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Zu wissen, wie man ans Telefon geht, ist sehr wichtig. In beruflichen Situationen, wie beispielsweise einem geschäftlichen Anruf oder einem Anruf eines potentiellen Arbeitgebers, muss man förmlicher grüßen. Wenn du einen Anruf eines Freundes, Schwarms oder Familienmitglieds entgegennimmst, kannst du lockerer und natürlicher antworten. Wenn es ein Anruf einer unbekannten oder unterdrückten Nummer ist, solltest du lieber förmlich und vorsichtig sein.
Vorgehensweise
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Verhalte dich professionell. Wenn du im Büro ans Telefon gehst, dann weißt du nicht immer, wer der Anrufer ist. Wenn du dich professionell meldest, dann beginnst du jedes Gespräch auf der sicheren Seite.
- Wenn du dir nicht sicher bist, dann kannst du in den meisten Unternehmen mit "Hallo, hier ist Carl." abnehmen.
- Selbst wenn du die Nummer des Anrufers siehst, könnte es dein Chef sein, der vom Telefon eines Kollegen aus anruft. Wenn du den Anrufer mit "Yeah, was ist?" begrüßt, haben Leute vielleicht einen schlechten und zu lockeren Eindruck von dir. [1] X Forschungsquelle
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Konzentriere dich auf das Gespräch. Sei zu 100% anwesend. Unterbrich was auch immer du tust und nimm dir Zeit, dich vorzubereiten.
- Lege den gewünschten Gesichtsausdruck an den Tag, den du haben willst, bevor du den Hörer abnimmst. Es macht einen Unterschied, ob du lächelst, die Stirn runzelst oder sehr gelangweilt bist, denn der Anrufer hört das in deiner Stimme.
- Surfe nebenbei nicht im Internet und lenke dich während des Anrufs nicht ab. Wenn du nicht beim Thema bist, dann wird der Anrufer das merken.
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Stelle dich immer vor. In beruflichen Situationen ist es immer ein guter Tipp, dich mit deinem Namen und dem des Unternehmens zu melden: "Guten Morgen, sie sind hier bei XYZ. Ich bin Carl. Wie kann ich ihnen helfen?"
- Wenn es ein interner Anruf ist und du das weißt, dann kannst du dich mit deiner Abteilung und deinem Namen melden: "Hallo, hier ist WebDev und ich bin Carl. Wie kann ich heute helfen?" So weiß der Anrufer, dass er die richtige Person angerufen hat und du bist bereit zu helfen. Wenn du freundlich und sympathisch klingst, wird der Anruf für jeden angenehmer.
- Oft geben Unternehmen vor, wie ihre Angestellten Anrufe entgegennehmen sollen. Sei immer freundlich, egal wie dämlich der vorgegebene Text klingt. Der Kunde merkt, ob du begeistert bist oder einfach nur abliest, wenn du sagst: "Willkommen bei Good Burger, Home of the Good Burger!" Wenn du es nicht mit Überzeugung sagst, dann klingt es lächerlich.
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Antworte mit genug Anstand. Sei geduldig, respektvoll und fröhlich. Tu dein Bestes, um zu helfen. Versuche nicht zu unförmlich zu sprechen bis du weißt, wer der Anrufer ist. [2] X Forschungsquelle
- Wenn der Anrufer sich nicht vorstellt, dann kannst du sagen: "Darf ich fragen, wer Sie sind?" Es ist sehr wichtig zu wissen, wer anruft, falls du die Person nochmals anrufen oder verbinden musst. Diese Geste zeigt dem Anrufer außerdem, dass er individuell behandelt wird und wichtig ist. Es ist wichtig, mit Leuten, die dich mehrmals kontaktieren, eine gute Geschäftsbeziehung aufzubauen.
- Versuche, nicht unfreundlich zu sein, auch wenn du frustriert bist. In der Arbeitswelt werden deine Worte und Taten direkt mit deinem Unternehmen in Verbindung gebracht. Wenn du dein Unternehmen schlecht repräsentierst, dann verscheuchst du vielleicht Kunden, was deine Vorgesetzte nicht erfreuen wird.
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Bereite dich darauf vor, Notizen zu machen und Informationen weiterzugeben. Wenn der Anrufer mit deinem Vorgesetzten oder einem Kollegen sprechen will, du aber die einzige Person bist, die den Anruf entgegennehmen kann, dann frage freundlich, wer der Anrufer ist und ob er sein Anliegen erklären kann. Höre aufmerksam zu und merke dir so viele relevante Informationen wie möglich. [3] X Forschungsquelle
- Wenn die gewünschte Person nicht erreichbar ist, dann sage dem Anrufer: "Verzeihung, aber Herr Meyer ist gerade nicht hier. Kann ich ihm etwas ausrichten?"
