تنزيل المقال
تنزيل المقال
هل ترغب في كتابة خطاب مهني مُنمق؟ تتبع معظم خطابات العمل بنية مُتفق عليه وسهل تعلمها ويمكن أن تتكيف مع أي محتوى. يجب أن يحتوي خطاب العمل دائمًا على تاريخ، ومعلومات عن المُرسل والمرسل إليه، وبعض الفقرات في جسم الخطاب. اتبع هذه الخطوات وعدّل فيهم إذا تطلب الأمر لتناسب معايير شركتك.
الخطوات
-
معرفة بنية الخطاب. يوجد بضعة معايير لخطاب العمل يجب اتباعها بشأن الطريقة التي يبدو عليها بغض النظر عن محتوى الخطاب. يجب كتابة خطابات العمل وتكوينها باستخدام نزع خط شائع مثل: آريل أو تايمز نيو رومان. يراعى تقسيم الخطاب إلى فقرات محددة. يعني ذلك أن تبدأ الفقرة الجديدة بالنقر مرتين على "عودة". لا تستخدم المسافات البادئة في الفقرات. [١] X مصدر بحثي
- استخدم هوامش 2.5 سم من كل الجوانب.
- يجب كتابة خطاب العمل الذي يتم إرساله بالبريد الإليكتروني بخط شائع أيضًا. تجنب استخدام خط اليد أو ألوان أخرى غير الأبيض والأسود.
-
اختر نوع الورقة المناسب. يُطبع الخطاب بحجم 8.5 ×11 (يُعرف "حجم الخطاب") ويمكنك استخدام حجم الوقة A4. تُطبع العقود الطويلة بحجم 8.5 ×14 ("الحجم القانوني").
- إذا كنت تطبع الخطاب لإرساله، اطبع الخطاب بترويسة الشركة (اسم الشركة وعنوانها على أول الورقة). سُيضفي ذلك على الخطاب مزيدًا من المهنية وسيوفر شعار الشركة ومعلومات الاتصال.
-
أدرج معلومات عن شركتك. أدرج اسم شركتك وعنوانها، بحيث يكون كل جزء من العنوان مكتوب في سطر مختلف. إذا كنت تعمل لحسابك الخاص أو متعاقد مستقل فيمكنك وضع اسمك إما في مكان اسم الشركة أو أعلاه.
- إذا كانت لشركتك ترويسة مسبقة التصميم، يمكنك استخدامها بدلا من كتابة اسم الشركة وعنوانها.
- عند كتابة العنوان، يجب أن يظهر في يمين أو يسار الجزء العلوي من الصفحة، بناءً على ما تفضله أنت وشركتك.
- إذا كنت تُرسل الخطاب إلى مكان دولي، اكتب الدولة بحروف كبيرة. [٢] X مصدر بحثي
-
أدرج التاريخ. كتابة التاريخ كاملًا هو الخيار الأكثر مهنية. على سبيل المثال، اكتب التاريخ إما بصيغة "1 أبريل، 2012" أو "الأول من أبريل 2012". ويجب أن يظهر التاريخ في يسار الصفحة أسفل العنوان ببضعة سطور.
- إذا كتبت خطابك على عدة أيام، استخدم التاريخ الذي أنهيت فيه كتابة خطابك. [٣] X مصدر بحثي
-
أضف معلومات المُرسل إليه. اكتب بالترتيب اسم المُرسل إليه بالكامل ولقبه (إن وجد) واسم الشركة والعنوان مع وضع كل معلومة في سطر منفصل. أضف رقم مرجعي إذا لزم الأمر. يجب أن توضع معلومات المستلم في يسار الصفحة أسفل التاريخ ببضعة سطور.
- من الأفضل إرسال الخطاب إلى شخص محدد. بهذه الطريقة يكون الشخص المحدد قادرًا على الرد على خطابك. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص المُرسل إليه الخطاب، قم ببعض البحث عنه. اتصل بالشركة لمعرفة اسم الشخص ولقبه. [٤] X مصدر بحثي
-
اختر التحية. التحية مؤشر هام على الاحترام، ويعتمد اختيارك للتحية التي ستستخدمها على ما إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه، وإلى مدى معرفتك له وشكل علاقتك به. [٥] X مصدر بحثي ضع في اعتبارك الخيارات التالية:
- ضع عبارة "لمن يهمه الأمر" فقط في حالة إذا كنت لا تعرف من تخاطب تحديدًا.
- إذا كنت لا تعرف المتلقي جيدًا، فإن الخيار الآمن هو "سيدي العزيز / سيدتي العزيزة.
- يمكنك أيضا استخدام لقب المستلم واسمه الأول، على سبيل المثال "عزيزي الدكتور رضا".
