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Du brauchst also ein Empfehlungsschreiben von deinem/deiner ProfessorIn für ein Stipendium? Dein Master-Studium? Einen Job? Befolge diese Schritte für eine gezielte und höfliche E-Mail, um die bestmöglichste Empfehlung zu erhalten.
Vorgehensweise
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Bereite die E-Mail mindestens fünf bis sechs Wochen bevor du das Schreiben benötigst, für den Versand vor. Lass dir nicht zu viel Zeit. Deine Professoren sind schwer beschäftigt und es ist nicht Sinn der Sache, auf die Schnelle ein Schreiben aufsetzen zu müssen, wenn sie sich dafür auch Zeit nehmen können.
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2Schreibe einem geeigneten Professor bzw. einer geeigneten Professorin. Bevor du nach einem Empfehlungschreiben fragst, mach dir folgendes klar:
- Kennt dieser Professor meinen Namen?
- Haben wir uns je außerhalb der Vorlesungszeiten gesprochen?
- Habe ich in diesem Kurs die Note 2 oder besser erhalten?
- Besuche ich mehrere Kurse des Professors?
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3Der Professor muss in der Lage sein, über dich als Person und deine Leistungen zu schreiben, nicht über "Glanzvolle Verallgemeinerungen". Je öfter du die obigen Fragen mit "Ja" beantwortet hast, desto größer die Chance, dass du eine gute Wahl triffst.
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Verwende die richtige Anrede. Auch wenn du eine E-Mail schreibst, sollst du doch einen guten Eindruck machen. Wenn du mit deinem Professor auf per Du bist (also er dich darum gebeten hat, ihn beim Vornamen zu nennen, und du das auch immer getan hast), spreche deinen Professor mit dem Vornamen an. Ansonsten verwendest du seinen korrekten Titel. Nehmen wir an, wir schreiben einen Brief an Dr. Jones, der dein Professor für Archäologie war. Du warst mit Dr. Jones nicht auf per Du, also beginnst du die E-Mail mit "Sehr geehrter Dr. Jones", gefolgt von einem Komma oder Doppelpunkt.
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Schreibe "Empfehlung für [dein Name]" in die Betreffzeile.
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6Im ersten Absatz sprichst du das Thema der E-Mail an: "Hiermit möchte ich Sie gerne darum bitten, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen." Lass keine Fragen offen. In den nächsten paar Sätzen gehst du auf deine Fakten ein:
- Dein Name
- In welchem Jahr du die Universität besucht hast
- Deinen Abschluss
- Wann und Welche Kurse du bei dem Professor hattest und welche Note du erhalten hast
- Warum du die Empfehlung benötigst [genauer gesagt, für was du dich bewirbst]
- Bis wann du das Schreiben brauchst
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Erläutere im nächsten Abschnitt, in welchem Verhältnis du zu deinem Professor stehst und warum du gerade ihn oder sie darum gebeten hast. Erzähle ein wenig über dich und warum du dich für das Stipendium, den Master oder das Stellenangebot interessierst, für das du das Empfehlungsschreiben benötigst.
- Verwende keine profanen Gründe wie "Ich will dort arbeiten, weil die gut bezahlen" or "Ich will auf diese Schule gehen, weil sich das gut auf dem Lebenslauf macht."
- Sei professionell und schreibe "Ich habe mich entschieden, mich bei diesem Museum zu bewerben, da ich von ihrer Sammlung Stammesartefakte sehr begeistert war "
- Steht dieser Professor in besonderer Verbindung zu jener Firma oder Arbeitsplatz? Oder ist er ehemaliger Schüler der Einrichtung? Wenn du darüber informiert bist, beinhalte es in deiner E-Mail. "Mir ist bekannt, dass sieben der Ausstellungsstücke von Ihnen während ihrer Reise durch den Amazonas erworben wurden. Ich habe große Hoffnungen, in einem solch vielschichtigen Bereich eine Anstellung zu bekommen."
- Falls deine Erfahrung mit diesem Professor Auswirkungen auf deine Wahl hatte, teile es ihm oder ihr ruhig mit: "Ich hatte nicht beabsichtigt, in die Forschung zu gehen, bis ich Ihren Kurs über Zellbiologie besuchte. Das war Motivation genug, um einen Teilzeitjob in Dr. Jins Labor anzunehmen. Nun freue ich mich auf die Möglichkeit der Stammzellenforschung nach Abschluss meines Master-Studiums." Zwinge dich aber nicht, so etwas zu schreiben, wenn es nicht der Wahrheit entspricht.
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Nutze den dritten Absatz als Gelegenheit, dem Professor ein paar Tipps zu geben, was er über dich schreiben könnte: Teile ihm Informationen über dich mit, von denen er noch nichts wusste. So kannst du ihn subtil darauf hinweisen:
- "Durch unsere Gespräche und meine Teilnahme in Ihrem Kurs ist Ihnen sicherlich aufgefallen, wie sehr ich mich für die Archäologie interessiere. Ich habe im Juni dieses Jahres meinen Abschluss in Archäologie gemacht. Zudem hatte ich die Möglichkeit, ein Praktikum in dem Museum unter der Leitung von Dr. Marcus Brody zu absolvieren. Dr. Brody kennen Sie ja sicher. Durch mein Praktikum habe ich auch ausgiebige Erfahrung im Katalogisieren erlangt."
- "Andere Professoren können zwar über meine akademischen Fähigkeiten schreiben, aber Sie sind der Einzige, der weiß, wie hart ich an meiner Doktorarbeit gearbeitet habe, und welche Hürden ich dabei bewältigen musste. Ich hoffte, sie könnten darüber schreiben, wie gut ich mit Stresssituationen und Rückschlägen umgehen kann, da das Auswahlgremium nach Bewerbern dieser Qualitäten sucht."
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Gib Einzelheiten an. Wohin muss der Brief geschickt werden? Und wann brauchst du ihn? Du verlangst bereits von ihm oder ihr, ein Empfehlungsschreiben zu bekommen. Verlange also nicht noch, dass der Professor den Brief addressiert und frankiert. Lieg dem Professor so wenig wie möglich zur Last, sodass er sich nicht daran stört, Arbeit zu erledigen, die du auch hättest machen können. Auf diese Weise kannst du sicher gehen, dass der Brief auch ankommt. Wenn er oder sie dir anbietet, den Brief selbst abzuschicken, nimm das Angebot an. Falls der Professor zur vergesslichen Sorte gehört, teile ihm mit, dass du den Brief zusammen mit anderen Unterlagen persönlich abgeben sollst. Auf diese Weise wirst du den Brief auf jeden Fall erhalten. Aber erwähne es in der E-Mail, damit er über den Zeitrahmen Bescheid weiß.
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Schließe die E-Mail mit Informationen über den weiteren Hergang ab: "Ich werde Ihnen diese Woche das Formular und einen frankierten Rückumschlag in Ihr Fach legen. Ich werde Ihnen außerdem eine Woche vor Abgabe der Empfehlung eine Erinnerung schicken. Ich bedanke mich nochmals." oder "Das Empfehlungsschreiben muss bis zum 3. August verschickt worden sein. Wenn Sie sich dazu bereit erklären, mir eine Empfehlung zu schreiben, lassen Sie es mich wissen, dann hole ich den Brief gerne persönlich in Ihrem Büro ab."
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Bedanke dich bei deinem Professor, ob er den Brief nun schreibt oder nicht. "Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Zeit und Ihre Berücksichtigung. Weiterhin möchte ich mich für die Zeit mit Ihnen bedanken. Mir hat Ihr Kurs sehr gefallen und ich kann Ihnen nicht sagen, wieviel ich in Archäologie 101 gelernt habe." Falls der Professor wirklich der eine besondere Lehrer war, kannst du in deinem Lob auch etwas überschwänglich werden. "All das, was ich bei Ihnen gelernt habe, werde ich in meinem Arbeitsleben anwenden. Ihre Betreuung hat mein Leben positiv beeinflusst, und dafür kann ich Ihnen nicht genug danken."
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Bleibe deinen Worten treu und übersende die nötigen Materialien und eine Erinnerung. Rufe bei deinem Professor an, falls du ein oder maximal zwei Wochen noch nichts von ihm gehört hast. Solltest du anrufen müssen, ziehe keine voreiligen Schlüsse. Vergewissere dich, ob der Professor die E-Mail überhaupt gelesen hat. Falls nicht, musst du ihn telefonisch von dir überzeugen.
