PDF download ดาวน์โหลดบทความ PDF download ดาวน์โหลดบทความ

การบอกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนว่าคุณตัดสินใจจ้างคนอื่นมาทำงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ถ้าเขาเคยมาสัมภาษณ์ ให้แจ้งข่าวทางโทรศัพท์จะดีที่สุด แต่ถ้าเขายังไม่เคยมาสัมภาษณ์ ให้แจ้งผ่านทางอีเมล อย่างไรก็ตามวิธีการที่ดีที่สุดไม่ว่าจะเป็นการแจ้งทางโทรศัพท์หรือสื่อสารผ่านทางอีเมลก็คือ สุภาพแต่อธิบายการตัดสินใจของคุณอย่างตรงไปตรงมาและตรงประเด็น

วิธีการ 1
วิธีการ 1 ของ 2:

แจ้งผู้สมัครทางโทรศัพท์

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. แม้ว่าคุณจะสบายใจที่จะส่งอีเมลมากกว่าเพราะคุณไม่ต้องรู้สึกกระอักกระอ่วน แต่การแจ้งผู้สมัครทางโทรศัพท์นั้นสุภาพและเป็นมืออาชีพมากกว่า แจ้งข่าวแก่ผู้สมัครทุกคนที่เคยเข้ารับการสัมภาษณ์แบบต่อหน้าผ่านทางโทรศัพท์ [1]
    • โทรหาในชั่วโมงทำการปกติ ไม่อย่างนั้นคุณอาจจะโทรไปตอนที่เขากินมื้อเย็นอยู่พอดี
  2. วางแผนการพูดคุยแต่ละครั้งให้สั้นไม่เกิน 5 นาทีจะดีที่สุด การบอกว่าคุณเป็นใครแล้วเข้าเรื่องเลยจะทำให้คนที่คุณคุยด้วยรู้ว่า คุณเคารพเวลาของเขาและไม่อยากทำให้เขาเสียเวลา อย่าถามไถ่ชีวิตส่วนตัวของเขา เล่นมุก หรือถามเรื่องดินฟ้าอากาศ
    • เช่น การพูดว่า “สวัสดี คุณเบนซ์ใช่ไหมคะ ดิฉันสุภาวดีจากบริษัทวิตามินเวิลด์นะคะ ดีใจจังเลยค่ะที่ได้เจอคุณตอนสัมภาษณ์! ขอถามหน่อยสิ บ้านคุณตอนนี้อากาศเป็นยังไงบ้าง ได้ข่าวว่ามีคำเตือนว่าพายุงวงช้างจะเข้าใช่ไหม มีลูกไหนไปตกบ้านคุณบ้างหรือเปล่า” นั้นถือว่าไม่เหมาะสม
  3. อธิบายว่าบริษัทเลือกผู้สมัครท่านอื่นมาประจำตำแหน่ง. กล่าวอย่างสุภาพว่าคุณยินดีที่ได้พบเขาในช่วงการสัมภาษณ์และคุณก็เก็บไปพิจารณาจริงๆ แต่คุณตัดสินใจยื่นข้อเสนอให้ผู้สมัครคนอื่นแทนคุณควรรีบบอกเรื่องนี้ให้เสร็จๆ ไป และให้แจ้งทันทีหลังจากที่คุณสองคนกล่าวคำว่า “สวัสดีครับ/ค่ะ” [2]
    • พูดประมาณว่า “สวัสดีครับคุณรดา ผมมนศักดิ์จากบริษัทเอเอเอ เทค เซอร์วิสนะครับ ขอบคุณอีกครั้งนะครับที่มาเข้ารับการสัมภาษณ์กับเราเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว พวกเราทุกคนดีใจที่ได้พบคุณและประทับใจเรซูเมของคุณมากครับ แต่ทางเราอยากแจ้งให้ทราบว่า เราตัดสินใจเสนองานให้ผู้สมัครท่านอื่นครับ”
  4. กล่าวถึงจุดแข็งของผู้สมัครที่ได้รับการจ้างสัก 2-3 ข้อ. ผู้สมัครหลายคนที่ถูกปฏิเสธอยากรู้จริงๆ ว่าเพราะอะไรผู้สมัครคนนั้นถึงได้งานแล้วเขาไม่ได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถชี้แจงประเด็นในเรซูเมและการสัมภาษณ์งานได้ทีละประเด็น แต่คุณก็อาจจะกล่าวถึงจุดแข็งของผู้สมัครที่ได้รับการจ้างงานที่เหนือกว่าจุดแข็งของคนที่คุณกำลังคุยด้วย
    • เช่น พูดทำนองว่า “แม้ว่าเราจะเห็นคุณค่าประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาหลายปีของคุณ แต่ผู้สมัครที่เราเลือกนั้นมีวุฒิปริญญาโท และการศึกษาในระดับนั้นสำคัญกับเรามากค่ะ”
    • หรือ “ผู้สมัครที่เราเลือกทำงานในตำแหน่งเดียวกันนี้ที่บริษัทอื่นค่ะ เพราะฉะนั้นเราจึงรู้ว่าเขาจะสามารถรับช่วงต่อได้แบบไม่สะดุด”
