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In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie du das Berichten von Daten in Microsoft Excel automatisierst. Bei externen Daten zeigen wir dir in diesem wikiHow, wie du mit Excel-Plugins, die dein Arbeitsblatt mit externen Datenquellen verknüpfen, aus einer beliebigen externen Datenquelle Abfragen und Berichte erstellst, also bspw. aus MySQL, Postgres, Oracle etc.
Bei Daten, die du bereits in einem Excel Arbeitsblatt gespeichert hast, verwenden wir Makros für die Erstellung von Berichten und zum Exportieren in verschiedene Dateitypen - ein Tastendruck genügt. Glücklicherweise hat Excel ein integriertes Tool, das deine Schritte aufzeichnet, so dass du die Makros nicht selbst programmieren musst.
Vorgehensweise
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Wenn die Daten, die du berichten musst, sich bereits in Excel befinden und sie aktuell und gepflegt sind, kannst du die Workflows für die Berichtserstellung mit Makros automatisieren. Makros sind eine integrierte Funktion, mit der du komplexe, sich wiederholende Aufgaben automatisieren kannst.
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Öffne Excel. Mache einen Doppelklick (oder klicke auf einem Mac ) auf das Icon der Excel App, es zeigt ein weißes "X" auf grünem Hintergrund. Klicke dann auf der Vorlagen-Seite auf Leere Arbeitsmappe .
- Auf einem Mac musst du vielleicht auf Datei und dann im eingeblendeten Dropdown-Menü auf Neue leere Arbeitsmappe klicken.
- Wenn du bereits einen Excel-Bericht hast, den du automatisieren möchtest, dann mache einfach einen Doppelklick auf die Berichtsdatei, um sie in Excel zu öffnen.
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Gib wenn nötig die Daten für deine Tabelle ein. Wenn du die Spaltenüberschriften und Zahlen, für die du die Ergebnisse automatisieren möchtest, noch nicht eingegeben hast, dann tu dies jetzt.
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Aktiviere den Reiter Entwickler . Von Haus aus wird dieser Reiter oben in Excel nicht angezeigt. Du kannst ihn so aktivieren:
- Windows — Klicke auf Datei , auf Optionen und dann links im Fenster auf Ribbon anpassen . Setze dann rechts unten im Fenster ein Häkchen bei "Entwickler" (es kann sein, dass du erst nach unten scrollen musst) und klicke auf OK . [1] X Forschungsquelle
- Mac — Klicke auf Excel , auf Einstellungen und dann auf Ribbon & Toolbar . Setze in der Liste "Haupt-Tabs" ein Häkchen bei "Entwickler" und klicke auf Speichern . [2] X Forschungsquelle
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Klicke auf Entwickler . Diesen Reiter solltest du jetzt oben in der Menüleiste sehen. Dies blendet eine Toolbar oben in Excel ein.
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Klicke in der Toolbar auf Makro aufzeichnen . Ein Pop-up wird eingeblendet.
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Gib einen Namen für das Makro ein. Tippe ins Feld "Makro-Name" den Namen für dein Makro ein. Dies hilft dir später, das Makro zu erkennen.
- Wenn du bspw. ein Makro erstellst, das ein Schaubild aus deinen Daten erstellt, könntest du es "Schaubild1" oder ähnlich nennen.
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Erstelle ein Tastenkürzel für das Makro. Drücke dafür zusammen mit einer anderen Taste wie bspw. T auf ⇧ Shift . Damit wirst du das Makro später ausführen.
- Auf einem Mac ist die Tastenkombination ⌥ Option + ⌘ Command und eine andere Taste wie bspw. ⌥ Option + ⌘ Command + T .
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Speichere das Makro im aktuellen Excel-Dokument. Klicke auf das Dropdown-Feld "Makro speichern in" und klicke dann auf Diese Arbeitsmappe , um sicherzustellen, dass das Makro für jeden verfügbar ist, der die Arbeitsmappe öffnet.
- Du musst die Excel-Datei in einem speziellen Format speichern, damit das Makro gespeichert wird.
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Klicke unten im Fenster auf OK . Dies speichert deine Makro-Einstellungen und bringt dich in den Aufzeichnungsmodus. Alle Schritte, die du ab jetzt bis zum Beenden der Aufnahme ausführst, werden aufgezeichnet.
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Führe die Schritte aus, die du automatisieren möchtest. Excel dokumentiert jeden Klick, jeden Tastenanschlag und jede Formatierungsoption, die du eingibst, und fügt sie der Liste des Makros hinzu.
