Как преобразовать документ Word в таблицу Excel

PDF download Загрузить PDF
PDF download Загрузить PDF

Если вам нужно перенести список или таблицу с данными из документа Word в таблицу Excel, вам необязательно копировать и вставлять каждый отдельный фрагмент информации в соответствующую ячейку таблицы. Вы можете легко импортировать весь документ в формат Excel в несколько кликов, если сначала правильно отформатируете ваш документ Word.

Метод 1
Метод 1 из 2:

Преобразование списка

PDF download Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/73\/Convert-Word-to-Excel-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/73\/Convert-Word-to-Excel-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Когда вы импортируете документ в Excel, программа определяет, какой фрагмент информации будет размещен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные символы в тексте. Посредством форматирования данных в документе перед импортированием вы сможете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот способ удобен, если вам нужно импортировать большой список из документа Word в таблицу Excel.
    • Этот метод особенно эффективен, если вы импортируете список из нескольких элементов одинакового формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b8\/Convert-Word-to-Excel-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b8\/Convert-Word-to-Excel-Step-2-Version-2.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Перед началом процесса преобразования удостоверьтесь в том, что все элементы списка имеют одинаковое форматирование. Если необходимо, исправьте возможные ошибки пунктуации или перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e4\/Convert-Word-to-Excel-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e4\/Convert-Word-to-Excel-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Отображение скрытых знаков форматирования поможет выбрать оптимальный способ разделения элементов списка. Чтобы отобразить знаки форматирования, нажмите кнопку "Отобразить все знаки" во вкладке Главная, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + ⇧ Shift + *
    • В большинстве списков будет стоять или один знак абзаца в конце каждой строки, или один в конце строки и один в пустой строке между элементами. Вы будете использовать эти знаки для вставки символов, которые приложение Excel использует для распределения данных по ячейкам таблицы.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/75\/Convert-Word-to-Excel-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/75\/Convert-Word-to-Excel-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Удалите знаки абзаца между элементами, чтобы избавиться от пустых строк. Приложение Excel использует пустые строки между элементами списка для идентификации отдельных строк с данными, но сейчас их нужно удалить, чтобы процесс форматирования прошел корректно. Не беспокойтесь, немного позже вы добавите их снова. Этот метод уместен в тех случаях, когда один знак абзаца стоит в конце пункта списка и один – в пустой строке между пунктами (два в строке).
    • Нажмите Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
    • Введите в поле поиска ^p^p . Это кодовое обозначение двух знаков абзаца в строке. Если каждый элемент списка состоит из одной сплошной строки, и между элементами нет пустых строк, используйте команду ^p .
    • В поле Заменить введите знак разделения. Этот знак не должен повторяться больше нигде в этом документе. Например, можно использовать знак ~ .
    • Нажмите кнопку Заменить все . Вы заметите, что все элементы списка объединились между собой, но не стоит беспокоиться, поскольку в соответствующих местах расставлены разделители (после каждого элемента).
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e0\/Convert-Word-to-Excel-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e0\/Convert-Word-to-Excel-Step-5-Version-2.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-5-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Теперь, когда элементы списка разделены так, что они отображаются в последовательных строках, нам нужно обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. Например, если в первой строке каждого элемента указано имя, во второй – адрес, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы можете
    • Нажать Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
    • Удалить один из знаков ^p в поле Найти.
    • Изменить знак в поле Заменить на запятую , .
    • Нажать кнопку Заменить все . Оставшиеся знаки абзацев будут заменены запятыми, которые будут выделять каждую строку в отдельное поле.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/03\/Convert-Word-to-Excel-Step-6.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/03\/Convert-Word-to-Excel-Step-6.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и замене, ваш список больше не будет выглядеть как список. Вся информация будет представлена одной непрерывной строкой, а ее фрагменты будут разделены запятыми. Последняя операция поиска и замены вернет вашим данным вид списка, при этом отдельные фрагменты будут разделены запятыми.
    • Нажмите Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
    • В поле Найти введите символ ~ (или другой символ, который вы выбрали ранее).
    • В поле Заменить введите ^p .
    • Нажмите на кнопку Заменить все . Все элементы вашего списка будут разбиты на отдельные группы, разделенные запятыми.
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a8\/Convert-Word-to-Excel-Step-7.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a8\/Convert-Word-to-Excel-Step-7.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Теперь, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это позволит приложению Excel прочесть и проанализировать данные и разместить каждый фрагмент в соответствующем поле.
    • Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт "Сохранить как".
    • Откройте выпадающее меню "Тип файла" и выберите "Обычный текст".
    • Введите имя вашего файла и нажмите кнопку Сохранить .
    • Если появится окно Преобразование файла, просто нажмите    OK    .
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3c\/Convert-Word-to-Excel-Step-8.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3c\/Convert-Word-to-Excel-Step-8.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Теперь, когда вы сохранили файл в виде обычного текста, вы сможете открыть его с помощью приложения Excel. [1]
    • Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
    • Откройте выпадающее меню "Все файлы Excel" и выберите "Текстовые файлы".
    • В окне Мастер текстов (импорт) нажмите кнопку Далее > .
    • В списке Разделители выберите "Запятая". В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего списка будут разделены в таблице. Нажмите Далее > .
    • Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово .
    Реклама
Метод 2
Метод 2 из 2:

