تنزيل المقال
تنزيل المقال
لا يشترط بالضرورة في عالم الأعمال والتعاملات المهنية أن يطغى الجانب العملي على حساب المجاملات واللطف، لكن حقيقة الأمر أنك بحاجة أغلب الوقت إلى أن تجمع بين المهنية الشديدة من جهة وبين التعامل المتأدب والوقور من جهة أخرى. لسنا هنا بصدد الحديث عن "العاطفة"، ولكن عن واحدة من الممارسات المهنية الحكيمة والمفيدة. قد يكون أكبر الأمثلة على ما سبق هو بروتوكول توجيه رسائل الشكر التقليدية القادرة على دعم أواصر العلاقة بين الشخصين أو جهتي العمل، ويضمن بناء جسر تواصل قوي وإنساني وسط سياق التنافس وضغط العمل المهني المستمر كل الوقت. استوعب حقيقة أن تحقيق التوازن الصحيح بين "المجاملة اللطيفة" و"الاحترافية والمهنية" في نفس الوقت لن تكون أبدًا مهمة سهلة، لذا اطلع على ما نعرضه عليك من نهج مبسط يشرح كيفية كتابة رسائل الشكر في العمل، يضمن لك تخطي عقبة كتابة تلك الرسائل بطريقة صحيحة، ومن ثم الاستمتاع بتحصيل النتائج المثالية من ورائها.
الخطوات
-
لا تؤجل كتابة وتوجيه الرسالة. في مختلف السياقات المهنية، تكون الميزة الأكبر للمبادرة برسائل الشكر أنها تترك انطباعًا جيدًا مستمرًا لدى الطرف الآخر، سواء كان زميلك في العمل أو جهة تعيين محتملة أو عميل أو أحد الممولين والمانحين. تكتسب رسالة الشكر فاعليتها من كونها تطرق – بالكثير من الصدق والود في هذه الحالة – على الحديد وهو ساخن؛ كلما انقضى الكثير من الوقت بين الحدث المُستحق للشُكر والتعليق (مقابلة العمل أو الصفقة أو الخدمة المُقدمة) وبين رسالة الشكر، فقدت رسالتك مغزاها ولم تحقق الغرض منها.
-
اختر الشكل المناسب لرسالة الشكر. في أغلب الأحيان، يكون الخيار الورقي مثاليًا وذا تأثير أكبر، مقارنة برسائل البريد الإلكتروني. تأكد من طباعة الرسالة على الورق الرسمي الخاص بشركتك إذا كنت توجه الرسالة نيابة عن الشركة للجهة الأخرى، لأن خلو ورقة الرسالة من العلامات المميزة للعلامة التجارية لشركتك يجعلها أقل رسمية واحترافية. اجعل رسائل الشكر المكتوبة يدويًا على بطاقات صغيرة الحجم خيارك الأول في أغلب الأحيان، وللمزيد من اللمسة الشخصية وطابع المودة على خطابك. ينطبق ذلك أكثر ما يكون على حالات الشكر الشخصي أو ما إذا كنت صاحب مشروع تجاري صغير أو لتعبيرك عن الامتنان للمتبرعين، كما تكون مناسبة كذلك لتوجيه الشكر إلى صاحب العمل المحتمل بعد إجراء المقابلة الشخصية. التزم فقط بالمعايير التالية في حالة اختيارك لتنفيذ رسالة الشكر بالكتابة اليدوية:
- اختر بطاقة بسيطة وذات تصميم راقي. عادة ما تكون بطاقات الرسائل ذات اللون الأبيض أو اللون الكريمي والمكتوب عليها جملة "شكرًا جزيلًا" في الجزء الأمامي خيارًا مضمونًا وخاليًا من المخاطر. تجنب في المقابل البطاقات ذات الرسائل المطبوعة داخليًا أو التصميمات المزخرفة للغاية أو مفرطة اللطف وكأنها رسالة مقدمة من طفل!
- ضع جودة خط كتابتك في الاعتبار. إذا كنت غير واثق من مهارتك في الكتابة باليد ومن قدرتك على كتابة الرسالة بخط مقروء وجميل، فربما من الأفضل عرض الأمر على صديق أو زميل عمل موثوق به يقدر على تقييم مستوى خطك. أجرِ بعض تمرينات تحسين الخط أو اكتب الجملة التي تخطط لكتابتها في الرسالة أكثر من مرة في أوراق خارجية، خاصة إذا كنت غير متقن بالضرورة لفنيات الكتابة باليد. من الوارد كذلك أن تقوم بتعيين أو توكيل المهمة إلى شخص آخر ليكتب رسالتك نيابة عنك (بشرط فقط أن تقوم أنت بالإمضاء في نهايتها).
