Einen Brief formatieren

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Das korrekte Format für einen Brief hängt im Wesentlichen davon ab, welche Art von Brief du schreiben willst. Ein freundlicher Brief ist anders als ein formaler Brief und traditionelle Briefe unterscheiden sich von jenen, die per E-Mail verschickt werden. Lies weiter, um mehr über das ordnungsgemäße Formatieren von Briefen zu erfahren.


Methode 1
Methode 1 von 3:

Formale oder Geschäftsbriefe [1]

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  1. 1
    Platzier die Adresse des Absenders oben. Inkludiere Straße, Postleitzahl und Stadt.
    • Die Absenderadresse sollte links ausgerichtet und einzeilig formatiert sein.
    • Gib den Namen des Absenders oder den Titel nicht oben an. Da diese Information am Schluss angegeben wird, wäre eine Angabe am Anfang des Briefes repetitiv.
    • Lass diesen Schritt aus, wenn du ein gedrucktes Briefformular verwendest. Gib die Absenderadresse nicht zwei Mal an.
    • Füg nach der Absenderadresse eine Leerzeile ein, bevor du zum nächsten Teil des Briefes gehst.
  2. 2
    Gib dann das Datum ein. Tippe das Datum, an dem der Brief geschrieben oder an dem er fertiggestellt wurde.
    • Richte das Datum linksbündig aus.
    • Schreibe das Datum im Format „Tag – Monat – Jahr“. Schreibe den Monat aus aber verwende Zahlen für den Tag und das Jahr.
    • Beispiel: 14. Mai 2013
    • Füg eine Leerzeile zwischen dem Datum und dem nächsten Teil des Briefes ein.
  3. 3
    Verwende wenn notwendig eine Betreffzeile. [2] Wenn du den Brief in Bezug auf etwas Spezielles schreibst, kann eine Bezugszeile hilfreich sein, die entweder mit „Re:“ oder „Betrifft:“ beginnt.
    • Richte die Bezugszeile linksbündig aus und stell sicher, dass sie nicht mehr als 1 Zeile hat.
    • Verwende eine Bezugszeile, wenn du auf einen anderen Brief oder auf ein Stelleninserat antwortest oder wenn du Informationen anforderst.
    • Füge eine Leerzeile nach der Bezugszeile ein, um sie vom nächsten Teil des Briefes zu trennen.
  4. 4
    Schreibe den Namen des Empfängers. Inkludiere den Namen und den Titel, den Namen des Unternehmens, Straße, Postleitzahl und Stadt.
    • Alle diese Informationen sollten linksbündig und einzeilig formatiert sein. Der Name des Empfängers sollte in einer eigenen Zeile stehen, ebenso der Titel des Empfängers, der Name der Firma und die Straßenadresse. Postleitzahl und Ort stehen gemeinsam in einer Zeile.
    • Wenn du den Brief in ein anderes Land sendest dann gib den Namen des Ziellandes in Großbuchstaben in einer eigenen Zeile unter der Adresse an.
    • Gib nach der Adresse eine Leerzeile ein.
    • Richte den Brief wenn möglich an eine spezifische Person und verwende die richtige Ansprache wie „Herr“ oder „Frau“. Wenn du dir bezüglich des Geschlechtes der Person nicht sicher bist dann lass die Anrede weg.
  5. 5
    Verwende eine höfliche Begrüßung. Eine typische Begrüßung beginnt mit „Sehr geehrte/r“ gefolgt von der Anrede der Person und dem Nachnamen. Mach nach dem Namen einen Beistrich.
    • Die Begrüßung sollte links ausgerichtet sein.
    • Wenn du das Geschlecht des Empfängers nicht kennst dann kannst du diese Person mit ihrem vollen Namen ansprechen oder den Job-Titel nach dem Nachnamen angeben.
    • Lass eine Leerzeile nach der Begrüßung.
  6. 6
    Schreibe einen prägnanten Hauptteil. Verwende einen einzeiligen Zeilenabstand und mach nach jedem Absatz und nach dem letzten Absatz eine Leerzeile.
    • Richte die Absätze linksbündig aus und mach keine Einrückungen.
    • Der Hauptteil deines Briefes sollte eine kurze Erklärung mit dem Zweck des Briefes beinhalten, einen längeren Teil, der den Zweck näher beschreibt und eine Schlussfolgerung mit einer kurzen Zusammenfassung.
  7. 7
    Beende den Brief mit einem freundlichen Abschluss. Schreibe einen freundlichen Abschluss wie „Hochachtungsvoll“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit bestem Dank“.
    • Richte den Abschluss links aus.
    • Mach kein Satzzeichen nach dem Abschluss.
    • Mach vier Leerzeilen nach dem Abschluss und schreibe dann deinen vollen Namen darunter.
  8. 8
    Unterschreibe deinen Namen. Signier deinen Namen handschriftlich zwischen dem Abschluss und deinem getippten Namen.
  9. 9
    Erwähne jegliche Beilagen. Wenn du den Brief mit Beilagen verschickst, dann schreibe „Beilagen:“ eine Zeile unter deinen Namen und zähl die Beilagen auf, die mitgeschickt werden.
    • Das ist natürlich nicht notwendig, wenn du keine Beilagen hast.
    • Verwende einen einzeiligen Abstand und richte diesen Bereich links aus.
  10. 10
    Füge die Initialen des Schreibers ein. Wenn eine andere Person den Brief geschrieben hat und du den Brief diktiert hast, führe die Initialen der schreibenden Person ganz unten an bzw. eine Zeile unter den Beilagen.
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Methode 2
Methode 2 von 3:

