Den Bestand von Büromaterialien verwalten

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unter Mitarbeit von Caitlin Jaymes

Referenzen

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Büromaterialien können teuer sein. Daher ist es sehr wichtig, den Überblick über die Bestände in deinem Büro zu behalten und zu überwachen, wie schnell die Vorräte verbraucht werden. Wenn du noch nie eine Inventur gemacht hast, bist du vielleicht ein wenig überfordert. Keine Sorge, wir werden dich durch den gesamten Prozess führen, damit du dein Inventar wie ein Profi verwalten kannst. Wir beginnen mit einigen grundlegenden Tipps zur Einrichtung und gehen dann auf die Einzelheiten der Nachverfolgung und Nachbestellung ein.

Methode 1
Methode 1 von 10:

Einen Vorratsmanager ernennen, der den Bestand überwacht

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  1. Ein guter Büroinventarverwalter organisiert, überwacht und verfolgt das Inventar auf täglicher Basis. Wenn Fragen zum Büromaterial auftauchen, ist er die Anlaufstelle und kann alle Fragen zum Material sofort beantworten. [1]
    • Büromaterialien können teuer werden, daher fungiert der Materialverwalter auch als Pförtner, um den Zugang zu diesem Bereich zu begrenzen.
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Methode 2
Methode 2 von 10:

Die Vorräte an einem zentralen Ort aufbewahren

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  1. Wahrscheinlich hast du bereits einen speziellen Bereich für deine Büromaterialien, aber wenn nicht, richte einen ein. Die Überwachung und Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien ist viel einfacher, wenn alles an einem Ort aufbewahrt wird. [2]
    • Wenn du wenig Platz hast, reicht ein großes Regal, ein Abstellraum oder ein ungenutztes Büro. [3]
Methode 3
Methode 3 von 10:

Den Vorratsbereich so organisieren, dass man sich leicht zurechtfindet

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  1. Beginne damit, alle Vorräte zu sortieren und Gleiches mit Gleichem zu versehen. Entscheide dann, wie du die Vorräte im Raum organisieren willst. Überlege, welche Artikel du täglich, wöchentlich oder monatlich benötigst. Ordne sie dann so an, dass die Dinge, die du am häufigsten brauchst, leicht zu sehen und zu erreichen sind. Beschrifte anschließend die Regale, Körbe oder Behälter mit dem Namen des jeweiligen Artikels. [4]
    • Stelle zum Beispiel häufig benötigte Verbrauchsmaterialien in Augenhöhe auf, damit sie leicht zugänglich sind. Artikel wie Toner und Druckerpatronen können in höhere Regale gestellt werden, da du sie nicht so oft benötigen wirst.
    • Wenn du viele Verbrauchsmaterialien hast, kannst du sie alphabetisch nach Namen ordnen, damit du sie leichter findest.
    • Du kannst die Verbrauchsmaterialien auch nach den Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen gruppieren. Lege zum Beispiel Buchhaltungsmaterialien in ein Regal und Verwaltungsmaterialien in ein anderes Regal.
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Methode 4
Methode 4 von 10:

Eine Hauptliste der Büromaterialien erstellen

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  1. Nimm dir einen Stift und Papier und schreibe alle Artikel auf, die du auf Lager hast. Gib die Produktmarke, den Namen, die Nummer, die Farbe und alle anderen Details an, die du wissen musst, wenn du einen Artikel nachbestellen willst. [5]
    • Notiere dir zum Beispiel die Marke und den Typ des Toners, den der Hauptdrucker im Büro verwendet. Auf diese Weise musst du diese Angaben nicht jedes Mal heraussuchen, wenn du eine Ersatzpatrone bestellen musst.
Methode 5
Methode 5 von 10:

Die Liste der Verbrauchsmaterialien in eine Tabellenkalkulation übertragen

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  1. Für die meisten Büros musst du keine spezielle Software zur Verwaltung von Verbrauchsmaterial kaufen. Eine Tabellenkalkulation, wie Excel oder Google Sheets, funktioniert hervorragend. Beginne mit einer Spalte für das Verbrauchsmaterial und liste die Namen der einzelnen Produkte in einzelnen Zellen auf. Richte dann weitere Spalten ein, in die du Details wie Marke, Teilenummer, Farbe usw. eintragen kannst. [6]
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Methode 6
Methode 6 von 10:

Die Artikel zählen und die Summen in dein Tabellenblatt einfügen

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  1. Trage die Gesamtzahl der Artikel, die auf Lager hast, in die letzte Spalte deiner Tabelle ein. Speichere diese Tabelle und bewahre sie auf deinem Desktop auf, damit du leicht darauf zugreifen und sie aktualisieren kannst. [7]
    • Wenn du es genauer wissen willst, erstelle eine Spalte „Auslösungspunkt" und trage auch diese Zahlen ein. Der Auslösungspunkt ist die empfohlene Menge jedes Artikels, die du immer auf Lager halten solltest. Sobald der Bestand unter den Schwellenwert fällt, ist es an der Zeit, ihn wieder aufzustocken. Auf diese Weise geht dir nie etwas aus. [8]
Methode 7
Methode 7 von 10:

Eine Software zur Bestandsverwaltung für größere Büros verwenden

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  1. Für große Büros mit vielen Vorräten lohnt sich die Investition in eine Inventarverwaltungssoftware. Gib zunächst die Namen der einzelnen Artikel ein und wie viele du davon auf Lager hast. Dann aktualisiert der Inventarverwalter jedes Mal, wenn Vorräte aus dem Bereich entnommen werden, die Gesamtzahl der Vorräte. [9]
    • Wenn die Aktualisierung des Programms nicht in Echtzeit möglich ist, kann der Verwalter ein schriftliches Protokoll der entnommenen Gegenstände führen und die Daten später eingeben.
    • Richte die Software so ein, dass sie Warnmeldungen auf dem Desktop oder per SMS sendet, wenn Gegenstände ihre Schwellenwerte erreichen, damit du nichts verpasst.
    • Jedes Programm funktioniert anders. Achte also darauf, dass du ein Programm wählst, das für dein Büro sinnvoll ist. Einige Programme ermöglichen es dir zum Beispiel, Barcodes zu scannen, um den aktuellen Lagerbestand zu erfassen. Das ist ideal für große Büros mit vielen Vorräten.
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Methode 8
Methode 8 von 10:

Routinekontrollen durchführen, um deine Bestände auf dem Laufenden zu halten

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  1. Je nachdem, wie schnell sich die Vorräte in deinem Büro verbrauchen, solltst du wöchentlich, jede zweite Woche oder monatlich eine Routinekontrolle durchführen. Gehe an einem bestimmten Tag hinein und zähle, wie viel du von jedem Artikel hast. Aktualisiere dann die Tabelle mit den aktuellen Lagerbeständen und bestelle nach, was du brauchst. [10]
    • Wenn du Schwellenwerte festlegst, solltest du dich an diesen Zahlen orientieren und nicht an der Gesamtzahl der auf Lager befindlichen Artikel.
Methode 9
Methode 9 von 10:

Deine Nachbestellungstage planen, damit du nicht den Überblick verlierst

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  1. Die Festlegung eines bestimmten Tages hilft dir, deinen Bestand auf dem richtigen Niveau zu halten und verhindert, dass du zu zufälligen Zeiten eine Vielzahl von Bestellungen aufgibst. Du kannst einfach planen, alles auf einen Schlag an einem bestimmten Tag zu bestellen und dann wird alles zusammen geliefert. [11]
    • Wie oft du nachbestellen musst, hängt davon ab, wie oft du die Vorräte wechselst und wie oft du Routinekontrollen durchführst.
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Methode 10
Methode 10 von 10:

Den Zugang zum Bürobedarfsraum einschränken

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  1. Wenn du deinen Mitarbeitern gestattest, die Vorräte zu holen, wann immer sie wollen, wird es viel schwieriger, den Überblick zu behalten. Das kann auch kostspielig werden, weil die Vorräte viel schneller verschwinden. Um diese Probleme zu vermeiden, schließe den Vorratsraum ab oder schränke ihn ein, so dass nur der Inventarverwalter (und möglicherweise ein bis zwei andere wichtige Mitarbeiter) Zutritt haben. [12]
    • Das bedeutet, dass die Mitarbeiter sich an den Vorgesetzten (oder die zugelassenen Helfer) wenden müssen, wenn sie etwas benötigen.

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Referenzen

  1. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html
  2. ↑ https://getwindfall.com/4-clever-ways-to-manage-your-office-supply-budget/
  3. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  4. ↑ https://www.forbes.com/sites/theyec/2018/10/17/five-ways-to-improve-your-inventory-management/?sh=2b6bee492b7d
  5. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  6. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  7. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  8. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  9. ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
  1. ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
  2. ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
  3. ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html

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