- Um bspw. Daten auszuwählen und ein Schaubild daraus zu erstellen, würdest du deine Daten markieren, oben in Excel auf Einfügen klicken, auf einen Typ für ein Schaubild klicken, dann auf das gewünschte Format für das Schaubild und das Schaubild dann nach Bedarf ändern.
- Wenn du mit dem Makro Werte von Zelle A1 bis A12 hinzufügen möchtest, würdest du in eine leere Zelle klicken, =SUM(A1:A12) eingeben und auf ↵ Enter drücken.
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Klicke im Entwickler-Reiter auf Aufzeichnung stoppen . Dies beendet die Aufnahme und speichert alle Schritte, die du während der Aufzeichnung ausgeführt hast, als individuelles Makro.
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Speichere dein Excel Arbeitsblatt als Datei mit Makro. Klicke auf Datei , auf Speichern als und ändere das Dateiformat auf xlsm anstelle von xls . Du kannst dann einen Dateinamen und einen Ort zum Speichern eingeben und auf Speichern klicken.
- Wenn du dies nicht tust, wird das Makro nicht als Teil der Tabelle gespeichert, was bedeutet, dass andere Leute auf einem anderen Computer dein Makro nicht nutzen können, wenn du ihnen das Arbeitsblatt schickst.
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Führe dein Makro aus. Drücke dafür auf die Tastenkombination, die du als Teil des Makros erstellt hast. Du solltest sehen, wie deine Tabelle entsprechend der Schritte des Makros automatisiert wird.
- Du kannst ein Makro auch ausführen, indem du im Entwickler-Reiter auf Makros klickst, den Namen deines Makros auswählst und auf Ausführen klickst.
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Lade Kloudio's Excel-Plugin von Microsoft AppSource herunter. Hiermit kannst du eine ständige Verbindung zwischen einer externen Datenbank oder Datenquelle und deiner Arbeitsmappe erstellen. Dieses Plugin funktioniert auch mit Google Sheets.
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Stelle eine Verbindung zwischen deiner Arbeitsmappe und deiner externen Datenquelle her, indem du im Kloudio-Portal auf den Button mit dem "+" klickst. Tippe die Details deiner Datenbank ein, also Datenbanktyp und Zugangsdaten, und wähle Sicherheits- oder Verschlüsselungsoptionen, wenn du mit vertraulichen oder Firmendaten arbeitest.
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Wenn du die Verbindung zwischen deiner Arbeitsmappe und der Datenbank hergestellt hast, kannst du Abfragen von externen Datenquellen und Berichte erstellen, ohne Excel zu verlassen. Erstelle deine individuellen Berichte im Kloudio Portal und wähle sie dann im Dropdown-Menü in Excel aus. Du kannst dann weitere Filter anwenden und die Häufigkeit auswählen, mit der der Bericht aktualisiert wird (du kannst deine Umsatztabelle bspw. jede Woche, jeden Tag oder jede Stunde aktualisieren lassen).
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Außerdem kannst du auch Daten in dein verbundenes Arbeitsblatt eingeben und die Daten deine externe Datenquelle aktualisieren lassen. Erstelle eine Upload-Vorlage aus dem Kloudio Portal und du kannst Veränderungen in deiner Tabelle manuell oder automatisch in deine externe Datenquelle hochladen.Werbeanzeige
Tipps
- Lade Excel-Plugins nur von Microsoft AppSource herunter, es sei denn du vertraust dem Drittanbieter.
- Makros kannst du für alles Mögliche verwenden, von einfachen Aufgaben wie dem Hinzufügen von Werten oder dem Erstellen eines Schaubilds bis hin zu komplexen wie dem Berechnen der Werte deiner Zelle, dem Erstellen eines Schaubilds aus den Ergebnissen, dem Beschriften des Schaubilds und Drucken des Ergebnisses.
- Wenn du eine Tabelle mit deinem Makro darin öffnest, musst du vielleicht oben im Fenster in einem gelben Banner auf Inhalt aktivieren klicken, bevor du das Makro nutzen kannst.
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Warnungen
- Makros können auf bösartige Weise eingesetzt werden, bspw. um Dateien auf deinem Computer zu löschen. Führe keine Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen aus.
- Makros implementieren buchstäblich jeden Schritt, den du während der Aufzeichnung durchführst. Stelle sicher, dass du nicht versehentlich einen falschen Wert eingibst, ein Programm öffnest, das du nicht nutzen möchtest, oder eine Datei löschst.
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Referenzen
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