- إذا كنت تعرف المتلقي جيدًا وتتمتع بعلاقة غير رسمية معه أو معها، فيمكنك مخاطبته باسمه الأول مباشرة، على سبيل المثال "عزيزتي سوزان".
- إذا كنت غير متأكد من استخدام لقب بعينه، فببساطة اكتب الاسم كاملًا، على سبيل المثال "عزيزي كريس سميث".
- لا تنسَ الفاصلة بعد التحية أو الفاصلة المنقوطة بعد "لمن يهمه الأمر".
-
اتبع الأسلوب الصحيح. الوقت من ذهب كما يُقال ومعظم رجال الأعمال يكرهون إهدار الوقت. لذلك يجب أن تكون لهجة خطابك موجزة ومهنية. اجعل خطابك سريع القراءة عن طريق الغوص مباشرة في الموضوع وإيجاز تعليقاتك في الفقرة الأولى. على سبيل المثال، يمكنك أن تبدأ دائما بعبارة "أكتب إليكم بشأن ..."، ثم الانطلاق من تلك النقطة.
- لا تشغل نفسك بالتحولات المنمقة أو الكلمات الكبيرة أو الجمل الطويلة الملتوية؛ يجب أن يكون هدفك هو الوصول لما يجب أن يقال بسرعة ووضوح كلما أمكن.
- كن مقنعًا في خطابك. غرض معظم الخطابات هي إقناع القارئ للقيام بشيء ما: إما أن يُغير رأيه، أو يحل مشكلة، أو يُرسل مالًا، أو يتخذ قرارًا. فحدد هدفك الأساسي.
-
استخدم الضمائر الشخصية. يُفضل تمامًا استخدام الضمائر "أنا، نحن، أنت/ أنتم" في خطاب العمل. شر إلى نفسك "أنا" وإلى القارئ "أنت".
- انتبه إذا كنت تكتب الخطاب باسم المؤسسة. إذا كنت تتحدث باسم الشركة، يجب عليك استخدام ضمير "نحن" حتى يعلم القارئ أن الشركة هي التي أصدرت هذا الكلام. إذا كنت تُعبر عن وجهة نظرك، التزم باستخدام الضمير الشخصي "أنا". [٦] X مصدر موثوق University of North Carolina Writing Center الانتقال إلى المصدر
-
اكتب الخطاب بوضوح وإيجاز. اجعل القارئ يعرف بالضبط ما تود قوله. سيرد القارئ بسرعة على خطابك إذا كان المعنى واضحًا تمامًا. وبشكل خاص، إذا كان هناك بعض النتائج أو الأفعال التي تريد اتخاذها بسبب خطابك، اذكر هذه النتائج. اشرح موقفك في بضعة كلمات قليلة.
-
استخدم الفعل المبني المعلوم. تأكد من استخدام الفعل المبني للمعلوم بدلًا من المبني للمجهول عند وصف موقف أو تقديم طلب. المبني للمجهول يجعل كتابتك غامضة وبلا فاعل. بالإضافة إلى ذلك، صيغة المبني للمعلوم أكثر بساطة ومباشرة للغاية. [٧] X مصدر موثوق University of North Carolina Writing Center الانتقال إلى المصدر على سبيل المثال:
- المبني للمجهول: تُصمم نظارات الشمس وتُصنّع دون النظر إلى ديمومتها.
- المبني للمعلوم: تُصمم شركتك نظارات الشمس وتُصنعها دون الانتباه إلى ديمومتها.
-
كن متحدثًا عند الحاجة. تُكتب الخطابات من أشخاص إلى آخرين. تجنب الخطابات النمطية بقدر الإمكان. لا يمكنك بناء علاقات مع خطابات مجهولة نمطية. ومع ذلك، تجنب اللغة العامية أو اللغة الدارجة مثل "أتعرف"، "أقصد"، أو "ممكن". التزم باللغة العملية، ولكن كن ودودًا ومساعدًا.
- إذا كنت تعرف المُرسل إليه جيدًا، من المناسب إرسال سطر ودود تبث فيه أطيب الأمنيات.
- عليك تقدير مدى الجانب الانساني الذي ستظهره. بعض الأحيان يكون من المفيد أن تضفي القليل من روح الفكاهة على إطار العمل، ولكن توخَّ الحذر في مزاحك.
-
كن مهذبًا. حتى لو كنت تكتب شكوى أو مشكلة، يمكنك أن تكون مهذبًا. ضع في اعتبارك وضع المتلقي واعرض عليه أن تفعل كل ما تستطيع -في حدود المعقول- كي تكون مراعيًا ومساعدًا.
