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In unserer geschäftigen Welt ist jede Stunde des Tages kostbar. Um unsere Zeit am effektivsten nutzen zu können, ist es wichtig, schneller und effizienter arbeiten zu können, ohne dabei an Genauigkeit zu verlieren. Ob es sich um Büroarbeiten, Schulaufgaben oder Haushaltsangelegenheiten handelt, mithilfe dieser Tipps wirst du schneller arbeiten und so im Handumdrehen die Ding von deiner To-Do-Liste streichen können.
Vorgehensweise
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Habe einen Plan für den Tag. Der wichtigste Schritt, den du unternehmen musst, um schneller und effizienter arbeiten zu können, ist es, einen Plan zu entwickeln, bevor du den Tag beginnst. [1] X Forschungsquelle
- Plane am Abend bereits den nächsten Tag und bereite deinen Schreibtisch vor, indem du alle Lern- oder Arbeitsmaterialien zurechtlegst. Du kannst auch eine Liste mit den Dingen erstellen, die du am nächsten Tag zu erledigen hast. Auf diese Weise kannst du am Morgen direkt damit beginnen.
- Verzeichne deinen Plan in einem Notizbuch, auf dem Handy oder im Kalender. Wenn du Dinge aufschreibst, wirst du dich eher an sie halten, als wenn du versuchst, dir all die Dinge bloß zu merken.
- Wenn du dir alles aufschreibst, vermeidest du damit auch, dass du dich mit Aufgaben überforderst, denn wir können schließlich nicht endlos viele Dinge tun. Es ist gut, ehrgeizig zu sein, aber es ist wichtig, für einen realistischen Tagesplan zu sorgen, den du auch einhalten kannst.
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Widme jeden Tag einem Thema. Wenn du bemerkst, dass du am Tag mehrere Arbeitsziele oder sogar mehrere Jobs verfolgst, dann ziehe es in Erwägung, dich jeden Tag nur auf eine Sache zu konzentrieren, um so effizienter sein zu können. [2] X Forschungsquelle
- Wenn du ein Schüler oder Student bist, könntest du die Wochentage bestimmten Fächern zuordnen: Am Montag lernst du für deine Physikprüfungen, während du die Dienstage der Mathematik widmest und so weiter.
- Im Büro kannst du die Wochentage bestimmten Aufgaben zuteilen: An Montagen erledigst du die administrativen Aufgaben, während du Dienstags zum Beispiel die kreativen Arbeiten übernimmst.
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Unterteile den Tag in Abschnitte. Bleibe organisiert, indem du den Arbeitstag in Stunden einteilst und dir vornimmst, gewisse Arbeiten nur während eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen. [3] X Forschungsquelle
- Ein Beispiel: Die erste Stunde des Tages kannst du damit verbringen, Emails und Telefonanrufe zu beantworten.
- Stelle dir Timer, um dich dazu zu bewegen, deine Aufmerksamkeit nun einer anderen Sache zu widmen.
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Lerne, wie Multitasking richtig funktioniert. Multitasking kann ein zweischneidiges Schwert sein: es kann hilfreich sein, um viele Dinge innerhalb einer kurzen Zeitspanne zu erledigen, aber es sorgt auch dafür, dass du dich nicht richtig auf die Sache konzentrierst, was wiederum zu qualitativ minderwertiger Arbeit führt. [4] X Forschungsquelle Um dir die Vorteile des Multitaskings zunutze zu machen, ohne dabei die Nachteile in Kauf nehmen zu müssen, solltest du den folgenden Strategien folgen:
- Konzentriere dich zur gleichen Zeit nur auf sehr ähnliche Aufgaben. Spare dir die geistigen Mühen, zwischen zwei Aufgaben hin- und herzuwechseln, indem du nur ähnliche Aufgaben zeitgleich erledigst. Du könntest zum Beispiel auf alle Nachrichten gleichzeitig antworten: Email, Voicemail und Briefpost. [5] X Forschungsquelle
- Schreibe dir die Dinge auf, die du gleichzeitig erledigen möchtest. Wenn du das tust, hilft es dir dabei, dich nicht von all den anderen Dingen, die noch erledigt werden müssen, abgelenkt zu werden, da du jetzt genau weißt, was du tun wirst. [6] X Forschungsquelle
- Nimm dir nach Beendigung der Arbeit an einer Sache die Zeit, das Ergebnis noch einmal genau zu überprüfen. Indem du dich nun kurz noch einmal explizit auf diese Sache konzentrierst, wirst du Flüchtigkeitsfehler ausbessern und die Qualität der Arbeit verbessern können.
