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Die Aufgabe eine Veranstaltung zu organisieren, kann unglaublich überwältigend erscheinen. Ohne Vorausschau und Organisation, kann es das auch sein. Wir werden daran arbeiten genau dies zu vermeiden – beginnend mit der monatelangen Vorbereitung und der Fähigkeit einen kühlen Kopf am Tag der Veranstaltung zu behalten.
Vorgehensweise
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Definiere den Zweck deiner Veranstaltung. Ein, zwei Sätze im Kopf zu haben wird dir helfen die Veranstaltung in die richtige Richtung zu lenken. Planst du es um deiner Gemeinde etwas beizubringen? Potentielle Spender von einer Zusammenarbeit zu überzeugen? Um eine bestimmte Person oder Gruppe von Leuten zu feiern? Begrenze es so gut wie möglich. Was auch immer du tust (jemanden belehren, überzeugen, feiern, etc.), “warum” machst du es?
- Betrachte es als deinen Leitspruch. Deiner Struktur für Erfolg. Wenn du genau weißt, was du machen möchtest, wird es um einiges leichter!
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Setze Ziele. Was “genau” möchtest du erreichen? Nicht wieviele Leute du gerne dabei hättest, nicht die Tatsache, dass die Veranstaltung tatsächlich stattfindet – was möchtest du als Resultat dieser Veranstaltung sehen? 5 neue Mitglieder für deine Organisation? Eine 1.000 Euro Spende? Veränderte Menschen? Begeisterte Leute?
- Überlege dir die 3 wichtigsten Dinge die im Idealfall aus deiner Veranstaltung resultieren und konzentriere dich darauf sie wahr werden zu lassen. Vielleicht handelt es sich um ein finanzielles, ein soziales, und ein persönliches Ziel. Es hängt von dir ab!
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Organisiere freiwillige Helfer. Gute Teammitglieder mit verschiedenen Fähigkeiten sind ein Muss. Sie können mit allem helfen; angefangen mit der Erstellung von Zeit- und Finanzplänen, mit dem Entwurf von Einladungskarten und Postern, mit der Willkommensheißung von Gästen und dem nervigen Aufräumen nach der Veranstaltung. Mit anderen Worten, sie können dir helfen Dinge zu erledigen. Falls möglich, arbeite mit Freiwilligen zusammen denen du vertraust.
- Achte darauf, dass gesamte Team mit deinen Plänen auf dem Laufenden zu halten. Zusammenarbeit kann deinen Job vereinfachen. Wenn du sie um Hilfe bittest, sei so genau wie möglich und gebe Informationen bezüglich deiner Erwartungen und ihrer Beteiligung.
- Falls du nicht in einer Position bist, in der es möglich ist mit Freiwilligen zu kollaborieren, stelle ein Team zusammen! Es hängt alles von der Art der Veranstaltung ab, die du organisierst. Der Veranstaltungsort mag in der Lage sein dir eine Crew zu empfehlen, oder du kannst deine Mitarbeiter über eine Agentur buchen.
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Bereite einen Budgetplan vor. Alle möglichen Ausgaben, Einnahmen, Sponsoren, und Kontingent-Ausgaben sollten enthalten sein. Falls du keinen Budgetplan hast, wirst du mit einem Haufen Rechnungen, einer leeren Geldbörse, und keiner Ahnung was eigentlich passiert ist, dastehen. Sei vom ersten Tag an realistisch, sodass dich am Ende keine bösen Überraschungen erwarten.
- Finde Wege die Kosten niedrig zu halten. Kannst du Freiwillige dazu bringen ohne Bezahlung zu arbeiten? Ziehe günstigere Veranstaltungsorte in Erwägung (jemandes Zuhause?) Denke daran: Ein kleines, einfaches Zusammenkommen das geschmeidig abläuft, ist immer beeindruckender als eine große Party, die sich als Flop herausstellt.