- على سبيل المثال، يتم قراءة الشكوى الفظّة كالتالي: "أعتقد أن النظارات الشمسية لديك سيئة ولن أشتريها مرة أخرى". بينما تُقرأ الشكوى المهذبة كالتالي: "أشعر بالإحباط من هيكل النظارات الشمسية، وأخطط أن أجلب أعمالي من مكان آخر مستقبلًا."
-
استخدم ترويسة "الصفحة الثانية" للصفحات الإضافية. غالبًا تكون خطابات العمل موجزة بحيث يتم كتابتها في صفحة واحدة. ولكن قد تحتاج إلى صفحات إضافية إذا كان خطابك أطول مثل: العقود أو الاستنتاجات القانونية. استخدم ترويسة "الصفحة الثانية" والتي عادة تحتوي على عنوان مختصر ويكون من نفس نوع الورق الموجود في ترويسة الصفحة الأولى. [٨] X مصدر بحثي
- أدرج رقم الصفحة في الصفحة الثانية والصفحات التالية في أعلى الصفحة. قد ترغب أيضًا في إضافة اسم المُستلم والتاريخ. [٩] X مصدر بحثي
-
لخّص خطابك. في الفقرة الأخيرة، قم بتلخيص نقاطك وتوضيح الخطوط العريضة إما بمسار العمل الذي خططت له أنت أو بما تتوقعه من المستلم. اعرض على المتلقي أن يتصل بك عند حاجته للسؤال أو الاستفسار عن شيء، واشكره على الاهتمام بالخطاب / أو الأمر الذي بين يديه.
-
اختيار الختام. الختام – مثل التحية – هو مؤشر على الاحترام والمهنية. وبصفة عامة فالاختيارات الآمنة هي "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" أو "المخلص"، وكذلك يمكن وضع في الاعتبار خواتيم أخرى مثل: "بكل الود"، "مع الاحترام"، "تحياتي"، "تقبلوا احترامي". هناك تعابير أقل رسمية ولكن لا تزال تُعتبر أيضًا خواتيم مهنية مثل: "أطيب الأمنيات و "شكرا لكم". في النهاية ضع فاصلة بعد الختام.
-
توقيع الخطاب. اترك حوالي أربعة أسطر فارغة لتوقيعك. قم بتوقيع الخطاب بعد طباعته، أو إذا كنت سترسله عبر البريد الإلكتروني، فقم بعمل مسح ضوئي لصورة من توقيعك وضعها على هذا الجزء من الخطاب. يفضل استخدام الحبر الأزرق أو الأسود.
- إذا كنت توقع الخطاب نيابة عن شخص ما، اكتب: "بديل عن" أو "بالوكالة عن" أو "بالنيابة عن" قبل التوقيع. [١٠] X مصدر بحثي
-
أدرج اسمك مكتوبًا وكذلك معلومات الاتصال الخاصة بك. في مساحة أسفل توقيعك، اكتب اسمك ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وغيره من وسائل الاتصال بك. ضع كل معلومة في سطر خاص بها.
-
أضف الأحرف الأولى من طابع الخطاب. إذا قام شخص آخر غير الكاتب بطباعة الخطاب، يجب إضافة الأحرف الأولى من اسم هذا الشخص أسفل قالب التوقيع. أحيانًا يتم إدراج الأحرف الأولى لكاتب الخطاب أيضًا.
- على سبيل المثال: إذا أدرجت الأحرف الأولى من طابع الخطاب، اكتبهم بأحرف صغيرة باللغة الإنجليزية.
- إذا أدرجت الأحرف الأولى من الكاتب، اكتبهم بأحرف كبيرة بينما الأحرف الأولى لطابع الخطاب بأحرف صغيرة. بعض الأنماط تُضيف خطًا مائلًا بين مجموعتي حروف الاسمين.
-
أشر إلى المرفقات. إذا أدرجت وثائق إضافية للمُتلقي ليقرأها، أدرج ملاحظة في بضعة أسطر تحت معلومات الاتصال بحيث تُشير فيها إلى عدد الوثائق ونوعها. على سبيل المثال، اكتب "المرفقات (2): سيرة ذاتية وكُتيب". [١١] X مصدر بحثي
- يمكنك اختصار كلمة "مرفقات" عن طريق كتابة "م".
-
أضف أسماء مُتلقين إضافيين. إذا كنت ترسل نسخة من الخطاب إلى شخص آخر، يجب أن تُشير إلى ذلك في الخطاب. يتم الإشارة إلى ذلك عن طريق كتابة "ن ك" أسفل سطر "المرفقات" وهو اختصار ل" نسخة كربونية" بالإضافة إلى اسم الشخص ولقبه ("ن ك" تستخدم للإشارة إلى "نسخة كربونية" عندما تُكتب الأحرف على ورقة نسخة كربونية). [١٢] X مصدر بحثي
- على سبيل المثال، اكتب: "ن ك: شيماء الرفاعي، نائبة الرئيس للتسويق".