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Setze dir kleine Ziele. Dir kleine Ziele für den Tag zu setzen hilft dir dabei, dich ganz auf die Arbeit und das Erreichen dieser zu konzentrieren und so effizienter zu arbeiten. Das Erreichen von Etappenzielen kann dir dabei einen Motivationsschub und neue Energie verleihen. [7] X Forschungsquelle
- Kleinere Aufgaben erledigt zu haben, zum Beispiel Besorgungen gemacht oder im Büro eine Nachricht übermittelt zu haben, kann ebenfalls hilfreich sein, wenn du dich auf eine größere Aufgabe konzentrieren musst. So ist dein Kopf frei von störenden Nebengedanken.
- Wenn du an einem langfristigen Projekt arbeitest, dann unterteile es in kleinere Abschnitte, sodass du einen Fortschritt besser erkennen und das so immer wieder ein neues Ziel in Angriff nehmen kannst, Schritt für Schritt. Das vermittelt dir das Gefühl, etwas geschafft zu haben, was dich wiederum zum Weitermachen motivieren wird.
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Setze Prioritäten. Das unterscheidet sich durchaus von einer einfachen To-Do-Liste, denn hier kategorisierst du die Dinge, die auf jener Liste stehen, und ordnest sie der Wichtigkeit und Dringlichkeit nach ein, teilst jeder Aufgabe eine Priorität zu. [8] X Forschungsquelle
- Ordne die Dinge auf der Liste chronologisch nach dem Zeitpunkt, zu welchem sie erledigt sein müssen. Beginne mit denen, die ganz oben auf der Liste stehen, damit du sie rechtzeitig erledigen kannst.
- Sobald diese geschafft sind, kannst du einmal tief durchatmen und dich dann auf die Dinge konzentrieren, die noch nicht so dringlich sind.
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Plane im Voraus. Sobald du den Tagesplan abgearbeitet hast, kannst du einen langfristigen Plan entwickeln, um deine zukünftigen Arbeiten und Aufgaben zu organisieren.
- Bereits im Voraus zu wissen, was du erledigen musst - sei es eine große Prüfung am Ende des Semesters oder eine internationale Geschäftsreise -, kann dir dabei helfen, immer gut vorbereitet zu bleiben. [9] X Forschungsquelle
- Erstelle dir einen Monatskalender oder als Schüler bzw. Student einen Kalender über das gesamte Semester.
- Trage alle Termine und Fristen ein und verzeichne etwa eine Woche vor diesen eine Erinnerung daran, damit du es nicht vergisst. So wirst du effizienter arbeiten und deine größeren Aufgaben in einfacheren Abschnitten erledigen können.
- Wenn du im Voraus planst, hilft dir das auch dabei, deine Freizeitaktivitäten, Pausen und Urlaube zu planen. Wenn du genau weißt, bis wann du etwas erledigt haben musst, kannst du einfacher um sie herum planen und sichergehen, dass du auch genug Zeit hast, um sie zu erledigen und deine Freizeit zu genießen.
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Mache der Prokrastination ein Ende. Viele von uns schieben lästige Arbeiten immer wieder auf, was unsere Produktivität und Arbeitsqualität gehörig belasten kann.
- Falle nicht auf den alten Irrglauben herein, dass wir unsere beste Arbeit unter Druck verrichten. Psychologische Studien beweisen das Gegenteil! [10] X Forschungsquelle Menschen, die ihre Aufgaben bis zur letzten Minute aufschieben, machen mehr Fehler und können lange nicht so hochwertig und umfangreich arbeiten, wie jene, die ihre Arbeit gut eingeteilt haben.
- Um das Aufschieben zu beenden, musst du dich von möglichen Ablenkungen lesen. Trenne beim Arbeiten deine Internetverbindung, damit du nicht dazu verleitet wirst, im Internet zu surfen, soziale Netzwerke zu checken oder dich auf andere Weise im Internet abzulenken. [11] X Forschungsquelle
- Ködere dich selbst mit einer Belohnung: plane eine Feier oder eine Belohnung für dich selbst, die du bekommst, wenn du deine Arbeit pünktlich - oder besser noch: im Voraus! - erledigt hast. Wenn du etwas hast, auf das du dich richtig freuen kannst, verleiht es dir vielleicht noch einmal den letzten Schub an Motivation, den du brauchst.