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Entscheide dich für eine Zeit und einen Ort. Das ist “der wichtigste” Aspekt deiner Veranstaltung. Welche Zeit und welcher Ort wird die Leute dazu bringen zu sagen “Ja klar, da werde ich hingehen!”” Du möchtest eine Zeit finden, zu der jeder frei hat und einen Ort der bequem zu erreichen ist – und du musst ihn dir leisten können!
- Schaue dir den Kalender deiner Gemeinde an und denke über deine Gäste nach. Falls du mit vielen Hausfrauen die Kinder haben zusammenarbeitest, ist tagsüber und in der Nachbarschaft die beste Lösung (vielleicht sogar mit inbegriffener Kinderbetreuung?). Falls möglich, gehe dorthin “wo sie bereits sind”.
- Bestimmte Veranstaltungsorte müssen selbstverständlich gebucht werden. Setze dich so früh wie möglich mit dem Ort in Verbindung, sie mögen beschäftigter als du sein!
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Denke über die Logistik nach. Logistik für alles. Wie sind die Parkmöglichkeiten? Wie sieht es mit der Behindertenfreundlichkeit aus? Was kannst du mit der Größe deines Veranstaltungsortes anfangen? Welche Ausrüstung wirst du brauchen? Um welche zusätzlichen Dinge (Trinkwasser für die Redner, Ansteckkarten, Broschüren) musst du dich kümmern die extra kosten werden? Wie viele Leute brauchst du, sodass wirklich alles glatt abläuft?
- Es ist wichtig sich einen Moment mit deinem Team hinzusetzen und alle Aspekte durchzugehen. Gibt es irgendein Hindernis das vorhergesehen und verhindert werden kann? Irgendwelche speziellen Gäste die versorgt werden müssen? Irgendwelche Ausnahmen die eingeplant werden sollten?
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Denke über Marketing und Werbung nach. Während du gerade in Fahrt bist, bereite einen Entwurf für ein Poster vor. Es sollte das angepeilte Datum, die Uhrzeit, den Ort, den Ehrengast, den Namen der Veranstaltung und ein Thema oder Slogan enthalten. Da es noch früh ist, kannst du dir damit Zeit lassen -– aber es ist empfehlenswert schon jetzt eine vorläufige Version zu schaffen, um zu sehen wie sich alles zusammenfügt!
- Denke auch über andere Wege nach, um die Nachricht zu verbreiten. E-Mail? Facebook? Twitter? Die zwei Dutzend anderer Veranstaltungswebsiten die es so gibt (später mehr dazu)? Was brauchst du “vor” der Veranstaltung um die Leute heranzulocken und was brauchst du “auf” der Veranstaltung um sie dort zu halten?
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Organisiere dich selbst. Es ist sehr gut möglich, dass du dich zu diesem Zeitpunkt wie ein Huhn fühlst, dem man soeben den Kopf abgeschnitten hat. Atme tief durch und öffne Excel. Bereite einen Entwurf der Veranstaltungsaktivitäten vor. Erstelle ein paar Tabellenkalkulationen um deine Gedanken zu organisieren. Es mag gerade wie unnötige Papierarbeit aussehen, in zwei Monaten wirst du dir allerdings selbst für diese Vorbereitung auf die Schulter klopfen.
- Bereite eine Zeitleiste (mit Fristen) für jede Aktivität vor. Schreibe jedermanns Namen auf und wo sie wann gebraucht werden. Auf diese Art und Weise kannst du dich selbst organisieren und spätere Fragen anderer beantworten.
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Versichere dich, dass alles vorbereitet ist. Bestätige das Datum, den Ort, (den Ehrengast), das Personal, den Namen der Veranstaltung und den Slogan. Gibt es “irgendetwas” das schief gehen könnte? Irgendwelche Verschiebungen in letzter Minute die man verhindern könnte? An diesem kritischen Augenblick sollte alles niet und nagelfest sein.
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Treffe dich mit deinem Team. Hole die Bestätigung für dein Budget, den Zeitplan und ähnliche Dinge von deinem Team und Vorgesetzten ein. Es ist ein idealer Moment um eventuelle Fragen zu klären. Weiß jeder was er zu tun hat? Fühlt sich jeder wohl in seiner Rolle oder gibt es Probleme?
- Treffe dich erneut mit deinem Team und den freiwilligen Helfern, um Brainstorming zu betreiben und sicher zu gehen, dass es keine offenen Fragen oder Probleme gibt. Es ist außerdem der perfekte Moment um einen Aktionsplan zu schreiben.
- Versichere dich, dass es keine Spannungen im Team gibt. Bleibe mit allen Teamleitern, Mitgliedern und Freiwilligen in Kontakt.
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Delegiere Aufgaben und überlasse die Koordination aller Aktivitäten einer erfahrenen Person. Falls es sich um eine Großveranstaltung handelt, lasse verschiedene Leute verschiedene Aktivitäten koordinieren und bestimme eine Person, die alles übersieht. Der Teamleiter sollte das Vertrauen seiner Teamkollegen haben.
- Es ist eine gute Idee, ein oder zwei Leute zu haben die ihre Zeit damit verbringen die Gäste zu begrüßen und die Veranstaltung anzupreisen, während alle langsam eintreffen und die Veranstaltung anläuft. Sie sind im Grunde genommen das Willkommenskommittee, strahlen Positivität aus und geben den Gästen das Gefühl in guten Händen zu sein.
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Achte darauf, Websiten zu aktualiseren die mit der Veranstaltung in Verbindung stehen. Du bist wahrscheinlich auf Facebook und Twitter, aber es ist gibt einen Haufen anderer Webseiten die dir ebenfalls helfen können die Neuigkeiten zu verkündigen. Eventbrite [1] X Forschungsquelle , Evite [2] X Forschungsquelle , und Meetup [3] X Forschungsquelle sind auf den ersten Blick die drei größten. Falls du noch nie etwas von diesen Seiten gehört hast, fange jetzt an zu recherchieren!
- Selbstverständlich auch deine Homepage, Blog, Facebook Seite, falls zutreffend. Du kannst Erinnerungen verschicken, Fotos veröffentlichen und die ausstehenden Zu- oder Absagen im Auge behalten. Je aktiver du bist, desto besser werden die Leute auf dich aufmerksam.
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Treibe das Geld der Sponsoren und das anderer Geldquellen ein. In den nächsten Wochen werden eine Menge Kosten auf dich zukommen und du wirst nicht alles aus deiner eigenen Tasche zahlen möchten. Sammele zumindest etwas Geld ein um die anfänglichen Kosten decken zu können – den Veranstaltungsort, die Ausrüstung, oder vielleicht das Catering? Bei manchen dieser Persone/Orte/Dinge kann es sein, dass du bezahlen musst bevor die Veranstaltung überhaupt in Gang gekommen ist.
- Achte darauf ein System für Quittungen, Bestätigungen, Rechnungen und allgemeinen Papierkram zu haben. Du musst alles für später aufbewahren; je organisierter du von Anfang an bist, desto besser. Besonders falls deine Firma besonders penibel ist.
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Vermarkte die Veranstaltung. Bereite Broschüren vor, veröffentliche Werbung, informiere die Medien, verschicke Post, tätige Anrufe, sende online Nachrichten an diverse Gruppen, und schaue bei potentiellen Teilnehmern und Sponsoren vorbei. Wie sonst sollen die Leute Bescheid wissen? Versichere dich, dass die Information die du verbreitest korrekt ist und nur wenige Fragen offen lässt – schließlich sollen sie trotz allem ein wenig neugierig sein!
- Denke über deine Zielgruppe nach. Falls du versuchst ältere Herrschaften anzusprechen, wirst du deine Zeit nicht damit verschwenden Snapchats zu verschicken. Besuche die Orte und benutze die Mittel die deine Zielgruppe nutzt. Mache die Information so einfach zugänglich und normal wie nur möglich.
