تنزيل المقال
تنزيل المقال
هل واجهت مشكلة مع بنك أو شركة تأمين أو هيئة حكومية أو صاحب عمل أو حتى في المدرسة؟ هل تحتاج إلى إقناع شخص بفعل شيء من أجلك أو مساعدتك في شيء ما؟ كيف يمكنك إذًا كتابة رسالة مقنعة تؤدي الغرض منها؟ إليك بعض الأفكار الرئيسية لكتابة رسالة مقنعة.
الخطوات
-
استجمع أفكارك. قبل كتابة رسالتك، فكّر في الشيء الذي ترغب به وفي سبب رغبتك به وفي الأسباب التي تدفع الطرف الآخر إلى القبول وفي الأسباب التي يمكن أن تمنعه من قبول طلبك. يمكن أن يساعد تدوين الأفكار على كتابة مسودة واضحة لرسالتك وعلى فهم موقفك من الموضوع بشكل كامل.
- ابدأ باستخدام ما يلي: أرغب بإقناع "جمهوري" بـ"هدفي". غيّر بعد ذلك "جمهوري" إلى الشخص الذي ترغب بإقناعه وغيّر "هدفي" إلى الشيء الذي ترغب بإقناع الشخص به.
- اسأل نفسك السؤال التالي بعد الخطوة السابقة: لماذا؟ أجِب هذا السؤال عن طريق كتابة الأسباب التي تدفع جمهورك إلى فعل ما ترغب بأن يفعلوه.
- بعد استجماع أسبابك، رتبها وفقًا للأهمية. ضع كل التفاصيل المهمة في عمود ثم ضع التفاصيل الأقل أهمية في عمود آخر حيث تساعد هذه الخطوة على حصر أسبابك حتى تركّز على النقاط المتعلقة المهمة. [١] X مصدر موثوق Reading Rockets الانتقال إلى المصدر
-
اعرف هدفك. احرص على معرفة ما تحتاجه أو ترغب به بدقة. ما الذي تحاول تحقيقه؟ ما الذي ترغب بأن يفعله أعضاء المكتب؟
- فكّر في الحلول التي يمكنك عرضها عند التفكير في هدفك. [٢] X مصدر بحثي
-
اعرف قرائك. يساعدك تحليل وفهم جمهورك في تحديد كيفية تأطير رسالتك. حدد ما إن كان القارئ يتفق معك أو يختلف معك أو ما إن كان محايدًا إن أمكن ذلك. [٣] X مصدر بحثي سيساعدك ذلك على تحديد الأهمية التي يجب منحها لك جانب من جوانب أطروحتك.
- حاول أن تجد شخصًا حقيقيًا لتوجيه رسالتك إليه. من هو هذا الشخص وما هي سلطته التي يمكن أن يساعدك من خلالها؟ هل سيكتفي الشخص بتمرير شكواك فحسب؟ كيف يفترض أن تتعامل مع الشخص؟ هل يمتلك الشخص منصبًا إداريًا أم تنفيذيًا؟ تحدث مع الشخص وفقًا لمنصبه؟
- حاول أن تكتشف معتقدات القارئ وانحايازاته تجاه موضوعك. ما الخلافات التي قد تنشأ بينك وبين القارئ؟ كيف يمكنك تقديم حجة مضادة باحترام؟
- اعرف مخاوف القارئ حول الموضوع. هل يعاني من محدودية الأموال التي يتم توزيعها؟ هل يتأثر بموضوعك بشكل مباشر؟ ما الوقت المتاح له للنظر في مستندك؟ [٤] X مصدر بحثي
- فكّر في الأدلة التي سيحتاجها القارئ حتى يقتنع بحجتك. [٥] X مصدر بحثي
-
اجمع معلومات عن الموضوع. تحتوي الرسائل المقنعة الفعالة على أدلة واقعية تدعم وضعك، ويجب الحرص على التفكير في عدة وجهات نظر. لا تجمع معلومات في صالحك فقط واذكر الرأي المخالف والوقائع المحيطة به.
- استخدم الوقائع والمنطق والإحصائيات والأدلة القصصية لدعم حجتك. [٦] X مصدر بحثي
- لا تكتفِ بقول إن الطرف الآخر مخطئ واستعضِ عن ذلك بشرح سبب كون موقفك أقوى وأحق بالملاحظة بشكل مهذب.