- في حالة إضافة أكثر من اسم، أضف الاسم الثاني تحت الاسم الأول بدون "ن ك".
-
تحرير الخطاب. العرض عنصر أساسي للمهنية، فتأكد من أن المتلقي سيتمكن بسهولة من رؤيتك ماهرًا ومسؤولًا من خلال تحرير رسالتك من الأخطاء. شغِّل التدقيق الإملائي على معالج نصوصك، ولكن أيضًا اقرأ خطابك قراءة وافية قبل إرساله.
- اسأل نفسك ما إذا كان الخطاب واضحًا وموجزًا. هل تتجاوز أي فقرة أكثر من 3-4 جمل؟ إذا كانت الإجابة نعم، ففكر فيما يمكن حذفه من الجمل التي لا داعي لها.
- إذا كان الخطاب في غاية الأهمية، فقد تحتاج أن يراجعه لك صديق أو زميل. أحيانًا يساعدك زوج آخر من العيون على التقاط أخطاء أو ملاحظة صياغة غير ملائمة لم تتمكن عيناك من ملاحظتها.
-
تجنب تدبيس الأوراق. إذا كان لديك صفحات متعددة، تجنب التدبيس عمومًا. إذا رغبت في التأكد من الحفاظ على الأوراق في ترتيبها، استخدم مشبك الورق أعلى يسار الورق.
-
إرسال الخطاب. أرسل البريد الإلكتروني أو إذا كنت ستقوم بإرسال الخطاب عبر البريد، فعليك أن تستخدم مظروف عمل (يفضل استخدام مظروف عليه شعار الشركة، إن وجد). اكتب عنوان المرسل والمستلم بشكل أنيق. قم بثني الخطاب إلى ثلاثة أجزاء، بحيث يفتح المتلقي أولًا الجزء العلوي، ثم السفلي. تأكد من وضع عدد كافٍ من طوابع البريد، ثم قم بإرساله.
- إذا شعرت أن الكتابة بخط يدك فوضوية ولا تتطابق مع شخصيتك المهنية، اكتب العناوين في معالج النصوص واطبع المظروف في الطابعة.
- إذا كان الخطاب في غاية الأهمية، و/أو في وقت حساس، حاول تسليمه عن طريق البريد.
- إذا أردت إرسال الخطاب بالبريد الاليكتروني، حول صيغة الخطاب إلى HTML أو احفظه كملف PDF للحفاظ على التنسيق ومن الأفضل إرسال بنية الخطاب ذاته.
أفكار مفيدة
- استخدم قلمًا حبريًا ذا جودة عالية للتوقيع على الخطاب.
- كًن مباشرًا: إذا كنت لا تستطيع الرد بشكل كامل في أقل من أسبوع، أخبر المتلقي ذلك وحدد له موعدًا ينتظر فيه ردًا منك.
- التأكيد على النقاط الإيجابية. تحدث عما يمكنك القيام به، وليس ما لا يمكنك. على سبيل المثال، إذا نفذ منتج ما من المخزون، لا تخبر العميل أنك غير قادر على الوفاء بالطلب؛ وإنما بدلًا من ذلك، أخبره أن المنتج يحظى بشعبية كبيرة جعلته يُباع بالكامل. ثم أخبره بالموعد الذي ستستطيع فيه توفير المنتج والوفاء بطلبه.
- إذا كنت تكتب خطابًا معقدًا، فعليك كتابة الخطوط العريضة أولًا:
- حدد الموضوعات التي ترغب في تغطيتها، ولا تقلق بشأن الترتيب.
- حدد الكلمات الرئيسية والأمثلة والحجج والحقائق لكل موضوع.
- راجع كل موضوع في مخططك ليكون مناسبًا لهدفك وللمتلقي.
- استبعد أي شيء غير مناسب.
- رتب المعلومات في أفضل ترتيب يناسب القارئ.
تحذيرات
- لا تستخدم الإطراء بصورة كبيرة. من المقبول أن يتضمن خطابك مجاملة غير زائفة، ولكن المبالغة قد تشير إلى أنك مضطر إلى الاعتماد على الإطراء -وليس الكفاءة- للقيام بعملك.
- لا تستخدم لهجة فظة أو عنيفة. تذكر أنك تحاول تحسين أو بدء علاقة مهنية طيبة بهذا الخطاب.
المصادر
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
- ↑ http://business.uni.edu/buscomm/writtenbuscomm/business%20letter%20format.html
- ↑ http://www3.nd.edu/~sbyrnes1/pdf/Writing_Resources/Sample_Letter_Format.pdf