  5. อธิบายว่ามีผู้สมัครที่คุณสมบัติครบถ้วนสมัครงานในตำแหน่งนี้มากมาย. เวลาที่ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนถูกปฏิเสธงาน พวกเขาอาจรู้สึกว่าตัวเองโดนโกงหรือล้มเหลวอยู่ในที ในกรณีเหล่านี้การบอกเขาว่า เขาแข่งขันกับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนอีกมากมายนั้นอาจช่วยให้เขารู้สึกดีขึ้นได้
    • พูดประมาณว่า “คุณเป็นผู้สมัครที่มีโอกาสสูงมาก แต่งานตำแหน่งนี้แข่งขันกันดุเดือดจริงๆ ค่ะ ดิฉันเสียใจที่จะแจ้งให้คุณทราบว่า คุณไม่ชนะการแข่งขันครั้งนี้ค่ะ”
  6. ชวนให้เขามาเป็นเพื่อนกับบริษัทผ่านทางโซเชียลมีเดีย. การพูดคุยเรื่องนี้อาจทำให้ผู้สมัครทำใจลำบาก เพราะฉะนั้นทำให้การพูดคุยครั้งนี้ผ่อนคลายขึ้นด้วยการชวนเขามาเป็นเพื่อนกับบริษัทผ่านช่องทางออนไลน์ วิธีนี้ยังทำให้เขาเห็นด้วยว่าคุณไม่ได้ติดใจอะไรเป็นการส่วนตัว [3]
    • ดังนั้นให้พูดทำนองว่า “หากองค์กรของเราเปิดรับสมัครตำแหน่งอื่นๆ ในวันข้างหน้า ทางเราจะพิจารณาคุณอีกครั้งนะครับ คุณช่วยส่งคำเชิญ LinkedIn ไปที่แผนกฝ่ายบุคคลได้ไหมครับ”
    • หรือไม่ก็พูดว่า “ผมอยากให้คุณได้รับข่าวสารจากบริษัท เรากำลังจะมีโปรแกรมที่น่าสนใจอีกมากมายเลยครับ ลองเข้าไปดูได้ที่ Facebook และ Twitter ของบริษัทนะครับ จะได้รู้ว่าต่อไปเราจะทำอะไรบ้าง!”
  7. ในบางกรณีผู้สมัครอาจจะบอกว่า “ดิฉันขอสัมภาษณ์อีกครั้งนะคะ รับรองว่าคุณต้องเปลี่ยนใจแน่ค่ะ!” หรือ “เรื่องนี้ต้องมีอะไรผิดพลาดแน่นอน ดิฉันรู้ว่าดิฉันเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด” ถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนี้ ไม่ต้องไปอธิบายว่าเขาควรปรับปรุงอะไรบ้างในการสัมภาษณ์หรือพูดถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของเรซูเมทีละประเด็น [4]
    • ในการตัดบทอย่างสุภาพนั้น ให้คุณพูดประมาณว่า “ถึงแม้เราจะจ้างคนอื่น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณทำอะไรผิดนะคะ ดิฉันมั่นใจว่าคุณจะต้องได้งานที่เหมาะสมกับคุณเร็วๆ นี้ค่ะ”
  8. สนับสนุนให้ผู้สมัครที่มีความสามารถกลับมาสมัครอีกครั้งในอนาคต. แค่เพราะว่าผู้สมัครคนนี้ไม่ใช่คนที่เหมาะกับตำแหน่งงานนี้มากที่สุดก็ไม่ได้หมายความว่าวันข้างหน้าจะไม่มีตำแหน่งในบริษัทที่เหมาะกับเขา เพื่อไม่ให้ความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นมาแล้วต้องสูญเปล่า อธิบายให้ผู้สมัครที่เก่งๆ ฟังว่า แม้ว่าพวกเขาจะไม่ใช่คนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้ แต่คุณก็ยังอยากติดต่อกับเขาอยู่ บอกเขาว่าในวันข้างหน้าอาจมีโอกาสตำแหน่งงานที่ดีกว่าสำหรับพวกเขา [5]
    • ดังนั้นให้พูดทำนองว่า “ถ้าวันข้างหน้าบริษัทเปิดรับสมัครอีก อย่าลืมมาสมัครนะครับ! คุณพลาดตำแหน่งนี้ไปแค่นิดเดียวเท่านั้น เพราะฉะนั้นคุณควรมาสมัครทำงานที่นี่อีกครั้งนะครับ”
    • ถ้าเขาเป็นผู้สมัครที่มีความสามารถมากเป็นพิเศษและคุณคิดว่าเขาน่าจะเหมาะกับตำแหน่งงานด้านอื่นในบริษัท เสนอว่าคุณจะแนะนำคุณให้กับแผนกนั้น วิธีนี้ได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย
    โฆษณา
วิธีการ 2
วิธีการ 2 ของ 2:

เขียนอีเมลปฏิเสธ

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. ส่งอีเมลแจ้งเขาทันทีหลังจากที่คุณจ้างผู้สมัครคนอื่น. หลังจากที่คุณ (ฝ่ายบุคคลหรือผู้จัดการฝ่าย) เลือกผู้สมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่เปิดอยู่ได้แล้ว ให้ส่งอีเมลปฏิเสธไปหาผู้สมัครที่ยังไม่ได้เข้ารับการสัมภาษณ์โดยเร็ว พวกเขาจะได้ไม่ตั้งความหวังลมๆ แล้งๆ และจะได้เริ่มหางานอื่นด้วย
    • โดยหลักการแล้วคุณควรส่งอีเมลปฏิเสธหลังจากวันที่คุณตัดสินเลือกผู้สมัครได้แล้วในวันทำการถัดไป
  2. เนื่องจากว่าผู้สมัครไม่เคยมาสัมภาษณ์แบบต่อหน้า เนื้อหาที่ส่งไปก็ควรจะกระชับ เปิดด้วยชื่อเต็มของผู้สมัคร จากนั้นก็เขียนประมาณว่า “ทางเราขอขอบคุณที่ท่านสมัครงานในตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายครีเอทีฟของบริษัทเอบีซีแอดเวอร์ไทซิง บริษัทประทับใจเรซูเมของคุณมาก แต่ท้ายที่สุดทางเราได้เสนองานตำแหน่งนี้ให้ผู้สมัครอีกท่านหนึ่ง เราขอให้คุณโชคดีในเส้นทางการทำงาน” [6]
    • ลงชื่อด้านล่าง ตรวจทานข้อผิดพลาดให้เรียบร้อยแล้วส่ง
  3. การถูกปฏิเสธงานอาจเป็นเรื่องที่ผู้สมัครทำใจลำบาก แต่ในแง่ของความเป็นมืออาชีพแล้วคุณไม่ควรขอโทษหรือทำเหมือนว่าคุณไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจจ้างงานของบริษัท ถ้ามีความคิดเห็นขัดแย้งภายในเรื่องการจ้างงาน อย่าแพร่งพรายให้ผู้สมัครรู้เด็ดขาด
    • เช่น อย่าเขียนว่า “ถึงดิฉันจะอยากจ้างคุณมาก แต่ผู้จัดฝ่ายไม่เห็นด้วยค่ะ”
  4. ถ้าเขาตอบอีเมลกลับมาว่า เขาอยากรู้ว่าผู้สมัครที่ได้รับเลือกมีจุดแข็งอะไรที่เขาไม่มี ให้ตอบกลับไปอีก 3-4 ประโยค [7] ตอบอีเมลให้กระชับและเป็นกลาง คุณจะได้ไม่ต้องเขียนตอบกลับไปกลับมาหลายรอบ
    • เช่น เขียนทำนองว่า “แม้ว่าเราจะสนใจเรซูเมของคุณเป็นอย่างมาก แต่ปัญหาอยู่ที่ประวัติการทำงาน จากประวัติการทำงานคุณมีช่วงเวลาที่ว่างเว้นจากการทำงานไปหลายปี เราจึงตัดสินใจจ้างผู้สมัครอีกท่าน”
    โฆษณา

เคล็ดลับ

  • อย่าคุยโทรศัพท์นานเกินไป บอกผู้สมัครว่าเขาแข่งขันกับผู้สมัครหลายท่าน และบริษัทยินดีพิจารณาเขาอีกครั้งหากมีตำแหน่งว่างในอนาคต พูดให้กระชับไม่เกิน 5 นาทีแล้ววางสายอย่างสุภาพ
  • เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณเปิดรับสมัคร วางแผนสัมภาษณ์ผู้สมัครไม่เกิน 4-5 คน คุณจะได้โทรแจ้งข่าวแค่ 4-5 คนเท่านั้น
  • อย่าโกหกผู้สมัครเด็ดขาดว่าทำไมเขาถึงไม่ได้รับเลือก แม้ว่าผู้สมัครจะสัมภาษณ์แย่มากและแทบไม่มีโอกาสได้รับเลือกเลย ให้หาวิธีบอกข้อมูลเหล่านี้อย่างสุภาพ
โฆษณา

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 7,988 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

โฆษณา