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Ein Memo soll eine bestimmte Gruppe von Menschen über ein Thema informieren, zum Beispiel über eine Veranstaltung, eine Neuigkeit oder anderes, und sie dazu anregen, auf das Memo zu reagieren. Das Wort „MEMORANDUM“ bedeutet, dass man sich an etwas erinnern oder etwas nicht vergessen soll. [1] X Forschungsquelle Hier lernst du, wie du gut lesbare und effektive Memos schreibst.
Vorgehensweise
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Tippe “MEMORANDUM” oben auf die Seite. Lege oben fest, dass dieses Dokument ein Memorandum, also ein Merkblatt ist. Benenne die Seite mit “MEMORANDUM” ca. 3,5 cm unterhalb des oberen Seitenrandes. Schreibe das Wort in Fettschrift in die erste Zeile. Du kannst es entweder zentrieren oder linksbündig schreiben. Du könntest es auch in größeren Buchstaben schreiben als den Rest des Textes. [2] X Forschungsquelle
- Lasse darunter zwei Zeilen frei.
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Schreibe genau auf, für wen das Memo gedacht ist. Ein Memo ist eine formelle Art der geschäftlichen Kommunikation, deshalb solltest du den Leser ebenfalls formell anreden. Schreibe den vollen Namen und auch den Titel der Person, für die du das Memo erstellst, auf, falls sie einen hat. [3] X Forschungsquelle
- Wenn du das Memo an das gesamt Büro richtest, könntest du schreiben: „AN: Alle Angestellten“.
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Trage die zusätzlichen Empfänger in CC ein. Die Zeile "CC" ist für die Empfänger gedacht, die eine Kopie ("Courtesy Copy") des Memos erhalten. Die CC-Empfänger sind nicht diejenigen, an die das Memo gerichtet ist. Das sind eher die Leute, die darüber informiert bleiben sollen, was in der Firma geschieht.
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Schreibe deinen Namen in die Absender-Zeile. Die Kopfzeile sollte angeben, wer das Memo geschrieben und versandt hat. In diese Zeile gehören also deine Position und dein voller Name.
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Trage das Datum ein. Schreibe das volle Datum, schreibe den Monat in Buchstaben aus, hinzu kommt der Tag und das Jahr. Schreibe zum Beispiel: "DATUM: 5. Januar 2015" oder international: "DATE: January 5, 2015".
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Wähle einen besonderen Satz für die Betreff-Zeile. Die Betreff-Zeile ist dafür da, dem Leser zu sagen, worum es in dem Memo geht. Sei präzise, aber halte es kurz. [4] X Forschungsquelle
- Statt zum Beispiel als Thema „Ameisen“ zu schreiben, könntest du besser schreiben: „Ameisenproblem im Büro“.
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Formatiere das Papier ordnungsgemäß. Die Überschrift sollte linksbündig oben stehen. Schreibe die Buchstaben der folgenden Wörter groß: "AN", "VON", "DATUM", "BETREFF".
- Das würde zum Beispiel so aussehen:
AN: ... Name und Position des Empfängers
VON: dein Name und deine Position
DATUM: ... (das komplette Datum des Tages, an dem das Memo geschrieben wurde)
BETREFF: (oder RE:) ... (worum es in dem Memo geht - dies wird in irgend einer Form hervorgehoben) - Achte darauf, bei der Gestaltung des Briefkopfes zwischen den Absätzen zwei Zeilen freizulassen und den Text auszurichten.
- Du könntest auch eine durchgehende Linie quer über die ganze Seite unter den Briefkopf setzen. Das trennt diesen optisch vom übrigen Text des Memos.
Werbeanzeige - Das würde zum Beispiel so aussehen:
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Bedenke, wer das Memo liest. Wenn die Leute das Memo lesen oder darauf antworten sollen, ist es wichtig, den Ton, die Länge und das Maß an Formalität an die Empfänger anzupassen. Um das gut zu machen, solltest du genau wissen, an wen das Memo gerichtet ist.
- Überlege, was am besten zu den Empfängern passt.
- Versuche, möglichen Fragen der Leser zuvorzukommen. Denke dir kurz mögliche Elemente für den Inhalt aus, also Beispiele, Nachweise oder andere Informationen, die sie überzeugen können.
