تنزيل المقال
تنزيل المقال
تعلم كيفية كتابة الخطابات بطريقة صحيحة مهارة أساسية ومهمة تحتاج إلى استخدامها في الأعمال التجارية والدراسة والعلاقات الشخصية. تهدف الخطابات إلى توصيل المعلومات وإتمام المراسلات المهنية أو حتى مجرد التعبير عن المودة ومراسلة الأهل والأصدقاء. فيما يلي نُقدم دليلًا أساسيًا حول كيفية التعبير عن الأفكار من خلال الكتابة الخطابية بصياغة صحيحة.
الخطوات
-
اعرف الاستخدام الصحيح للخطابات الرسمية. الجأ إلى أسلوب الخطاب الرسمي عندما تكون بحاجة إلى التواصل مع شخص أو جهة تقتصر معرفتك بهم على الجانب المهني فقط بحيث يتضمن ذلك على كتابة الخطابات الموجهة إلى الدوائر الحكومية أو المشاريع التجارية، وليس الأفراد الذين تجمعك بهم معرفة شخصية.
- يجب أن تُكتب هذه الخطابات إلكترونيًا ثم يتم طباعتها. يمكنك أن تستخدم أي برنامج لتحرير النصوص للقيام بهذه المهمة، مثل ميكروسوفت وورد أو أوبن أوفيس. إذا كان الخطاب عاجلًا أو كان الطرف المستقبل يفضل الرسائل الإلكترونية، يمكنك أن تستخدم البريد الإلكتروني بدلًا من ذلك.
- يمكنك أن تعتمد على أسلوب رسمي معتدل في حالة التخاطب مع مديرك الحالي أو زملاء العمل. لا يوجد ما يمنع من الاعتماد على البريد الإلكتروني، ولا يجب بالضرورة أن تكتب عنوانًا في أعلى الصفحة.
-
اكتب عنوانك وتاريخ اليوم في الجزء العلوي من الصفحة. اكتب اسمك وعنوانك في الجزء الأيسر العلوي (للغة الإنجليزية) والأيمن العلوي (للغة العربية) من الصفحة. إذا كنت تكتب خطابًا تابعًا للعمل، فاكتب اسم الشركة وعنوانها بدلًا من ذلك أو استخدم الورقة المعنونة (الترويسة) الخاصة بالشركة. في كلتا الحالتين، تأكد من ترك سطرين ثم اكتب تاريخ اليوم.
- اكتب التاريخ الكامل. من الأفضل كتابة اسم الشهر مثل 19 سبتمبر 2014 بدلًا من كتابة 19/9/14 أو يمكنك الاعتماد على الكتابة المختصرة لأسماء الشهور عند الكتابة باللغة الإنجليزية (Sep بدلًا من September).
- لا تكتب التاريخ عند استخدامك لرسائل البريد الإلكتروني.
-
اكتب اسم مستلم الخطاب وعنوانه. طالما أنك لا تكتب رسالة بريد إلكترونية، تخطَ سطرين إضافيين واكتب معلومات الاتصال الخاصة بالطرف الذي تكتب إليه الخطاب. اكتب كلًا مما يلي في سطر منفصل:
- الاسم واللقب بالكامل.
- اسم الشركة أو المنظمة (في حالة توفر ذلك)
- العنوان بالكامل (استخدم سطرين أو أكثر حسب الحاجة)
-
اكتب التحية الافتتاحية. تخطَ سطرًا إضافيًا مرة أخرى ثم وجه التحية إلى الطرف المستلم للخطاب بقول: "عزيزي/عزيزتي"، متبوعة بالاسم. يمكنك أن تستخدم الاسم الأول أو الاسم بالكامل (الأول والأخير). استخدم اللقب المهني المختصر في حالة احتجت إلى ذلك.
