Sich auf ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistent vorbereiten

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Wenn du ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistent oder Verwaltungsassistentin hast, gibt es bestimmte Vorbereitungsmethoden für das Gespräch, die du befolgen kannst, um das meiste aus dem Gespräch herauszuholen und dafür zu sorgen, dass du die besten Chancen hast, die Anstellung zu erhalten. Es gibt keine "richtige" Art und Weise, sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten; es gibt vielmehr Strategien, die du nutzen kannst, um deine Fähigkeiten in der Gesprächssituation zu verbessern.

Vorgehensweise

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    Dazu gehören das Planen und Aufzeichnen von Terminen, die Instandhaltung von physischen und digitalen Ablagesystemen, das Ordnen von Aufzeichnungen, die Nutzung von Datenbanken, um Daten einzugeben und Datenberichte zu erstellen, eine Telefonanlage mit mehreren Leitungen zu betreiben und Dokumente aufzustellen wie innerbetriebliche Notizen, Briefe und E-Mails.
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    Wenn du dich auf Vorstellungsgespräche irgendeiner Art vorbereitest, solltest du so viel wie möglich über das Unternehmen wissen, bevor du zu dem Gespräch gehst. Das zeigt dem Arbeitgeber, dass du motiviert und an dem Unternehmen interessiert bist, nicht nur verzweifelt auf der Suche nach einer Arbeit. [1]
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    Jeder Arbeitgeber sucht nach einem anderen Bündel aus Kenntnissen, Qualifikationen und Arbeitsaufgaben bei einem Angestellten. Ein wichtiger Teil davon, dich auf Bewerbungsgespräche vorzubereiten, ist dir die Besonderheiten des Arbeitsplatzangebots anzusehen, für das du dich bewirbst. Der eine Arbeitgeber könnte zum Beispiel Pünktlichkeit und Regelmäßigkeit vor allen Dingen schätzen, während ein anderer den Wunsch nach kreativem Denken über den Tellerrand hinaus und Flexibilität hervorhebt. [2]
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    Erarbeite mit dem konkreten Stellenangebot im Hinterkopf kurze, präzise Erklärungen dieser typischen Punkte bei Bewerbungsgesprächen.
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    Du solltest Fragen beantworten und zu den Informationen in deinem Lebenslauf weiter ausholen können. Sorge außerdem dafür, dass dein Lebenslauf auf dem neuesten Stand ist und die Qualifikationen eines Verwaltungsassistenten widerspiegelt.
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    Es ist eine gängige Praxis, dass Arbeitgeber praktische Prüfungen der Datenerfassung durchführen lassen, wenn Bewerber als Verwaltungsassistenten zu einem Bewerbungsgespräch kommen. Das bedeutet, dass Teil der Vorbereitung auf das Gespräch sein sollte, deine Fähigkeiten im Tippen und an der Zehnertastatur beinhalten sollte, unter Beachtung von Zeitvorgaben und Genauigkeit.
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    [3] Sei darauf vorbereitet, dein Wissen in folgenden Bereichen zu zeigen:
    • Du solltest erklären können, wie du einen Tagesplan organisierst und handhabst, darunter auch, welche Hilfsmittel du einsetzt, wie du Erinnerungen einrichtest und wie du mit Konflikten in der Terminplanung umgehst.
    • Die Kundenbetreuung ist oft ein wichtiger Teil der Arbeit eines Verwaltungsassistenten, denn du musst vielleicht Anrufe bearbeiten, als Vermittler zwischen deinem Vorgesetzten und anderen Geschäftskontakten dienen und Kunden/Klienten begrüßen.
    • Als Verwaltungsassistent könntest du gebeten werden, vertrauliche Daten zu verarbeiten. Sei darauf vorbereitet, bei einem Bewerbungsgespräch als Verwaltungsassistent zu erklären, wie du mit sensiblen Daten umgehst und welche Schritte du ergreifst, um sie zu schützen.
    • Multitasking ist ein wesentlicher Teil davon, Verwaltungsassistent zu sein, bereite also Beispiele vor, wie du mit mehreren Verantwortlichkeiten zur gleichen Zeit umgehst. Konzentriere dich auf Zeiteinteilung, Organisation und die Delegation von Aufgaben (wo es anwendbar ist).
    • Du wirst unterschiedliche Computersoftware und Büroausstattung einsetzen müssen als Verwaltungsassistent. Erstelle als Teil der Vorbereitung auf das Gespräch eine umfassende Liste deiner Fertigkeiten in diesen Bereichen.
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    [4] Du musst die Antworten nicht Wort für Wort auswendig lernen, du solltest dich aber mit der Flüssigkeit deiner Antworten wohl fühlen, bevor du in das Bewerbungsgespräch als Verwaltungsassistent hineingehst.
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    Nahezu jedes Unternehmen, in jeder Art von Umgebung, benötigt die Dienste eines Verwaltungsassistenten; deswegen ist es wichtig, dass du dich auf eine Art und Weise kleidest, die angemessen ist für das Unternehmen, in dem du das Bewerbungsgespräch hast. [5] Rufe am Empfang an und frage, wie die Kleiderordnung ist und wähle dann ein Outfit, dass eine Stufe höher ist als das. Wenn die Kleidervorschrift des Unternehmens zum Beispiel legere Geschäftskleidung lautet, könnte ein Schritt über der üblichen legeren Geschäftskleidung aus Hemd und Khakihose sein, einen Blazer hinzuzufügen.
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Tips

