تنزيل المقال
تنزيل المقال
لإقامة اجتماعات فعالة، يجب عليك إبلاغ كل الحضور المتوقع، وكل من لهم صلة بموضوع الاجتماع، بجدول الأعمال بوضوح واختصار. يجب أن تُعلم الحاضرين بمكان وزمان وسبب انعقاد هذا الاجتماع، ويستحسن إضافة بعض الملاحظات إن كان هناك ما يجب الإعداد له قبل حضور الاجتماع. وسواء استخدمت البريد الإلكتروني أو تطبيقًا مثل أوت لوك (Outlook)، تأكد من إبلاغ المدعوين بكافة التفاصيل ليكونوا على علم بما سيدور في الاجتماع.
الخطوات
-
استخدم عنوانًا قصيرًا يوضح ميعاد وموضوع الاجتماع. إدراج تلك التفاصيل في العنوان يضمن أن يعرف الحضور موعد ومكان الاجتماع دون الحاجة لقراءة متن الرسالة. يمكن أن تكتب "اجتماع يوم 8/12: إرشادات جديدة". [١] X مصدر بحثي
تحذير: إن أغفلت كتابة سبب انعقاد الاجتماع، قد يدفع ذلك البعض إلى الرد متسائلين ما إن كان السبب متعلقًا بقسم عملهم وما إن كان يتوجب عليهم الحضور أم لا، لذا تأكد من صياغة سبب الاجتماع.
-
أكّد على إلزامية الإبلاغ بالحضور عند كتابة العنوان. إن كنت بحاجة لمعرفة من سيأتي للاجتماع، اطلب من المدعوين تحديد ما إن كانوا سيحضرون أم لا حتى يتوجب عليهم الرد حتى قبل فتح الرسالة. اكتب "يوم الجمعة 16/10، اجتماع موارد بشرية، يجب تأكيد الحضور فورًا." [٢] X مصدر بحثي
- يمكن أن تكتب أيضًا "يرجى الرد: اجتماع موارد بشرية، يوم 6/10".
-
وضّح إن كان الاجتماع طارئًا أم لا في عنوان الرسالة. إن كان الأمر عاجلًا ولا يحتمل التأجيل، ضع في عنوان الرسالة ما يدل على هذا. على سبيل المثال يمكن كتابة شيء مثل: "اجتماع طارئ يوم الاثنين 29/2، خاص بأمن المعلومات الإلكتروني". [٣] X مصدر بحثي
- من المهم ذكر سبب الاجتماع، وإعطائهم فكرة عما سيتم طرحه.
-
اذكر إن كان الحضور إلزاميًا أم لا. إن كنت تعمل لحساب شركة ضخمة، فالأمر لا يتطلب حضور كل من تصلهم الرسالة للاجتماع بالضرورة. حدد قسمًا بعينه في عنوان الخطاب أو حدد للمتلقين موقفهم من الحضور. على سبيل المثال، يمكن أن تكتب: "اجتماع إلزامي لقسم التسويق، يوم6/10". [٤] X مصدر بحثي
- إن لم يكن الاجتماع عاجلًا، يمكن أن تكتب "اجتماع محتمل يوم 6/10 لبحث آليات الكفاءة".
-
استخدم كلمات واضحة في الخطاب لتجنب أي سوء فهم. قد تكون الاختصارات كافية، إلا أنها ليست بدقة الكلمات الواصفة وقد تسبب ارتباك. على سبيل المثال، يشار إلى بعض المصطلحات ببنفس الاختصار كتابةً، فلا تجعل الموضوع معتمد على مدى علم المتلقي بمفرداتك اللغوية في التعبير. [٥] X مصدر بحثي
- يمكنك استخدام الاختصارات الشائعة كتلك الخاصة بأيام الأسبوع أو المشيرة لأقسام بعينها فقط ولا تحمل أكثر من معنى.
-
اكتب ملخص الخطاب ومقدمة لطيفة وملاحظة قصيرة. التعريف بنفسك مهم إذا كنت تعمل في شركة عملاقة أو كنت لا تعرف كل المرسل إليهم. من المهم أيضًا ذكر ما إن كان هناك وثائق مطلوب إتمامها قبل الاجتماع في مقدمتك. [٦] X مصدر بحثي
- اجعل مقدمتك جذابة وذات صلة بالعمل؛ على سبيل المثال: "مرحبًا، أنا اتطلع لإطلاق برنامج جديد الأسبوع المقبل".
