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Wenn du eine E-Mail an einen Professor schreibst, musst du dir mehr Gedanken machen, als wenn du eine E-Mail an einen Freund oder eine SMS schreibst. Deine Ausbildung ist der Beginn deiner professionellen Karriere und du solltest jede Interaktion auf professionelle Art durchführen, darunter das Versenden von E-Mails. Du solltest zum Beispiel immer deine akademische E-Mail-Adresse und eine formelle Grußformel verwenden. Die Interaktion sollte wie ein formeller Geschäftsbrief behandelt werden. Fasse dich kurz und denk daran, dass Grammatik wichtig ist!
Vorgehensweise
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Such erst im Lehrplan nach der Antwort. Oft wird deine Frage schon in den Materialien beantwortet, die der Professor zu Beginn des Kurses ausgeteilt hat. Wenn du den Professor bittest, diese noch einmal durchzuschauen, wirkst du nicht wie ein ernsthafter Student. Zudem frustriert es den Professor, da es seine Zeit verschwendet. [1] X Forschungsquelle
- Dein Lehrplan könnte Informationen über Aufgaben, Fristen, Kursregeln und die Formatierung von Aufgaben enthalten.
- Wenn dein Professor dir nur eine Literaturliste gibt, ist es in Ordnung, ihm per E-Mail eine Frage zu stellen, die nicht im Lehrplan beantwortet ist.
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Verwende deine akademische E-Mail-Adresse. Professoren bekommen jeden Tag zahlreiche E-Mails. Wenn du deine akademische E-Mail-Adresse verwendest, landet deine Nachricht nicht so leicht im Spam-Ordner. Zudem schaut diese E-Mail-Adresse professioneller aus. Zudem weiß der Professor so gleich, von wem die Nachricht kommt, da akademische E-Mail-Adressen normalerweise auf deinem Namen basieren. [2] X Forschungsquelle
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Schreib eine aussagekräftige Betreffzeile. Die Betreffzeile verrät deinem Professor, worum es in der E-Mail geht, ohne dass er sie öffnen muss. Das kann hilfreich sein, da er sich dann ausreichend Zeit für deine Nachricht reservieren kann. Achte darauf, dass die Betreffzeile eindeutig und präzise ist. [3] X Forschungsquelle
- Du könntest zum Beispiel schreiben „Frage zur aktuellen Aufgabe“ oder „Abschlussarbeit“.
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Beginne mit einer Grußformel, bei der du den Titel und den Nachnamen des Professors verwendest. Es kann verführerisch sein, einfach mit deiner Frage loszulegen. Wenn du allerdings einem Professor schreibst, musst deine Nachricht eher einem formellen Brief entsprechen. Beginne deine Nachricht mit „Sehr geehrter Herr Professor Jones“, gefolgt von einem Komma. Denk daran, den Nachnamen des Professors zu verwenden. [4] X Forschungsquelle
- Viele Professoren haben einen Doktortitel, den du bei E-Mails allerdings weglassen kannst.
- Du kannst eine informellere Grußformel wie „Hallo, Professor Jones“ verwenden, wenn du schon persönlich mit dem Professor zu tun hattest.
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Erinnere den Professor daran, wer du bist. Professoren haben es mit vielen Studenten zu tun und müssen daher daran erinnert werden, wer du bist. Teil ihm deinen Namen und den Kurs mit, den du bei ihm hast, inklusive der Zeit des Kurses wie „Montags um 13 Uhr“. [5] X Forschungsquelle
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Bleib beim Thema. Professoren sind beschäftigte Menschen, daher sollte deine E-Mail nicht zu lang werden. Sag so knapp wie möglich, was du sagen musst, und lass unnötige Details weg.
- Wenn du zum Beispiel eine Frage zu einer Aufgabe hast, dann komm zum Punkt: „Ich habe eine Frage zu der Aufgabe, die Sie uns letzten Dienstag aufgegeben habe. Sollen wir in Gruppen oder einzeln arbeiten?“
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Schreib ganze Sätze. Diese E-Mail ist kein Beitrag auf Facebook oder eine SMS an einen Freund. Das bedeutet, dass du deinem Professor in ganzen Sätzen schreiben musst. Alles andere sieht unprofessionell aus. [6] X Forschungsquelle
- Schreib zum Beispiel nicht „Super Kurs, Mann… Echt cool!“
- Schreib stattdessen „Die letzte Kurseinheit hat mir interessante Einblicke geboten.“
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Achte auf deinen Ton. Wenn du einen Professor zum ersten Mal kontaktierst, sollten dein Ton und deine Sprache sehr professionell sein. Das heißt, keine Emojis! Wenn es zu einem Nachrichtenaustausch mit deinem Professor kommt, könntest du im Verlauf des Semesters merken, dass dein Ton etwas lockerer werden kann. Das gilt besonders, wenn dein Professor informeller wird (zum Beispiel einer E-Mail an dich ein Emoji hinzufügt).
