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Eine Kostenanalyse (auch Kosten-Nutzen-Analyse genannt) ist eine genaue Auflistung aller potenziellen Risiken und Gewinne eines geplanten Projektes. Viele Faktoren sind zu berücksichtigen, einschließlich mancher abstrakter Überlegungen, was die Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse mehr zu einer Kunst als zu einer Wissenschaft macht, obwohl eine quantitative Betrachtung immer noch notwendig ist. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist für viele Arten von geschäftlichen und persönlichen Entscheidungen hilfreich, speziell jene mit Potenzial für Gewinne (obwohl das nicht unbedingt notwendig ist). Obwohl die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse eine komplexe Aufgabe sein kann, musst du kein studierter Betriebswirt sein, um sie zu erstellen. Jeder, der bereit zum Brainstormen, Nachforschungen anstellen und Daten analysieren ist, kann eine hochqualitative Kosten-Nutzen-Analyse erstellen.
Vorgehensweise
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Definiere die Kosteneinheit deiner Kosten-Nutzen-Analyse. Da es der Zweck einer Kosten-Nutzen-Analyse ist, zu bestimmen, ob ein gewisses Projekt oder Unternehmen die notwendigen Kosten rechtfertigt, um es durchzuführen, ist es wichtig zu wissen, was genau deine Kosten-Nutzen-Analyse in Bezug auf die „Kosten“ am Anfang misst. Normalerweise misst eine Kosten-Nutzen-Analyse wörtlich Kosten ausgedrückt als „Geld“, in Fällen, in denen Geld allerdings kein Problem darstellt, kann eine Kosten-Nutzen-Analyse Kosten im Sinne von Zeit, Energieverbrauch und mehr messen.
- Lass uns für diesen Artikel zu Demonstrationszwecken eine beispielhafte Kosten-Nutzen-Analyse erstellen. Nehmen wir an, dass wir an Sommerwochenenden einen lukrativen Limonadenstand betreiben und dass wir eine Kostenanalyse durchführen wollen, um zu sehen, ob es sich rentiert, einen zweiten Standort am anderen Ende der Stadt zu eröffnen. In diesem Fall sind wir zuallererst interessiert, ob uns dieser hypothetische zweite Standort langfristig mehr Geld bringt oder ob die mit der Expansion verbundenen Kosten unverhältnismäßig hoch sind.
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Gliedere die konkreten Kosten des geplanten Projektes auf. Fast jedes Projekt ist mit Kosten verbunden. Geschäftliche Unternehmen beispielsweise benötigen Anfangsinvestitionen, um Waren und Güter zu kaufen, Mitarbeiter einzuschulen usw. Der erste Schritt einer Kosten-Nutzen-Analyse ist, eine genaue, vollständige Aufgliederung dieser Kosten vorzunehmen. Du kannst ähnliche Projekte untersuchen, um Kosten aufzuspüren, die du in deine Liste aufnehmen möchtest und die du sonst vielleicht nicht beachtet hättest. Kosten können einmalig anfallen oder laufend. Kosten sollten wenn möglich auf aktuellen Marktpreisen basieren und/oder recherchiert werden, wenn das nicht möglich ist, sollten sie aber intelligente, recherchierte Schätzungen darstellen.
- Untenstehend sind die Arten von Kosten, die du in deine Kosten-Nutzen-Analyse einfließen lassen kannst:
- Die Kosten von Gütern oder Einrichtung, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen
- Versand-, Bearbeitungs- und Transportkosten
- Betriebskosten
- Personalkosten (Löhne, Gehälter, Training etc.)
- Immobilien (gemietete Büros etc.)
- Versicherungen und Steuern
- Versorgungskosten (Strom, Wasser etc.)
- Lass uns eine schnelle Aufgliederung der Kosten für die Eröffnung unseres hypothetischen neuen Limonadenstandes erstellen:
- Lieferungen in Form von Zitronen, Eis und Zucker: EUR 20/Tag
- Gehälter für 2 Standverkäufer: EUR 40/Tag
- Hochqualitativer Mixer (für Smoothies): Einmalinvestition EUR 80
- Große Kühlbox: Einmalinvestition EUR 15
- Holz, Karton etc. für den Stand und ein Schild: Einmalinvestition von EUR 20
- Unsere Einnahmen aus dem Limonadenstand werden nicht versteuert, die Kosten für das Wasser, mit dem wir unsere Limonade machen, können wir vernachlässigen und wir haben die Regel, dass wir unseren Stand nur in öffentlichen Parks betreiben, also müssen wir keine Kosten für Steuern, Versorgungskosten oder Immobilien berücksichtigen.