-
استخدم تنسيق الفقرات. لرسائل العمل تنسيق محدد ويمنع التنسيق الجيد للرسائل القارئ من الانحراف في أي اتجاه في حين أن عدم تنفيذها بإتقان ينعكس بشكل سلبي عليك وقد يؤدي ذلك إلى رمي القارئ لرسالتك.
- ابدأ باستخدام فقرات نصية تفصل بينها مسافة واحدة.
- قم بمحاذاة كل فقرة نحو الجهة اليمنى، أي لا تترك مسافة بادئة في بداية الفقرة كما تفعل مع البحوث والمقالات.
- اترك سطرًا بين كل فقرتين.
- استخدمًا خطًا معياريًا بحجم 12. [٧] X مصدر بحثي
-
اكتب ترويسة الرسالة بشكل مناسب. ابدأ بكتابة العنوان أعلى الجهة اليمنى؛ لا تكتب اسمك، بل اكتفِ بكتابة عنوان الشارع والمدينة والمحافظة والرمز البريدي، كما يمكنك تضمين رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني كل في سطر منفصل. اكتب البيانات في الجهة اليسرى إن كانت رسالتك باللغة الإنجليزية. اترك سطرًا بعد ذلك.
- اكتب التاريخ. اكتب اسم الشهر والتاريخ والسنة ثم اترك سطرًا.
- "4 يونيو 2013".
- اكتب اسم وعنوان المتلقي. حاول أن تجد شخصًا محددًا لتوجيه رسالتك إليه. اترك سطرًا بعد ذلك. [٨] X مصدر بحثي
-
ابدأ رسالتك بتحية. العرف المقبول هو بدء الرسالة بكلمة "السيد/السيدة" متبوعة باسم الشخص، ويجب الحرص على كتابة الاسم بشكل صحيح. يجب أن يكون الاسم مطابقًا للاسم المستخدم في ترويسة الرسالة.
- عند مخاطبة شخص، استخدم اللقب (السيد/السيدة/الدكتور وما إلى ذلك) واسم العائلة. استخدم اللقب "السيدة" إن لم تكن متأكدًا من وظيفة المرأة التي توجه رسالتك إليها ولا تختر ألفاظًا مثل مدام أو آنسة.
- اتبع ذلك بكتابة فاصلة.
- اترك سطرًا بين التحية والفقرة الأولى. [٩] X مصدر بحثي
- "السيد براون المحترم:"
-
أنهِ الرسالة بعبارة ختامية. فكّر في نبرة الموضوع عند كتابة العبارة الختامية. كتابة "شكرًا جزيلًا" أمر معياري، كما يمكنك كتابة عبارات أخرى مثل "تقبل خالص التحية" أو غير ذلك. حدد ما إن كانت رسالتك تستدعي كتابة عبارة ختامية رسمية أو ودية. يمكن أن تحدد ذلك وفق طبيعة الموضوع الذي تناقشه والشخص الذي توجه رسالتك إليه ويجب إلحاق فاصلة بعد العبارة الختامية.
- اكتب "مع خالص احترامي" إن كنت توجه رسالة رسمية. هناك الكثير من الصيغ التي يمكن استخدامها في الرسائل الرسمية مثل "تقبلوا خالص التحية" أو "تفضلوا بقبول فائق الاحترام"، كما أن هناك صيغ أقل رسمية مثل "سلامي إليك" أو "إلى لقاء" وغير ذلك.
- اترك أربعة أسطر بعد ذلك قبل كتابة اسمك لإفساح مجال للتوقيع.
- "شكرًا لك،"
-
كن موجزًا. يجب أن تكون الرسائل المقنعة مختصرة ومهذبة حيث نادرًا ما يقرأ الأشخاص المشغولون الرسائل التي يزيد طولها عن صفحة واحدة والرسائل التي تستخدم نبرة حديث سيئة. لا تفرط باستخدام الكلمات وحاول أن تستخدم جمل واضحة ومرتّبة؛ كذلك تجنّب الانحراف عن الموضوع وتقديم معلومات غير ضرورية أو معلومات جانبية أو قصصية.
- تجنّب الجمل شديدة الطول واحرص على استخدام جمل قوية وإيضاحية. يفترض أن تكون كتابتك مختصرة ودقيقة وسهلة القراءة.