- Wenn du dir Gedanken darüber machst, wer das Memo liest, kannst du dir auch besser vorstellen, welche Inhalte unpassend für die Leser sein würden.
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Vergiss die formellen Floskeln. Ein Memo beginnt nicht mit einer Begrüßung wie „Sehr geehrter Herr Müller,...“ Gehe stattdessen gleich über zur Einleitung, die erläutert, worum es in dem Memo gehen wird. [5] X Forschungsquelle
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Benenne das Thema oder das Problem gleich im ersten Absatz. Gib eine kurze Erklärung für das, was du von den Empfängern willst. Das könnte ein Satz sein, der das Thema vorstellt und benennt, warum es wichtig ist. Du könntest als Einleitung auch einen Übersichtssatz schreiben oder eine Zusammenfassung des gesamten Memos. [6] X Forschungsquelle
- Als Faustregel gilt, dass die Einleitung nicht länger als ein Absatz sein sollte. [7] X Forschungsquelle
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Du könntest zum Beispiel schreiben: "Das neue Gesetz vom 01. Juli 2015 für die Sicherheit am Arbeitsplatz besagt, dass alle Arbeitnehmer, die auf Elefanten zur Arbeit reiten, diese ab sofort nur noch auf den dafür zur Verfügung gestellten Wiesen zum Grasen abstellen dürfen."
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Biete den Lesern sofort die nötigen Informationen zum Thema. Deine Leser benötigen ein paar Hintergrundinformationen zu dem Thema, um das es in deinem Memo geht. Füge also ein paar wichtige Informationen hinzu, aber halte alles kurz und schreibe nur, was nötig ist. [8] X Forschungsquelle
- Wenn es wirklich wichtig ist, dann kannst du auch schreiben, warum die neue Regelung eingeführt wurde. Du könntest dann zum Beispiel schreiben: "Die Bundesregierung hat am 01. Juni 2015 einstimmig beschlossen, dass Elefanten, die frei in der Stadt herumlaufen, eine Gefahr für die Verkehrsordnung darstellen."
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Bekräftige, was du geschrieben hast, im Absatz für die Diskussion. Schreibe eine kurze Zusammenfassung der Dinge, die getan oder beachtet werden sollen. Begründe deine Vorschläge immer logisch und einleuchtend. Beginne mit der wichtigsten Information und gehe dann weiter zu den besonderen oder untermalenden Fakten. Zeige den Lesern, wie sehr sie von den Veränderungen profitieren oder auch nicht, wenn sie sich nicht daran beteiligen.
- Es steht dir frei, Bilder hinzuzufügen, oder Listen, Grafiken etc., besonders in längeren Memos. Achte dabei einfach darauf, dass sie wirklich relevant und überzeugend sind. [9] X Forschungsquelle
- Bei längeren Memos kannst du auch kurze, zusammenfassende Überschriften über jeden Themen-Absatz schreiben. Zum Beispiel könnte das so aussehen: Statt "Regelungen" könntest du "Neue Regelungen für die Teilzeit-Angestellten" schreiben. Sei dabei konkret und halte dich kurz bei jeder Überschrift, sodass das, was du sagen willst, für die Leser sofort klar und sichtbar ist.
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Stelle dir vor, wie der Leser darauf reagiert. Ein Memo ist eine Aufforderung bezüglich einer bestimmten Sache zu handeln, ob es eine Bekanntmachung über ein neues Firmen-Produkt ist, neue Regelungen betreffend Wachstumsberichte oder eine Aussage darüber, wie die Firma ein bestimmtes Problem angehen wird. Bekräftige im letzten Satz oder Absatz noch einmal, was vom Leser erwartet wird.
- Du könntest zum Beispiel schreiben: "Alle Arbeitnehmer müssen das neue Betriebssystem ab dem 01. Juni 2015 verwenden."
- Dazu kann auch gehören, dass du deine Empfehlungen etwas deutlicher untermauerst.
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Schließe das Memo mit einer positiven und freundlichen Zusammenfassung ab. Der letzte Absatz des Memos sollte die nächsten Schritte betreffend das Thema noch einmal deutlich klarmachen. Er sollte außerdem im freundlichen Ton den Zusammenhalt im Unternehmen betonen. [10] X Forschungsquelle
- Du könntest schreiben: "Für weitere Fragen zum Thema stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und unterstütze Sie bei Ihrer Entscheidung."