- Untenstehend sind die Arten von Kosten, die du in deine Kosten-Nutzen-Analyse einfließen lassen kannst:
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Gliedere alle „immateriellen“ Kosten auf. Es ist selten, dass die Kosten eines Projektes nur aus materiellen, greifbaren Kosten und Ausgaben bestehen. Normalerweise werden bei Kosten-Nutzen-Analysen auch alle immateriellen Notwendigkeiten berücksichtigt – Dinge wie die Zeit und die Energie, die benötigt werden, um ein Projekt zu realisieren. Obwohl diese Dinge nicht wirklich gekauft und verkauft werden können, so können sie doch mit tatsächlichen Kosten bewertet werden, indem man den Geldbetrag bestimmt, der hypothetisch damit verdient werden könnte, wenn sie für etwas anderes verwendet würden. Obwohl beispielsweise eine Auszeit von einem Jahr, um einen Roman zu schreiben technisch gesehen „kostenlos“ ist, so muss man doch berücksichtigen, dass das bedeutet, dass man ein Jahr lang ohne Gehalt lebt. In so einer Situation tauschen wir daher grundsätzlich „Geld“ für „Zeit“ aus und kaufen uns ein Jahr für uns selber zum Preis eines Jahresgehalts.
- Untenstehend sind die Arten von immateriellen Kosten, die du für deine Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigen kannst:
- Die Kosten für die Zeit, die für ein Projekt aufgewendet wird, d.h. das Geld, das verdient werden „könnte“, wenn diese Zeit anderweitig eingesetzt würde
- Die Kosten der Energie, die für ein Projekt eingesetzt wird
- Die Kosten der Anpassung einer etablierten Routine
- Die Kosten von möglicherweise verlorenem Geschäft während der Implementierung des geplanten Projekts
- Den Wert von Risikofaktoren von immateriellen Dingen wie Sicherheit und Kundenloyalität
- Lass uns die immateriellen Kosten für die Eröffnung eines neuen Limonadenstandes berücksichtigen: Wir nehmen an, dass unser jetziger Stand ungefähr EUR 20/Stunde generiert für 8 Stunden pro Tag, 2 x jede Woche (Samstag und Sonntag):
- Die Schließung des bestehenden Limonadenstandes für einen Tag, damit der neue Stand aufgebaut, das Schild hergestellt und ein guter Platz gefunden werden kann: einmaliger Verlust von EUR 160 an Gewinn.
- Der Aufwand von 2 Stunden pro Woche in den ersten zwei Wochen, damit Probleme in der Lieferversorgung gelöst werden können: einmaliger Verlust von EUR 80 an Gewinnen für die ersten zwei Wochen.
- Untenstehend sind die Arten von immateriellen Kosten, die du für deine Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigen kannst:
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Gliedere die vorgesehenen Gewinne auf. Der Zweck einer jeden Kosten-Nutzen-Analyse ist es, den Nutzen eines Projektes mit den Kosten zu vergleichen – wenn der Nutzen die Kosten deutlich übersteigt, dann wird das Projekt wahrscheinlich durchgeführt. Die Aufgliederung des Nutzens wird auf gleiche Art und Weise wie für die Kosten durchgeführt, wobei du wahrscheinlich eher auf begründete Schätzungen zurückgreifen wirst als bei den Kosten. Versuche, deine Schätzungen auf Nachforschungen oder ähnliche Projekte zu stützen und bestimme für jeden materiellen oder immateriellen Nutzen, den du in deinem Projekt siehst, einen entsprechenden Geldwert.
- Untenstehend findest du die Arten von Nutzen, die du in deiner Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigen kannst:
- Erzieltes Einkommen
- Gespartes Geld
- Erhaltene Zinsen
- Aufgebautes Eigenkapital
- Gesparte Zeit und gesparter Aufwand
- Folgegeschäfte mit Kunden
- Immaterielles wie Empfehlungen, Kundenzufriedenheit, glücklichere Angestellte, ein sichererer Arbeitsplatz etc.
- Lass uns den wahrscheinlichen Nutzen unseres neuen Limonadenstandes kalkulieren und jede Schätzung begründen:
- Aufgrund hoher Fußgängerfrequenz verdient ein Konkurrenzstand in der Nähe unseres hypothetischen Standortes großartige EUR 40/Stunde. Da unser neuer Stand mit diesem bestehenden konkurriert und wir an diesem Ort noch keine gute Mund-zu-Mund-Propaganda haben, nehmen wir konservativ an, dass wir weniger als die Hälfte davon verdienen werden – EUR 15/Stunde oder EUR 120/Tag – und dass diese Einnahmen potenziell wachsen werden, wenn wir von Mund-zu-Mund-Propaganda betreffend unserer geringeren Preise profitieren können.
- In den meisten Wochen müssen wir Zitronen im Wert von ungefähr EUR 5 wegwerfen, weil sie verdorben sind. Wir nehmen an, dass wir unsere Waren effizienter auf unsere zwei Stände verteilen und diesen Verlust dadurch eliminieren können. Weil wir an zwei Tagen die Woche geöffnet haben (Samstag und Sonntag), betragen diese Ersparnisse ungefähr EUR 2,50/Tag.
- Einer der Verkäuferinnen unseres derzeitigen Standes wohnt in der Nähe des neuen Standortes. Wenn wir ihr zugestehen, beim neuen Stand zu arbeiten (indem wir jemanden als Ersatz für den alten Stand einstellen), dann schätzt sie, dass sie wegen der geringeren Zeit für das Pendeln zum Arbeitsplatz den Stand eine halbe Stunde jeden Tag länger offen lassen kann, was ungefähr EUR 7,50/Tag ausmacht, basierend auf dem angenommenen Gewinnpotenzial des Standes.
