تنزيل المقال
تنزيل المقال
يمكن لرسالة أو خطاب مكتوب بدقة أن يعطي انطباعًا جيدًا عنك، وعلى الرغم من أنه يُصعب أحيانًا كتابة الأسطر الأولى والافتتاحية سواء في خطاب شخصي أو خطاب عمل أو خطاب تقديم مرفق بالسيرة الذاتية، إلا أنه إذا تابعت القراءة فستتعرف على كيفية تصميم الرسالة والتعرف على طرق كتابة الافتتاحية، حيث يوجد بعض الاستراتيجيات والطرق المتعارف عليها والتي من شأنها أن تساعدك.
الخطوات
-
اكتب عنوانك في الجزء العلوي يمين الصفحة. اكتب عنوانك في الجزء العلوي يمين الصفحة عند كتابة خطاب شخصي، [١] X مصدر بحثي فذلك يُسهل على المُرسَل إليه أن يجيبك دون أن يضطر إلى البحث عن عنوانك أو الاحتفاظ بالظرف.
- لا حاجة لكتابة اسمك مع العنوان، بل اكتف بذكر اسم الشارع أو صندوق البريد الخاص بك في أول سطر ثم اكتب المدينة والمحافظة والرمز البريدي في السطر التالي.
-
اكتب التاريخ بعد العنوان. تكمن أهمية ذكر التاريخ في أن يعرف القارئ يوم كتابتك للخطاب، كما أنه يسهل الأمر عليه إن أراد أن ينظم رسائله منك بالتاريخ. اكتب التاريخ في السطر التالي لكتابة العنوان. [٢] X مصدر بحثي
- اكتب التاريخ وفقًا لهذا الترتيب: اليوم فالشهر فالسنة. مثال: " 22 أبريل 2016" وهو النمط الشائع لدى العرب، أما في الثقافات الغربية فيكتب التاريخ على هذا النمط " أبريل 22، 2016".
-
خاطب مستلم الرسالة. اترك سطرًا ثم ابدأ رسالتك من الجانب الأيمن. يُفضل البدء بالتحية المتعارف عليها "عزيزي فلان" عند كتابة الخطابات الشخصية. اكتب اسم المرسَل إليه بعد "عزيزي" ثم أتبعه بفصلة. [٣] X مصدر بحثي
- تذكر كيفية مخاطبتك لمن تراسله عند حديثك إليه. هل تخاطبه باسمه مثل "عزيزي محمد" أو بعلاقته بك مثل "جدتي العزيزة" أو بصيغة احترام مثل "عزيزي السيد محمد".
-
وجّه سؤالًا للمرسَل إليه. يعتبر البدء بسؤال أمرًا متعارفًا عليه عند مخاطبة صديق أو فرد من العائلة، فهو يدل على اهتمامك بحالته.
- يمكنك البدء مثلًا بقول "كيف حالك؟" أو "كيف تقضي أيامك في المدرسة؟" أو "هل تشعر بتحسن؟"
-
اظهر اهتمامك بشيء قاله أو فعله المرسَل إليه. يُعتبر البدء بشيء ذكره المخاطَب في آخر رسالة له افتتاحية جيدة حيث يمكنك ذكر نجاح حديث له أو عطلة ممتعة قضاها أو بعض المشكلات التي تواجهه.
- يمكنك البدء مثلًا بقول "تهانينا على النجاح!" أو "يبدو أن رحلتك كانت ممتعة حقًا" أو "خالص أسفي لما تمر به من صعوبات في دراستك."
-
اكتب عنوانك بالكامل في أعلى الورقة. لا تكتب اسمك قبل العنوان ولكن يمكنك ذكر بريدك الإلكتروني و/أو رقم الهاتف أسفل العنوان إن أردت ذلك. [٤] X مصدر بحثي
- يمكنك كتابة العنوان في الجزء العلوي الأيمن أو الأيسر.
-
اكتب التاريخ. اترك سطرًا بعد كتابة العنوان و أيًة معلومات أخرى للتواصل معك ثم اذكر التاريخ كاملًا: اليوم الشهر والسنة. [٥] X مصدر بحثي
- اكتب التاريخ مثل: "22 أبريل 2016".
-
اكتب عنوان المرسَل إليه على الجزء الأيسر من الخطاب. يجب كتابة اسم المرسَل إليه وعنوانه الكامل في الجزء الأيسر من الورقة عند كتابة خطاب عمل. اترك سطرًا بين العنوان والتاريخ. [٦] X مصدر بحثي
- اترك سطرًا بعد كتابة عنوانك، لتكون التحية ("عزيزي فلان،" أو "لمن يهمه الأمر،") في السطر التالي.
