كيفية جرد مخزون المستلزمات المكتبية

PDF download تنزيل المقال
شارك في التأليف: Caitlin Jaymes

المصادر

PDF download تنزيل المقال

هل فكرت من قبل في كيفية إدارة مخزون المستلزمات المكتبية في مكتبك أو شركتك؟ يجب أن تعرف أولًا أن المستلزمات المكتبية عادةً ما تكون باهظة الثمن، لذا يجب إدارة مخزونها بطريقة سليمة كي تضمن توفرها عند الحاجة. يساعدك هذا المقال في معرفة كيفية إجراء جرد مخزون المستلزمات المكتبية ببساطة، العملية سهلة طالما تعرفت على خطواتها. ابدأ القراءة مع اتباع خطوات جرد وتسجيل ومتابعة المخزون، وستنجح في عملية الجرد الدورية.

1

تعيين مُدير مخزن لإجراء عملية الجرد

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f8\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-1.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f8\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-1.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    يتولى مُدير المخزن عمليات تنظيم ومتابعة المخزون بإجراء الجرد اليومي، وهو الشخص المسئول عن إجابة أيّة طلبات أو أسئلة مُتعلقة بالمستلزمات المكتبية فهو قادر على تلبية طلبك في الحال. [١]
    • يُعتبر مُدير المخزن الشخص المسئول على حماية مستلزمات المكتب ومنع أي شخص من التدخل بالمخزن نظرًا لأن المستلزمات المكتبية عادةً ما تكون باهظة الثمن.
2

تخزين المستلزمات المكتبية في مكان مركزي

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/83\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-2.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/83\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-2.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    على الأرجح أن هناك مكان مخصص بالفعل للمستلزمات المكتبية، في كل الأحوال عليك بتخصيص مساحة تخزينية مناسبة يسهل فيها جرد ومتابعة المستلزمات وسهولة الوصول إليها عند الحاجة. [٢]
    • خصص رفًا كبيرًا أو خزانة أو مكتب غير مُستغل إن لم يتوفر لديك مساحة تخزينية مناسبة. [٣]
3

تنظيم المخزون بطريقة تُسهل الحصول على المطلوب

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f4\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-3.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f4\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-3.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ابدأ التصنيف على حسب المجموعات ثم قرر كيف ترغب في تنظيم المستلزمات داخل المساحة التخزينية. يُمكن تقسيم الأغراض على حسب الاحتياجات اليومية والأسبوعية والشهرية بحيث تضع الأغراض المطلوبة بصفة دورية في مكان سهل الوصول، وأخيرًا ضع المُلصفات على جميع الأرفف والسلال والصناديق بحيث تستطيع تمييز محتوياتها. [4]
    • على سبيل المثال: ضع الأغراض المطلوبة بصفة دورية في مكان يسهل الوصول إليه ويمكن تمييزها بمجرد النظر، أما الأغراض التي لا يتم الاحتياج لها كثيرًا كحبر الطابعة يمكن وضعها على الأرفف العلوية.
    • رتّب المستلزمات المكتبية أبجديًا في حالة كانت كثيرة العدد لتسهيل الحصول على ما تحتاج.
    • يُمكن أيضًا ترتيبها وفقًا لاحتياجات كل قسم من أقسام الشركة؛ على سبيل المثال: ضع مستلزمات قسم الحسابات على رف ومستلزمات السكرتارية على رفٍ آخر.
4

إعداد قائمة رئيسية بالمستلزمات المكتبية

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/96\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-4.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/96\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-4.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    أحضِر ورقة وقلم وابدأ تدوين كل المستلزمات المكتبية في المخزن؛ احرص على تدوين نوعها واسمها ورقمها ولونها وجميع التفاصيل التي تُسهل من التعرف عليها عند إعادة الترتيب. [5]
    • على سبيل المثال: حدد نوع حبر الطابعة والعلامة التجارية بحيث لا تضطر لاستقصاء هذه التفاصيل في كل مرة تحتاج لطلب المزيد من الحبر.
5

نقل قائمة المستلزمات في جدول بيانات

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e7\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-5.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e7\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-5.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    جداول البيانات مناسبة لجرد المستلزمات في حالة المكاتب الصغيرة ومتوسطة الحجم؛ لا داعي لشراء برنامج مخصص لجرد المستلزمات في هذه الحالات. استخدم برنامجًا لجداول البيانات مثل الإكسيل أو جوجل شيتس، وخصص العمود الأول بالجدول لاسم المستلزمات مع تخصيص الأعمدة المجاورة للعلامات التجارية والأرقام والألوان وغير ذلك. [6]
6

حساب عدد الأغراض وإضافتها في الجدول

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/78\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-6.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/78\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-6.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ضع العدد الكُلي للأغراض في الخانة المخصصة بالعمود الأخير من الجدول، واحفظ الملف على سطح المكتب كي يسهل الوصول إليه في المرة القادمة. [7]
    • يُمكنك تخصيص عمود إضافي يحمل العدد الأقل الواجب توافره من كل غرض من المستلزمات فيما يعرف باسم "نُقطة الإطلاق"، ومن خلال البرنامج تحصل على تنبيه في كل مرة يقل فيها غرض مُحدد عن العدد المطلوب بالمخزن؛ هكذا ستتمكن من الحفاظ على مخزون ثابت دون الحاجة لاستبدال غرض على وجه السرعة. [8]
7