  • Wenn du dich sicher in deiner Vorbereitung für das Bewerbungsgespräch fühlst, bitte einen Freund, den Arbeitgeber zu spielen und ein gespieltes Bewerbungsgespräch mit dir zu machen, bei dem du deine Vorbereitung auf den Prüfstand stellen kannst. Wenn du keine Hilfe von außen finden kannst, übe vor einem Spiegel.
  • Sorge dafür, dass du lange vor dem geplanten Datum mit der Vorbereitung auf dein Gespräch beginnst, sodass du bereit bist, deine beste Seite zu zeigen, wenn der Tag kommt.
  • Schicke innerhalb von 48 Stunden nach dem Gespräch ein schriftliches Dankeschön an jeden Befrager im Bewerbungsgespräch. Nutze das als Gelegenheit, dein Interesse an der Stelle zu bekunden, sowie die Befrager an einige deiner überzeugendsten Qualitäten zu erinnern. Das kannst du machen, indem du ungefähr so etwas schreibst wie "Danke, dass Sie sich Zeit für mein Bewerbungsgespräch genommen haben. Ich bin ehrlich an dieser Gelegenheit interessiert, denn ich bin sicher, dass meine Ordnungsfähigkeiten und meine bisherige Erfahrung in der Büroverwaltung mich zu einem guten Zuwachs für ihr Team machen würden."

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Referenzen

  1. ↑ https://www.indeed.com/career-advice/interviewing/how-to-prepare-for-an-interview
  2. ↑ https://www.indeed.com/career-advice/interviewing/how-to-prepare-for-an-interview
  3. ↑ https://blog.execu-search.com/5-essential-steps-in-preparing-for-an-administrative-or-executive-assistant-interview/
  4. ↑ https://www.forbes.com/sites/allbusiness/2017/03/31/10-essential-steps-to-prepare-yourself-for-a-job-interview/#7f1e18ed7c72
  5. ↑ https://www.forbes.com/sites/allbusiness/2017/03/31/10-essential-steps-to-prepare-yourself-for-a-job-interview/#7f1e18ed7c72
  6. http://www.job-interview-site.com/administrative-assistant-interview-questions-answers.html
  7. http://www.best-job-interview.com/administrative-assistant-interview-questions.html

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