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Die meisten Eltern müssen irgendwann im Laufe eines Schuljahres Kontakt mit dem Lehrer ihres Kindes aufnehmen. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Gründe. Vielleicht willst du dein Kind vorstellen oder du musst sein krankheitsbedingtes Fehlen entschuldigen, einen Termin mit dem Lehrer ausmachen oder vielleicht sogar ein Problem ansprechen. [1] X Forschungsquelle Die meisten Lehrer werden es bevorzugen, wenn du ihnen eine Mail schreibst, da dies die Korrespondenz beschleunigt und vereinfacht, aber du kannst auch immer noch einen traditionellen Brief schreiben. So oder so, wenn du deine Mail oder deinen Brief überlegt formulierst, kannst du einen offenen und nachhaltigen Informationsaustausch mit dem Lehrer deines Kindes fördern.
Vorgehensweise
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Sei dir bewusst, wann es an der Zeit ist, zu schreiben. Es kann aus den unterschiedlichsten Gründen dazu kommen, dass du den Lehrer deines Kindes kontaktieren willst. Dabei kann es nur darum gehen, dich oder dein Kind vorzustellen, aber manchmal sind auch schwerwiegendere Angelegenheiten der Anlass. Hier sind einige mögliche Gründe für einen Brief oder eine Mail an einen Lehrer:
- Du willst dich/dein Kind/euch vorstellen, weil ihr gerade umgezogen seid oder dein Kind in eine neue Schule gewechselt ist.
- Du willst ein Problem besprechen.
- Du hast Fragen zu bestimmten Schulaufgaben oder der allgemeinen Leistung deines Kindes.
- Du willst einen persönlichen Termin ausmachen.
- Du möchtest den Lehrer über bestimmte Umstände informieren, etwa familiäre Angelegenheiten oder eine Behinderung.
- Du willst dein Kind wegen einer Erkrankung oder eines wichtigen Termins vom Unterricht entschuldigen. [2] X Forschungsquelle
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Sammele alle notwendigen Unterlagen und Informationen zusammen. Suche alles zusammen, was du brauchst, um ein seriöses und professionelles Anschreiben an den Lehrer zu formulieren. [3] X Forschungsquelle Wenn du gut vorbereitet bist und alle relevanten Informationen kennst und griffbereit hast, kannst du verhindern, dass sich dein Anliegen zu einer schier unendlichen Korrespondenz ausartet, und es zeigt dem Lehrer, dass du ihn respektierst und die Angelegenheit ernst nimmst. [4] X Forschungsquelle
- Frage dein Kind nach dem vollen Namen des Lehrers oder finde ihn über die Webseite der Schule heraus.
- Halte Kopien wichtiger ergänzender Dokumente bereit. Wenn dein Kind etwa eine Behinderung hat, willst du vielleicht eine Kopie der ärztlichen Diagnose und Dokumente zur Schulzuweisung deinem Anschreiben beilegen bzw. anhängen. [5] X Forschungsquelle
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Schreibe einen ersten Entwurf. Benutze die gesammelten Informationen, um einen E-Mailentwurf an den Lehrer deines Kindes zu schreiben. So hast du Zeit, die zu überlegen, wie du dein Anliegen am besten formulierst, und das Geschriebene noch einmal durchzulesen und gegebenenfalls zu verändern. [6] X Forschungsquelle
- Schreibe bei dieser ersten Version absichtlich die E-Mailadresse noch nicht in das Empfängerfeld, damit du den Entwurf nicht aus Versehen absenden kannst.
- Schreibe den Entwurf so kurz und präzise wie möglich. [7] X Forschungsquelle
- Der Ton deiner Mail sollte persönlich, höflich und professionell sein. [8] X Forschungsquelle
- Beginne dein Anschreiben, indem du dich kurz mit deinem Namen und dem deines Kindes vorstellst und den Grund für die Kontaktaufnahme angibst. [9] X Forschungsquelle Zum Beispiel: “Sehr geehrte Frau Maier, Mein Name ist Teresa Lutz und ich bin die Mutter von Sophia Lutz. Ich schreibe Ihnen, weil Sophia Schwierigkeiten in Mathe hat.”
