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Wenn dich jemand enttäuscht oder dir etwas Enttäuschendes passiert, dann ist es ganz normal, dass du dich sauer, frustriert oder sogar wütend fühlst. Oft ist die beste Reaktion, dass du ruhig und gesammelt bleibst, sodass du deine Sorgen und deine Enttäuschung professionell ausdrücken kannst. Das fällt dir leicht, wenn du einen kühlen Kopf bewahrst und dich unter Kontrolle hältst. Egal, ob du deinen Frust per Mail, Brief oder persönlich ausdrücken willst, musst du auf die richtige Wahl deiner Worte und auf deine Ausdrucksweise achten.
Vorgehensweise
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Drücke auf der Arbeit deine Enttäuschung mit einer Mail aus. Wenn du über einen Kollegen oder Manager enttäuscht bist, dann ist eine Mail eine passende Option, um das auszudrücken, aber auch um einen digitalen Nachweis zu haben, wenn später Probleme auftreten. Du kannst eine Mail schicken, wenn dir eine berufliche Möglichkeit versagt wurde. [1] X Forschungsquelle
- Eine Mail ist auch geeignet, um deine Enttäuschung über deinen Chef auszudrücken, wenn dein Urlaubsantrag oder dein Vorschlag abgelehnt wurden.
- Auch wenn deine Gefühle verletzt wurden, ist es immer eine gute Idee, eine Folgemail zu verfassen, wenn du einen Job nicht bekommen hast.
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Schreibe eine kurze und direkte Betreffzeile, wenn du eine Mail entwirfst. Sei präzise und klar über den Inhalt der Mail. Schreibe keine langen Sätze und nicht in unhöflicher Sprache, damit deine Mail professioneller wirkt, sodass der Empfänger sie ernster nimmt. Wähle einen Betreff, der nicht mehr als fünf Wörter fasst und tippe ihn in die Betreffzeile. [2] X Forschungsquelle
- Wenn du beispielsweise einem Kollegen schreiben willst, der eine Deadline nicht eingehalten hat, dann schreibe: "Verpasste Versand-Deadline".
Achtung: Wenn du auf eine Mail antwortest, z. B. eine Mail, in der dir ein Job abgesagt wurde, dann antworte auf die Original-Mail, statt eine neue zu erstellen, damit die Korrespondenz vollständig dokumentiert ist.
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Beginne die Mail mit einer professionellen Begrüßung. Eröffne die Mail mit einer förmlichen Anrede, damit von Anfang an klar ist, dass die Mail professionell ist. Wähle eine Anrede, die zu deiner Beziehung zu demjenigen passt. Wenn ihr euch beim Vornamen nennt und dein Manager Matthew Smith heißt, dann schreibe: "Hallo Matt." [3] X Forschungsquelle
- Wenn ihr eine sehr offene und lockere Beziehung habt, dann schreibe: "Hey Matt."
- Wenn du jemandem schreibst, den du nie gesehen hast, dann schreibe: "Sehr geehrte Damen und Herren."
- In Gruppenmails an viele Empfänger kannst du die Empfänger einfach mit "alle" ansprechen.
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Schreibe eine kurze Eingangsfloskel, damit die Mail freundlich bleibt. Wenn du den Empfänger begrüßt hast, ist die erste Zeile der Mail ein kurzer oder angenehmer Austausch, der zeigt, dass du freundlich, aber professionell bist. Halte diesen Small Talk kurz und nicht länger als zwei oder drei Zeilen, bevor du zum Herzstück der Mail gelangst. [4] X Forschungsquelle
- Schreibe: "Ich hoffe, es geht Ihnen gut." oder etwas Ähnliches.
- Wenn ihr eine eher lockere Beziehung habt, dann kannst du schreiben: "Ich hoffe du hattest am Wochenende viel Spaß auf dem Konzert."