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Bevor die Deadline vorüber ist, vergewissere dich bei deinem Stipendienprogramm, Universität oder zukünftigem Arbeitgeber, ob das Empfehlungsschreiben angekommen ist. Falls nicht, schicke eine kurze, höfliche E-Mail an den Professor und biete an, für eine Expresslieferung aufzukommen.
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Bedanke dich nochmals. Sobald du das Empfehlungsschreiben erhalten hast, bedanke dich bei deinem Professor. Wenn das Schreiben in den richtigen Händen gelandet ist, bedanke dich schriftlich bei dem Professor, nicht über E-Mail. Das ist nicht nur höflich und das Beste, was du tun kannst - man weiß ja nie, was kommt. Vielleicht brauchst du irgendwann noch einmal ein Empfehlungsschreiben, oder falls du in einer anderen Branche arbeitest, könnte er oder sie dir irgendwann anders einmal behilflich sein. Falls das Empfehlungsschreiben dir zu einer neuen Stelle verholfen hat, ruf den Professor an und informiere ihn über die guten Nachrichten!Werbeanzeige
Tipps
- Füge der E-Mail deinen Lebenslauf hinzu und weise in deinem Schreiben darauf hin, sodass der Professor sich darauf beziehen kann.
- Lese die E-Mail, bevor du sie abschickst. Vermeide Rechtschreib- und Grammatikfehler. Lass den Text Korrekturlesen, falls du eine Rechtschreibschwäche hast.
- Um nicht aufdringlich zu wirken, schicke ein oder zwei Wochen vor der Abgabe eine Notiz des Dankes an den Professor, in der du das Datum noch einmal erwähnst.
- Falls du dringend ein Empfehlungsschreiben brauchst, schreibe dem Professor oder der Professorin eine kurze E-Mail, in der du um einen einmaligen Gefallen bittest und die Umstände erklärst. Wenn du eine Zusage erhältst, kannst du in einer zweiten E-Mail näher darauf eingehen.
- Erinnere dich an jene, die dir helfen, und sei immer bereit, dich dafür zu revanchieren. Beispiel: Du hast die Stelle im Museum bekommen und ihr sucht im Sommer Praktikanten. Rufe Dr. Jones an und sage ihm, er soll das an seine Studenten weiterleiten.
- Verwende einen schwarzen Filzstift oder Kugelschreiber, um die Felder im Formular zu markieren, die dein Professor ausfüllen soll.
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Warnungen
- Manche Professoren fühlen sich beleidigt, wenn sie per E-Mail nach einem Empfehlungsschreiben gefragt werden. Wenn du den/die ProfessorIn während der Sprechzeiten im Büro besuchst, einen Termin vereinbarst oder anrufst, zeigst du mehr Bereitschaft, als wenn du einfach nur eine E-Mail schreibst.
- Vergiss nicht, Professoren sind nicht dazu verpflichtet, Empfehlungen zu schreiben. Sie haben mehr oder weniger Jahrzehnte harter Arbeit gebraucht, um sich einen Ruf aufzubauen. Immer, wenn sie eine Empfehlung schreiben, setzen sie diesen Ruf aufs Spiel. Sie machen das nur für Studenten, an die sie wirklich glauben.
- Nenne niemals Leute, die dich "auf jeden Fall weiterempfehlen", ohne dies vorher mit ihnen abgesprochen zu haben. Das gilt auch, wenn du oft mit ihnen zusammen gearbeitet hast und du dir sicher bist, dass sie so denken.
- Frage NICHT danach, den Brief lesen zu dürfen, bevor er abgeschickt wird. Das ist unangebracht, da der Professor ohne Erklärung gegenüber dem Studenten eine ehrliche Evaluation abschickt. Wenn du das Gefühl hast, der Professor hat nichts Gutes über dich zu sagen, frage nach, ob er bereits alle Informationen erhalten hat, um dir eine Empfehlung zu schreiben, die dir weiterhelfen WIRD.
- Wenn der/die ProfessorIn dich irgendwie darauf hinweist, dass die Empfehlung nicht so gut ausfallen könnte (z.B. durch eine E-Mail, die vor der Fertigstellung des Schreibens an dich geschickt wurde), danke ihm/ihr für die Berücksichtigung und erkläre, dass du bereits jemand anderen gefragt hast.
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