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Besorge Dinge die für die Veranstaltung benötigt werden. Dabei kann es sich um Dinge wie Medaillen, Spiele, Andenken, Gewinne, oder Zertifikate handeln. Es gibt eine Menge winziger Details die dem untrainierten Auge nicht auffallen, aber du weißt ganz genau wo jede Schraube und jeder Haken sitzt. Vergesse nicht die Tische, Stühle, die Musikanlage, Schilder, Tischdecken, und all diese großen Dinge!
- Das ist eine andere Sache für die du dich hinsetzen und nachdenken solltest. Höre nicht auf nachzudenken, eh dir 5 Dinge einfallen die du vergessen hast – alles, bis hin zu Kugelschreibern, einem Erste-Hilfe-Kasten, Batterien, Eis, und Verlängerungskabel. Du möchtest dir sicher sein, dass du für jede Situation gerüstet bist.
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Treffe Vorkehrungen für “alles”. Treffe Vorkehrungen für Fotos und Videos. Treffe Vorkehrungen für den Gästetransport. Treffe Vorkehrungen für die Verpflegung der Putzkolonne. Diese Liste könnte bis ins unendliche reichen, aber dann wirst du deine Veranstaltung nie organisiert kriegen.
- Treffe Vorkehrungen für das Essen und die Getränke. Dies ist auch ein guter Moment um sich für besondere Fälle, zum Beispiel Leute mit Behinderungen, vorzubereiten. Schaue nach, ob einige Teilnehmer Vegetarier sind, oder einer speziellen Diät folgen müssen.
- Treffe Vorkehrungen für Stühle, Tische, Kulisse, Mikrofone, Lautsprecher, Computer, LCD Projektoren, Podium – alles was an der Lokalität aufgebaut werden muss.
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Bereite eine Kontaktliste vor. Du brauchst alle relevanten Telefonnummern, Adressen und E-Mail Kontakte der Teammitglieder. Fertige eine ähnliche Liste für VIPs und Zulieferer von Gütern oder Diensten an. Falls jemand sich verspätet oder nicht erscheint, kannst du auf diese Liste zurückgreifen.
- Nehmen wir mal an, der Catering Service kommt nicht pünktlich. Was machst du? Du holst deinen super praktischen Zettel aus der Tasche und rufst sie an. Oh, sie dachten du würdest 100kg Scheinefleisch “abholen”? Nun ja, wie auch immer. Du übergibst den Zettel Tom, er krallt sich den Transporter und fährt zu der auf der Adresse angegebenen Liste. Krise abgewendet. Außerdem weißt du nun, nie wieder mit dieser Firma zusammenzuarbeiten oder beim nächsten Mal noch explizietere Angaben zu machen!
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Besuche den Veranstaltungsort mit deinen Teammitgliedern. Schaue dir alles an und beurteile die Parkmöglichkeiten, die Toiletten, den Aufenthaltsraum, die Dekoration, die verschiedenen Ein- und Ausgänge. Halte nach nahegelegenen Orten Ausschau, an denen du fotokopieren, Anrufe tätigen, und andere Dinge im Notfall kaufen kannst. Im Grunde genommen geht es darum die Gegend wie deine eigene Westentasche zu kennen.
- Unterhalte dich auch mit der Kontaktperson. Sie sollten sich besser mit dem Veranstaltungsort auskennen also sonst irgendwer. Gibt es irgendetwas worüber du Bescheid wissen solltest? Zeitliche Beschränkungen? Türen die ab einer bestimmten Uhrzeit verschlossen sind? Gott bewahre, programmierte Feueralarmübungen?
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Bleibe ruhig. Du hast es im Griff. Es ist wahnsinnig wichtig einen kühlen Kopf zu bewahren und sich nicht selbst verrückt zu machen. Du hast dich seit Monaten vorbereitet! Alles wird gut werden. Je ruhiger du bist, desto ruhiger wird dein Team sein, und desto geschmeidiger wird die Veranstaltung ablaufen. Mal ganz davon abgesehen, dass bald alles vorbei ist!
- Im Ernst. Du hast es unter Kontrolle. Du hast alle Vorkehrungen getroffen, du hast an alle möglichen Schwierigkeiten gedacht – falls irgendetwas schief geht, weißt du wie es zu lösen ist. Denke daran: Niemand wird dir die Schuld in die Schuhe schieben. Ein unhöflicher Gast, schlechtes Essen – die Leute wissen, dass du nicht alles kontrollieren kannst. Also entspanne dich. Alles wird gut.
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Gehe die Dinge zum letzten Mal mit deinem Team durch. Versichere dich, dass du alle darüber informiert hast wie sie zum Veranstaltungsort kommen und zu welcher Zeit du sie dort erwartest. Das Letzte was du gebrauchen kannst, ist dass sie dich alle anrufen weil sie die Hintertür einfach nicht finden können.
- Selbst falls niemand direkt vortritt um etwas zu fragen, versuche ihr Verhalten einzuschätzen. Scheint jeder mit seinen Aufgaben vertraut zu sein? Verstehen sie sich gut untereinander? Falls nicht, spreche mit ihnen und versuche die Situation zu lösen. Vielleicht gibt es jemanden der vielleicht besser in eine andere Abteilung passt, oder mit anderen Leuten zusammenarbeiten sollte.
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Gehe alle Einladungen und Rückmeldungen durch. Erstelle eine Strichliste. Bei den meisten Veranstaltungen entspricht die Anzahl der Zusagen am Ende nicht den tatsächlichen Gästen. Du kannst 50 Zusagen erhalten haben und dann mit 5 “oder” 500 Leuten dastehen. Also auch wenn du die geplante Anzahl der Gäste kennen solltest, sei vorbereitet um mit den beiden Extremen umgehen zu können!
- Erinnere die VIPs an die Veranstaltung. Du wärst überrascht zu wissen wie viele Leute sagen werden, “Ach ja, stiiiiimmt. Das war morgen, nicht wahr?” Mit einem einfachen Anruf oder einer Nachricht kann dies vermieden werden.
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Gehe zum Veranstaltungsort und kontrolliere ob alles fertig ist. Ist der Raum sauber und verfügbar? Wurde die gesamte elektronische Ausrüstung aufgebaut und scheint sie zu funktionieren? Kannst du irgendein Gerät vorladen falls notwendig? Sieht das Personal einigermaßen vorbereitet aus?
- Stelle sicher, dass du genug Angestellte für die Veranstaltung hast. Es ist natürlich immer besser mehr Leute zur Verfügung stehen zu haben, als unbedingt nötig. Vielleicht brauchst du jemanden um schnell eine Erledigung zu machen, sich um einen Gast zu kümern, oder eine Angelegenheit zu regeln die du nicht vorhergesehen hast. Oder, wer weiß, um dir einen Kaffee zu besorgen.
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Bereite Willkommenspakete vor. Dabei kann es sich um eine Flasche Wasser, einen Müsliriegel, einen Notizblock, einen Stift, eine Broschüre oder jede weitere Art von Information handeln. Es ist auch eine gute Idee kleine Andenken mit beizupacken. Diese nette Aufmerksamkeit wird den Leuten zeigen, dass es eine gut durchdachte und organisierte Veranstaltung ist. Außerdem fühlen sie sich gewertschätzt!
- Diese Aufmerksamkeit kann für deine Gäste, deine Crew, oder für Beide sein! Wer freut sich nicht über einen kostenlosen Müsliriegel oder einen Kugelschreiber?
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Erstelle einen Laufzettel. Dies ist eine Liste mit allen nötigen Informationen, sortiert nach Zeit und/oder Raum. Bereite einen minütlich terminierten Ablauf für die wichtigen Aktivitäten vor. Das Format kannst du selbst entscheiden. Versuche lediglich die Menge von Information auf ein Minimum zu beschränken, sodass es übersichtlich ist.