- Nimm den Namen und die Telefonnummer des Anrufers sowie den Grund des Anrufs auf. Bewerte, wie dringend der Anruf wirkt. Braucht der Anrufer innerhalb der nächsten zwei Stunden Hilfe oder irgendwann nächste Woche? Wenn es ein wichtiger Geschäftsanruf ist, dann arbeite das Thema so schnell und effizient wie möglich ab. Gib die Benachrichtigung so schnell an deinen Kollegen, wie du nur kannst.
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Sei bei Anrufern, die viele Informationen verlangen, vorsichtig. Wenn du den Anrufer nicht kennst und er viele Details über dich und andere herausfinden will, dann gib nicht zu viele interne Informationen des Unternehmens preis.
- Selbst wenn der Anrufer dir seinen Namen und sein Unternehmen nennt, solltest du vorsichtig sein, wenn es ein unbekannter Kontakt ist. Stelle den Anrufer für eine Minute in die Warteschleife, wenn du dir nicht sicher bist, und frage einen Kollegen nach Rat: "Haben wir schonmal mit Gerd Müller gearbeitet? Er stellt viele Fragen über unsere Prozesse und Kapazitäten und ich will sichergehen, dass ich ihm trauen kann."
- Sage in einer beruflichen Situation: "Verzeihen Sie. Die Unternehmensrichtlinie verbietet mir, ihnen diese Informationen zu geben. Kann ich mehr darüber wissen, wieso sie das erfahren wollen?" und bewerte von da ab.
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Passe deine Begrüßung an den Anrufer an. Wenn du aufgrund der Nummer oder Erfahrung weißt, wer anruft, dann begrüße die Person so, wie du es persönlich auch tun würdest. Wenn du nicht weißt, wer anruft, dann begrüße die Person förmlich und warte das Anliegen des Anrufers ab.
- Eine weit verbreitete und international akzeptierte Begrüßung ist: "Hallo?" Gehe mit deiner Stimme am Ende der Begrüßung ein wenig nach oben als würdest du eine Frage stellen. "Hallo?" So muss der Anrufer antworten und erklärt in den meisten Fällen den Grund des Anrufs.
- Wenn ein Freund anrufst, dann kannst du locker sagen: "Hey Tom! Wie geht´s?"
- Wenn dein Vorgesetzter, ein Bekannter oder potentieller Arbeitgeber anruft, dann grüße förmlicher, aber vertraut mit: "Guten Abend, Herr Huber. Wie geht es Ihnen?"
- Wenn du den Anrufer nicht kennst, dann sage einfach "Hallo?"
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Warte nach deinem "Hallo?" auf die Antwort des Anrufers. Wenn du "Hallo?" sagst, wird dein Anrufer verstehen, dass er sich vorstellen soll. Sieh dir das folgende Beispiel an. Deine Worte sind fett , die des Anrufers kursiv :
- "Hallo?"
- " Hey Carl, hier ist Tom."
- "Oh, hey Tom! Was gibt´s?"
- "Ich wollte nur kurz anrufen und fragen, ob wir uns später sehen. Ich würde gerne den neuen Star Wars Film schauen."
- "Oh ja, das wäre toll!"
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Personalisiere deine Begrüßung. Wenn du mehr Erfahrung hast, dann kannst du eigene Muster und Sätze entwickeln, die du öfter sagst.
- Stelle dich mit einer Begrüßung vor: "Hallo, hier ist Carl." oder "Hier Carl."
- Experimentiere mit nicht so förmlichen Variationen von "Hallo?", "Hey!", "Hiya!", "Hey, was geht?" oder "Hey, wie geht´s?". Diese informellen Begrüßungen passen für Freunde und Bekannte außerhalb der Arbeit.
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Bespreche deinen Anrufbeantworter für den Fall, dass du nicht ans Telefon gehen kannst. Alle deine Freunde, Eltern bis hin zu Arbeitgebern könnten das hören, sei also höflich und direkt. Sage keine Witze und ulkigen Texte, wenn du dir nicht ganz sicher bist, dass nur deine Freunde anrufen.
- Sage: "Dies ist Carls Mailbox. Ich kann leider gerade nicht ans Telefon gehen. Hinterlassen Sie mir eine Nachricht und ich rufe schnellstmöglich zurück."
- Ihr könnt zuhause eine Familiennachricht aufnehmen. Sagt: "Hi, hier sind die Müllers. Wir können leider gerade nicht ans Telefon gehen, wenn Sie uns aber eine Nachricht hinterlassen, rufen wir schnellstmöglich zurück!" Habt bei der Familienaufnahme Spaß. Versucht im Chor zu sprechen oder sprecht jeder einen Teil des Textes.