- إذا كنت على معرفة باللقب الوظيفي للطرف الآخر دون أن تعرف اسمه، يمكنك أن تكتب "السيد المحترم مدير قسم الصحة العامة" أو أي جملة مشابهة. من الوارد عادة أن تقدر على الوصول للاسم عن طريق القليل من التحري بين زملاء العمل أو من خلال البحث الإلكتروني؛ حاول الانتهاء من مهمة البحث أولًا قبل كتابة الرسالة.
- إذا كان الخطاب غير موجه إلى شخص معين، فيمكنك أن تكتب: "سيدي العزيز" أو "إلى من يهمه الأمر". هذا الأسلوب حاد قليلًا وقديم الطراز، لذلك حاول أن تتجنب اللجوء إليه قدر الإمكان.
-
اكتب متن الخطاب. يجب أن تبدأ الخطابات الرسمية بجملة واضحة عن الغرض من الخطاب. لا تستخدم الكلمات العامية والتزم بالعربية الفصحى (أكتب لك عن وليس أكتبلك عن مثلًا) وكذلك التزم بعدم استخدام اختصار الكلمات، خاصة في حالة كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية (اكتب "are not" بدلًا من "aren't"). استخدم الصياغة الرسمية المتأدبة في الأسئلة: "نرغب في معرفة مدى اهتمامك بالعمل على…؟" بدلًا من "هل تريد أن.. ؟". راجع لغة المقال من أجل تعديل أي خطأ نحوي أو إملائي قبل الانتهاء من الخطاب وإرساله. يمكنك أن تطلب من أحد أصدقائك المتميزين لغويًا أن يقوم بذلك نيابة عنك.
- إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا خاصًا بشؤون العمل، فتأكد من الاختصار والمباشرة في كتابتك للخطاب. أما إذا كنت تكتب خطابًا اجتماعيًا للتواصل مع أحد أقارب العائلة أو المعارف، فلا يوجد ما يمنع أن تزيد قليلًا من السرد، بشرط أن تحافظ (وهو ما يعتبر الشكل المثالي) على ألا يزيد طول الخطاب عن صفحة واحدة.
-
استخدم أسلوب الختام المتأدب. يهدف هذا الأسلوب إلى إنهاء خطابك بجملة إيجابية تدعم وتبني التواصل الجيد المستقبلي بينك وبين الطرف الآخر. اضغط على زر "Enter" مرتين بعد الفقرة الأخيرة من المقال، ثم اكتب الختام المتأدب. في الخطابات الرسمية، استخدم جمل مثل: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" أو "خالص التحيات" أو "أطيب التمنيات". ثم وقع أسفل هذه الجملة كما يلي:
- في الخطابات الرسمية المكتوبة، اترك أربع مسافات بين الختام المتأدب واسمك المكتوب بالكامل. اطبع الخطاب ثم امض باسمك بالحبر الأزرق أو الأسمر في تلك المساحة الفارغة.
- في الخطابات الإلكترونية الرسمية: اكتب اسمك الكامل (الأول والأخير) بعد جملة الختام المتأدب.
- يمكنك أن تستخدم لقبًا لنفسك وأنت تكتب اسمك في نهاية الخطابات الرسمية. على سبيل المثال: يمكنك أن تكتب "د/ أحمد الفولي" أو يمكن أن تكتب السيدة المتزوجة إمضائها بصيغة "مدام/ نادية سالم"
-
اطو الخطاب (اختياري). إذا كان سيتم إرسال الخطاب عبر البريد فمن الأفضل أن تقوم بطيّه إلى الثلث. قم بتوجيه الجزء السفلي من الورقة لأعلى بحيث تصل إلى ثلثي الورقة، ثم قم بثني الورقة. بعد ذلك قم بطي الجزء العلوي لأسفل بحيث تنطبق ثنيته على أسفل الورقة. طيّ الورقة بهذه الطريقة يضمن لك أن الخطاب سوف يُناسب معظم أنواع وأحجام المظاريف.
-
اكتب العنوان على الظرف (اختياري). اكتب العنوان الكامل الخاص بالطرف المستلم في منتصف الظرف، طوليًا وأفقيًا. اكتب العنوان كما يلي:
- السيد/ ماجد هلال.