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Drücke deine Enttäuschung im Korpus der Mail deutlich aus. Wenn du dir den Weg mit einer Anrede und einer kurzen Begrüßungsfloskel geebnet hast, dann komme zum Thema und drücke deine Enttäuschung aus. Sage deutlich, wie du dich fühlst, aber halte deine Sprache förmlich und verwende keinen Sarkasmus, Drohungen oder Obszönitäten, damit du so professionell wie möglich wirkst. Liste all deine Beschwerden auf und belasse den Hauptteil der Mail nach Möglichkeit bei einem Absatz, sodass die Mail sich auf das Thema konzentriert. [5] X Forschungsquelle
- Wenn du einen Job nicht bekommen hast, dann schreibe: "Es tut mir leid, dass Sie sich anders entschieden haben. Ich hatte mich sehr auf die Möglichkeit gefreut und bin wirklich enttäuscht, dass sie sich gegen mich entschieden haben."
- Schreibe einem Kollegen oder Mitarbeiter: "Ich habe bemerkt, dass bestimmte Abläufe nicht eingehalten wurden. Diese Abläufe gibt es aus einem Grund und es ist sehr enttäuschend, dass Sie sie nicht eingehalten haben."
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Drücke dich respektvoll aus. Achte auf förmliche und respektvolle Sprache, um deine Enttäuschung deutlich zu machen, ohne dass der Empfänger sich persönlich angegriffen fühlt. Stelle dir vor, eine andere Person liest deine Mail oder sie würde veröffentlicht. Passe dich an diese Vorstellung an. [6] X Forschungsquelle
- Wenn du einem Mitarbeiter oder Manager schreibst, dann könnte deine Mail auch an andere gehen. Es ist daher wichtig, dass du dich respektvoll und professionell ausdrückst.
- Schreibe nicht: "Ich verstehe das Problem nicht und wieso Sie sich nicht an die Abläufe halten." Schreibe: "Wie kürzlich besprochen sollen durch die Abläufe alle auf derselben Seite sein, daher sollte sie jeder befolgen."
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Schließe deine Mail positiv ab und bitte um Tätigwerden. Schließe deine Mail mit Handlungsempfehlungen, wie dass du um ein Meeting bittest oder den Empfänger einlädst, sich mit Fragen an dich zu wenden. Schreibe etwas Positives. Schreibe, was dir gut gefällt und lobe denjenigen für etwas, das er gut gemacht hat, damit er sich nicht einfach nur klein gemacht fühlt, sondern merkt, dass du in seinem besten Interesse handelst. [7] X Forschungsquelle
- Schreibe beispielsweise deinem Interviewer: "Ich bin dennoch dankbar, dass ich zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurde. Sagen Sie mir gerne, wenn sich in Zukunft Möglichkeiten ergeben."
- Wenn du einem Mitarbeiter oder Kollegen schreibst, dann schreibe: "Ich weiß, dass Sie hart daran gearbeitet haben. Ich wollte nur auf Probleme aufmerksam machen, damit Sie in Zukunft darauf achten können."
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Lies die Mail laut, bevor du sie abschickst, damit du hörst, wie sie klingt. Nimm dir einen Moment, um die ganze Mail laut zu lesen, damit du den Tonfall deines Schreibens hörst und Rechtschreib- oder Grammatikfehler erkennst. Korrigiere Tippfehler, Rechtschreibfehler oder unbeholfene Sprache. Wenn dein Tonfall zu weich oder scharf ist, dann passe deine Sprache an, sodass sie professionell, aber bestimmt klingt. Schicke die Mail ab, wenn du zufrieden bist. [8] X Forschungsquelle
- Du kannst auch einen Freund oder Kollegen deine Mail lesen lassen, bevor du sie abschickst, um sicherzugehen, dass sie okay ist.
- Rechtschreibfehler oder fehlende Wörter können deine Mail untergraben, also lies sie unbedingt Korrektur.
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Schicke einen Brief an ein Unternehmen oder in Situationen, in denen dir anderweitig nicht geantwortet wurde. Wenn du mit einem Produkt oder dem Verhalten des Unternehmens unzufrieden bist, dann schicke einen Brief, um deine Beschwerde professionell vorzubringen. Wenn du anderweitig keinen Kontakt herstellen konntest, dann schreibe als letzten Ausweg einen Brief, um deine Enttäuschung auszudrücken und auf deine Probleme hinzuweisen. [9] X Forschungsquelle
- Du kannst einen Brief als letzten Versuch schreiben, wenn du sonst mit niemandem über dein Problem sprechen konntest.
