Eine formelle Email schreiben

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unter Mitarbeit von Tami Claytor

Fakten gecheckt

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Eine formelle E-Mail zu schreiben mag vielleicht einschüchternd erscheinen, da E-Mail so oft zu persönlichen, informellen Zwecken verwendet wird. Wenn du eine E-Mail an einen Lehrer, deinen Chef, einen geschäftlichen Kontakt, eine Behörde oder an einen anderen Empfänger schicken musst, bei der eine gewisse Formalität erforderlich ist, befolge einige einfache Richtlinien. Halte deine Nachricht klar und präzise und erfülle die Erwartungen in Bezug auf Stil, Tonfall und Formatierung. Lies sie abschließend Korrektur und lies dir den Inhalt noch einmal durch, bevor du die E-Mail abschickst.

Methode 1
Methode 1 von 3:

Deine E-Mail formatieren

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/17\/Contact-the-President-of-the-United-States-Step-11-Version-2.jpg\/v4-460px-Contact-the-President-of-the-United-States-Step-11-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/17\/Contact-the-President-of-the-United-States-Step-11-Version-2.jpg\/v4-728px-Contact-the-President-of-the-United-States-Step-11-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Idealerweise sollte deine E-Mail-Adresse deinen echten Namen enthalten, keinen Benutzernamen oder Spitznamen. Verwende Punkte, Bindestriche oder Unterstriche, um dir eine E-Mail-Adresse zu sichern, die möglichst nur deinen Namen und keine zusätzlichen Zahlen oder Buchstaben enthält.
    • coolertyp0127@email.com wäre z. B. ziemlich unprofessionell. Judith.Ruth.Schneider@email.com ist allerdings geeignet.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/10\/Write-a-Blog-Post-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Blog-Post-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/10\/Write-a-Blog-Post-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Blog-Post-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Bei den meisten E-Mail-Anbietern kannst du mittlerweile in ganz verschiedenen Schriftarten und Textstilen schreiben. Halte die Dinge bei einer formellen E-Mail allerdings mit Schriften wie Times New Roman und Arial konservativ. Vermeide Schriftarten wie Comic Sans oder Old English. Außerdem: [1]
    • Schreibe deine E-Mail in einer lesbaren Schriftgröße, z. B. 12 Punkt.
    • Vermeide Sonderstile wie Kursivdruck, Hervorhebungen oder bunte Schriftarten, es sei denn, der Inhalt und Zweck der E-Mail rechtfertigt dies.
    • Schreibe nicht nur in Großbuchstaben. Dies kommt beim Empfänger an, als würdest du ihn anschreien.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/eb\/Write-a-Blog-Post-Step-15.jpg\/v4-460px-Write-a-Blog-Post-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/eb\/Write-a-Blog-Post-Step-15.jpg\/v4-728px-Write-a-Blog-Post-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Verwende hier Schlüsselbegriffe, die in wenigen Worten genau angeben, worüber du schreibst. Dies hilft sicherzustellen, dass der Leser deine E-Mail nicht übersieht, weil der Betreff fehlt, zu vage ist oder darauf schließen lässt, dass die E-Mail unwichtig ist. [2]
    • Ein Betreff wie "Kurze Frage", "Kontaktaufnahme" oder "E-Mail wegen einer wichtigen Sache" sind zu vage oder offensichtlich, um hilfreich zu sein.
    • "Terminplan, Gästeliste, Mittagessenanfragen und Meeting-Übersicht für den 12. März" ist wiederum überwältigend lang und deckt mehrere Themen ab.
    • "Meeting: kaputter Aufzug am 12. März" ist allerdings kurz und prägnant. Er macht deinen Leser auf ein einzelnes wesentliches Thema und ein bestimmtes Datum aufmerksam.
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Methode 2
Methode 2 von 3:

Deine Nachricht schreiben

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/33\/Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-13.jpg\/v4-460px-Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/33\/Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-13.jpg\/v4-728px-Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Beginne eine formelle E-Mail immer mit einer Anrede. Sprich den Empfänger vorzugsweise mit Namen an (wenn du ihn kennst). Nenne den Titel (Herr, Frau, Dr. etc) und seinen Nachnamen, gefolgt von einem Komma oder Doppelpunkt. Wenn du möchtest kannst du der Anrede "Sehr geehrte" oder "Sehr geehrter" voranstellen. [3]
    • Wenn du den Namen der Person, der du schreibst, nicht kennst, beginne mit "Sehr geehrte Damen und Herren".
    • Verwende nicht "Hallo", "Hey", "Hi" oder andere informelle Begrüßungen.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/78\/Write-a-Blog-Post-Step-12.jpg\/v4-460px-Write-a-Blog-Post-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/78\/Write-a-Blog-Post-Step-12.jpg\/v4-728px-Write-a-Blog-Post-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Wenn du jemandem schreibst, zu dem du keine bestehende Beziehung hast, z. B. einem Kunden, einem Personalchef oder einem Beamten, sage ihm, wer du bist und warum du ihm schreibst. Mache dies in den ersten ein oder zwei Sätzen der E-Mail.
    • Wenn du z. B. einem potenziellen Arbeitgeber schreibst, könntest du schreiben "Ich heiße Judith Meier. Ich bewerbe mich bei Ihnen für die Position des Verwaltungsrassisten, die Sie auf BerufXYZ.com ausgeschrieben haben".
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/33\/Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/33\/Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Say-Goodbye-to-Coworkers-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Wenn du dich und den Grund, aus dem du schreibst, vorgestellt hast, kannst du mit dem eigentlichen Text deiner E-Mail weitermachen. Setze den wichtigsten Inhalt nach oben. Dies zeigt Respekt für die Zeit des Lesers und macht den Zweck deiner E-Mail klar. [4]
    • Wenn du z. B. einem Beamten schreibst, könntest du beginnen mit "Mein Name ist Judith Meier. Ich habe Ihre E-Mail-Adresse von der Webseite der Stadtverwaltung. Ich möchte Einspruch gegen das Strafmandat vom 31. Dezember 2016 einlegen.".
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c7\/Write-a-Blog-Post-Step-14.jpg\/v4-460px-Write-a-Blog-Post-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c7\/Write-a-Blog-Post-Step-14.jpg\/v4-728px-Write-a-Blog-Post-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    In einer formellen E-Mail ist es okay, direkt zu sein, solange du höflich bist. Wenn du um den heißen Brei herumredest, verlierst du nur die Aufmerksamkeit deines Lesers und erschwerst es ihm herauszufinden, was du von ihm willst oder brauchst. [5]
    • Wenn du z. B. einem Professor schreibst, verschwende keinen Platz mit unnötigen Füllwörtern wie "Hier ist Judith Schneider. Kennen Sie mich? CHEM 221 ist derzeit mein Lieblingskurs. Mir gefällt es sehr, wie strukturiert die Vorlesungen sind. Ich komme immer mit und weiß, was in den Tests drankommt. Da ich gerade Test erwähne, ich habe über die nächste Prüfung nachgedacht.".
    • Stattdessen wäre es viel klarer, wenn du etwas schreibst wie "Hier ist Judith Schneider. Ich bin Student Ihres Kurses CHEM 221 und schreibe Ihnen wegen eines möglichen zeitlichen Konflikts bei der Prüfung.".
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/8b\/Change-Your-Name-in-Hawaii-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Change-Your-Name-in-Hawaii-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/8b\/Change-Your-Name-in-Hawaii-Step-2-Version-2.jpg\/v4-728px-Change-Your-Name-in-Hawaii-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Es gibt keine feste Länge dafür, wie lange eine E-Mail sein sollte. Es ist allerdings eine gute Idee, eine E-Mail bei einem Computer etwa eine Bildschirmlänge lang zu halten. [6]
    • Wenn deine E-Mail relativ ausführlich ist, untergliedere sie in kurze Absätze. Füge zwischen den Absätzen einen Zeilenumbruch ein, statt die Zeile einzurücken.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/28\/Have-Computer-Fun-Step-23.jpg\/v4-460px-Have-Computer-Fun-Step-23.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/28\/Have-Computer-Fun-Step-23.jpg\/v4-728px-Have-Computer-Fun-Step-23.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Da formelle E-Mails zu professionellen Zwecken geschrieben werden, wirst du einen guten Eindruck machen wollen. Schreibe in ganzen, höflichen Sätzen. Vermeide Dinge wie: [7]
    • Slang
    • Unnötige Verkürzungen
    • Emoticons und Emojis
    • Obszönität
    • Witze
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/98\/Cite-the-Quran-Step-8.jpg\/v4-460px-Cite-the-Quran-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/98\/Cite-the-Quran-Step-8.jpg\/v4-728px-Cite-the-Quran-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Wie bei der Begrüßung gibt es verschiedene Grußformeln, die in formellen E-Mails akzeptabel sind. Achte darauf, dass du anschließend deinen vollen Namen und deine Stellenbezeichnung oder eine andere Signatur einfügst (wenn du eine hast). Beispiele für abschließende Grußformeln sind: [8]
    • "Mit freundlichen Grüßen"
    • "Freundliche Grüße"
    • "Herzliche Grüße"
    • "Beste Grüße"
    • "Ihr Student"
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Methode 3
Methode 3 von 3:

Das Absenden vorbereiten

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a9\/Get-a-Patent-Step-15.jpg\/v4-460px-Get-a-Patent-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a9\/Get-a-Patent-Step-15.jpg\/v4-728px-Get-a-Patent-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Wenn du Anhänge beifügen musst, erwähne sie im Text der E-Mail, damit der Empfänger weiß, dass die E-Mail einen Anhang hat. Halte die Anzahl und die Größe der Anhänge möglichst klein und verwende möglichst übliche oder weithin kompatible Dateiformate. [9]
    • Nimm z. B. den Hinweis "Meinen Lebenslauf und meine Berufserfahrung finden Sie als PDF-Datei im Anhang" auf.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/18\/Fight-Fair-Step-29.jpg\/v4-460px-Fight-Fair-Step-29.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/18\/Fight-Fair-Step-29.jpg\/v4-728px-Fight-Fair-Step-29.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Verlasse dich nicht einfach auf die Rechtschreib- und Grammatikprüfung deines E-Mail-Programms. Lies deine E-Mail laut oder bitte jemanden, sie Korrektur zu lesen. Dies ist eine tolle Möglichkeit, um noch alle Tippfehler, unklare Sätze oder andere Fehler zu entdecken. [10]
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c9\/Make-Yourself-Sleepy-Step-4-Version-3.jpg\/v4-460px-Make-Yourself-Sleepy-Step-4-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c9\/Make-Yourself-Sleepy-Step-4-Version-3.jpg\/v4-728px-Make-Yourself-Sleepy-Step-4-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Denke immer daran, dass E-Mail kein sicheres Kommunikationssystem ist. Denke daran, dass E-Mail-Server gehackt werden können oder der Empfänger vielleicht beabsichtigt oder unbeabsichtigt die Informationen weiterleiten könnte, die du nicht ausgeplaudert haben wolltest. [11]
    • Vermeide die Angabe von Passwörtern, Kontonummern und vertraulichen Daten in einer E-Mail.
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Referenzen

  1. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
  2. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
  3. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  4. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  5. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  6. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
  7. ↑ http://www.bbc.co.uk/skillswise/factsheet/jo10tech-l1-f-formal-informal-emails
  8. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  9. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
  1. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  2. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/

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