- Falls du wirklich motiviert und super fleißig bist, magst du es hilfreich finden verschiedene “Arten” von Laufzetteln zu erstellen. Redner möchten vielleicht eine Liste der anderen Redner, inklusive wann und wo sie auftreten. Deine Crew möchte vielleicht einfach eine Liste mit der Ausrüstung, den Zeiten und dem Aufräumplan. Falls du Zeit hast, kann es eine nützliche Sache sein.
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Erstelle eine Checkliste mit den Dingen die zum Veranstaltungsort mitgenommen werden müssen. Stelle dir vor wie schrecklich es wäre wenn du ankommst, alles und “jeder” da ist, und dir auffällt, dass das einzige was fehlt die 120.000 Becher sind, die du Zuhause vergessen hast. Schade aber auch. Jetzt hast du soeben alles ruiniert. Also, erstelle eine Checkliste, kontrolliere sie doppelt und nehme alles mit, was mitgenommen werden muss!
- Falls die Sachen an einem Dutzend von Orten verstreut sind, teile jeder Person eine spezifische Aufgabe zu. So kannst du vermeiden am Tag der Veranstaltung 8 Stunden hin und her zu rennen um alles zusammenzutragen und dabei ausrasten. Die Arbeit zu verteilen macht leichtere Hände…oder wie auch immer das Sprichwort war.
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Komme mit deinem Team und den Freiwilligen früh am Veranstaltungsort an. Kontrolliere, dass alle da sind und die elektronischen Geräte einwandfrei funktionieren. Irgendwelche Fragen in letzter Minute? Gebe eine kurze Motivationsrede und dann Pause! Du hast es im Griff. Du bist so vorbereitet.
- Stelle sicher, dass das Organisationsteam ein Ansteckschild oder ähnliches trägt um für die Gäste bei Bedarf leicht erkennbar zu sein. Manchmal sind Khaki T-Shirts einfach nicht genug.
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Stelle alles auf. Drinnen “und” draußen. Brauchst du Ballons auf dem Briefkasten? Ein Standposter in der Ecke? Was ist mit den Türen und Gängen? Falls deine Gäste durch ein Labyrinth laufen müssen, spare nicht an Wegweisern.
- Willkommensschilder und andere Informationen vor dem Gebäude werden besonders hilfreich sein. Du möchest, dass die Leute von der Straße aus sehen können, dass sie am richtigen Ort gelandet sind. Ohne Zweifel!
- Stelle eine Rezeptions- und Registrierungstheke auf. Wenn die Leute durch die Tür reinkommen, sollen sie sofort sehen was sie zu tun haben. Ansonsten laufen sie unsicher durch die Gegend und fühlen sich unwohl. Erinnerst du dich an das Willkommenskommittee über das wir gesprochen haben? Veranlasse, dass jemand an der Tür steht um sie zu begrüßen und Fragen zu beantworten.
- Lege etwas Musik auf! Es kann jedes Gefühl von Unbeholfenheit verscheuchen, dass ansonten aufkommen mag.
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Versichere dich, dass die wichtigen Leute wissen was los ist. Falls ein Redner sich verspätet, muss es eine Hinhaltetaktik geben. Falls die Leute länger beim Essen sitzen als geplant, müssen die Redner über die zeitliche Verzögerung informiert werden. Es passiert sehr selten, dass Veranstaltungen komplett nach Plan ablaufen – während du also vom Plan abweichst, versichere dich, dass alle relevanten Personen Bescheid wissen.
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Schieße Fotos. Vielleicht möchtest du eine Erinnerung für dich selbst. Jemanden mit einer Kamera herumlaufen zu sehen, kann bei den Leuten auf Begeisterung stößen. Nehme Notiz von den Sponsorenbannern, deinem Banner, dem Eingangsbereich, der Rezeption, und so weiter. Vielleicht kannst du es für nächstes Jahr gebrauchen!