- قد لا يتوفر لديك بيانات التواصل مع الطرف الآخر عبر البريد العادي لسبب أو آخر، ووقتها يمكن ببساطة الاعتماد على التواصل عبر البريد الإلكتروني. يكون ذلك هو الشكل المناسب لرسائل الشكر، مثلًا إذا كان التواصل عبر البريد الإلكتروني هو الطريقة الأساسية والمتعارف عليها في المراسلات بينك وبين الطرف الآخر أو الجهة التي ترغب في توجيه الشكر إليها. العيب الأكبر لرسائل البريد الإلكتروني أنها عرضة أكثر للضياع أو التجاهل، وسط عشرات أو مئات الرسائل الأخرى (وهو أمر عادي لرجال الأعمال والمديرين) الأكثر أهمية التي تصل يوميًا على صندوق الوارد، وبالتالي تكون رسالتك ذات تأثير محتمل أقل. ضع الأفكار السابقة في الاعتبار ، لذا قد تكون وسيلتك للتحايل على ذلك هي كتابة رسالتك بشكل مميز او ملفت للانتباه أكثر. فقط تجنب أن تفرط في ذلك أو أن تستخدم البطاقات الإلكترونية عن طريق مواقع إلكترونية خارجية، لأنها ببساطة طريقة ساذجة وغير احترافية لتنفيذ رسالة الشكر، وستتسبب في جعل رسالتك تبدو وكأنها إعلان أو محتوى ضار، ما يرفع احتمالية أن يتم تجاهلها أو حذفها كليًا من البريد الوارد. المعادلة السحرية ببساطة هي أن تكتب رسالتك بشكل مختصر وموجز وبسيط، ومن جديد نؤكد على عامل آخر بالغ الأهمية؛ في وقتها المناسب. تذكر دائمًا أن تستغل حقل العنوان أو موضوع الرسالة للإشارة إلى المعلومات المتعلقة بتعريف نفسك أو العلاقة التي تربطك بالطرف الآخر، أو السبب الذي تريد أن تشكره من أجله. على سبيل المثال: "شكرًا لكم على قبول طلب التقدم الخاص بي للوظيفة". [١] X مصدر بحثي
-
اختر التحية المناسبة. عند التواصل مع شخص محدد ترغب في توجيه الشكر إليه، فتحدث إليه مباشرة بلقبه واسمه (الأول أو الأخير بناءً على آداب التواصل المتعارف عليها في بلدك). على سبيل المثال: "السيد الأستاذ/ [اسمه]". كذلك في حالة التواصل مع أكثر من شخص، تأكد من ذكر أسمائهم وألقابهم جميعًا من خلال سطر التحية. الغرض من رسالة الشكر هو مد جسر من التواصل الشخصي، لذا تجنب نهائيًا الرسائل العامة. لا مكان هنا لأن تكون تحيتك أو جملتك الافتتاحية: "إلى من يهمه الأمر" أو ما شابه. يجب هنا أن تتوافق درجة الرسمية في صياغتك للرسالة مع طبيعة والعلاقة العملية التي تجمعك بالطرف/ الأطراف المستقبلة للرسالة.
-
عبر في الجملة الافتتاحية عن الشكر والامتنان واذكر بوضوح سبب توجيه رسالة الشكر لمستَقْبِل الرسالة. لا حاجة نهائيًا للمبالغة في التقديم لرسالتك، بل ادخل في صلب الموضوع مباشرة. لا تبدأ رسالتك بشرح مستفيض للأحداث التي مهدتك لرغبتك في توجيه الشكر أو بجمل مثل "أكتب لك الآن لكي أوجه الشكر… " أو "أريد أن أعبر عن خالص امتناني و….". بدلًا من كل ذلك، اهدف إلى لغة بسيطة ومباشرة: "أشكرك على تقديم الدعم لمشروع الخدمات المجتمعية الخاص بالشركة" . هكذا ببساطة شديدة.