استخدام برنامج لإدارة الجرد في حالة المكاتب الكبيرة

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/59\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-7.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/59\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-7.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    تُسهل برامج الجرد من عملية متابعة المخزون خصوصًا في حالة المكاتب الكبيرة. يُنصح بشراء برنامج مخصص لإدارة الجرد في حالة المخزون الضخم، ومن خلاله تتمكن من إدخال أسماء الأغراض وعددها ومن ثم يتولى البرنامج مهمة تحديث البيانات في كل مرة يتم سحب أحد الأغراض من المخزون. [9]
    • يُمكن الاعتماد على السجلات المكتوبة في حالة صعوبة تحديث البرنامج في أي وقتٍ ما ومن ثم إدخال البيانات الجديدة.
    • اضبط البرنامج على وضعية الإشعارات في حالة وصول أحد الأغراض لنقطة الإطلاق حتى تتمكن من استبداله سريعًا.
    • تختلف طريقة عمل كل برنامج، لذا احرص على اختيار برنامج مناسب لمكتبك أو شركتك. على سبيل المثال: بعض البرامج توفر خدمة مسح الكود التعريفي للمستلزمات من أجل تحديث البيانات؛ هذه البرامج مناسبة للغاية في حالة المكاتب الكبيرة.
8

إجراء الجرد بصفة دورية

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bb\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-8.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bb\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-8.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    يعتمد عدد مرات الجرد على مُعدل استهلاك المستلزمات المكتبية، يُمكن أن يتم الجرد الدوري أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا. ابدأ عملية الجرد بمراجعة الأعداد المُسجلة ثم تحديثها بالأعداد الحالية من كل غرض، وحساب الطلبيات التي تحتاج لعملها. [10]
    • لا تنس مراجعة أعداد "نقطة الإطلاق" بدلًا من الأعداد الكُلية وحسب.
9

جدولة مواعيد الطلبيات

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/14\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-9.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/14\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-9.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    يُساعدك تخصيص أيام الطلبيات في الحفاظ على عدد الأغراض ثابتًا داخل المخزن، ويمنعك من عمل طلبيات زائدة بشكل عشوائي. احرص على التخطيط بشكلٍ مُسبق لعمل الطلبيات بحيث تتسلمها في الأيام التي حددتها. [11]
    • يعتمد احتياجك للطلبيات على مُعدل استهلاك المستلزمات المكتبية وعدد المرات التي تقوم فيها بالجرد الدوري.
10

الحد من دخول مخزن المستلزمات المكتبية

PDF download تنزيل المقال
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/27\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-10.jpg\/v4-460px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/27\/Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-10.jpg\/v4-728px-Manage-Office-Supplies-Inventory-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    احرس مساحة تخزين المستلزمات المكتبية بحيث يُسمح لمدير المخزن وحده بدخولها. لا تسمح للموظفين بدخول المخزن والحصول على ما يريدون في أي وقت وإلا سيصعب متابعة الجرد بشكلٍ سليم، كما أنك تُعرض مخزونك للنقصان بمُعدلٍ أسرع مما يُكلفك الكثير. امنع هذه المشكلة بحراسة المخزن بالقفل ومنح المفتاح لمدير المخزن فقط وموظف أو اثنين آخرين. [12]
    • هذا يعني أن على الموظفين التواصل مع مدير المخزن أو المساعدين للحصول على احتياجاتهم من المستلزمات المكتبية.

مقالات ذات صلة في ويكي هاو

الاعتذار عن الحضور للعمل قبل وقت قصير
كيفية
التواصل بشأن نتيجة مقابلات العمل
كيفية
أن تصبحي عارضة أزياء
كيفية
أن تصبح نادلاً
كيفية
طلب إجازة مرضية عبر الرسائل النصية
كيفية
أن تصبحي عارضة أزياء في سن المراهقة
كيفية
كتابة مقترح
كيفية
إذابة البلاستيك
كيفية
كتابة التقرير الأسبوعي
كيفية
تدمير المستندات السرية
كيفية
أن تصبح مقدم حفلات جيد
كيفية
كتابة المقدمات الافتتاحية

المصادر

  1. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html
  2. ↑ https://getwindfall.com/4-clever-ways-to-manage-your-office-supply-budget/
  3. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  4. ↑ https://www.forbes.com/sites/theyec/2018/10/17/five-ways-to-improve-your-inventory-management/?sh=2b6bee492b7d
  5. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  6. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  7. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  8. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  9. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  1. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  2. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  3. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html

المزيد حول هذا المقال

بلغات أخرى
تم عرض هذه الصفحة ٢٬٧١١ مرة.

هل ساعدك هذا المقال؟