- Der eigentliche Text der Mail sollte zwischen einem und drei Absätzen lang sein. Dabei kannst du alle Themen oder Anliegen ansprechen, die du ansprechen möchtest. Vielleicht möchtest du den Lehrer auch fragen, was du tun kannst, um ihn und dein Kind konstruktiv zu unterstützen. [10] X Forschungsquelle
- Schließe die Mail, indem du dem Lehrer für seine Zeit und sein Verständnis dankst und deine Kontaktinformationen für eventuelle Rücksprache anbietest. [11] X Forschungsquelle Zum Beispiel: “Vielen Dank für Ihren rücksichtsvollen Umgang mit Sophias Schwierigkeiten. Bitte kontaktieren Sie mich jederzeit per E-Mail oder Telefon unter (0555) 555-5555. Ich würde mich freuen, wenn wir gemeinsam eine Lösung für Sophias Problem finden könnten.” [12] X Forschungsquelle
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Achte auf einen positiven Tonfall. Wenn du deinen Entwurf schreibst, drücke dich dabei so positiv wie möglich aus. Man reagiert leicht angesäuert, wenn es um das eigene Kind geht. Aber für einen offenen und produktiven Dialog mit dem Lehrer ist es wichtig, mit einer positiven und proaktiven Einstellung zu kommunizieren. [13] X Forschungsquelle
- Lass dich auf gar keinen Fall zu Vorwürfen und Anschuldigungen hinreißen.
- Benutze positive Verben wie verstehen , zusammenarbeiten und besprechen .
- Benutze Adjektive wie positiv und proaktiv .
- Kombiniere diese Worte in Formulierungen wie “Soweit ich Sophia verstanden habe, fällt ihr Mathe sehr schwer. Wir beide würden gerne proaktiv an einer Veränderung arbeiten, und daher haben wir uns gefragt, wie wir am besten mit Ihnen zusammenarbeiten können, um ihre Leistung zu verbessern.”
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Sei ehrlich. Kinder haben manchmal eine brutale Ehrlichkeit an sich, und wenn du in deinem Brief schwindelst oder etwas zu sehr beschönigst, kann das sehr leicht durch einen bloßen Versprecher deines Kindes auffliegen. Sei also in deinem Anschreiben so ehrlich wie möglich, ohne dabei deinen professionellen Ton zu verlieren.
- Sei direkt. Schreibe etwa: „Diesen Freitag habe ich beruflich in einem Museum zu tun, und ich würde meinen Sohn gerne für ein außerschulisches Lernerlebnis dorthin mitnehmen. Ich bitte Sie daher freundlichst, seine Abwesenheit am Freitag zu entschuldigen, und uns mitzuteilen, welche Aufgaben er am Wochenende nachholen soll, bevor er am Montag in die Schule zurückkehrt.“
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Überdenke und verbessere deine Mail. Nun, da du einen vorläufigen Entwurf verfasst hast, solltest du dir die Zeit nehmen, den Inhalt sowie den Ton deiner Mail nochmals zu überdenken und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen. Du kannst jetzt nicht nur etwas hinzufügen oder streichen, sondern auch nach Fehlern in Rechtschreibung, Grammatik oder Interpunktion suchen. [14] X Forschungsquelle
- Überprüfe noch einmal, dass deine Mail in ihrer endgültigen Fassung eine Einleitung, einen Hauptteil und eine Schlussformel hat, die alle so positiv und proaktiv wie möglich klingen sollten.
- Lies dir das Anschreiben selbst laut vor. So lassen sich eventuelle Fehler oder holprige Formulierungen eher entlarven, und du bekommst ein Gefühl dafür, ob sich wirklich keine Vorwürfe, Anschuldigungen oder sonstige negative Schwingungen eingeschlichen haben. [15] X Forschungsquelle
- Bitte einen Freund, deinen Ehepartner oder einen Pädagogen aus deinem Bekanntenkreis, das Anschreiben durchzulesen. Derjenige kann dir dann Vorschläge machen, wie du es vielleicht noch verbessern kannst. [16] X Forschungsquelle
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Setze eine freundliche Grußformel unter das Schreiben und beende es. Nachdem du alle gewünschten Änderungen an deinem Entwurf vorgenommen hast, vervollständige es mit einer angenehmen und freundlichen Anrede und Grußformel. Dies kann ebenfalls helfen, den Lehrer für dein Anliegen empfänglicher zu machen und den Ton für eine konstruktive Antwort anlegen.
