Excel in Access importieren

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Access ist ein relationaler Datenbank Manager, mit dem du eine oder mehrere Excel-Datenbanken importieren kannst, so dass du häufige Felder zwischen den Dokumenten oder innerhalb der Dokumente auf Übereinstimmungen prüfen kannst. Da eine einzelne Access-Datei mehrere Excel-Tabellen enthalten kann, ist das Programm außerdem eine tolle Möglichkeit, um große Datenmengen zusammenzufassen oder zu analysieren. Als Erstes musst du allerdings die Excel-Tabelle in Access importieren. Dafür sind nur ein paar Schritte nötig.

Teil 1
Teil 1 von 3:

Vorbereitungen für den Import

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/30\/Import-Excel-Into-Access-Step-1-Version-3.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-1-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/30\/Import-Excel-Into-Access-Step-1-Version-3.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-1-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Du musst ein Microsoft Office-Paket kaufen und herunterladen, das sowohl Excel [1] als auch Access enthält. Du bekommst dies von der Microsoft-Webseite.
    • Wenn du die Programme heruntergeladen hast, klicke unter Windows auf "Start" und gehe auf "Alle Programme". [2]
    • Klicke auf "Microsoft Office" und wähle dann aus dem Dropdown-Menü "Access" (oder "Excel") aus. Es kann sein, dass du bereits eine Excel-Tabelle hast, die du selbst erstellt oder aus dem Internet heruntergeladen hast oder die dir jemand geschickt hat. Wenn du Office auf dem Computer hast, kannst du es öffnen.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e4\/Import-Excel-Into-Access-Step-2-Version-3.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-2-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e4\/Import-Excel-Into-Access-Step-2-Version-3.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-2-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Wenn du vor dem Import einige einfache Schritte durchführst, wird es einfacher. Der Schlüssel ist, dass deine Daten zwischen den importierten Tabellen konsistent sein müssen. [3]
    • Achte möglichst darauf, dass die erste Zeile in der Excel-Tabelle die Spaltenüberschriften (oder Feldnamen) enthält und dass diese deutlich und einfach zu verstehen sind. [4] Bei einer Spalte mit den Nachnamen von Menschen möchtest du die Spaltenüberschrift vielleicht "Nachnamen" nennen. Sei klar und deutlich, weil du es dann einfacher hast, wenn du versuchst, die Spaltenüberschriften einer Tabelle auf die einer anderen Tabelle abzustimmen.
    • Mit Access kannst du Felder zwischen zwei oder vielen Tabellen verknüpfen. Nehmen wir an, du hast ein Excel-Arbeitsblatt, das Informationen über Gehälter enthält. Es enthält die Vor- und Nachnamen von Menschen, ihre Adressen und ihre Gehälter. Nehmen wir weiter an, dass du dieses Arbeitsblatt in Access auf ein zweites Excel-Arbeitsblatt abstimmen möchtest, das Informationen über die finanziellen Beiträge einer Kampagne enthält. Dieses zweite Arbeitsblatt enthält die Namen von Menschen, ihre Adressen und ihre Spenden. Mit Access kannst du verschiedene Spaltenüberschriften aufeinander abstimmen. Du könntest die Namen-Überschriften verknüpfen, um bspw. zu sehen, welche Leute mit dem gleichen Namen in beiden Datenbanken auftreten.
    • Gehe die Excel-Arbeitsblätter kurz durch, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Datentypen gleich behandelt werden, und bereinige die Tabelle vor dem Importieren in Access. [5] Die Tabellen müssen sein, was Access "relational" nennt. Wenn die hypothetische Tabelle für Gehälter bspw. den Vornamen, den Nachnamen und die Initiale des mittleren Namens in einer Spalte enthält, die zweite Tabelle aber nur den Vornamen und den Nachnamen in getrennten Spalten, erkennt Access hier keine Übereinstimmungen. Die Spaltenüberschriften/Felder müssen übereinstimmend sein.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/87\/Import-Excel-Into-Access-Step-3-Version-3.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-3-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/87\/Import-Excel-Into-Access-Step-3-Version-3.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-3-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Um dieses Problem anzugehen, möchtest du Daten in einer Spalte in Excel vielleicht splitten, so dass in Access nicht fehlerhaft "keine Übereinstimmung" angezeigt wird.
    • In diesem Fall solltest du vielleicht den Vornamen in eine eigene Spalte setzen, die mittlere Initiale in eine weitere und den Nachnamen ebenfalls in eine eigene Spalte. Wenn es in der zweiten Tabelle bereits auf diese Weise gemacht wurde, dann sollte es in Access Übereinstimmungen erzeugen, wenn du bspw. den Nachnamen mit dem Nachnamen verknüpfst und die Nachnamen auch wirklich die gleichen sind.
    • Um in Excel eine Spalte zu unterteilen, markiere die gewünschte Spalte. Klicke in der Toolbar in Excel auf "Daten". Klicke auf "Text zu Spalten". Im Allgemeinen wirst du hier die Option "Getrennt" auswählen. Klicke auf "Weiter".
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a2\/Import-Excel-Into-Access-Step-4-Version-3.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-4-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a2\/Import-Excel-Into-Access-Step-4-Version-3.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-4-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Jetzt bist du bereit, um das Splitten von in einer Spalte zusammengeführten Daten auf mehrere Spalten abzuschließen.
    • Wähle, wie die Daten in der Spalte "getrennt" werden. Dies bedeutet, dass die einzelnen Informationsbausteine in der Spalte durch etwas getrennt werden. Meistens wird hierfür ein Leerzeichen, ein Komma oder ein Strichpunkt verwendet. Oftmals werden sie einfach durch ein Leerzeichen getrennt. Nehmen wir als Beispiel an, dass der Name "Tanja I. Bach" in einer Spalte steht. Der Vorname "Tanja" wird durch ein Leerzeichen von der mittleren Initiale "I" getrennt. Der Nachname "Bach" wird mit einem Leerzeichen von der Initiale getrennt. Wähle also im Assistenten ein Leerzeichen als Trennzeichen.
    • Klicke auf "Weiter". Klicke auf "Fertigstellen". Das Programm sollte Tanja, I und Bach jetzt auf drei Spalten verteilen. Du kannst den neuen Spalten dann neue Spaltenüberschriften geben, um anzuzeigen, welche Informationen sich darin befinden (Vorname, Nachname etc.). Es ist eine gute Idee, zuerst mehrere leere Spalten rechts von den zu trennenden Daten einzufügen, da die Daten dann in die neuen leeren Spalten geschrieben werden und nicht in Spalten, die bereits Daten enthalten.
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Teil 2
Teil 2 von 3:

Excel in Access importieren

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/0d\/Import-Excel-Into-Access-Step-5-Version-3.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-5-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0d\/Import-Excel-Into-Access-Step-5-Version-3.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-5-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Gehe auf das Startmenü, wähle Microsoft Office und klicke auf Microsoft Access. Du musst eine neue, leere Access-Datenbank öffnen, um die Excel-Tabelle zu importieren.
    • Wähle "leere Computer-Datenbank", um eine neue Datenbank in Access zu erzeugen.
    • Gib ihr einen beliebigen Namen. Klicke auf "Erstellen".
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/cf\/Import-Excel-Into-Access-Step-6.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/cf\/Import-Excel-Into-Access-Step-6.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Hole dir als Nächstes die Excel-Tabelle (oder mehrere) in die Access-Datenbank.
    • Klicke in Access in der Toolbar auf "Externe Daten". Wähle "Excel". [6] In einigen Versionen von Access findest du diese Funktion, indem du in der Toolbar auf "Datei" klickst und dann auf "Externe Daten laden". [7]
    • Klicke bei "Dateiname" auf "Durchsuchen". Jetzt kannst du deine Excel-Tabelle auf deinem Computer suchen.
    • Lasse das Häkchen bei "Datenquelle in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren" stehen. Es ist automatisch markiert.
    • Wenn du die gewünschte Excel-Tabelle gefunden hast, dann klicke sie an. Klicke auf "OK". Dies bringt dich auf den Assistenten zum Importieren von Excel in Access.
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Teil 3
Teil 3 von 3:

Mit dem Assistenten den Import abschließen

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d6\/Import-Excel-Into-Access-Step-7.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d6\/Import-Excel-Into-Access-Step-7.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Um den Import deiner Tabelle abzuschließen, musst du die Schritte im Assistenten abschließen.
    • Wähle das Arbeitsblatt aus der Excel-Arbeitsmappe, das du importieren möchtest. Manchmal ist dies einfach, weil die Arbeitsmappe nur aus einem Arbeitsblatt besteht. Manchmal erstellen Leute allerdings mehrere Arbeitsblätter innerhalb von einer Arbeitsmappe, die du sehen kannst, indem du unten in der Arbeitsmappe auf die Reiter klickst. In diesem Fall musst du dem Assistenten sagen, welches Arbeitsblatt importiert werden soll. Klicke auf "Weiter".
    • Auf der nächsten Seite wirst du gefragt, ob die erste Zeile der Excel-Tabelle Spaltenüberschriften (wie Vorname, Nachname, Gehalt etc.) enthält. Wenn du deine Tabelle bereinigt hast, ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile klar definiert sind. Setze dann einfach ein Häkchen bei "Ja". Dies ist die einfachste Vorgehensweise. Klicke auf "Weiter".
    • Wenn deine erste Zeile keine Spaltenüberschriften enthält, wirst du auf der nächsten Seite gefragt, ob du umbenennen möchtest, was in Access "Felder" genannt wird (dies sind die Spaltenüberschriften). Wenn du die Felder vor dem Import noch nicht klar und leicht erkennbar benannt hast, dann kannst du dies hier nachholen.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/35\/Import-Excel-Into-Access-Step-8.jpg\/v4-460px-Import-Excel-Into-Access-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/35\/Import-Excel-Into-Access-Step-8.jpg\/v4-728px-Import-Excel-Into-Access-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":348,"bigWidth":728,"bigHeight":551,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Es sind nur noch wenige Schritte übrig. Auf der nächsten Seite des Assistenten wirst du gefragt, ob du einen Primärschlüssel angeben möchtest.
    • Du musst dies nicht machen, aber du kannst. Ein Primärschlüssel bedeutet, dass das Programm jeder Datenzeile eine eindeutige Nummer zuweisen wird. Dies kann später beim Sortieren der Daten nützlich sein. Klicke auf "Weiter".
    • Im letzten Schritt des Assistenten kannst du einen Standardnamen eingeben. Du kannst den Namen der zu importierenden Excel-Tabelle ändern. In Access wird sie eine "Tabelle", du siehst sie links auf der Seite, wenn du den Import abgeschlossen hast.
    • Klicke auf "Importieren". Klicke auf "Schließen". Du siehst deine Tabelle links auf dem Bildschirm. Sie ist jetzt in Access importiert.
    • Wenn du mehr als eine Tabelle verknüpfen möchtest, wiederhole dies mit weiteren Excel-Arbeitsblättern. Jetzt bist du bereit, um in Access Übereinstimmungen zu finden.
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Warnungen

  • Wenn die Excel-Datei aus einer anderen Office-Version stammt als Access, bekommst du vielleicht Schwierigkeiten mit einem flüssigen Import.
  • Dies kann nicht genug betont werden: Du musst deine Excel-Tabelle vor dem Import bereinigen. Dies bedeutet u.a., dass du die Daten auf mögliche Probleme beim Import überprüfen musst.
  • Behalte immer eine Kopie der originalen Tabellen, wenn etwas schiefgeht, dann kannst du das Ganze so wiederholen.
  • Du kannst nicht mehr als 255 Felder in Access importieren. [8]
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Referenzen

  1. ↑ https://products.office.com/en-us/excel
  2. ↑ https://products.office.com/en-us/access
  3. ↑ http://www.techrepublic.com/article/techniques-for-successfully-importing-excel-data-into-access/
  4. ↑ http://www.minnesotaithub.com/2014/03/import-excel-file-to-access-2010-2013-vba-file-dialog/
  5. ↑ https://support.office.com/en-au/article/Move-data-from-Excel-to-Access-90c35a40-bcc3-46d9-aa7f-4106f78850b4
  6. ↑ http://www.tomsguide.com/faq/id-1878413/import-excel-data-access-2013-database.html
  7. ↑ https://wagda.lib.washington.edu/gishelp/tutorial/AccessImport.pdf
  8. ↑ http://www.uis.edu/informationtechnologyservices/wp-content/uploads/sites/106/2013/04/MovingDataBetweenAccessandExcel2010.pdf

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