Excel in Access importieren

unter Mitarbeit von Luigi Oppido

Access ist ein relationaler Datenbank Manager, mit dem du eine oder mehrere Excel-Datenbanken importieren kannst, so dass du häufige Felder zwischen den Dokumenten oder innerhalb der Dokumente auf Übereinstimmungen prüfen kannst. Da eine einzelne Access-Datei mehrere Excel-Tabellen enthalten kann, ist das Programm außerdem eine tolle Möglichkeit, um große Datenmengen zusammenzufassen oder zu analysieren. Als Erstes musst du allerdings die Excel-Tabelle in Access importieren. Dafür sind nur ein paar Schritte nötig.

Teil 1

Teil 1 von 3:

Vorbereitungen für den Import

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Öffne auf deinem Computer beide Programme. Du musst ein Microsoft Office-Paket kaufen und herunterladen, das sowohl Excel ^{[1]
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Forschungsquelle} als auch Access enthält. Du bekommst dies von der Microsoft-Webseite.
- Wenn du die Programme heruntergeladen hast, klicke unter Windows auf "Start" und gehe auf "Alle Programme". ^{[2]
  X
  Forschungsquelle}
- Klicke auf "Microsoft Office" und wähle dann aus dem Dropdown-Menü "Access" (oder "Excel") aus. Es kann sein, dass du bereits eine Excel-Tabelle hast, die du selbst erstellt oder aus dem Internet heruntergeladen hast oder die dir jemand geschickt hat. Wenn du Office auf dem Computer hast, kannst du es öffnen.
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Bereinige deine Excel-Tabelle, bevor du sie in Access importierst. Wenn du vor dem Import einige einfache Schritte durchführst, wird es einfacher. Der Schlüssel ist, dass deine Daten zwischen den importierten Tabellen konsistent sein müssen. ^{[3]
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Forschungsquelle}
- Achte möglichst darauf, dass die erste Zeile in der Excel-Tabelle die Spaltenüberschriften (oder Feldnamen) enthält und dass diese deutlich und einfach zu verstehen sind. ^{[4]
  X
  Forschungsquelle} Bei einer Spalte mit den Nachnamen von Menschen möchtest du die Spaltenüberschrift vielleicht "Nachnamen" nennen. Sei klar und deutlich, weil du es dann einfacher hast, wenn du versuchst, die Spaltenüberschriften einer Tabelle auf die einer anderen Tabelle abzustimmen.
- Mit Access kannst du Felder zwischen zwei oder vielen Tabellen verknüpfen. Nehmen wir an, du hast ein Excel-Arbeitsblatt, das Informationen über Gehälter enthält. Es enthält die Vor- und Nachnamen von Menschen, ihre Adressen und ihre Gehälter. Nehmen wir weiter an, dass du dieses Arbeitsblatt in Access auf ein zweites Excel-Arbeitsblatt abstimmen möchtest, das Informationen über die finanziellen Beiträge einer Kampagne enthält. Dieses zweite Arbeitsblatt enthält die Namen von Menschen, ihre Adressen und ihre Spenden. Mit Access kannst du verschiedene Spaltenüberschriften aufeinander abstimmen. Du könntest die Namen-Überschriften verknüpfen, um bspw. zu sehen, welche Leute mit dem gleichen Namen in beiden Datenbanken auftreten.
- Gehe die Excel-Arbeitsblätter kurz durch, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Datentypen gleich behandelt werden, und bereinige die Tabelle vor dem Importieren in Access. ^{[5]
  X
  Forschungsquelle} Die Tabellen müssen sein, was Access "relational" nennt. Wenn die hypothetische Tabelle für Gehälter bspw. den Vornamen, den Nachnamen und die Initiale des mittleren Namens in einer Spalte enthält, die zweite Tabelle aber nur den Vornamen und den Nachnamen in getrennten Spalten, erkennt Access hier keine Übereinstimmungen. Die Spaltenüberschriften/Felder müssen übereinstimmend sein.
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Unterteile Informationen innerhalb einer Spalte in Excel. Um dieses Problem anzugehen, möchtest du Daten in einer Spalte in Excel vielleicht splitten, so dass in Access nicht fehlerhaft "keine Übereinstimmung" angezeigt wird.
- In diesem Fall solltest du vielleicht den Vornamen in eine eigene Spalte setzen, die mittlere Initiale in eine weitere und den Nachnamen ebenfalls in eine eigene Spalte. Wenn es in der zweiten Tabelle bereits auf diese Weise gemacht wurde, dann sollte es in Access Übereinstimmungen erzeugen, wenn du bspw. den Nachnamen mit dem Nachnamen verknüpfst und die Nachnamen auch wirklich die gleichen sind.
- Um in Excel eine Spalte zu unterteilen, markiere die gewünschte Spalte. Klicke in der Toolbar in Excel auf "Daten". Klicke auf "Text zu Spalten". Im Allgemeinen wirst du hier die Option "Getrennt" auswählen. Klicke auf "Weiter".
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Fahre mit der Nutzung des Assistenten fort, um zusammengeführte Spalten zu trennen. Jetzt bist du bereit, um das Splitten von in einer Spalte zusammengeführten Daten auf mehrere Spalten abzuschließen.
- Wähle, wie die Daten in der Spalte "getrennt" werden. Dies bedeutet, dass die einzelnen Informationsbausteine in der Spalte durch etwas getrennt werden. Meistens wird hierfür ein Leerzeichen, ein Komma oder ein Strichpunkt verwendet. Oftmals werden sie einfach durch ein Leerzeichen getrennt. Nehmen wir als Beispiel an, dass der Name "Tanja I. Bach" in einer Spalte steht. Der Vorname "Tanja" wird durch ein Leerzeichen von der mittleren Initiale "I" getrennt. Der Nachname "Bach" wird mit einem Leerzeichen von der Initiale getrennt. Wähle also im Assistenten ein Leerzeichen als Trennzeichen.
- Klicke auf "Weiter". Klicke auf "Fertigstellen". Das Programm sollte Tanja, I und Bach jetzt auf drei Spalten verteilen. Du kannst den neuen Spalten dann neue Spaltenüberschriften geben, um anzuzeigen, welche Informationen sich darin befinden (Vorname, Nachname etc.). Es ist eine gute Idee, zuerst mehrere leere Spalten rechts von den zu trennenden Daten einzufügen, da die Daten dann in die neuen leeren Spalten geschrieben werden und nicht in Spalten, die bereits Daten enthalten.
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Teil 2

Teil 2 von 3: