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Es gibt verschiedene Arten von Bestätigungsschreiben, die jeweils ein etwas anderes Format erfordern. Einfache Bestätigungsschreiben, die geschrieben werden, um die Details eines Meetings, einer Veranstaltung oder anderer Vereinbarungen zu bestätigen, sind in der Regel kurz und bündig. Schreiben, die eine Arbeitsstelle bestätigen, enthalten in der Regel spezifische Termini und Formulierungen, so dass sie länger sein können. Wenn du jemandem einen Brief schreibst, der das katholische Sakrament der Firmung empfängt, wird dein Brief wesentlich persönlicher sein.
Vorgehensweise
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Verwende das Geschäftsbriefformat mit Firmenbriefkopf. Ein formaler Geschäftsbrief auf Firmenbriefpapier setzt den entsprechenden Ton und etabliert den Brief als offizielle Geschäftskommunikation. Lege eine Standardschriftart und -ränder fest, indem du den Textkörper des Briefes im Blockabsatzstil tippst - einfacher Zeilenabstand, mit einem doppelten Abstand zwischen den Absätzen. [1] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Vermeide möglichst Abkürzungen, wenn du Adressen in formalen Geschäftsbriefen eingibst. Anstatt beispielsweise „Friedensstr. 1" einzugeben, solltest du „Friedensstraße 1" eingeben.
- Wenn dein Briefkopf die Adresse für dein Unternehmen enthält, dann kannst du den Adressblock normalerweise für dich selbst weglassen.
Tipp: Regierungsbehörden und kleine Handelsvertretungen haben möglicherweise Vorlagen, die du kostenlos herunterladen kannst und die alle gesetzlichen Anforderungen für ein formales Stellenangebot abdecken.
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Liste die Berufsbezeichnung, das Gehalt und das Einstiegsdatum auf. Fange deinen Brief mit einem enthusiastischen Ton an und begrüße den Empfänger in seiner neuen Funktion im Unternehmen. Du kannst auch eine kurze Zusammenfassung der Aufgaben des Empfängers hinzufügen, außer, die Stellenbezeichnung macht sie offensichtlich.
- Du könntest z.B. schreiben: "Im Namen von der Baumeister GmbH freue ich mich, Ihnen die Position des Sekretärs für ein Gehalt von 28.500 Euro pro Jahr anbieten zu können. Ihr erster Arbeitstag ist der 2. Januar 2020."
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Fasse die Bedingungen des Angebots zusammen. Wenn es irgendwelche Einschränkungen im Angebot gibt, sollten diese klar benannt werden. Darüber hinaus sollten diese Eventualitäten im Voraus angegeben werden, wenn das Angebot von etwas abhängig ist. [2] X Forschungsquelle
- Das Angebot könnte z.B. an einen sauberen Background-Check oder Drogentest gebunden sein.
- Dieser Abschnitt kann auch alle Dokumente enthalten, die der neue Mitarbeiter unterschreiben muss, z.B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder ein Wettbewerbsverbot.
- Wenn du Eventualverbindlichkeiten miteinschließt, gib dem neuen Mitarbeiter eine Frist, bis zu der diese Dinge erledigt sein müssen. Wenn du nur um die Unterzeichnung von Dokumenten bittest, kannst du angeben, dass diese Dokumente am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters unterzeichnet werden können.
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Informiere über alle Vorteile, die dein Unternehmen bietet. Wenn dein Unternehmen Krankenversicherung, Altersvorsorge, Bildungshilfe, bezahlte Freistellung oder andere Leistungen anbietet, liste diese kurz auf. Lass den neuen Mitarbeiter wissen, wann er Anspruch auf diese Leistungen hat und wie er weitere Informationen darüber erhalten kann. [3] X Forschungsquelle
- Einige Arbeitgeber beginnen die Leistungen am ersten Tag, aber die meisten verlangen, dass die Mitarbeiter 60 oder 90 Tage arbeiten, bevor sie Anspruch auf Leistungen haben (in den USA).
Tipp: Während ein Bestätigungsschreiben am Ende mehr als eine Seite umfassen kann, sollte es möglichst nicht länger als zwei Seiten sein. Entferne Details, die der Empfänger auf anderen erhaltenen Dokumenten finden kann.
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Beende den Brief, indem du dem Empfänger dankst. Lasse den Empfänger wissen, dass du dankbar für sein Interesse an deinem Unternehmen und froh bist, dass er mit dir zusammenarbeitet. Kommuniziere deine Begeisterung oder deinen Enthusiasmus dafür, dass der neue Mitarbeiter zu deinem Team gehört. [4] X Forschungsquelle
- Du könntest z.B. sagen: "Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Mission hier bei der Baumeister GmbH. Wir freuen uns darauf, Sie an Bord zu haben und auf Ihre Arbeit."
- Verwende einen formalen Abschluss unmittelbar vor deiner Unterschrift, z.B.: "Mit freundlichen Grüßen" oder "Hochachtungsvoll".
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Gib deine Berufsbezeichnung unter deinem Namen an. Die Geschäftsbriefvorlage enthält vier Leerzeilen für deine Unterschrift nach dem formalen Abschluss. Gib unter diesem Feld deinen Vor- und Nachnamen ein. Nenne unter deinem Namen deine Berufsbezeichnung und den Namen des Unternehmens. [5] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Schreibe z.B. "Abteilungsleiter Bau, Baumeister GmbH".
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Lies deinen Brief sorgfältig durch. Achte darauf, dass dein Brief frei von Tipp- und Rechtschreibfehlern oder grammatikalischen Fehlern ist. Zu empfehlen ist auch, dass jemand aus der Personalabteilung den Brief durchliest und überprüft, ob der gesamte Inhalt korrekt ist. [6] X Vertrauenswürdige Quelle University of North Carolina Writing Center Weiter zur Quelle
- Insbesondere die Zahlen sollten doppelt überprüft werden. Es ist leicht, Ziffern versehentlich zu versetzen, und das kann zu einem großen Missverständnis führen. Solche Fehler können auch rechtliche Konsequenzen haben.
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Drucke den Brief aus und unterschreibe ihn. Dein Brief wird professioneller aussehen, wenn er auf hochwertigem Papier gedruckt wird. Selbst wenn du eine E-Mail-Bestätigung schickst, schicke auch eine offiziell unterschriebene Kopie. Unterschreibe den Brief in dem dafür vorgesehenen Feld mit blauer oder schwarzer Tinte. Füge ggf. spezielle Zertifikate hinzu, z.B. "staatlich zugelassener Wirtschaftsprüfer" o.ä. [7] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Sende den Brief umgehend ab, damit dein neuer Mitarbeiter ihn rechtzeitig vor seinem geplanten Eintrittstermin erhält.
Tipp: Es sieht auch professioneller aus, den Umschlag zu tippen. Die meisten Textverarbeitungsprogramme haben Vorlagen, mit denen du die Adressen korrekt auf dem Umschlag platzieren kannst.
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Beginne mit einer Aussage über die Bedeutung der Bestätigung. Das Sakrament der Firmung vertieft die Gnade der Taufe und stärkt das Band zwischen dem Konfirmanden und der Kirche. Sprich die Konfirmanden persönlich an und gratuliere ihnen zu diesem Schritt und dem Empfang dieses Sakraments. [8] X Forschungsquelle
- Du könntest z.B. sagen: "Während du dich auf den Empfang des Sakraments der Firmung vorbereitest, fühle ich mich geehrt, dich bei diesem wichtigen Schritt zur Vertiefung deiner Beziehung zu Christus und der Kirche zu unterstützen.
- Benutze Wörter und Sätze aus dem katholischen Katechismus, um die Bedeutung dieses Schrittes auf dem Glaubensweg des Konfirmanden zu betonen.
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Besprich deine Beziehung zum Empfänger. Nutze gemeinsame Erinnerungen und Erfahrungen, um den Konfirmanden zu ermutigen und aufzubauen. Ergänze deine Geschichten mit Versen aus der Schrift oder anderen Quellen. Wähle Geschichten oder Ereignisse, die deine Liebe zum Empfänger und seine Reise im Glauben zeigen. [9] X Forschungsquelle
- Du könntest z.B. Erinnerungen über die Taufe des Empfängers teilen. Fragen, die der Empfänger dir vielleicht über die Kirche oder über deinen Glauben gestellt hat, sind auch gute Ansatzpunkte zum Nachdenken.
- Mach dir keine Sorgen, dass der Brief zu lang oder detailliert sein muss. Kürze kann auch stark sein.
Tipp: Es ist vielleicht hilfreich, deinen Brief zu skizzieren, bevor du mit dem Schreiben beginnst. Sei dir im Klaren, dass du ggf. mehrere Entwürfe schreiben musst, bevor alles richtig klingt.
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Füge ermutigende oder inspirierende Zitate aus der Heiligen Schrift hinzu. Benutze Zitate, um die Bedeutung des Sakraments und der Lehren der Kirche weiter auszudrücken. Du kannst online suchen oder die Konkordanz der Bibel verwenden, um Zitate zu finden, die zu dir sprechen. [10] X Forschungsquelle
- Schreibe z.B.: "Der Name des HERRN ist eine feste Burg; der Gerechte läuft dorthin und wird beschirmt." (Sprüche 18:10).
- Ein weiteres ermutigendes Zitat ist: "Denn ich weiß wohl, was ich für Gedanken über euch habe, spricht der HERR: Gedanken des Friedens und nicht des Leidens, dass ich euch gebe das Ende, des ihr wartet." (Jeremia 29,11).
- Oder: "Ich vermag alles durch den, der mich mächtig macht, Christus." (Philipper 4,13).
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Sichere dem Empfänger zu, dass er deine Unterstützung hat. Schließe deinen Brief, indem du den Empfänger wissen lässt, dass du ihn auf seinem Weg unterstützt und für ihn betest. Danke dem Empfänger, dass er in deinem Leben ist und dir Liebe und Freude bringt. [11] X Forschungsquelle
- Du könntest z.B. schreiben: "Ich bin extrem stolz auf dich und all den Segen, den du meinem Leben gebracht hast. Ich fühle mich geehrt, dein Konfirmationspartner zu sein und bete, dass du weiterhin im Glauben, in der Hoffnung und in der Liebe wächst."
Variation: Wenn du den Konfirmationsnamen des Empfängers kennst, kannst du deinen Brief mit einem Gebet an diesen Heiligen schließen.
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Schreibe den letzten Brief von Hand, um ihn persönlicher zu gestalten. Formale Briefe werden typischerweise getippt. Ein handschriftliches Bestätigungsschreiben wirkt jedoch persönlicher und authentischer, als ob es direkt aus dem Herzen käme. Dies kann eine gute Idee sein, um dem Brief eine persönliche Note zu geben. [12] X Forschungsquelle
- Wenn du deinen Brief von Hand schreiben willst, dann schreibe langsam. Schreibe so ordentlich wie möglich und achte darauf, dass du keine Fehler machst. Es kann hilfreich sein, den Brief zuerst zu tippen und ihn dann abzuschreiben.
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Tippe deinen Brief im formalen Geschäftsbrief-Format. Ein formeller Geschäftsbrief vermittelt, dass du es ernst meinst und gibt den richtigen Ton für deinen Brief vor. Die meisten Textverarbeitungsprogramme enthalten eine Vorlage für Geschäftsbriefe, mit der du deinen Bestätigungsbrief eingeben kannst. Benutze eine Standardschriftart, wie Times New Roman oder Arial. [13] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Im rechtlichen Sinne kann ein Bestätigungsschreiben auch verwendet werden, um ein Protokoll über eine mündlich getroffene Vereinbarung zu erstellen. Das formelle Geschäftsbriefformat ist angemessen, da diese Schreiben als Beweis vor Gericht verwendet werden können.
- Da Bestätigungsschreiben in der Regel extrem kurz sind, hat dein Brief vielleicht nur einen einzigen Absatz. Es sollte niemals länger als eine Seite sein.
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Verwende eine angemessene Anrede. Normalerweise beginnt die Anrede mit den Worten: „Sehr geehrte(r)", gefolgt von „Frau" oder „Herr" und dem Vor- und Nachnamen des Empfängers des Briefes. Nach dem Namen folgt ein Komma. Wenn die Person einen Titel hat, z.B. Doktor, setze Dr. vor den Namen. [14] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Wenn du die Geschlechtsidentität des Empfängers nicht kennst, benutze einfach seinen Vor- und Nachnamen.
- Verwende die Abkürzung „Frl." nicht, „Fräulein“ ist keine offizielle Anrede und sollte auch bei unverheirateten Frauen nicht verwendet werden.
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Bestätige die getroffene Vereinbarung. Es gibt keinen Grund für eine ausführliche Einführung oder Höflichkeit in einem Bestätigungsschreiben. Komme direkt zum Punkt der Veranstaltung oder Vereinbarung, die du bestätigst. Dazu gehören wahrscheinlich Daten, Zeiten und Orte. [15] X Forschungsquelle
- Beginne den Brief z.B. so: "Dieser Brief soll bestätigen, dass ..." oder "Ich schreibe, um zu bestätigen, dass ...", gefolgt von den Informationen, die du bestätigst.
- Wenn du schreibst, um den Erhalt von etwas zu bestätigen, kannst du deinen Brief so beginnen: "Ich freue mich, das zu bestätigen" oder "Ich habe mich gefreut, Folgendes erhalten zu haben:", gefolgt von einer Liste der spezifischen Artikel, die du erhalten hast.
Im Zweifelsfall sei lieber etwas förmlicher. Du kannst persönlicher sein, wenn du eine persönliche Vereinbarung bestätigst, die mit jemandem getroffen wurde, den du gut kennst. Aber im Allgemeinen, halte den Ton formal und professionell.
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Füge alle anderen wichtigen Informationen hinzu. Weitere Einzelheiten können die Namen und Rollen anderer beteiligter Personen, spezifische Aufgaben, Bedingungen der Vereinbarung oder monetäre Vereinbarungen sein. Wiederhole alle Bedingungen, die Teil der Vereinbarung waren, um zu klären, was erwartet wird. [16] X Forschungsquelle
- Wenn du z.B. bestätigen willst, dass der Empfänger bei einer gemeinnützigen Veranstaltung freiwillig mitmacht, kannst du den Tag, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung sowie bestimmte Handlungen, die der Freiwillige ausführen soll, angeben.
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Bitte um eine Rückmeldung, wenn nötig. Am Ende des Briefes solltest du dem Empfänger mitteilen, ob er dich kontaktieren und dir zusätzliche Informationen geben soll. Wenn deine Bestätigung eine Anfrage oder eine Übertragung von Verantwortlichkeiten enthielt, bitte darum, die Zustimmung zu diesen Bedingungen zu bestätigen. [17] X Forschungsquelle
- Auch wenn es keinen speziellen Grund für die Kontaktaufnahme gibt, ist es normalerweise gut, deine bevorzugte Kommunikationsmethode einzufügen und die Person wissen zu lassen, dass sie dich kontaktieren kann, wenn sie weitere Fragen hat. Du kannst z.B. schreiben: "Wenn Sie Fragen oder Kommentare haben, können Sie mich unter (030) 444-121 erreichen."