فكرة مفيدة: أبلغ المتلقين إن كان هناك أي مهام يجب إتمامها أو ملفات يتوجب عليهم جلبها للاجتماع. على سبيل المثال، اكتب: "تذكير، يجب إحضار 4 نسخ مطبوعة من قائمة العملاء لكل موظف"
-
أدرج تاريخ وعنوان الاجتماع بشكل بارز في صياغتك. هذه هي المعلومات الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى المدعوين، لذا يجب أن تكون صياغتك واضحة. اترك مسافة سطرين قبل وبعد التاريخ والعنوان، واكتبهما بخطٍ عريض. [٧] X مصدر بحثي
- على سبيل المثال "السادس من أكتوبر، الساعة 10:30-11:45 صباحًا".
- إن كان الاجتماع عبر الإنترنت، أدرج في خطابك الميعاد مراعاةً لفروق التوقيتات بين مختلف الدول. على سبيل المثال، اكتب: "السادس من أكتوبر، الساعة 10:30-11:45 صباحًا بتوقيت القاهرة".
-
أدرج مكان الاجتماع بعد الوقت والتاريخ. تأكد من وضوح مكان الاجتماع تمامًا مثل التاريخ والميعاد، خاصةً إن كان الاجتماع في مكانٍ جديد يصعب الوصول إليه أو كنت على علمٍ أن بعض المتلقين لا يعرفون المكان. للمقابلة عبر الإنترنت بالفيديو، ضع رابطًا للمنصة أو التطبيق الذي سيتم الاجتماع من خلاله لتسهيل العملية. [٨] X مصدر بحثي
- عند وصف المكان، اوصفه بالتفصيل الممل. على سبيل المثال: "اذهبوا إلى غرفة الاجتماعات رقم 592 في الطابق الثاني من مبنى الإدارة). تقع غرفة رقم 592 في الطابق الثاني من المبنى، لذا ستحتاجون لاستقلال المصعد الذي يقع في الجهة الجنوبية للمبنى على يساركم للصعود إلى الطابق الثاني."
-
شاركهم الغرض من الاجتماع. دع المتلقين يعرفون إلام يهدف هذا الاجتماع. عرض مختصر أهداف الاجتماع سيساعدهم في إدراك المهام الواجب إنجازها قبل الحضور. يمكن أن تصيغ العنوان كالتالي "تحديث أمن المعلومات الإلكتروني" أو يمكنك أن تعرض جدول زمني للاجتماع كالآتي: [٩] X مصدر بحثي
- عرض مستجدات المشروع 10:30 - 10:45
- مقارنة العروض القابلة للتطبيق 10:45 - 11:10
- مناقشة الأفكار والأهداف 11:10 - 11:30
-
راجع خطابك المرسل لتصحيح الأخطاء النحوية والإملائية. عادةً ما يخطئ الناس في التاريخ والوقت ومكان الاجتماع، لذا تأكد من إدراجهم بشكل صحيح. يمكن أن تصحح مقدمتك وجدول الأعمال والملاحظات المدونة للتأكد من مراجعة كافة جوانب الخطاب. [١٠] X مصدر بحثي
- اقرأ الخطاب بالكامل بصوتٍ عالٍ للتأكد من صحة صياغتك قبل إرساله.
-
اضغط على "اجتماع جديد" تحت التبويب الرئيسي في تطبيق أوت لوك. إن كانت قاعدة بيانات شركتك متصلة بتطبيقات التقويمات مثل أوت لوك، استخدمه لإعداد المقابلة، فهذه أفضل طريقة للتواصل مع من تعمل معهم. [١١] X مصدر بحثي
- إن كانت شركتك لا تستخدم تطبيق أوت لوك أو أي شيء مثله، يمكن أن تستخدم عناوين البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل لإرسال الدعوة للاجتماع.