- Am Ende könntest du so etwas schreiben wie: "Wir freuen uns schon auf die Verbreitung dieses neuen Produkts aus unserer Serie. Wir sind zuversichtlich, dass es unser Unternehmen auf dem Markt weiter etablieren und es zu einem noch attraktiveren Arbeitsplatz machen wird."
- Dies sollte nur einen oder zwei Sätze umfassen.
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Formatiere dein Memo ordnungsgemäß. Verwende ein Standard-Format für dein Memo, um dafür zu sorgen, dass es gut lesbar ist. Verwende Schriftgröße 12 und eine Schriftart wie Times New Roman oder Arial. Lasse 2,5 cm Rand auf der linken Seite, sowie oben und unten.
- Verwende Blocksatz. Lasse zwei Zeilen frei zwischen den Absätzen. Verwende keinen Einzug für einen neuen Absatz.
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Lies dein Memo Korrektur. Lies noch einmal dein Memo durch und editiere es, damit du sicher sein kannst, dass es klar, präzise, überzeugend und fehlerfrei ist. Prüfe, ob der Ton der Sprache durchgehend gleich ist. Streiche unpassende steife Sprache und Fachchinesisch aus dem Text.
- Lies das Memo Korrektur hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Inhalt. Achte besonders auf Fehler bei Namen, Daten und Zahlenangaben.
- Achte darauf, dass das Memo nicht zu lang ist. Streiche raus, was nicht nötig ist.
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Signiere das Memo mit deinen handgeschriebenen Initialen. Ein Memo hat keine extra Linie für die Unterschrift. Aber du solltest das Memo mit der Hand oben im Briefkopf signieren. Schreibe deine Initialen neben deinen Namen. Das zeigt, dass du das Memo bestätigt hast. [11] X Forschungsquelle
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Verwende einen Memo-Briefkopf. Du hast vielleicht einen Briefkopf, der extra für deinen memos entworfen ist. Du kannst aber auch einen normalen Briefkopf verwenden.
- Wenn du ein digitales Dokument entwirfst (zum Beispiel für die Verbreitung per E-Mail), könntest du deinen eigenen Briefkopf dafür in einem Word-Dokument entwerfen, mit deinem Firmenlogo darin und den notwendigsten Kontaktinformationen. Verwende dies als Vorlage für alle folgenden Memos.
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Wähle die Art der Verbreitung. Suche dir die beste Art heraus, um das Memo unter die Leute zu bringen. Du könntest es kopieren und die Zettel verteilen oder du versendest es per E-Mail.
- Wenn du dein Memo per E-Mail versendest, könntest du das Memo im HTML-Format erstellen. Alternativ kannst du es als PDF speichern und an deine E-Mail anhängen.
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Suche nach Memo-Vorlagen. Überlege dir, ob du eine Vorlage verwenden willst, statt das Memo von Grund auf neu zu entwerfen. Wenn ja, dann sollte deine erste Aktion darin bestehen, im Internet nach ein paar guten Memo-Vorlagen zu suchen. Microsoft Word hat auch ein paar gute Vorlagen. Vorlagen haben alle das gleiche Format, aber sie haben unterschiedliche Schriftarten, Schriftgrößen und Designs. [12] X Forschungsquelle
- Lade dir die Vorlage herunter, die am besten zu deinem Vorhaben passt.
- Achte darauf, die Nutzungsvereinbarungen zu lesen, bevor du Vorlagen aus dem Internet verwendest.
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Öffne deine heruntergeladene Vorlage auf deinem Computer. Nachdem du die Download-Schaltfläche angeklickt hast, wird die Vorlage automatisch auf deinen Computer heruntergeladen oder dir werden die nächsten Schritte angegeben, die du befolgen musst, um die Datei herunterzuladen. Die Vorlage wird als Zip_Datei heruntergeladen, also musst du die Datei entpacken, um sie in Microsoft Word zu öffnen.
- Du solltest auch die neueste Word-Version verwenden, damit unvorhergesehene Software-Probleme vermieden werden und die Vorlage so funktioniert wie sie sollte. Wenn du mit einer älteren Version arbeitest, starte einfach ein Software-Update, bevor du dir eine Vorlage herunterlädst.