-
حدد ما إن كان البدء بكلمة "عزيزي" مناسب لغرضك من الخطاب. يُعتبر البدء بتحية "عزيزي" أمرًا معتادًا ولكن أحيانًا يكون غير لائق حيث تُعتبر حميمية جدًا لكتابة خطاب شكوى أو عمل. [٧] X مصدر بحثي
- حدد ما إذا كان مخاطبة من تراسل باستخدام "عزيزي" مناسب لغرضك من الخطاب. يمكنك استخدام هذه التحية إن كان غرضك هو توطيد علاقتك بالمرسَل إليه أو التعرف عليه أكثر مثل قيامك بالاتفاق مع الفريق على القيام بمشروع ما. [٨] X مصدر بحثي
- يمكنك بدء الرسالة باسم الشخص ولقبه إن كانت تحية "عزيزي" تشعرك ببعض الغرابة. ابدأ الرسالة بقول "السيد محمد" ثم اتبع ذلك برسالتك.
- يمكنك أيضًا البدء بكتابة: "لمن يهمه الأمر" ولكنها تعتبر طريقة جدية وتدل عن بعد تام عن المرسَل إليه. استخدم هذه الصياغة فقط إن كنت لا تعرف اسم من تراسل.
-
فكّر في كيفية مخاطبتك لمن تراسل. حدد ما الصيغة الأمثل لمخاطبة من تراسل قبل ذكر اسمه حيث تكون الصياغة رسمية في أغلب خطابات العمل كأن تذكر ألقاب المرسَل إليه. ضع في اعتبارك أيضًا كيف يخاطبك من تراسل في خطاباته وما طبيعة العلاقة بينكما.
- "ضع في الحسبان لقب الشخص ومنصبه. يُفضل أن تضيف المنصب أو اللقب المميز للشخص عند التحية، كأن تكتب "عزيزي د/ محمد" إن كان من تراسله طبيبًا، أو "عزيزي اللواء محمد" إن كان لواءً في الجيش. يجب أيضًا ذكر لقب "دكتور" أو "بروفيسور" عند مخاطبة الحاصلين على الدكتوراه. [٩] X مصدر بحثي
- اقرأ الرسالة التي تكتب ردًا عليها. اقرأ الرسالة التي تكتب لها الرد وانتبه لكيف تم مخاطبتك فيها حتى تقرر طريقة مخاطبتك للمرسل إليه. على سبيل المثال إذا ما استقبلت رسالة يتم فيها مخاطبتك على هذا النحو: "عزيزتي الأستاذة كريمة" فيجب عليكِ الرد كالآتي: "عزيزي الأستاذة / عزيزتي الأستاذة..." [١٠] X مصدر بحثي
- ضع في الحسبان طبيعة علاقتك بمن تراسل. يجب أن تراجع مدى ألفتك مع المرسَل إليه: هل تتحادثان على درجة من القرب أم باستخدام الألقاب الرسمية؟ اعرف أنك حتى وإن كنت تخاطب من تراسله باسمه في الواقع، فقد يكون مخاطبته باسمه في رسالة عمل الأمر غير رسمي بالمرة. يُفضل أن تتوخى الحذر إن كنت في ريبة من أمرك وخاطب الشخص بالألقاب الرسمية مثل الأستاذ أو الأستاذة أو الدكتور.
-
اجعل صياغتك للكلام ودودة. يُفضل أن تكون طريقتك في عرض الموضوع مستساغة أيًا كان هدفك من الخطاب حتى يكون القارئ متقبلًا لكلامك. لا تبدأ الرسالة بقول وقح أو متطلب حتى وإن كان غرض خطابك هو الشكوى أو أي شيء سلبي، بل يفضل البدء بتقديم التهاني والأمنيات الحسنة لمن تخاطب.
- يمكنك مثلًا البدء بقول "أتمنى أن يصلك هذا الخطاب وأنت في أحسن حال" أو "تهانينا لترقيتك!" إذا أردت أن تكون الافتتاحية لطيفة.