- Die Anrede sollte in der gleichen Art erfolgen, wie dein Kind seinen Lehrer anspricht. Zum Beispiel Liebe Frau Maier , gefolgt von einem Komma. [17] X Forschungsquelle
- Sprich den Lehrer nicht mit Vornamen an, es sei denn, du hast ihn schon einmal getroffen und er hat ausdrücklich angeboten, ihn zu duzen oder beim Vornamen zu nennen.
- Beschließe das Schreiben mit Mit freundlichen Grüßen und einem Komma. Du kannst vorher auch noch ein „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ einfügen, um höflich darauf aufmerksam zu machen, dass du gerne eine Antwort hättest.
- Füge deinen Namen und deine Kontaktinformationen ein.
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Hänge relevante Dokumente an. Je nachdem, worum es in deiner Mail geht, kannst du entsprechende Dokumente anhängen, um dein Anliegen zu unterstützen oder näher zu erläutern. Für den Lehrer wird es so einfacher, sich ein umfassendes Bild von der Sache zu machen und dein Anliegen nachvollziehen zu können. [18] X Forschungsquelle
- Achte darauf, dass alle deine Anhänge ein gängiges Format haben.
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Adressiere die Mail. Jetzt kannst du die E-Mailadresse des Lehrers eintragen, um die Mail abzuschicken. Besorge sie dir von der Homepage der Schule, um sicherzugehen, dass sie korrekt ist.
- Setze andere involvierte Parteien, etwa deinen Ehepartner oder einen zweiten Lehrer als zusätzliche Empfänger ein.
- Setze dich selbst als unsichtbaren zusätzlichen Empfänger ein. So hast du eine Kopie der Mail für dich selbst und kannst sicher sein, dass sie erfolgreich gesendet wurde.
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Lies die Mail noch einmal durch. Ein letztes Mal solltest du nun die Mail von Anfang bis Ende durchlesen, bevor du sie abschickst, um das Risiko zu minimieren, dass du doch etwas vergessen haben oder einen Fehler gemacht haben könntest.
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Gib dem Lehrer etwas Zeit für seine Antwort. Lehrer sind viel beschäftigt und haben oft nicht sofort Zeit, jede Mail zu beantworten. Vielleicht möchte sich der Lehrer auch erst einige Gedanken zu deinem Anliegen machen. So oder so, werde nicht ungeduldig, wenn es ein wenig dauert, bevor du eine Antwort bekommst. [19] X Forschungsquelle
- Wenn du unbedingt eine zügige Antwort benötigst, solltest du das von Vornherein in deiner Mail erwähnen und ein Datum angeben. [20] X Forschungsquelle
- Wenn du nach einer Woche immer noch keine Antwort erhalten hast, kannst du nachhaken, ob deine Mail angekommen ist.
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Überlege dir, wann ein handschriftlicher Brief das richtige Mittel der Kommunikation ist. Handschriftliche Nachrichten sind eine persönlichere Form der Kommunikation als E-Mails. Es gibt Situationen, in denen ein Brief oder eine Karte angemessener ist als eine sterile E-Mail. Dazu gehören zum Beispiel:
- Danksagungen
- Eine kurze Vorstellung deines Kindes
- Eine Entschuldigung wegen eines krankheitsbedingten Schulversäumnisses. [21] X Forschungsquelle
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Schreibe möglichst ordentlich. Du willst ja schließlich sicher gehen, dass der Lehrer deinen Brief auch problemlos lesen kann. Gib dir also besondere Mühe mit deiner Handschrift.
- Schreibe besonders langsam, wenn du nicht gerade mit einer schönen Handschrift gesegnet bist. So kannst du deine Buchstaben vielleicht besser formen.
- Benutze keine Stifte oder Kulis, die leicht schmieren. Ein Tintenschreiber ist hier meist die beste Wahl.
