تنزيل المقال
تنزيل المقال
يعلّمك المقال التالي كيفية إنشاء قاعدة بيانات باستخدام بيانات من جدول بيانات إكسل عن طريق استيراد البيانات إلى برنامج أكسس الذي يختص بإدارة قواعد البيانات من مايكروسوفت أو عن طريق تصدير بيانات إكسل إلى صيغة تعمل مع معظم برامج قواعد البيانات. برنامج مايكروسوفت أكسس جزء من حزمة برامج مايكروسوفت أوفس وهو متاح على نظام التشغيل ويندوز فقط.
الخطوات
-
أنشئ قاعدة بيانات جديدة في مايكروسوفت أكسس. تظهر أيقونة التطبيق بلون أحمر وتحمل الحرف A .
- برنامج أكسس مصمّم للاستخدام مع برنامج إكسل ويأتي بصحبة إكسل في حزمة مايكروسوفت أوفس الاحترافية وهو متاح على نظام التشغيل ويندوز فقط.
-
انقر على لسان تبويب البيانات الخارجية External Data أعلى النافذة.
-
انقر على زر إكسل Excel في شريط الأدوات.
-
انقر على زر التصفّح Browse الموجود أعلى الجهة اليمنى من النافذة.
-
حدّد جدول بيانات إكسل الذي ترغب باستخدامه كمصدر.
-
حدد كيفية نقل البيانات. افعل ذلك عن طريق النقر على زر التحديد المجاور لأحد الخيارات التالية:
- استيراد بيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية: اختر هذا الخيار إن كنت قد أنشأت قاعدة بيانات جديدة لا تحتوي على جداول أو إن كنت ترغب بإضافة جدول جديد إلى قاعدة بيانات موجودة. يمكنك تحرير المعلومات في أكسس عن طريق إنشاء جدول جديد.
- ألحق نسخة من السجلات بالجدول: اختر هذا الخيار إن كنت تستخدم قاعدة بيانات موجودة وكنت ترغب بإضافة بيانات إلى أحد جداول قاعدة البيانات. يمكنك تحرير المعلومات في أكسس عن طريق إلحاق بيانات بجدول موجود.
- ربط بمصدر البيانات عن طريق إنشاء جدول مرتبط: اختر هذا الخيار لإنشاء رابط تشعّبي في قاعدة البيانات مما يؤدي إلى فتح قاعدة بيانات إكسل في برنامج إكسل. لا يمكنك تحرير المعلومات في أكسس باستخدام هذه الطريقة.
-
انقر على زر الموافقة OK .
-
اختر جدول البيانات الذي ترغب باستيراده. افعل ذلك من قائمة جداول البيانات.
- يقوم برنامج إكسل افتراضيًا بإنشاء مصنّفات تحتوي على ثلاثة جداول بيانات هي "الجدول 1" و "الجدول 2" و "الجدول 3". يمكنك نقل جدول بيانات واحد فقط في كل مرة. يجب أن تكمل عملية النقل في جدول بيانات ثم تعود إلى لسان تبويب "بيانات خارجية" وكرر كل الخطوات مع كل جدول بيانات باقي إن كانت جداول البيانات الثلاثة تحتوي على بيانات.
- يمكنك حذف وتحرير أسماء هذه الجداول في برنامج إكسل وستظهر كل التغيرات التي تحدثها في قاعدة بيانات أكسس.
-
انقر على زر المتابعة Next .
-
فعّل خيار "يحتوي الصف الأول على ترويسات الأعمدة" إن لم يكن مفعّلًا بالفعل.
- ألغِ تفعيل الصندوق إن كنت ترغب بأن يقوم أكسس بإنشاء ترويسات الأعمدة بنفسه.
-
انقر على زر المتابعة Next .
-
عدل على نوع الحقل أو قم باستيراده. إن كنت ترغب باستيراد كل الحقول من جدول البيانات دون تغيير، كل ما عليك فعله هو النقر على الخيار متابعة .
- إن كنت ترغب بتحرير حقل، انقر على ترويسة العمود الذي ترغب بتغييره ثم حرّر اسم الحقل ونوع البيانات أو ما إن كان الحقل مفتاحيًا أم لا ثم انقر على زر المتابعة بعد الانتهاء.
- إن كنت لا ترغب باستيراد حقل، ضع علامة تفعيل بجوار "لا تستورد هذا الحقل (تجاوز)" وانقر على الخيار متابعة بعد الانتهاء.
-
اضبط المفتاح الرئيسي لقاعدة البيانات.
- اسمح لبرنامج أكسس بضبط المفتاح للحصول على أفضل النتائج. يمكنك أيضًا ضبط مفتاح خاص بك عن طريق إدخاله في الحقل المجاور للخيار أو اختيار "بدون مفتاح رئيسي" (لا يُنصح بفعل ذلك).
-
انقر على زر المتابعة Next .
-
اختر اسمًا لجدول البيانات في حقل "استيراد إلى جدول". يمكنك إبقاء الاسم الافتراضي عن طريق عدم فعل أي شيء.
-
أنقر على زر الإنهاء Finish .
-
فعّل خيار حفظ خطوات الاستيراد .
-
انقر على زر الإغلاق Close لإنشاء قاعدة البيانات.
-
أنشئ أو افتح جدول البيانات في إكسل. تظهر أيقونة التطبيق بلون أخضر وتحمل الحرف X .
- يجب حفظ الملف الأصلي كملف إكسل للاحتفاظ بنسخة أصلية يمكن الاستفادة منها عند الحاجة.
-
افتح القائمة ملف File في شريط القائمة.
-
انقر على خيار حفظ باسم Save As… .
-
انقر على خيار حفظ بصيغة Save as type (ويندوز) أو على قائمة صيغة الملف File Format المنسدلة (ماكنتوش).
-
اختر صيغة للملف.
- اختر صيغة "سي اس في" إن كنت تستخدم تطبيق قواعد بيانات يعمل على أجهزة الكمبيوتر.
- اختر صيغة "اكس ام ال" إن كنت تستخدم تطبيق قواعد بيانات يعمل على شبكة ويب.
-
انقر على زر الحفظ Save .
-
أنشئ قاعدة بيانات جديدة في تطبيق قواعد البيانات.
-
حدّد مكان أمر استيراد البيانات Import… في تطبيق قواعد البيانات. يكون الخيار في القائمة المنسدلة "ملف" عادة.
-
حدد الملف الذي قمت بتصديره من برنامج إكسل.
-
اتبع إرشادات تطبيق قواعد البيانات لاستيراد البيانات.
-
احفظ قاعدة البيانات.