- Falls möglich, beauftrage einen Freund oder professionellen Fotografen mit dieser Aufgabe. Du hast schon genug zu tun! Du wirst deine Gäste umschmeicheln und verwöhnen müssen, also lasse jemanden anderen den Fotokram übernehmen.
- Du kannst auch auf Vergleichsportalen nach professionellen Fotografen suchen, die deinem Geschmack treffen. So stellst du Qualität sicher und sparst dir viel Zeit. [4] X Forschungsquelle
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Gebe ihnen etwas mit. Du hast vermutlich einen Gedanken in den Köpfen deiner Gäste hinterlassen und möchtest, dass sie etwas mit nach Hause nehmen – sei es etwas worüber sie nachdenken können, was sie sich anschauen können, oder wie sie tätig werden können. Bereite also ein kleines Faltblatt oder ähnliches vor, das jeder Gast nach der Veranstaltung mit nach Hause nehmen kann.
- Ein Teil davon könnte ein Forum für Rückmeldungen sein. Biete ihnen Wege an, das Thema aufzugreifen, ihre Meinung zu sagen, und Verbesserungsvorschläge und Ideen für die nächste Veranstaltung vorzubringen. Nicht zu vergessen, Möglichkeiten um sich selbst einbringen zu können!
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Räume den Ort auf. Schaue auf den Stromzähler, entferne die Banner, Tische, etc. Du möchtest den Ort so ordentlich zurücklassen, wie du ihn gefunden hast – besonders falls du dafür gezahlt hast und ihn irgendwann wieder buchen möchtest. Es kann sein, dass sie dir sonst Gebühren in Rechnung stellen, die hätten vermieden werden können. Verteile die verschiedenen Aufgaben, sodass es alles so schnell und schmerzlos wie möglich von der Bühne geht.
- Kontrolliere, dass keine wertvollen Gegenstände zurückgelassen wurden und falls doch, schaffe dein eigenes Fundbüro.
- Informiere den Zuständigen vor Ort, falls du etwas beschädigt hast. Es ist besser offen und ehrlich zu sein.
- Kümmere dich so gut wie möglich um den Müll, das Instandhaltungsteam wird sich um den Rest kümmern.
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Kümmere dich um alle Pflichten die nach der Veranstaltung anfallen. Abhängig von der Veranstaltung, kann es sich dabei um rein gar nichts bis zu einer langen Liste von Dankessagungen und Quittungen handeln. Hier für den Anfang einige Ideen:
- Bedanke dich bei allen Teammitgliedern, besonders den Sponsoren und freiwilligen Helfern. Ohne sie hättest du das alles nicht schaffen können!
- Kümmere dich um offene Rechnungen und schließe den finanziellen Teil ab. Du solltest dich so schnell wie möglich darum kümmern.
- Werfe eine Dankesparty für alle Helfer. Du möchtest, dass dein Team und deine Spender sich gewertschätzt fühlen und das Gefühl haben für einen guten Zweck gearbeitet zu haben.
- Verteile etwaige Andenken oder andere Publikationen.
- Liefere die relevanten Quittungen bei Sponsoren und anderen Dritten ab.
- Veröffentliche die Fotos auf der Veranstaltungshomepage.
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Halte ein Feedback Meeting nach der Veranstaltung. Nachdem alles gesagt und getan wurde, was würdest du beim nächsten Mal anders machen? Was hat funktioniert und was eher nicht? Würdest du jemals wieder eine Veranstaltung dieser Art organisieren? Was hast du gelernt?
- Falls du Rückmeldungen erhältst, bespreche sie. Falls du nichts von deinen Gästen gehört hast, frage deine Crew! Wie fanden sie es? Hatten sie zumindest Spaß? Es lag am kostenlosen Müsliriegel und den Kugelschreibern, stimmts?
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Tipps
- Entscheide welche Dinge von externen Anbietern und welche von deinem Team übernommen werden sollen. Dies hängt unter anderem vom Budget, der Zeit, Qualität und Wichtigkeit der Aufgabe ab.
