder o mais rápido possível antes mesmo de abrir o e-mail. Você pode escrever “Sexta 10/06 | Reunião do RH — favor confirmar presença.” [2] X Fonte de pesquisa
- Ou “Favor confirmar presença: Reunião do RH dia 10/06.”
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Informe se é uma reunião de emergência no assunto do e-mail. Se o problema a ser tratado for urgente ou requer ação rápida e a reunião tiver que ser feita imediatamente, passe essa urgência logo no assunto do e-mail. Por exemplo, você pode escrever algo como “Reunião de emergência | Segunda 31/03: Cibersegurança.” [3] X Fonte de pesquisa
- É importante falar que é algo emergencial e já indicar o que será tratado na reunião.
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Indique se a presença é obrigatória ou sugerida. Se você trabalha em uma empresa grande, a presença de alguns funcionários pode não ser necessária em todas as reuniões. Informe para qual departamento a reunião será relevante já no assunto ou diga se os receptores precisam participar ou não. Por exemplo, você pode colocar “Reunião obrigatória Dep. Marketing 10/06.” [4] X Fonte de pesquisa
- Se a reunião não for obrigatória, você pode escrever algo como: “Reunião sugerida ocorrerá no dia 10/06. O tema é Táticas eficientes de pesquisa.”
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Escreva as palavras inteiras no assunto para ninguém se confundir. Usar abreviações pode parecer uma boa ideia, mas elas não são tão específicas quanto as palavras inteiras e podem deixar as pessoas confusas. Por exemplo, “Att” pode ser “atenciosamente” ou “atenção”, dependendo da situação. [5] X Fonte de pesquisa
- Não tem problema usar siglas bem comuns, como “RH”, “CFO” ou “Qua.” (abreviando quarta-feira).
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Escreva uma introdução breve e simpática e observações curtas. Se você trabalha em uma empresa grande e não conhece todo mundo ainda, se apresente. Também é importante acrescentar nessa breve introdução se as pessoas precisam levar algum documento ou material para a reunião. [6] X Fonte de pesquisa
- Faça uma introdução mais pessoal ou relevante para o trabalho. Por exemplo “Olá a todos da equipe! Estou animada para o lançamento do novo programa semana que vem!”
Dica: coloque um lembrete do que as pessoas precisam levar ou das coisas que precisam terminar antes de ir para a reunião. Por exemplo, “Lembrete: por favor trazer quatro cópias impressas da sua lista de contato de fornecedores atualizada.”
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Informe a data e o horário da reunião em uma linha separada para que fique em destaque. Já que essas informações são essenciais para que as pessoas possam participar da reunião, o melhor é deixar claro e destacado do restante do texto. Dê duas linhas de distância tanto acima quanto abaixo e deixe o texto em negrito. [7] X Fonte de pesquisa
- Exemplo: “Dia 06 de outubro, das 10:30 às 11:45.”
- Se a reunião for on-line, informe qual o fuso horário para que as pessoas mais distantes não percam a reunião por uma falha de comunicação. Coloque “Dia 06 de outubro, das 10:30 às 11:45 (Horário de Brasília).”
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Coloque o local após a data e o horário. Deixe o local tão destacado quanto a data e o horário, especialmente se a reunião for acontecer em um local novo, difícil de achar ou se você sabe que alguns dos convidados não conhecem bem o lugar. Se a reunião for virtual (seja em um fórum ao vivo ou um chat de vídeo), passe o link do fórum ou ligação de vídeo para facilitar o acesso. [8] X Fonte de pesquisa
- Ao explicar onde o lugar fica, deixe tudo bem detalhado. Por exemplo: “Por favor, compareça à reunião na sala 592 no prédio Timaren (Av. Faria Lima, 3240). A sala 592 fica no segundo nível do prédio. Pegue o elevador no térreo e suba até o 12º andar e depois usar o elevador da ala sul (à sua esquerda) para ir até o 59º andar.”
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Diga qual o propósito da reunião. Informe aos participantes qual é o objetivo da reunião. Colocar uma breve programação ajuda as pessoas a saberem o que elas precisam fazer antes do dia. Você pode simplesmente colocar o tópico (como “Atualização sobre cibersegurança”) ou colocar uma programação como a seguir: [9] X Fonte de pesquisa
- 10:30-10:45: compartilhamento de atualizações sobre o projeto.