Freundlicher Brief [3]

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  1. 1
    Füge eine Kopfzeile ein. Die Kopfzeile sollte die Straße, die Postleitzahl und die Stadt des Absenders enthalten.
    • Verwende einzeiligen Abstand und platziere die Kopfzeile in der rechten oberen Ecke des Briefes.
    • Schreib die Straßenadresse in einer eigenen Zeile. Führ eine Zeile darunter die Postleitzahl und den Ort an.
    • Beachte, dass die Empfängeradresse in einem freundlichen Brief nicht benötigt wird.
  2. 2
    Führ das Datum an in einer eigenen Zeile direkt unter der Kopfzeile an. Inkludiere das Datum, an dem der Brief geschrieben oder fertiggestellt wurde.
    • Schreibe das Datum im Format „Tag – Monat – Jahr“. Standardmäßig wird der Monat ausgeschrieben, du kannst aber das Datum auch komplett in numerischer Form angeben.
    • Das Datum sollte rechts ausgerichtet sein.
    • Schreibe das Datum direkt unter die Kopfzeile. Mach keine Leerzeile.
  3. 3
    Schreib eine freundliche Anrede. Die am meisten verwendete Anrede ist „Liebe“ bzw. „Lieber“, abhängig von der Beziehung, die du zum Empfänger hast, kannst du aber auch nur den Namen des Empfängers ohne Formalitäten anführen.
    • Wenn du an einen Freund oder Kollegen schreibst kannst du normalerweise nur den Vornamen verwenden. Beispiel: „Liebe Jane“
    • Wenn du an eine ältere Person oder an jemanden schreibst, den du respektvoller anreden willst, verwende die persönliche Anrede und den Nachnamen. Beispiel: „Liebe Frau Roberts“
    • Füge nach der Begrüßung einen Beistrich ein.
    • Lass eine Leerzeile zwischen der Begrüßung und dem Datum und eine Leerzeile zwischen der Begrüßung und dem Haupttext.
    • Für einen noch lockereren freundlichen Brief kannst du „Liebe/r“ auch ersetzen mit „Hallo“ oder „Hi“ oder „Hey“.
    • Richte die Begrüßung links aus.
  4. 4
    Inkludiere eine Einführung, einen Hauptteil und einen Schluss in deinem Brief. Die Einführung und der Schluss sollten nur aus einem kurzen Absatz bestehen, der Hauptteil ist normalerweise deutlich länger.
    • Richte den Haupttext linksbündig aus.
    • Der gesamte Haupttext sollte einzeilige Abstände haben. Normalerweise werden nach Absätzen in freundlichen Briefen keine Leerzeilen gemacht, du kannst das aber machen, um die Lesbarkeit deines Briefes zu erhöhen.
    • Lass eine Leerzeile nach deinem letzten Satz des Haupttextes, um ihn so vom Schluss zu trennen.
  5. 5
    Verwende einen passenden Schluss. Mach dann einen Beistrich, schreibe dann aber nicht deinen Namen darunter.
    • Der Schluss sollte sich mit der Kopfzeile decken.
    • "Mit freundlichen Grüßen" wird auch in freundlichen Briefen immer noch häufig verwendet. Wenn der Brief persönlich genug ist, kannst du einen weniger konventionellen Schluss nehmen. Versuch etwas wie „Bis zum nächsten Mal!“ oder „Wir hören uns!“
  6. 6
    Unterschreibe. Unterschreibe handschriftlich direkt unter dem Schluss, das ist persönlicher, als deinen Namen hinzutippen.
    • Wenn du mit dem Empfänger per du bist reicht es, nur deinen Vornamen anzuführen. Wenn der Empfänger dich anhand deines Vornamens nicht erkennt dann macht es Sinn, auch deinen Nachnamen hinzuschreiben.
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Methode 3
Methode 3 von 3:

Formaler E-Mail Brief [4]