- Untenstehend findest du die Arten von Nutzen, die du in deiner Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigen kannst:
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Addiere und vergleiche die Kosten und Nutzen des Projektes. Das ist die Crux einer jeden Kosten-Nutzen-Analyse. Schließlich bestimmen wir, ob der Nutzen unseres Projektes die Kosten übersteigt. Ziehe die laufenden Kosten von den laufenden Benefits ab und addiere dann alle einmaligen Kosten, um ein Gefühl für das Anfangsinvestment zu bekommen, um das Projekt zu starten. Mit dieser Information solltest du in der Lage sein zu entscheiden, ob ein Projekt profitabel und durchführbar ist.
- Lass uns die Kosten und Nutzen der Eröffnung eines zweiten Limonadenstandes vergleichen:
- Laufende Kosten: EUR 20/Tag (Waren) + EUR 40/Tag (Gehälter) = EUR 60/Tag
- Laufende Benefits: EUR 120/Tag (Einnahmen) + EUR 7,50/Tag (extra halbe Stunde) + EUR 2,50/Tag (Zitronenersparnis) = EUR 130/Tag
- Einmalige Kosten: EUR 160 (Schließung des ersten Standes für einen Tag) + EUR 80 (Probleme Lieferkette) + EUR 80 (Mixer) + EUR 15 (Kühlbox) + EUR 20 (Holz, Karton) = EUR 355/Tag
- Also können wir mit einer einmaligen Investition von EUR 355 erwarten, ungefähr EUR 130 – EUR 60 = EUR 70/Tag verdienen. Nicht schlecht.
- Lass uns die Kosten und Nutzen der Eröffnung eines zweiten Limonadenstandes vergleichen:
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Kalkuliere die Rückzahlungszeit für das Unternehmen. Je schneller sich ein Projekt selber tragen kann, desto besser. Berücksichtige die gesamten Kosten und Benefits und bestimme die Zeit, die benötigt wird, um die Projektkosten und deine ursprünglichen Investitionen zurückzuverdienen. In anderen Worten, dividiere die Kosten deiner ursprünglichen Investition mit dem angenommenen Einkommen pro Tag, Woche, Monat etc. um zu bestimmen, wie viele Tage, Wochen, Monate etc. benötigt werden, bis du deine ursprüngliche Investition zurückverdient hast und beginnst, Gewinn zu erzielen.
- Unser hypothetischer Limonadenstand benötigt eine ursprüngliche Investition von EUR 355 und wir schätzen, dass er EUR 70/Tag verdient. 355/70 = ungefähr 5, also wissen wir – vorausgesetzt, dass unsere Annahmen alle richtig sind - dass unser Stand sich selber nach ungefähr 5 Betriebstagen trägt. Weil unser Stand nur an Wochenenden geöffnet ist, entspricht das ungefähr 2 – 3 Wochen.
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Verwende deine Kosten-Nutzen-Analyse, um deine Entscheidung zu begründen, ein Projekt weiterzuführen. Wenn die angenommenen Nutzen deines Unternehmens die Kosten klar übersteigen und das Projekt seine ursprünglichen Investitionskosten nach einer vernünftigen Zeit bezahlen kann, solltest du überlegen, das Projekt auch umzusetzen. Wenn es allerdings nicht klar ist, dass ein Projekt längerfristig zusätzliche Gewinne erzielen kann oder sich selber nach einer vernünftigen Zeit trägt, dann solltest du das Projekt eventuell überdenken oder komplett verwerfen.
- Auf Basis unserer Kosten-Nutzen-Analyse sieht unser neuer Limonadenstand wie eine sichere Sache aus. Wir sehen, dass er sich nach nur wenigen Wochen selber trägt, nach diesem Punkt wird er Gewinne erzielen. Der Sommer dauert mehrere Monate, mit etwas Glück sollten wir also langfristig diesen Sommer mit zwei Limonadenständen wesentlich mehr Geld verdienen als nur mit einem.
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Tipps
- Kalkuliere den Wert immaterieller Dinge, indem du die möglichen Kosten (oder Gewinne) davon verwendest und die statistische Eintrittswahrscheinlichkeit. Ein Kunde könnte dir beispielsweise eine Empfehlung senden und dadurch deinem Geschäft zusätzliche EUR 20 bringen. Die statistische Wahrscheinlichkeit, dass dir ein Kunde einen anderen Kunden weiterempfiehlt, beträgt 30 Prozent. Das würde einen Kosten-Nutzen-Analysen-Wert von EUR 6 für diese Kundenweiterempfehlung bedeuten.
- Jedes Projekt und Unternehmen hat andere Kosten und Nutzen. Sei so genau wie möglich, wenn du diese angenommenen Beträge anführst und lass nichts aus. Vergiss nicht, dass jede Kleinigkeit zählt.
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