- لا تسهب في كتابة الفقرات. لا تكتب الكثير من المعلومات بداخل الرسالة حتى لا تفقد القارئ وتحيد عن النقطة الرئيسية وتصعّب فهم النقطة التي ترغب بإيصالها. التزم بالمعلومات المتعلقة بالموضوع وانتقل إلى فقرة جديدة عند البدء بفكرة جديدة. [١٠] X مصدر بحثي
-
اذكر النقطة الرئيسية في الجمل القليلة الأول. ابدأ بجملة افتتاحية ودودة ثم انتقل إلى غرضك مباشرة. اذكر احتياجك (نقطتك الرئيسية) في أول جملتين. [١١] X مصدر بحثي
- يمكن أن تتكون الفقرة من جملتين إلى أربع جمل فقط.
-
ركّز على أهمية طلبك في الفقرة الثانية. حدد مخاوفك أو طلباتك أو احتياجاتك في هذه الفقرة؛ يعني ذلك أن تشرح موقفك ومعاملات مخاوفك أو طلباتك بشكل كامل وأن توضح مدى أهميتها بحيث تسترعي الانتباه وليس أن تقدم أسبابًا أو أغراضًا أو نقاط دعم محددة. [١٢] X مصدر بحثي
- تذكر أن تحافظ على المنطق والأدب والواقعية. تجنّب استخدام لغة عاطفية بشكل مبالغ ولا تطالب بإجراءات ولا تكن وقحًا تجاه الشخص أو الشركة أو إلى الطرف الآخر في رسالتك.
-
ادعم طلبك في الفقرات التالية. يفترض أن تبرر الفقرات القليلة التالية موقفك عن طريق تقديم معلومات خلفية وتفاصيل وتأكد من أن المعلومات منطقية وعقلانية وعملية وقانونية مع تجنّب الركون إلى العواطف والاعتقاد والرغبات الشخصية. لا تضجر القارئ بقصة طويلة وانتقل إلى نقطتك بسرعة ودقة. هناك بعض الاستراتيجيات التي يمكن تنفيذها لتحقيق ذلك:
- اذكر إحصائيات ووقائع تقنع القارئ. احرص على ذكر إحصائيات ووقائع من مصادر موثوقة ومحترمة واستخدمها بشكل صادق دون قطعها من سياقها.
- اذكر اقتباسات تدعم موقفك من خبراء في الموضوع أو اختلف مع الطرف الآخر. يجب أن يكون الخبراء الذين تستعين بآرائهم محترمين في مجالهم ومؤهلين لامتلاك رأي في الموضوع الذي تناقشه. [١٣] X مصدر بحثي
- قدم سببًا يدفع إلى الموافقة على طلبك. إخبار شخص بأنه ينبغي عليه فعل شيء ما ليس من تقنيات الإقناع الفعالة، على خلاف شرح سبب قناعتك بوجوب فعله لشيء ما حيث إن اللاحق يمكن أن يساعد على تغيير ذهنية الشخص. [١٤] X مصدر بحثي اشرح الموقف الحالي وسبب الحاجة لتغييره.
- قدم تفاصيل ومواصفات وقيود تخص موقفك وطلبك وتحدث عن المجهودات السابقة المتعلقة بطلبك أو عدم تصرفك.
- قدم أمثلة لشهادات تتعلق بموقفك. فكر في أي دليل آخر يمكنك تقديمه للدلالة على أهمية موقفك. [١٥] X مصدر بحثي
- تذكر فقط أن تحد مما تكتبه في الفقرات واذكر الحالة والموقف ببساطة دون التعمق في تفاصيل زائدة مع الاكتفاء بذكر كل التفاصيل الرئيسية. اختر كذلك الإحصائيات وآراء الخبراء والشهادات الأكثر تعلقًا بالموضوع فقط.
-
استمِل الطرف الآخر. مخاطبة الطرف الآخر من أساسيات الإقناع الفعال ويجب أن تتوقع أي حجج مضادة واعتراضات وأسئلة يمتلكها القارئ حتى تتمكن من طرحها في رسالتك. اعثر على أرض وسطية بينك وبين معارضيك أو أظهر دعمًا قويًا لموقفك.
- احرص على الاعتراف بالفروقات بين موقفك وموقف الطرف المعارض بشكل منفتح ولا تحاول أن تخفي هذه الفروقات حيث إن ذلك يُضعف حجتك. ركّز عوضًا عن ذلك على القيم والتجارب والمشاكل المشتركة بينك وبين الطرف المعارض.