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Verwende beim Arbeiten eine Stoppuhr. In der Businessbranche gibt es ein Konzept, das als "Parkinson's Law" bezeichnet wird. das besagt, dass wir nie weniger Zeit für eine Aufgabe brauchen, als dafür vorgesehen ist. [12] X Forschungsquelle Wenn du dir also keinen Zeitrahmen für eine Aufgabe setzt, dann wirst du wesentlich länger für das Erledigen dieser brauchen, als du es tätest, wenn du dir einen strikten Zeitrahmen dafür gesetzt hättest.
- Daher ist es ratsam, eine Stoppuhr oder eine andere Art von Timer zu verwenden, um immer darüber im Bilde zu sein, wie lange du für eine Aufgabe brauchst.
- Setze dir selbst Ziele und mache daraus ein Spiel: du wirst wesentlich schneller arbeiten, wenn du dir vornimmst, die Zeit vom letzten Mal zu unterbieten oder es bis zu einer gewissen Uhrzeit zu schaffen.
- Versuche, unwichtige Aufgaben innerhalb von 10 Minuten zu erledigen. Wenn du nur diesen Rat befolgst, kann dir das am Tag bis zu 90 Minuten sparen. Du wirst überrascht sein, zu erkennen, wie viel Zeit wir für unwichtige Aufgaben, zum Beispiel das Schreiben von Emails, verloren geht. [13] X Forschungsquelle
- Auf diese Weise zu arbeiten hilft dir dabei, einen "Workflow" zu entwickeln, den Verhaltensforscher als ein Gefühl der Produktivität, Leistung und des Glücks beschreiben.
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Nimm dir am Morgen und am Wochenende Zeit für dich. Das klingt vielleicht seltsam, aber wenn du dir während des Tages und am Wochenende Zeit für dich nimmst, kannst du dein Arbeitspensum während der Woche erhöhen, da du so leistungsfähiger und entspannter sein wirst. [14] X Forschungsquelle
- Verbringe die ersten Stunden des Tages mit etwas, was dir wichtig ist - mit den Kindern spielen, mit dem Hund Gassi gehen, Yoga, etc. Das hilft dir dabei, den Kopf frei zu bekommen und deine Stimmung für den Rest des Tages zu verbessern, was wiederum dazu führt, dass du konzentrierter und schneller arbeiten kannst.
- Studien zeigen, dass der menschliche Verstand seinen Leistungshöhepunkt etwa 2-4 Stunden nach dem Aufwachen erreicht. Daher solltest du die ersten Stunden des Tages mit anderen Dinge als der Arbeit verbringen, damit du es vermeiden kannst, ineffizient zu arbeiten.
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Arbeite zuhause. Die Schule und das Büro sind nicht unbedingt die idealen Orte, um Arbeit zu verrichten, da sie sehr laut und voller Ablenkungen sein können. Damit du nicht darunter leidest, solltest du es in Betracht ziehen, einen Teil deiner Arbeit mit nach Hause zu nehmen, wo du sie in in einer ruhigen und gemütlichen Umgebung erledigen kannst. [15] X Forschungsquelle
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Denke während deiner Pausen nicht an die Arbeit. Manchmal sind wir gedanklich noch bei der Arbeit, auch wenn wir körperlich eigentlich Freizeit haben. Das kann zu von einer reduzierten Produktivität und Arbeitsqualität bis hin zu Burnout-Erscheinungen führen. [16] X Forschungsquelle
- Erstelle dir separate Emailkonten für Arbeit und Freizeit und setze dir ein Limit, wie oft du während des Wochenendes deinen Arbeitsaccount checken darfst.
- Überlege dir, zuhause nicht vielleicht den Computer und das Handy abzuschalten, damit du nicht in Versuchung gerätst, andauernd deine Mails zu checken.
- Versuche, eine Zeit lang die Arbeit wirklich komplett auszublenden. Das gilt insbesondere für Wochenenden. Nur so kannst du am Montag wirklich erfrischt und mit neuer Energie zurück an deinen Arbeitsplatz gehen und weiter schnell und effizient arbeiten können.
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Referenzen
- ↑ http://www.forbes.com/sites/siimonreynolds/2013/11/06/4-ways-to-work-much-faster/
- ↑ http://www.washingtonpost.com/blogs/on-leadership/wp/2015/01/02/how-10-ceos-work-smarter-manage-better-and-get-things-done-faster/
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- ↑ http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_75.htm
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/225865
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- ↑ http://womeninbusiness.about.com/od/efficiency-tips/a/How-To-Work-Faster-And-More-Efficiently.htm
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- ↑ https://www.psychologytoday.com/articles/200809/end-procrastination-now
- ↑ https://www.psychologytoday.com/articles/200809/end-procrastination-now
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