-
وضّح غرضك من الخطاب. يُعتبر بدء الخطاب بجملة لطيفة أمرًا مُستحبًا، ولكن من المهم أن تكون واضحًا ومباشرًا عند كتابة خطاب عمل. يمكنك لفت نظر القارئ لغرضك من الخطاب بقولك "أكتب لك هذا الخطاب بسبب/ من أجل..." [١١] X مصدر بحثي
- يمكنك استخدام هذه الافتتاحية لمختلف الأغراض كالآتي: "أكتب لك هذا الخطاب بسبب اهتماماتنا المشتركة..." أو "أكتب لك لأوجه شكوى..." أو "أكتب لك لأتقدم بطلب شراكة بين شركاتنا..."
-
استعمل النمط التنسيقي الخاص بخطاب العمل عند كتابة خطاب التقديم. يمكنك بدء خطاب التغطية المرفق تمامًا مثل خطاب العمل كالآتي:
- اكتب عنوانك أعلى الصفحة سواء في الجزء الأيمن أو الأيسر. لا تذكر اسمك بل اكتفِ بالعنوان.
- أضف بريدك الإلكتروني أو عنوان موقعك الإلكتروني الشخصي و/أو رقم هاتفك في السطر التالي للعنوان.
- اترك سطرًا.
- اكتب التاريخ مع ذكر الشهر مثل: "22 أبريل 2016".
- اترك سطرًا إضافيًا.
- اكتب التحية. "عزيزي فلان" أو "لمن يهمه الأمر".
-
اعرض ملخصًا صغيرًا عن إنجازاتك. يمكنك أن تبدأ الرسالة بشيء بسيط مثل "أكتب بهدف التقديم لمنصب..."، ولكن إن أردت تجربة تقدمة جديدة فيمكنك عرض إنجازاتك الهامة بإيجاز، فهذا من شأنه أن يجذب انتباه مدير التوظيف ويزيد من احتمالية حصولك على مقابلة شخصية. [١٢] X مصدر بحثي
- يمكنك مثلًا البدء بقول: "لقد ضاعفت مبيعاتي في السنوات الخمس الأخيرة، ليس فقط في نطاق المدينة، وإنما في نطاق المدن المجاورة". يمكنك أيضًا ذكر خبراتك في مجال العمل ودراستك وتدريبك الخاص وغير ذلك من مؤهلات ضرورية للوظيفة.
-
عبّر عن حماستك. يمكن لإظهار حماستك في الرسالة المرفقة أن يزيد من احتمالية حصولك على المقابلة الشخصية، فقد تثير إعجاب مدير التوظيف عن طريق عرض مدى اهتمامك بالوظيفة. [١٣] X مصدر بحثي
- يمكنك مثلًا أن تقول: "أنا متحمس للحصول على هذه الوظيفة لأنني من أشد المعجبين بعمل بالشركة"، ثم يمكنك الحديث عما يعجبك في هذه الشركة وعن شغفك بعملك واعتقادك أنك ملائم للوظيفة.
-
أضف بعض المصطلحات ذات الصلة بمجال العمل. يمكن لهذه الكلمات الدالة أن تجعل رسالتك ملفتة للنظر وسط كثير من المتقدمين، اذكر المصطلحات الخاصة بمجال العمل في بداية الخطاب حتى ترفع من احتمالية جذب انتباه مدير التوظيف لرسالتك، خاصة ما إن كانت هذه المصطلحات من شأنها الدلالة على كونك مناسبًا للوظيفة. [١٤] X مصدر بحثي
- يمكنك الاستعانة ببعض الكلمات المفتاحية المذكورة في الإعلان عن الوظيفة مثل المهارات المعينة أو الخبرات السابقة. يمكنك البدء بقول: "أثناء الخمس سنوات التي عملت فيها كمدير مبيعات، قمت بعدة عروض وقدمت استراتيجيات ناجحة للمبيعات."
- يمكنك أيضًا ذكر اسم أي شخص أو أشخاص رشحوك لهذا المنصب، فهذا من شأنه أن يجذب انتباه مدير التوظيف ويحرص على أن يوفر لك فرصة لمقابلة شخصية. يمكنك مثلًا أن تذكر: "لقد تم ترشيحي للتقديم لهذه الوظيفة من قبل.."
أفكار مفيدة
- يمكن للخطابات الشخصية أن تكون بالطول الذي يحلو لك، ولكن يُفضل أن يكون خطابك قصيرًا وواضحًا إن كان لغرض متعلق بمجال العمل حيث يتوجب عليك أن تعبر عن نفسك في صفحةٍ واحدة فقط عند كتابة هذا النوع من الخطابات.
المصادر
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://www.businesswritingblog.com/business_writing/2005/08/do_i_have_to_ca.html
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://library.bcu.ac.uk/learner/writingguides/1.06.htm
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