- تجنّب العبارات التي تنطوي على حكم على الآخرين. يؤدي ذلك إلى إضفاء العواطف على رسالتك بشكل مبالغ ويقلل منطقية حججك وقد تؤدي المبالغة في السلبية والحكم على الآخرين إلى عدم موافقة الطرف الآخر على موقفك. [١٦] X مصدر بحثي
-
أنهِ رسالتك بإعادة طلبك. كرر طلبك أو رأيك في النهاية. هذه هي الفقرة التي تقترح فيها حلا أو إجراءً. أخبر القارئ أنك سترد على رسالته من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني أو من خلال مقابلة شخصية.
- استهدف إنهاء رسالتك بجملة قوية تساعد في إقناع القارئ بوجهة نظرك أو تساعده على فهم الأشياء بشكل أكثر وضوحًا من منظورك على الأقل.
- قدّم حلولك أو مساعدتك الخاصة. وافق على التسويات أو التقابل في أرض وسطية وأظهر أنك تعاملت مع الموقف أو أنك مستعد للتعامل معه.
-
تفقّد وجود الأخطاء. تعطي الأخطاء النحوية والإملائية انطباعًا أولًا غير جيد؛ يجب أن يركز القارئ على أفكارك وطلبك وليس على الأخطاء الموجودة في رسالتك. اقرأ الرسالة عدة مرات قبل إرسالها واقرأ الرسالة بصوت مرتفع لسماع وقعها على أذنيك.
- اطلب من شخص مراجعة القواعد الإملائية (أو استخدم أداة مراجعة القواعد الإملائية في البرامج).
-
استخدم توقيعك الخاص. يجب أن توقع على الرسالة إن كنت سترسلها في البريد عوضًا عن استخدام البريد الإلكتروني حيث إن ذلك يضفي لمسة شخصية على الرسالة ويوثقها.
-
أنتج نسخًا لأشخاص آخرين في رسالتك الرسمية إن احتجت لذلك. أرسل نسخة لأي شخص آخر في الشركة أو أي منظمة أخرى يحتاج لرؤية الرسالة. يعني ذلك طباعة وإرسال أكثر من نسخة موقعة من الرسالة.
-
احتفظ بنسخة لنفسك. احتفظ بنسخة لسجلاتك دائمًا مع تدوين تاريخ إرسال الرسالة والأشخاص الذين أرسلتها إليهم واكتب كذلك ملاحظات عن مجهوداتك اللاحقة لإرسال الرسالة حتى يتم حل المسألة.
أفكار مفيدة
- اجعل الرسالة رسمية. لن يصدقك الشخص الذي يقرأ الرسالة إن كنت تتحدث بأسلوب دارج وبلهجة غير رسمية. أضِف إلى ذلك أيضًا أن استخدام لغة رسمية أكثر أدبًا من استخدام اللهجة العامية.
- استخدم الإطراء. يفضّل الشخص الذي تحاول أن تقنعه مساعدة شخص لطيف.
- لا تحِد عن الموضوع. احرص على عدم إضافة معلومات عشوائية لا تتعلق بالموضوع الذي تناقشه والتزم عوضًا عن ذلك بالوقائع المتعلقة وكن بسيطًا مع استخدام الوقائع لتكون وصفيًا.
- استخدم قائمة نقطية في الفقرة الوسطى في حالة امتلاك مجموعة خطوات أو إجراءات أو توصيات واضحة فقط.
- اكتب باللغة العربية الفصحى. أنت تكتب رسالة رسمية وليس في شبكة تواصل اجتماعي أو محادثة، ويمكن أن يؤدي استخدام اللغة العامية أو الوجوه التعبيرية إلى تجاهلك.
- عدّل نقاطك لتناسب نوع الشركة أو الوكالة، فمثلًا يمكن أن تفكر المنظمات الربحية بطريقة مختلفة عن المنظمات الكبيرة.
- لا تعامل القارئ كأنه يدين لك بشيء وتبدأ بمطالبته بأشياء واستعِض عن ذلك بإقناعه مع إبقاء رسالتك ودية واحترافية. [١٧] X مصدر بحثي
المصادر
- ↑ http://www.readingrockets.org/content/pdfs/persuasiveletter_camping.pdf
- ↑ https://valenciacollege.edu/wp/cssc/documents/ElementsofPersuasive.pdf
- ↑ https://valenciacollege.edu/wp/cssc/documents/ElementsofPersuasive.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/696/1/
- ↑ http://infotrac.thomsonlearning.com/infowrite/ex_argu.htm
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/685/05/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/696/1/
- ↑ http://www.copyblogger.com/persuasive-writing/
- ↑ http://www.writeexpress.com/How-to-write-a-persuasion-letter.html
- ↑ http://www.orl.devry.edu/academics_asc_lab.html#link20
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