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Drücke dein Problem im ersten Satz deutlich aus. Mache zu Beginn deutlich, warum du enttäuscht bist. Sei direkt und präzise und zeige dein Problem oder deine Beschwerde deutlich und professionell auf, um den Ton für den ganzen Brief gleich zu Beginn zu setzen. [10] X Vertrauenswürdige Quelle Consumer Reports Weiter zur Quelle
- Wenn du dich über eine Vorgehensweise eines Unternehmens beschweren willst, dann schreibe: "Ich schreibe, um einen Frust und meine Enttäuschung über ihre Rückgabemodalitäten auszudrücken."
- Wenn du jemandem einen Brief schreibst, den du nicht erreichen konntest, dann beginne mit: "Ich schreibe diesen Brief, weil sie mir auf meine Fragen über meine Kaution nicht telefonisch oder per Mail geantwortet haben."
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Nutze den Hauptteil des Briefs, um Details und Informationen über dein Problem anzufügen. Wenn du deine Enttäuschung und dein Problem beschrieben hast, dann gib den übrigen Brief spezifische Details und Informationen wieder, um den Brief auszuarbeiten und deinen Frust zu erklären. Erwähne alle Schritte, die du unternommen hast, um das Problem zu lösen, aber auch deine Kontaktversuche. [11] X Forschungsquelle
Tipp: Wenn du versucht hast, jemanden zu erreichen oder dir versprochen wurde, dass man sich um dein Anliegen kümmert, dann schreibe auch die Daten, zu denen du den Kontakt gesucht hast oder zu denen man dir versprochen hat, das Problem zu beheben.
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Schreibe nicht wütend, sarkastisch oder bedrohlich. Halte deine Sprache und deinen Tonfall während des gesamten Briefs förmlich und professionell. Werde nie obszön oder bedrohlich und auch nicht sarkastisch, damit dein Brief so professionell wie möglich bleibt. [12] X Vertrauenswürdige Quelle Federal Trade Commission Weiter zur Quelle
- Wenn du deinen Brief bei Gericht vorlegen musst, dann willst du so professionell wie möglich wirken.
- Unhöfliche oder gewaltbereite Sprache lässt dich aggressiv und unprofessionell wirken.
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Hänge Kopien jener Dokumente an, die für deine Beschwerde relevant sind. Wenn du Bilder, Verträge oder andere Dokumente hast, die deine Beschwerde bekräftigen, dann kopiere sie und hänge sie dem Brief an. Erwähne sie in deinem Brief, damit deine Beschwerde ein Fundament bekommt. [13] X Vertrauenswürdige Quelle Federal Trade Commission Weiter zur Quelle
- Schreibe beispielsweise: "Anbei finden Sie Bilder des fertigen Produkts, das, wie Sie sehen können, nicht zufriedenstellend ist."
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Hinterlasse deine Kontaktinformationen nach deinem Schlusssatz. Beende deinen Brief mit einem Absatz, der deine Hauptpunkte und die gewünschten Vorgänge zur Behebung kurz zusammenfasst. Wenn du willst, dass die Person oder das Unternehmen sich mit dir in Verbinndung setzt, um das Problem zu beheben oder darüber zu sprechen, dann schreibe unten deine Kontaktdetails. [14] X Vertrauenswürdige Quelle Federal Trade Commission Weiter zur Quelle
- Schreibe am Ende eine förmliche Schlussformel, wie: "Mit freundlichen Grüßen", "Freundliche Grüße" oder "Mit besten Grüßen".
- Gib eine Telefonnummer oder Mailadresse an, unter der du erreichbar bist.
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Schicke den Brief mit Einschreiben, damit du einen Nachweis hast. Verwende ein Einschreiben Einwurf oder mit Rückschein, bei dem der Empfänger unterschreiben muss. So hast du einen Beweis, dass dein Brief angekommen ist. Behalte den Rückschein, damit du ggf. bei Gericht nachweisen kannst, dass du den Brief verschickt hast. [15] X ForschungsquelleWerbeanzeige
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Sprich direkt mit jemandem, wenn du keine Beweise hinterlassen willst. Wenn du deine Enttäuschung ohne Papier und ohne Nachweise anbringen willst, dann sprich persönlich mit demjenigen. Ein direktes Gespräch eröffnet die Möglichkeit, die Reaktionen deines Gegenübers zu sehen. Es wird auch persönlicher. [16] X Forschungsquelle
- Ein weiterer Vorteil ist, dass es oft schneller geht.