- Frage direkt nach den Anruferinformationen, statt nur um die Nachricht zu bitten: "Bitte hinterlassen sie Name, Nummer und Grund des Anrufs und ich werde zurückrufen, sobald ich kann." Diese spezielle Bitte eignet sich für eine berufliche Telefonnummer.
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Überlege, wer es sein könnte. Wenn du einen Anruf erwartest, beispielsweise von einem neuen Bekannten, einem Unternehmen oder einem potentiellen Arbeitgeber, dann grüße dementsprechend. Überlege, ob du lieber förmlich oder weniger förmlich grüßen solltest. Sei förmlich, wenn du dir unsicher bist, um auf der sicheren Seite zu sein.
- Antworte in diesem Fall höflich und halbförmlich. Ein einfaches "Hallo?" reicht in den meisten Fällen. Du musst dich nicht sofort vorstellen. Wenn der Anrufer dich persönlich kennt, dann hat er deinen Namen bei den Kontaktdaten und wird sagen: "Hi, kann ich mit Carl sprechen?"
- Wenn der Anrufer "unbekannt" oder "unterdrückt" erscheint, musst du nicht ans Telefon gehen. Gehe ran, wenn du willst, oder warte einfach, ob der Anrufer auf die Mailbox gesprochen hat. Du kannst immer zurückrufen, wenn es wichtig war.
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Hüte dich vor Telefonstreichen. Wenn du abhebst und der Anruf schnell lächerlich oder beleidigend wird, dann könnte es ein Telefonstreich sein. Manche Telefonstreiche sind vulgär und offensichtlich, andere versuchen dich glauben zu machen, es wäre ein sehr wichtiger Anruf. Behandle Streichespieler wie Betrüger. Wenn du dran bleibst, ermutigt sie das nur. Vielleicht ist es gut, dranzubleiben und mitzuspielen, wenn du so herausfindest, wer anruft. Manche Telefongesellschaften bieten eine Rückverfolgung des Anrufs an. Wenn du *69 direkt nach dem Auflegen eingibst, bekommst du von manchen Telefongesellschaften eine automatisierte Nachricht mit öffentlichen Informationen über die letzte Nummer, die dich angerufen hat. [4] X Forschungsquelle
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Hüte dich vor Telefonverkäufern. Wenn du einen Anruf einer unbekannten Nummer entgegennimmst und die Person am anderen Ende der Leitung beginnt, dir Fragen über dich zu stellen, will sie vielleicht nur dein Geld.
- Telefonverkäufer rufen täglich Dutzende Leute an und viele interessieren sich für das angebotene Produkt nicht. Du musst dich nicht schlecht fühlen, wenn du sagst "Danke, aber ich bin nicht interessiert. Einen schönen Tag noch" und auflegst. Verschwende ihre und deine Zeit nicht.
- Wenn du von diesem Unternehmen keine weiteren Anrufe mehr willst, dann bitte den Telefonverkäufer, dich auf die "Nicht anrufen"-Liste zu setzen. Viele Unternehmen kommen deiner Bitte nach und belästigen dich nicht weiter.
- Wenn du Interesse an dem angebotenen Produkt hast, dann bleibe dran und höre zu. Denke daran, dass sie dir umso mehr verkaufen wollen, je länger du dranbleibst!
- Wenn sie dich nach weiteren Familienmitgliedern fragen, dann frage nach Name und Unternehmen, bevor du Informationen preisgibst. Du willst Telefonverkäufern nicht zu viele Informationen geben! Wenn sie zurückhaltend sind oder nicht sagen, wer sie sind, dann denke daran: Du bist nicht verpflichtet, mit ihnen sprechen.
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Tipps
- "Hallo?" geht fast immer. Es passt fast immer, mit "Hallo?" zu antworten, sei der Anrufer ein Freund, dein Schwarm, deine Mutter, dein Vorgesetzter, der Polizeipräsident oder ein Fremder.
- Nummernübertragung ist toll. Wenn du weißt, wer anruft, bevor du abhebst, kannst du dich besser auf den Anruf vorbereiten.
- "Was?" oder "Ja?" sind nicht so einladende Begrüßungen, selbst wenn du den Anrufer nicht magst oder schlecht gelaunt bist. Zeige dich von deiner besten Seite, wenn du ans Telefon gehst.
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Referenzen
- ↑ http://workplace.stackexchange.com/questions/22010/whats-the-proper-way-to-answer-a-telephone-call-from-someone-i-do-not-know-pers
- ↑ http://sbinfocanada.about.com/cs/management/qt/telephonetips.htm
- ↑ http://www.lehigh.edu/phones/phonevmetiquette.html
- ↑ http://www.verizon.com/support/residential/phone/homephone/calling+features/star69/star69.htm
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