Преобразование таблицы

PDF download Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ef\/Convert-Word-to-Excel-Step-9.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ef\/Convert-Word-to-Excel-Step-9.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Если у вас есть список данных в документе, вы можете преобразовать его в таблицу в приложении Word, а затем быстро скопировать эту таблицу в Excel. Если ваши данные уже оформлены в виде таблицы, переходите к следующему шагу.
    • Выделите весь текст, который вы хотите оформить в виде таблицы.
    • Перейдите во вкладку Вставка и нажмите кнопку Таблица.
    • Выберите пункт "Преобразовать в таблицу".
    • В поле "Число столбцов" укажите количество строк в записи. Если записи разделены пустыми строками, добавьте одну строку к общему количеству.
    • Нажмите    OK    .
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f3\/Convert-Word-to-Excel-Step-10.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f3\/Convert-Word-to-Excel-Step-10.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Приложение Word создаст таблицу на основе ваших настроек. Внимательно проверьте, чтобы все данные были на своих местах.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/00\/Convert-Word-to-Excel-Step-11.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/00\/Convert-Word-to-Excel-Step-11.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Нажмите маленькую кнопку "+" которая появится в верхнем левом углу таблицы. Она появляется, когда вы наводите мышь на таблицу. Нажав на эту кнопку, вы выделите все данные в таблице.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e4\/Convert-Word-to-Excel-Step-12.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e4\/Convert-Word-to-Excel-Step-12.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ctrl + C чтобы скопировать выделенные данные . Это также можно сделать, нажав кнопку "Копировать" во вкладке Главная.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ad\/Convert-Word-to-Excel-Step-13.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ad\/Convert-Word-to-Excel-Step-13.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Скопировав выделенные данные, вы можете открыть приложение Excel. Если вы хотите вставить данные в уже готовую таблицу Excel, откройте ее. Наведите курсор на ячейку, в которую вы хотите вставить левую верхнюю ячейку скопированной таблицы.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/75\/Convert-Word-to-Excel-Step-14.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/75\/Convert-Word-to-Excel-Step-14.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ctrl + V чтобы вставить скопированные данные . Отдельные ячейки таблицы из документа Word разместятся в соответствующих ячейках таблицы Excel.
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ae\/Convert-Word-to-Excel-Step-15.jpg\/v4-460px-Convert-Word-to-Excel-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ae\/Convert-Word-to-Excel-Step-15.jpg\/v4-728px-Convert-Word-to-Excel-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    В зависимости от вида импортируемых данных, возможно, вам придется дополнительно откорректировать форматирование. Например, если вы импортируете адреса, тогда название города, области и почтовый индекс могут попасть в одну ячейку. Можно сделать так, чтобы приложение Excel разделило их автоматически. [2]
    • Выделите весь столбец, который хотите разделить, нажав на его заголовок
    • Перейдите во вкладку Данные и нажмите кнопку "Текст по столбцам".
    • Нажмите кнопку Далее > и в меню Символы-разделители выберите "Запятая". В случае с нашим примером, название города будет отделено от аббревиатуры области и почтового индекса.
    • Чтобы сохранить изменения, нажмите Готово .
    • Выделите столбец, который также нужно разделить, и повторите те же действия, указав "Пробел" вместо запятой в качестве разделителя. Так вы отделите аббревиатуру области от почтового индекса.
    Реклама

Дополнительные статьи

Как
добавить галочку в документе Word
Как
превратить отсканированный документ в документ Microsoft Word
Как
обновить Word на компьютере
Как
удалить пустую страницу в Word
Как
ввести верхний (надстрочный) индекс и нижний (подстрочный) индекс в MS Word
Как
распечатать документ в Word
Как
скрывать или удалять примечания в Word
Как
закрыть диалоговое окно в Microsoft Word
Как
закрепить изображение в Word
Как
центрировать текст в Microsoft Word
Как
отключить отображение символов абзаца в Microsoft Word
Как
вставить файл в документ Word
Как
упорядочить список по алфавиту в программе Microsoft Word
Как
изменить направление текста в Microsoft Word
Реклама

Источники

  1. ↑ smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
  2. ↑ http://www.timeatlas.com/convert-word-docs-to-excel-part-2/

Об этой статье

На других языках
Эту страницу просматривали 253 203 раза.

Была ли эта статья полезной?

Реклама