- Liste der Dokumente die vorzubereiten sind:
- Budget
- Zeitplan/Programm
- Einladungen
- Gästeliste
- Aktionsplan
- Zeitleiste
- Materialien für Pressekonferenz
- Rede
- Teilnehmerliste
- Lebensläufe der Redner und ihre Notizen
- Agenda
- Minutiöser Stundenplan
- Handynummern aller Organisatoren
- Checkliste der Dinge die mitzubringen sind
- Checkliste der zu erledigenden Arbeit
- Report der Veranstaltung (für die Medien, etc.)
- Bestimme vor der Veranstaltung eine verantwortliche Person, oder ein Komitte, für:
- Sponsoren
- Lokale Teilnehmer
- Ehrengast, Redner
- Entwurf, Druck, Abholung der Artikel und ähnliches Material
- Preise, Andenken, Geschenke, Banner, Urkunden,Souvenirs
- Transport, Verpflegung, Aufbau, Dekoration, Kulisse, Parken
- Medien, PR, Marketing
- Am Tag der Veranstaltung habe verantwortliche Personen für:
- allgemeine Koordination
- Aufenthaltsraum
- Verpflegung
- Bühnenprogramm
- Moderator
- Computer, LCD Projektor
- Fotograf
- Rezeption
- Management der Mengen und PR
- Parkbereich
- Sicherheit
- Verteilung verschiedener Dinge (Geschenke, Urkunden, etc.)
- Zu beachtende Dinge bei der Auswahl und Preisverhandlung des Veranstaltungsortes
- Kapazität der Halle
- Verpflegung (falls zutreffend)
- Zeitrahmen (wann kann die Veranstaltung beginnen/enden)
- Lichtgestaltung
- Klimaanlage falls zutreffend
- Vorhandene Ausrüstung (Mikrofone, Lautsprecher, etc.)
- Möbel (Tische, Stühle, Tischdecken)
- Erlaubnis für Musik und Unterhaltung
- Stromabsicherung
- Erreichbarkeit
- Spezielle Räumlichkeiten für Organisationsteam, Umkleide, etc.
- Gesamtkosten
- Lächle viel. Sei höflich zu jedem, innerhalb und außerhalb deines Teams.
- Wenn jemand Hilfe anbietet (Geld inbegriffen), antworte umgehend und bedanke dich aufrichtig.
- Halte Fristen ein. Falls du spät dran bist, informiere die betreffende Person schnellstmöglich
- Zu beachtende Faktoren bei der Auswahl des Datums
- Verfügbarkeit des Ehrengasts und anderer VIPs
- Idealer Zeitpunkt für dein Publikum
- Wenn es ein Problem gibt, sehe davon ab andere zu beschuldigen – versuche die Schuld auch nicht auf dich selbst zu nehmen, es schafft nur Spannungen; versuche es stattdessen zu lösen.
- Kritisiere niemande, außer du hast einen Vorschlag oder eine Lösung
- Gebe die dir aufgetragenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf keinen Fall weiter
- Falls du dir etwas ausleihst, gebe es zum vereinbarten Zeitpunkt wieder zurück.
- Wiederhole keine Fehler.
- Planung ist notwendig. Planen “was zu tun ist” (wichtige Dinge) werden im Team besprochen. Halte dich an die Abmachungen.
- Sei ruhig und beständig. Vermeide hastige Kommunikation, sie vergeudet nur Zeit.
- Sei positiv und habe eine gute Arbeitsmoral.
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Warnungen
- Sei für jede Situation vorbereitet und gerate nicht in Panik falls etwas außer Kontrolle gerät. Behalte einen kühlen Kopf und gehe die Sache ruhig an.
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Referenzen
- ↑ http://www.eventbrite.com
- ↑ http://www.evite.com
- ↑ http://www.meetup.com
- ↑ https://www.traumfotografen.de/wp/eventfotograf/
- http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
- http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
- http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html
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