- Wenn du mit jemandem sprichst, kannst du deine Körpersprache und deinen Tonfall nutzen, um deinen Frust und deine Enttäuschung direkt anzubringen.
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Frage, ob derjenige sich unter vier Augen mit dir treffen kann. Sprecht unter euch, damit du dich frei ausdrücken kannst, ohne ihn bloßzustellen. Vereinbart ein Meeting oder frage, ob ihr euch in den Konferenzraum, ins Büro oder sogar in ein Café setzen könnt, damit es professioneller ist. [17] X Vertrauenswürdige Quelle Harvard Business Review Weiter zur Quelle
- Rufe denjenigen an oder schicke ihm eine Mail und frage, wann es ihm am besten passt.
- Wenn du dich in einer Situation befindest, in der du deine Enttäuschung nicht unter vier Augen ausdrücken kannst, dann bleibe so professionell wie möglich und halte dich zurück.
Tipp: Wenn du sofort mit demjenigen sprechen musst, dann sage: "Hast du gerade einen Moment? Ich muss mit dir sprechen."
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Beginne das Gespräch, indem du ihm dankst und fragst, wie es ihm geht. Nimm dir einen Moment, um deinem Gegenüber für seine Zeit zu danken und um seine Stimmung einzuschätzen, bevor du deine Enttäuschung ausdrückst. Frage, wie es ihm geht und ob er bereit ist, um über ein Problem zu sprechen. Wenn er wütend oder gereizt wirkt, dann beruhige ihn oder sprich später darüber. Wenn er ruhig wirkt, dann besprich dein Problem. [18] X Vertrauenswürdige Quelle Harvard Business Review Weiter zur Quelle
- Ein guter Start hilft, das Gespräch professionell und ruhig zu halten.
- Sage beispielsweise: "Danke für deine Zeit. Es wird nicht allzu lange dauern, aber ich muss mit dir über etwas sprechen."
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Drücke deine Beschwerde klar und direkt aus. Sage, warum du enttäuscht bist. Drücke dich spezifisch und nicht emotional aus. Sei direkt und objektiv. Liste all die Gründe auf, aus denen du unzufrieden bist, aber mache denjenigen nicht mit einer Liste seiner Fehler klein. Achte auf eine ruhige, professionelle Sprache, um deine Gefühle auszudrücken. Werde nicht laut oder obszön. [19] X Forschungsquelle
- Wenn du schreist und beleidigst, wirkst du nur aggressiv und unprofessionell.
- Drücke aus, wie du dich fühlst, ohne zu emotional zu werden. Sage beispielsweise: "Wenn du das machst, dann gibst du mir das Gefühl, dir wäre egal, wie es sich auf mich auswirkt und um ehrlich zu sein ist das verletzend und enttäuschend."
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5Frage, ob derjenige Fragen hat, bevor du das Meeting beendest. Wenn du deine Enttäuschung ausgedrückt und deine Gründe erklärt hast, solltest du deinem Gegenüber das Wort geben. Frage, ob er Fragen hat oder ob es Unklarheiten gibt, um Verwirrung zu vermeiden. Danke dann für das Meeting, bevor du das Gespräch beendest. [20] X Vertrauenswürdige Quelle Harvard Business Review Weiter zur Quelle
- Biete nach Möglichkeit Lösungen oder Verbesserungsvorschläge für die Zukunft an.
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Tipps
- Tippe nie eine Mail, schreibe nie einen Brief und führe nie ein Gespräch, wenn du wütend bist. Atme ein paar Mal durch, um dich zu beruhigen, bevor du anfängst, damit du einen kühlen Kopf hast.
- Führe kein Gespräch mit jemandem vor anderen Leuten. Warte, bis ihr zu zweit sprechen könnt.
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Warnungen
- Erhebe nicht die Stimme und werde nicht obszön, wenn du mit einem Kollegen oder Manager sprichst, denn sonst könntest du bedrohlich und aggressiv wirken.
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Referenzen
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