- 10:45-11:10: comparação e escolha de ofertas viáveis.
- 11:10-11:30: brainstorming e objetivos para o lançamento.
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Revise o e-mail para corrigir os erros de gramática ou informações incorretas. As coisas mais importantes são a data, horário e local da reunião. Você precisa ter certeza de que essas informações estão corretas! Revise também a introdução, a programação ou outras seções para ter certeza de que escreveu tudo que é necessário. [10] X Fonte de pesquisa
- Leia o e-mail em voz alta para garantir que as frases estão fáceis de compreender e breves antes de enviar.
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Clique em “Nova reunião” na guia “home” no Outlook. Se a sua empresa usa um banco de dados de comunicação com um calendário integrado, como o Outlook, use essa ferramenta para marcar a reunião. Geralmente, essa é a melhor forma de contatar as pessoas com as quais você trabalha.
- Se a sua empresa não usa o Outlook nem nada parecido, use o e-mail fornecido pela empresa para enviar o convite para a reunião.
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Escolha a data e a hora na janela “Assistente de agendamento”. Depois de criar uma nova reunião, a janela do calendário vai se abrir na tela. Clique em “Assistente de agendamento” e selecione a data e horário disponíveis para a reunião.
- Verifique se todos os participantes estarão disponíveis nesse dia e horário. Dependendo do aplicativo que a sua empresa utiliza, talvez você tenha que ajustar as configurações de visualização para poder consultar a agenda de todos (além da sua).
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Adicione participantes digitando os nomes deles ou usando a agenda de endereços. Clique na barra de texto para inserir os nomes manualmente ou vá descendo pela agenda de endereços e selecione os nomes por lá. Use a função “Assistente de agendamento” para verificar a disponibilidade das outras pessoas.
- Se as pessoas não estiverem disponíveis, os nomes delas vão aparecer destacados. O assistente mostrará até recomendações de horário para acomodar melhor as agendas dos participantes.
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Coloque o horário de início e de término da reunião. Confira se a data está igual à que você selecionou anteriormente e clique no botão do calendário para fazer qualquer alteração que precisar. Use as setas voltadas para baixo à direita das opções de horários e selecione que horas a reunião vai começar e que horas ela vai terminar.
- Colocar o horário de término é uma forma de respeitar o tempo das pessoas, porque as ajuda a saber o que esperar e permite que elas planejem como irão para a reunião ou se organizem com relação ao restante das tarefas que têm naquele dia.
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Clique em “Compromissos” sob a guia “Reunião” na parte superior da tela. Quando você clicar, será levado de volta para a tela geral de compromissos e poderá ver a reunião que acabou de marcar. Inclua o assunto, o local e outras anotações por aqui.
- Caso não veja a sua reunião na tela, volte e faça o processo de novo.
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Seja específico ao colocar o assunto, o local e as demais informações pertinentes. Informe aos participantes qual o assunto da reunião em poucas palavras (por exemplo, “Teste de produto a ser lançado”). Explique bem qual o local também e dê instruções sobre como chegar se não for um local de costume ou for difícil de achar. Acrescente anotações que sejam relevantes (como o que as pessoas precisam levar).
- Informe o endereço do local mesmo se achar que os convidados já sabem onde é.
- Clique em “enviar” quando terminar.
Dica: evite colocar assuntos muito vagos, como “brainstorming”, porque isso não permite que as pessoas saibam ao certo qual o propósito da reunião. Prefira coisas como “brainstorming de fornecedores para o novo produto”
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Dicas
- Releia o e-mail ou convite e deixe-o o mais breve e direto possível.
- Use uma linguagem profissional e simpática.
- Depois que terminar de preencher tudo, volte e revise a lista de destinatários para garantir que todo mundo que precisa ser convidado está nela.
- Digite os endereços na linha “cco:” se quiser que eles não apareçam para todos os destinatários.
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Avisos
- Não mande o convite ou o e-mail sem data, horário e local para não frustrar as pessoas e nem receber uma enxurrada de respostas pedindo essas informações.
- Não escreva tudo em caixa alta, porque isso é considerado o equivalente a gritar e é antiprofissional.
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Referências
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
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