- من الضروري في أغلب الأحيان تحديد ما تشعر بالشكر والامتنان له، إلا عندما يتعلق الأمر بالأموال. تجنب الذكر المباشر لسبب الشكر في حالات المنح والتبرعات، واستبدل دائمًا الكلمات النقدية والأرقام المالية بجمل مجازية لطيفة، مثل: "فائض كرمك" أو "محبتك ودعمك" أو "تبرعك السخي".
-
تحدث عن التأثير المباشر أو أهمية ما قام به الطرف الآخر ويجعلك ممتنًا وشاكرًا له لأقصى درجة.
- بالحديث عن رسائل الشكر على المنح والتبرعات، فعليك أن توضح الأنشطة التي سوف يمكنك بذلك التبرع من القيام بها في شركتك أو مؤسستك.
- عند التواصل مع صاحب عمل محتمل بعد إجراء مقابلة العمل، فهي فرصة مناسبة لإعادة التأكيد على طموحك في نيل هذه الوظيفة التي تتقدم إليها. لا يعني ذلك أن تستغل رسالة الشكر بوصفها مساحة للتأكيد على ما يجعلك الشخص الأمثل للوظيفة، بل يجب أن تحمل الشكر العميق لا غير. على الأقل، امنحها طابع إنساني أساسي مع نهج لبق للتأكيد على تمنيك أن تكون جزءًا من تلك المؤسسة أو الشركة. يمكنك أن تقول: "أنا ممتن للغاية لمقابلتك، وأشعر بحماس شديد بانتظار معرفة قراركم الأخير فيما يخص الوظيفة."
- عندما تكون رسالة الشكر موجهة إلى شريك في العمل أو أحد المستشارين، فربما عليك الاعتماد على صيغ مثل: "أنا سعيد للغاية بفرصة العمل معك" أو "استفدت للغاية من نصيحتك في تحسين رؤيتي لمساري المهني وأهداف القسم ككل الوظيفية خلال العام الفائت". يساعد ذلك في التأكيد على وجود علاقة إيجابية تربط بينك وبين الطرف الآخر، والأهم أنها تؤكد على وجود رغبة منك في استمرار ذلك التعاون والود.
-
تحدث بمجاملة ولباقة مع الطرف الآخر، لكن دون مبالغة أو نفاق. قد يكون ذلك هو الجزء الأصعب من عملية كتابة رسالة الشكر، لكنه كذلك لا يعتبر ضروريًا أو مكون أساسي بها كل الوقت. اهدف إلى استخدام جملة مدح عامة تظهر مدى احترامك وتقديرك للطرف المستقبل أو الشركة التي يمثلها. يمكنك مثلًا أن تطري على أداء الشركة: "أنتم تقومون بعمل رائع!" أو "خبرتك في الإدارة المحاسبية لا مثيل لها".
-
مهد الأرض للمزيد من التعاون مستقبلًا. يجدر بك في نهاية الرسالة دائمًا أن تعبر بصراحة عن رغبتك الحقيقية في استمرار التعاون المهني بين الطرفين أو إلى إرساء علاقة تعامل طويلة الأمد مع مُستقبل الرسالة. عندما تكون رسالتك موجهة مثلًا إلى جهة عمل محتملة، فهذه الفقرة فرصة جيدة للتعبير عن تقبلك وثقتك الشديدة في أنهم سوف يتخذون القرار الصحيح فيما يخص التعيين. يمكنك ببساطة أن تقول: "أتطلع لتلقي الرد منكم فيما يخص نتيجة مقابلة العمل". [٢] X مصدر بحثي
-
قل شكرًا مرة أخرى. لا حاجة في تلك الفقرة إلى أكثر من مجرد جملة بسيطة، تعيد من خلالها الإشارة إلى جملة الشكر في البداية (لكن بصيغة مختلفة). يمكنك أن تقول ببساطة: "من جديد أشكرك على [...]". فقط لا غير.
-
اختم الرسالة بتوجيه التحية ثم قم بالإمضاء باسمك. في أغلب الحالات، سوف يكون كافيًا جدًا أن تختم الرسالة بجمل التحية الختامية المختلفة مثل "أطيب التمنيات" أو "تحياتي" أو "خالص التقدير". لا بديل عن الإمضاء على الخطاب بالقلم الجاف، حتى إذا كانت الرسالة مكتوبة ومطبوعة إلكترونيًا، أو على الأقل أدرج اسمك وتوقيعك في حالة البريد الإلكتروني. عند الحاجة، أو الضرورة المتعارف عليها، أدرج لقبك أو وظيفتك والشركة التي تمثلها في السطور أسفل اسمك في آخر الرسالة.