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Anfragen sollten höflich formuliert sein. Viele Studenten verlangen etwas von ihrem Professor. Das bringt dich nicht weiter. Formuliere dein Problem stattdessen als Anfrage, die dein Professor genehmigen oder ablehnen kann. [7] X Forschungsquelle
- Du möchtest deinen Professor vielleicht bitten, die Frist für eine Hausarbeit zu verlängern. Schreib nicht: „Meine Großmutter ist gestorben. Verschieben Sie den Abgabetermin für die Hausarbeit.“ Schreib stattdessen: „Ich hatte aufgrund des Todes meiner Großmutter eine schwierige Woche. Würden Sie bitte den Abgabetermin für die Hausarbeit für mich verschieben?“
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Benutz die richtige Zeichensetzung. Bei einer E-Mail an einen Freund kann man mal Punkte und Kommata weglassen. Wenn du allerdings deinem Professor schreibst, musst die Zeichensetzung richtig sein. [8] X Forschungsquelle
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Schreib Wörter aus. Die SMS-Sprache übernimmt zwar immer mehr das Internet, aber in professionellen E-Mails hat sie nichts zu suchen. Verwende also zum Beispiel nicht „mgn“ für „morgen“. Schreib die Wörter richtig aus. [9] X Forschungsquelle
- Vergiss nicht, die Rechtschreibprüfung über deine E-Mail laufen zu lassen.
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Schreib die richtigen Wörter groß. Wörter am Anfang eines Satzes und Substantive müssen großgeschrieben werden. Schreibe nicht wie in einer SMS, wo einfach die meisten Wörter klein geschrieben werden. Achte immer darauf, die Wörter großzuschreiben, bei denen es nötig ist.Werbeanzeige
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Beschreib, was dein Professor tun soll. Achte darauf, dass du zum Ende der E-Mail hin genau beschrieben hast, was du von deinem Professor erwartest. Wenn du eine Antwort möchtest, sag ihm das. Wenn du ein Treffen möchtest, solltest du das schreiben. [10] X Forschungsquelle
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Lies deine E-Mail noch einmal und achte auf die Grammatik. Schau in deiner E-Mail nach Grammatikfehlern. Oft findet man ein, zwei Fehler, die man korrigieren muss. [11] X Forschungsquelle
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Lies die E-Mail noch einmal aus der Sicht deines Professors. Denk noch einmal über den Inhalt der E-Mail nach und stell sicher, dass du nichts forderst. Achte zudem darauf, dass sie so kurz und knapp wie möglich ist. Du solltest nicht zu viel von deinem Privatleben erzählen, da das nicht sehr professionell ist. [12] X Forschungsquelle
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Beende die E-Mail mit einer Abschiedsformel. Genauso wie du die E-Mail formell begonnen hast, musst du sie auch formell beenden. Verwende eine Abschiedsformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von einem Komma und deinem vollen Namen. [13] X Forschungsquelle
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Frag nach einer Woche nochmal nach. Wenn du die E-Mail gesendet hast, darfst du den Professor nicht wegen einer Antwort nerven. Wenn du allerdings nach einer Woche nichts von ihm gehört hast, kannst du sie noch einmal senden, da sie vielleicht übersehen wurde. [14] X Forschungsquelle
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Bestätige den Erhalt einer Antwort. Wenn du eine Antwort erhalten hast, solltest du den Empfang bestätigen. Ein einfaches „Danke schön“ könnte genügen. Schreib wenn nötig eine längere E-Mail und halte dich an die hier beschriebenen Ratschläge, damit sie professionell ist. Wenn dein Problem oder deine Frage in der Antwort nicht wirklich gelöst wurde, bitte um ein persönliches Treffen.
- Du könntest zum Beispiel schreiben: „Danke, dass Sie meine Frage beantwortet haben. Ich sehe Sie dann im Kurs.“
- Wenn du ein Treffen möchtest, könntest du schreiben: „Ich bedanke mich für Ihre Meinung zu dem Thema. Könnten wir uns persönlich treffen, um es genauer zu besprechen?“
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Tipps
- Wenn du nicht im Unterricht warst und per E-Mail herausfinden möchtest, was du verpasst hast, solltest du zuerst einen Kommilitonen kontaktieren.
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Referenzen
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://udel.edu/~jsoares/How%20to%20Use%20Proper%20Email%20Etiquette%20When%20Writing%20to%20a%20Professor.pdf
- ↑ https://www.insidehighered.com/views/2015/04/16/advice-students-so-they-dont-sound-silly-emails-essay
- ↑ https://www.studis-online.de/Studieren/Richtig_schreiben/anrede_und_gruss.php
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
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- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
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