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Danke dem Empfänger. Beginne einen neuen Absatz und füge eine Zeile hinzu, in der du dem Empfänger dafür dankst, dass er dich in die Vereinbarung aufgenommen hat oder mit dir in Bezug auf die Bedingungen einverstanden ist - was auch immer für den Betreff des Briefes angemessen ist. [18] X Forschungsquelle
- Wenn du z.B. die Zustimmung von jemandem bestätigst, sich bei einer gemeinnützigen Veranstaltung freiwillig zu engagieren, könntest du sagen: "Vielen Dank für Ihr Engagement für unsere Sache. Wir sind dankbar für all Ihre Bemühungen."
- Mache eine Aussage darüber, wie begeistert du bist, wenn es angebracht ist. Wenn du z.B. ein Vorstellungsgespräch bestätigen möchtest, könntest du sagen: "Ich schätze die Gelegenheit" oder "Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen".
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Bearbeite und korrigiere den Brief vor dem Ausdrucken. Dein Bestätigungsschreiben wird nicht ernst genommen, wenn es Tippfehler oder grammatikalische Fehler enthält. Stelle zusätzlich zum Korrekturlesen sicher, dass dein Schreiben so klar und präzise wie möglich ist. [19] X Vertrauenswürdige Quelle University of North Carolina Writing Center Weiter zur Quelle
- Das Vorlesen deines Briefes kann dir helfen, Stellen zu finden, an denen dein Schreiben einfacher und direkter sein könnte. Außerdem kannst du Fehler leichter erkennen.
- Bearbeite juristische oder andere Fachbegriffe. Sei klar und direkt bezüglich dessen, was du bestätigst.
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Drucke den Brief auf Qualitätspapier aus. Sobald du sicher bist, dass dein Brief fehlerfrei ist, drucke ihn auf hochwertigem Briefpapier aus. Du kannst kleine Mengen dieser Papiersorte in Bürobedarfsgeschäften oder online kaufen. [20] X Forschungsquelle
- Wenn du den Brief in deiner Eigenschaft als Mitarbeiter oder Vertreter eines Unternehmens oder einer Organisation versendest, benutze den Briefkopf dieses Unternehmens oder dieser Organisation. Wenn du jedoch schreibst, um eine persönliche Angelegenheit zu bestätigen, benutze nicht den Geschäftsbriefkopf - auch wenn dir das Unternehmen gehört.
- Die meisten Textverarbeitungsprogramme haben Vorlagen, mit denen du deinen eigenen persönlichen Briefkopf erstellen kannst, wenn du möchtest, dass dein Brief ein wenig eleganter aussieht.
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Signiere den Brief mit blauer oder schwarzer Tinte. Nachdem du den Brief gedruckt hast, unterschreibe ihn ordentlich dort, wo du Platz über deinem Namen gelassen hast. Versuche, deine Unterschrift professionell und gut lesbar zu halten, ohne dabei übertrieben stylisch zu sein. [21] X Vertrauenswürdige Quelle Purdue Online Writing Lab Weiter zur Quelle
- Schreibe deinen Vor- und Nachnamen genau so, wie er geschrieben wird. Es ist in der Regel nicht angebracht, beim Signieren eines Bestätigungsschreibens einen Spitznamen oder eine Abkürzung zu verwenden.
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Sende den Brief umgehend an den Empfänger. Versuche, deinen Brief noch am selben Tag zu versenden, an dem du ihn unterschreibst. Du machst keinen guten Eindruck, wenn das Datum deines Briefes mehrere Tage vor dem Datum des Poststempels liegt. [22] X Forschungsquelle
- Wenn der Brief etwas bestätigt, das möglicherweise rechtliche Bedeutung haben könnte, mache vor dem Versenden eine Kopie des Bestätigungsschreibens für deine eigenen Unterlagen.
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Referenzen
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