-
احرص على مراجعة رسالتك وتدقيقها لغويًا. يختلف الأمر نسبيًا من حالة لأخرى، لكن يجب أن تكون رسالتك النهائية قصيرة وبسيطة لأقصى درجة ممكنة (نصف صفحة على أقصى تقدير). إذا وجدت أن رسالتك أطول من اللازم، فيمكنك العمل على التخلص من الزيادات غير الضرورية، بحيث لا تتكرر نفس الجملة أو المعنى أكثر من مرة، باستثناء جمل الشكر نفسها التي ذكرنا تكرارها مرتين على الأقل في الرسالة. تأكد كذلك من كتابة الرسالة بنغمة متدفقة وفقرات مترابطة. ينصح دائمًا بأن يقوم شخص أو اثنين بقراءة الرسالة لمراجعتها إملائيًا ونحويًا، واقتراح التعديلات والتحسينات المطلوبة، وهو الأمر بالغ الأهمية، لأن أي خطأ صغير في الرسالة سوف يترك انطباع سيئ لدى من يستقبلها، وهو ما لا ترغب فيه بالتأكيد.
-
أرسل الرسالة فور شعورك بالرضا التام عنها. يجب أن تصل رسالتك في الوقت المناسب؛ وكلما كنت مبادرًا بالتعبير عن امتنانك في أسرع وقت، كلما تركت انطباعًا عامًا لا يُنسى ويكون محل تقدير واحترام الطرف الآخر.
أفكار مفيدة
- لا تدرج في الرسالة أي معلومات شخصية أو أخبار عن حياتك المهنية. تذكر دائمًا أن رسالة الشكر تكون متمركزة كليًا حول "الشكر" فقط لا غير، أو على الأقل أنها تكون أكثر فعالية إذا ضمنت ذلك. عبر عن امتنانك وشكرك للطرف المستقبل، دون أن ترهق ذهنه بالحديث عن إنجازاتك الشخصية أو الدخول في مواضيع فرعية لا حاجة لها في هذا السياق. لا تستغل رسائل الشكر أبدًا على أنها فرصة للدعاية والإعلان عن نفسك أو شركتك، فهو سلوك غير محبوب أبدًا وسيضرك أكثر ما ينفعك. إذا كنت توجه شكر إلى أحد العملاء، وقررت كتابة "بما أن المنتج (س) قد أعجبك، فربما أنك ستكون مهتمًا كذلك بمنتجع (ص) و(ع)، وهي منتجات معروضة بأسعار مخفضة في الوقت الحالي"، فعلى الأغلب يقلل ذلك من مصداقية رسالة الشكر، أو سيفهم أن الغرض منها لم يكن صدق الشكر والتعبير عن المودة نفسه، ولكن لتحقيق مصلحة مباشرة بشكل أو آخر.
- قد يكون من المناسب إلحاق نسخة من بطاقة العمل الخاصة بك مع رسالة الشكر لتسهيل عملية التواصل المستقبلي بين الطرفين. لاحظ أنك لن تحتاج إلى ذلك إذا كانت تجمعك معرفة مسبقة بالطرف الآخر أو سبق تبادل بطاقات العمل بينكما من قبل. احكم على جدوى هذه الخطوة بحرص، فأحيانًا تكون قرارًا صحيحًا عند التواصل مع جهة عمل محتملة، لكنها قد تجعلك تبدو مدعيًا أو متطلعًا أكثر من اللازم. قد يكون الأفضل أن تتجنبها كليًا، طالما أنك لست واثقًا من تركها لانطباع جيد. ربما كذلك أن اسمك ووظيفتك ومعلومات التواصل معك متاحة بالفعل للطرف الآخر أو مدرجة في ورقة الرسالة نفسها. عند كتابة الرسالة إلكترونيًا، فيمكنك أن تضمن تلك المعلومات في رأسية الورقة أو إدراجها في الجزء الجانبي العلوي من الصفحة، متبوعة باسم المستقبل وعنوانه بعدها بسطرين فارغين.
المصادر
المزيد حول هذا المقال
تم عرض هذه الصفحة ٣٬٠٨٢ مرة.