- 123 شارع طلعت حرب.
- مدينة القاهرة، بريد 17532.
-
اكتب عنوان المرسل على الظرف (اختياري). تكمن فائدة كتابة عنوان المرسل أنه يستخدم عادة كعنوان استرداد للخطاب. إذا لم تقدر هيئة البريد على إيصال الخطاب للطرف المستلم لأي سبب، فسوف يتم إعادة الخطاب إلى العنوان المرسل المذكور على الظرف بدون إضافة أي تكاليف مالية. اكتب عنوانك تمامًا كما كتبت عنوان الطرف المستلم (المذكور بالأعلى)، الفرق الوحيد أنه في بعض الحالات يمكنك كتابة اسمك الأخير فقط بدلًا من كتابة اسمك بالكامل.
-
احكم على درجة الرسمية التي يجب أن تلتزم بها في كتابة الخطاب. تعتمد الكيفية التي تكتب بها المقال على علاقتك بالطرف المستلم. ضع في اعتبارك الإرشادات التالية:
- إذا كنت تكتب خطابك إلى قريب من درجة بعيدة أو كبير السن أو لأحد معارفك الاجتماعية فالأفضل أن تعتمد على كتابة الخطابات بصيغة شبه رسمية. إذا سبق للطرف الآخر مراسلتك عبر البريد الإلكتروني فلا يوجد ما يمنع أن تعيد التواصل معه عبر نفس الطريقة، لكن على خلاف ذلك فالأفضل هو أن تلتزم بالخطابات المكتوبة.
- إذا كنت ترغب في مراسلة صديق أو أحد أفراد العائلة المقربين، يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو خطابات البريد على حد سواء.
-
ابدأ بالتحية. يعتمد اختيارك للتحية الافتتاحية وغيرها من الشكليات الإضافية في الخطاب على مستوى علاقتك مع الطرف الآخر. فيما يلي تفصيل أكثر لهذه النقطة:
- يمكنك أن تستخدم "عزيزي" أو "مرحبًا" إذا كنت تكتب خطابًا شبه رسمي. استخدم الاسم الأول للطرف الآخر طالما أن هذا هو الأسلوب المتبع في التواصل بينكما أو على خلاف ذلك اعتمد على ألقاب الاحترام مثل (السيد أو السيدة أو حضرتك).
- إذا كنت تكتب خطابًا غير رسمي يمكنك استخدام "عزيزي" أو "مرحبًا" بالإضافة إلى التحيات الودودة وغير المتكلفة، مثل: "أهلًا" أو "كيف حالك". على أن تتبعها بالاسم الأول للطرف الآخر.
-
ابدأ الخطاب. انتقل إلى السطر التالي وابدأ الكتابة. في حالة الخطابات الشخصية؛ من المقترح أن تبدأ بالسؤال عن حال الطرف الآخر. يمكنك أن تبدأ ذلك بأسلوب رسمي مثل "أتمنى أنك بحالة جيدة" أو بشكل غير رسمي مثل "كيف حالك؟" تخيل أن الطرف المستلم يقف أمامك، ما هي صياغة الكلام التي سوف تتحدث بها إليه؟
-
اكتب ما تحتاج إلى التواصل مع الطرف الآخر بخصوصه. الغرض الأساسي للخطابات هو التواصل. يمكنك أن تسرد للطرف الآخر ما يحدث في حياتك مع ذكر التفاصيل المتعلقة بذلك. على سبيل المثال، لا تقل لوالدك "شكرًا على الهدية الأخيرة"، لكن اهتم بإظهار ما أضافته هذه الهدية على حياتك: "استمتعت أنا وأصدقائي عدة أيام بمشاهدة الأفلام على جهاز الكمبيوتر الذي أرسلته إليّ. شكرًا لك للغاية". أيًا ما كان موضوع الخطاب، يجب أن يكون تركيزك منصبًا في كل أجزاء الخطاب على مشاركة المعلومات، والتي تساعد بدورها على خلق حالة تواصل أفضل.