-
اختر الوقت والتاريخ من نافذة "الجدولة". بعد إنشاء اجتماع جديد، ستنبثق نافذة التقويم، اضغط على "الجدولة" وحدد الوقت والتاريخ المناسبين للاجتماع. [١٢] X مصدر بحثي
- تأكد أن الوقت يناسبك أنت وكل المدعوين. طبقًا للتطبيق المستخدم في شركتك، ربما تحتاج لضبط موعد الاجتماع ليتناسب مع مواعيد كل الأعضاء المدعوين، وبالطبع مع جدول أعمالك أنت أيضًا.
-
أضف الحضور بكتابة أسمائهم أو استخدم دليل عناوين البريد الإلكتروني الخاص بك. اضغط على شريط النص لإدراج الأسماء يدويًا او اختر الأسماء من دليل قائمة الاتصال. استخدم دالة "الجدولة" للتأكد من أن الآخرين متاحون لحضور الاجتماع في هذا التوقيت. [١٣] X مصدر بحثي
- إن لم يكن بعض الناس متاحين، سيظهر اسمهم بلون مختلف، كما ستظهر الدالة أيضًا الوقت الأفضل الذي يناسبك ويناسبهم معًا.
-
حدد موعد بداية ونهاية الاجتماع. تأكد أن تاريخ الاجتماع هو الذي اخترته من قبل، ثم اضغط على زر التقويم لإحداث أية تغييرات إن لزم الأمر. استخدم الأسهم إلى اليمين لتحديد موعد بداية ونهاية الاجتماع. [١٤] X مصدر بحثي
- إدراج وقت نهاية الاجتماع هو أكثر الأشياء دلالةً على احترامك وتقديرك لوقت ومواعيد المدعوين. سيمكنهم هذا من معرفة كيفية تسيير يومهم قبل وبعد الاجتماع.
-
اضغط على "موعد" تحت تبويب "اجتماع" في أعلى الصفحة. بالضغط على هذا الزر، ستعود لشاشة المواعيد الرئيسية وسترى جدولك المعد، وستتمكن بعدها من إضافة الموضوع والمكان والملاحظات. [١٥] X مصدر بحثي
- إن كنت لا ترى جدولك المعد في نافذة الموعد، ارجع إلى البداية وكرر نفس الخطوات إلى أن يظهر.
-
كن محددًا في إدخال الموضوع والمكان والملاحظات. دع المدعوين يعرفون الهدف من الاجتماع بكلمات موجزة قليلة، مثل "فحص المنتج القادم". كن محددًا حول المكان بوصفه تفصيلًا إن لم يكن المكان المعتاد لإجراء الاجتماعات السابقة. أضف بعض الملاحظات المتعلقة بالاجتماع كأي عمل يجب إعداده مسبقًا. [١٦] X مصدر بحثي
- اكتب عنوان الاجتماع، حتى وإن كنت على علمٍ بمعرفتهم به.
- اضغط على إرسال عند الانتهاء.
فكرة مفيدة: تجنب الكلمات الرنانة مثل "العصف الذهني" لأن كلمات كتلك لا تخبر المدعوين بماهية موضوع الاجتماع. في المقابل، يمكنك قول "عصف ذهني بخصوص تسويق المنتج الجديد"
أفكار مفيدة
- عند مراجعة الخطاب المرسل، يجب أن تكون محددًا للغاية وفي سياق المطلوب من الاجتماع.
- استخدم صياغة لطيفة واحترافية.
- تفحص قائمة المدعوين مرارًا للتأكد من دعوة كل من يجب أن يحضر الاجتماع.
- اكتب العنوان في سطر "bbc" إن كنت تود إخفاء قائمة متلقي الرسالة الكاملة عن المتلقين.
تحذيرات
- لا ترسل الدعوة أو الخطاب دون كتابة التاريخ والعنوان والمكان، فمن شأن هذا إرباك المدعوين، وستتلقى سيلًا من الردود للسؤال عن معلومات الاجتماع.
- عند الكتابة بالإنجليزية، لا تكتب الخطاب كله بحروفٍ كبيرة، وإلا سيبدو الأمر كما لو كنت تصرخ فيهم. لا يتصف هذا السلوك بالاحترافية إطلاقًا.
المصادر
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