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Gestalte deine Kopfzeile. Denke daran, dass du alles an der Vorlage ändern kannst. Du kannst jeden Teil des Memos nach deinen Wünschen verändern. Du kannst zum Beispiel dein Logo in die Kopfzeile einfügen. Klicke einfach auf den Kopzeilen-Bereich und gib die Informationen zu deinem Unternehmen ein.
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Füge die Informationen in die Kopfzeile ein. Achte darauf, dass du die Felder für „VON“ und „AN“ ausfüllst, und auch die für „CC“ und „BETREFF“. Sei sorgfältig, wenn du diese Feder ausfüllst, damit du sicher bist, dass du kein Feld ausgelassen oder Fehler beim Ausfüllen gemacht hast.
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Gib deinen Text ein. Schreibe die Einleitung, den Hintergrund, den Diskussions-Teil und den zusammenfassenden Teil deines Memos. Wenn du möchtest, kannst du auch Aufzählungszeichen verwenden oder Listen, um die Informationen besser zu organisieren.
- Halte dich an die Formatierung der Vorlage. Dadurch bleiben die Zeilen in den Absätzen gleichmäßig und du hast immer die richtige Schriftart- und Größe.
- Falls nötig, kannst du das Memo auch tabellarisch gestalten. Das macht vor allem dann Sinn, wenn du eine Stichwortliste verwendest oder etwas Ähnliches, wodurch das Memo sonst zu überladen aussehen oder schwer lesbar werden könnte.
- Achte darauf, dass du alle Wörter löschst, die schon in der Vorlage angegeben waren. Lies außerdem sorgfältig Korrektur, bevor du es abschickst.
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Kontrolliere auch die Fußzeile. Die Fußzeile ist der Raum am unteren Ende der Seite, wo sich häufig noch zusätzliche Informationen befinden können. Hier könntest du Informationen zu deinem Unternehmen oder persönliche Kontaktdaten angeben. Es ist wichtig, dass du darauf achtest, dass die Informationen, die hier angegeben sind, korrekt sind. Das Letzte, was passieren sollte, ist, dass du ein exzellentes Memo geschrieben hast, aber unten stehen falsche Kontaktdaten – oder sie fehlen ganz.
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Passe den Look des Memos an. Das Tollste an Vorlagen ist, dass du sogar die Farbe deines Dokuments ändern kannst. So kannst du das gesamte Memo mit mehr Persönlichkeit versehen und präziser an seine jeweilige Funktion anpassen. Du kannst auf diese Weise auch ein Memo gestalten, das genau zur jeweiligen Situation oder einem bestimmten Thema passt, dabei wirkt es zwar optisch ansprechend, aber trotzdem professionell.
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Speichere das Memo mit seinem Namen ab. Achte darauf, dass du eine Kopie des Dokuments hast. So hast du ein digitales Back-up, das deine geschäftlichen Kommunikationen nachweisen kann.
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Speichere die Vorlage, damit du sie wiederverwenden kannst. Wenn du zukünftig ein Memo schreiben musst, das ein ähnliches Thema behandelt, kannst du in der Vorlage einfach das Thema und den Text ändern. So sparst du Zeit und du hast außerdem ein Memo-Design zur Hand, das professionell ist und die Aufmerksamkeit der Leute bekommt, und es wird schnell gelesen.Werbeanzeige
Tipps
- Erkläre nicht zu viel. Es ist wichtig, dass du erklärst, warum du was von den Leuten willst, aber übertreibe es nicht.
- Memos sollten immer kurz sein.
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Referenzen
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/davidteten/2013/08/01/how-to-write-a-memo-that-people-will-actually-read/
Über dieses wikiHow
Zusammenfassung
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Der beste Weg ein Memo zu schreiben ist, mit einer Einleitung zu beginnen, in der du in einem Absatz erklärst, worum es geht, was du von den Empfängern möchtest und warum. Schreibe dann den Hauptteil, der mehr Hintergrundinformationen geben sollte und Belege, die die Entscheidung über die du die Empfänger informierst unterstützen. Fall die Empfänger aktiv werden müssen, erkläre deutlich, was sie zu tun haben und wann. Schließe das Memo mit einer freundlichen Zusammenfassung, die wiederholt, warum du denkst, dass diese Entscheidung die beste ist. Für mehr Empfehlungen von unserem Reviewer, wie man zum Beispiel die Überschrift eines Memos schreibt und wie man es signiert, lies weiter!
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