- اعرف ما لا يجب عليك كتابته في الخطاب . قد لا يكون من الجيد أن تُرسل خطابًا تم كتابته في حالة من الغضب أو بغرض التماس الشفقة. إذا كتبيت خطاب بشكل مشابه فحاول أن تتوقف قليلًا قبل إتمام إرساله. أجل ذلك بضعة أيام ثم أعد قراءة الخطاب واحكم على ما كتبته. بنسبة كبيرة سوف تغير رأيك بحيث تتخلص منه نهائيًا أو على أقل تقدير تُعيد صياغة ما تريد قوله للطرف الآخر.
-
اكتب خاتمة الخطاب. يجب أن تعبر نهايات الخطابات غير الرسمية على العلاقة والعاطفة التي تجمع بينك وبين المرسل؛ بحيث ينتهي الخطاب بينك وبين زوجتك أو صديقك أو أخيك بكلمات مثل: "مودتي" أو "محبتي". من جهة أخرى من الأفضل أن تُنهي الخطابات شبه الرسمية بكلمات مثل: "تحياتي" أو "مع خالص التقدير".
- يمكنك الاعتماد على جمل الختام المبالغة في التقدير أو المرحة قديمة الطراز بناءً على طبيعة الخطاب. هذا النوع من صياغة ختام الخطابات استخدمت من قبل في المخاطبات الرسمية في العصور القديمة، أما الآن فيمكنك أن تلجأ إليها عند كتابتك لخطاب خفيف الظل لصديقك المقرب. يمكن مثلًا أن تكتب في الفقرة الأخيرة من الخطاب "سوف أظل للأبد عبدك المخلص" ثم تكتب اسمك.
- إذا كنت ترغب في إضافة شيء آخر بعد الانتهاء من كتابة الخطاب، يمكنك أن تستخدم "معلومة إضافية" أو "P. S" في حالة كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية، والتي تشير إلى معلومات بالغة الأهمية أو المضافة بعد الانتهاء من الكتابة.
-
أرسل الخطاب. قم بوضع الخطاب في الظرف. ألصق الختم عليه. قم بإرساله إلى الطرف الآخر؛ وحرره نحو طريقه المستقبلي.
أفكار مفيدة
- حاول أن تجعل مضمون الخطاب مقتصرًا على ما يهم الطرف المستلم.
- في اللغة العربية، تكون كلمة "عزيزي" أو "السيد" متبوعة بالعلامة "/". كما يُكتب بعدها عادة جملة "تحية طيبة وبعد،"
- كن هادئًا ومتأدبًا قدر الإمكان في حالة توجيه خطابات الشكوى. التزم بالوضوح والعقلانية دون أن تتحول صياغة حديثك إلى أي نوع من اللوم أو الإهانة، وهو ما يضمن لك أن تنال الرد الإيجابي الذي تطمح إليه.
- استخدم ورقة من جودة ووزن أعلى من الورق العادي في حالة طباعتك لخطاب رسمي بالغ الأهمية أو موجه لجهة عالية المقام.
- تأكد من أن اعتمادك على اسم بريد إلكتروني وقور عند إجراء المراسلات الرسمية أو شبه الرسمية. الخطاب المُرسل من بريد إلكتروني اسمه "Superman174652" سوف يُنظر له بجدية أقل من تلك الرسائل الواردة من البريد الإلكتروني بالاسم الحقيقي لصاحبه، مثل "ahmed.elfoly".
- اكتب الخطابات بالحبر الأسود أو الأزرق.
- تأكد من كتابتك للعنوان بشكل صحيح.
- ابدأ كل فقرة بترك مساحة فارغة.
- تأكد من مراجعة وقراءة خطابك على الأقل مرتين قبل إتمام إرساله.
تحذيرات
- الرسم أو الخربشة على الظرف قد يترتب عليها عدم وصول الخطاب. إذا كنت ترغب في زخرفة أو إضافة الرسوم على الظرف، فافعل ذلك في الجزء الخلفي منه.