- Überlege, ob du vielleicht zunächst einen Entwurf aufsetzen solltest, dann kannst du den fertigen Text handschriftlich auf einen Briefbogen abschreiben. Auf diese Weise kannst du dir detaillierter überlegen, was du genau schreiben möchtest.
- Du kannst dein Schreiben auch auf dem Computer tippen, ausdrucken und unterschreiben, wenn du dich damit wohler fühlst.
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Schreibe deinen Brief. Wenn du lieber einen handgeschriebenen Brief an den Lehrer verfassen möchtest, kannst du dennoch grundsätzlich den gleichen Ablauf befolgen wie bei einer E-Mail. Wenn es allerdings nicht gerade um etwas Ernstes geht, du zum Beispiel nur eine kleine Dankesnotiz schreibst, musst du nicht unbedingt, mehrere Entwürfe anfertigen.
- Benutze persönliches Briefpapier, wenn du welches besitzt. Wenn nicht, schreibe auf einem sauberen und glatten Blatt weißen Papiers.
- Schreibe das Datum oben auf den Bogen.
- Setze deine Anrede unter das Datum. Also etwa „Liebe Frau Maier“ und dann ein Komma.
- Setze deinen Brief aus denselben Elementen zusammen, wie du es auch bei einer E-Mail getan hättest. Denke auch hier daran, das Anschreiben kurz und prägnant zu halten. Zum Beispiel: „Liebe Frau Maier, Mein Name ist Teresa Lutz, ich bin die Mutter von Sophia. Ich möchte mich bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie meine Tochter im Mathematikunterricht so gut unterstützen. Sie hatte in letzter Zeit einige Schwierigkeiten in Mathe, und ich weiß es sehr zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich nach dem Unterricht noch mit ihr zusammenzusetzen und die Probleme detailliert zu erörtern. Wenn ich von meiner Seite aus etwas tun kann, um Sie und Sophia zu unterstützen, lassen Sie es mich bitte wissen. Mit freundlichen Grüßen, Teresa Lutz.“
- Unterschreibe den Brief und setze deinen Namen noch einmal in Druckbuchstaben darunter, wenn deine Unterschrift sehr schwer zu entziffern ist.
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Lies den Brief noch einmal durch. Bevor du dein Schreiben abschickst, lies es gründlich durch, um sicherzugehen, dass sich keine Fehler eingeschlichen haben, dass du nichts vergessen hast, und dass es keine verschmierten oder unleserlichen Passagen gibt.
- Sollten dir gravierende Fehler auffallen, schreibe den Brief neu.
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Übermittele die Nachricht. Das kannst du auf unterschiedliche Arten tun. Je nachdem, wie wichtig und ernsthaft der Inhalt ist, oder ob der Brief vielleicht unbedingt zu einem bestimmten Datum ankommen muss, kannst du aus den folgenden Möglichkeiten auswählen:
- Die Post. Adressiere den Brief an den Lehrer und schicke ihn an die Adresse der Schule.
- Per Übergabe. Gib den Brief im Sekretariat der Schule ab, damit die Sekretärin ihn an den Lehrer weitergeben kann.
- Über dein Kind. Du kannst den Brief auch einfach deinem Kind mitgeben. Sei dir nur dessen bewusst, dass Kinder solche Aufträge gerne mal vergessen. Im Zweifel kannst du den Brief vielleicht an der Jacke deines Kindes befestigen, sodass er dem Lehrer gleich auffällt.
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Tipps
- Wenn es in deinem Anschreiben um ein sehr wichtiges oder ernsthaftes Thema geht, etwa eine Behinderung oder Verhaltensstörungen, behalte eine Kopie davon für deine Unterlagen.
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Referenzen
- ↑ http://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/teaching/Disabilities/families-too/Parenting/disabl_art_00010_081005.html
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- ↑ http://www.insideadhd.org/uploadedfiles/middle_school_sample_teacher_letter.pdf
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- ↑ http://www.parentcenterhub.org/repository/letterwriting/
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- ↑ http://emilypost.com/advice/writing-personal-letters/
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