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  1. 1
    Trenne die Betreffzeile vom Brief selber. Gib den Betreff in das Betrefffeld der E-Mail. Schreibe den Betreff nicht in den Hauptteil des Mails.
    • Stell sicher, dass du einen kurzen jedoch klaren Betreff wählst, der es dem Empfänger unmittelbar erlaubt, zu erkennen was ihn erwartet.
  2. 2
    Lass die Kopfzeile aus. Normalerweise wird es nicht erwartet, dass die Absenderadresse und die Empfängeradresse in einem E-Mail angeführt werden, auch wenn es sich um einen formalen Brief handelt.
    • Der Grund ist relativ praktisch. Da der Letter digital verschickt wird, hat die physische Adresse keine Relevanz. Darüber hinaus enthalten viele E-Mail-Services „Umschlaginformationen“ wie die E-Mail-Adresse des Absenders, die Adresse des Empfängers, den Betreff und das Datum.
  3. 3
    Verwende eine höfliche Begrüßung. Auch wenn das Format ein etwas anderes ist, solltest du eine freundliche Begrüßung wie „Sehr geehrte/r“ oder „Liebe/r“ gefolgt von der Anrede und dem Namen des Empfängers verwenden.
    • Richte die Begrüßung links aus.
    • Genau genommen wäre das richtige Satzzeichen nach der Begrüßung ein Doppelpunkt. Heutzutage verwenden jedoch die meisten Leute ein Komma nach der Begrüßung. Ein Doppelpunkt ist etwas konventioneller, ein Komma wird jedoch als akzeptabel angesehen.
    • Adressier den Brief wenn immer möglich an einen spezifischen Empfänger. Vermeide es, Briefe an unbekannte Empfänger zu senden.
    • Wenn du dir nicht sicher bist, ob du den Empfänger als „Frau“ oder „Herr“ ansprechen sollst, verwende den vollen Namen des Empfängers.
    • Lass nach der Begrüßung eine Leerzeile.
  4. 4
    Halte den Text des Briefes kurz und trotzdem informativ. Wie bei jedem Brief sollte der Hauptteil eine Einführung, einen Hauptteil und einen Schluss enthalten. Halte das gesamte Ding inklusive des Hauptteils jedoch so kurz und bündig wie möglich.
    • Richte den Haupttext linkbündig aus.
    • Verwende keine Einrückungen.
    • Verwende einen einzeiligen Abstand für den Haupttext, lass aber eine Leerzeile nach jedem Absatz und nach dem letzten Absatz.
  5. 5
    Verwende einen höflichen Schluss. Schreibe „Mit freundlichen Grüßen“ oder einen ähnlichen Schluss nach dem Haupttext deines Briefes.
    • Richte den Schluss linksbündig aus.
    • Mach nach dem Schluss einen Beistrich.
    • Andere potenzielle Schlüsse können „Hochachtungsvoll“, „Mit besten Wünschen“ oder „Danke“ sein.
  6. 6
    Tippe deinen Namen. Tippe deinen Namen auf der Zeile direkt unter dem Schluss.
    • Richte deinen Namen linksbündig aus.
    • Lass keinen Leeraum für eine Unterschrift, da der Brief ja digital verschickt wird.
  7. 7
    Führe deine Kontaktinformationen unten an. Lass eine Zeile aus und schreib dann deine physische Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Homepage oder Blog (wenn vorhanden) hin.
    • Richte alle diese Informationen linksbündig aus und halte sie einzeilig. Verwende eine eigene Zeile für jede Information.
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Tipps

  • Beachte, dass es einige Unterschiede zwischen formalen Briefen in den USA und in DE gibt. In Deutschland werden die Absenderadresse und das Datum rechtsbündig geschrieben und der Betreff wird mittig ausgerichtet. Darüber hinaus wird das Datum in einem anderen Format geschrieben und zwar im Format „Tag – Monat – Jahr“ (US: „Monat – Tag – Jahr“).

[5]

  • Die oben angeführten Instruktionen erklären, wie man einen formalen Brief im Block-Format schreibt. Du solltest dich noch erkundigen, wie man das modifizierte Blockformat und das Semi-Block-Format verwendet. [6]
    • Beim modifizierten Blockformat wird die Absenderadresse und das Datum rechts ausgerichtet und der Schluss sollte übereinstimmen mit dem Beginn der Absenderadresszeile.
    • Beim Semi-Block-Text werden die Absenderadresse, das Datum und der Schluss auf der Seite zentriert. Zusätzlich wird jeder Textabsatz eingerückt mit einzeiligem Abstand.
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Referenzen

  1. ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
  2. ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
  3. ↑ http://www.chebeague.org/powellmcgillicuddy/socialstudieslinks/penpal/letterformat.html
  4. ↑ http://blog.nathanbransford.com/2010/03/how-to-format-query-letter.html
  5. ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-uk-business-letter/
  6. ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/

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