PDF herunterladen
PDF herunterladen
Es ist wichtig, dass man Telefonanrufe höflich und freundlich beantwortet, vor allem wenn man mit einem Fremden oder am Arbeitsplatz telefoniert. Wenn man einen Anruf beantwortet, muss man wissen, wie man richtig reagiert, damit das Telefonat keinen schlechten Start hat. Beantworte Anrufe, indem du deutlich sprichst, dich auf das Telefonat konzentrierst und professionell bleibst, falls es ein berufliches Telefonat ist.
Vorgehensweise
-
Heb ab, nachdem das Telefon zwei- bis dreimal geklingelt hat. Wenn du es mehr als dreimal klingeln lässt, könnte der Anrufer ungeduldig werden und das Gefühl haben, dass sein Anruf ignoriert wird.
- Wenn du allerdings nach dem ersten Klingeln abhebst, könnte der Anrufer über die schnelle Reaktion überrascht sein. Er könnte nicht genug Zeit gehabt haben, um seine Gedanken zu sammeln.
-
Bereite eine professionelle Begrüßung vor. Wenn du in deinem Büro einen Anruf entgegennimmst, wirst du nicht immer wissen, wer am anderen Ende der Leitung ist. Es könnte dein Chef, ein Kunde oder ein Kollege sein. Vielleicht hat sich auch jemand verwählt.
- Eine professionelle Begrüßung wie „Guten Morgen“ oder „Wie kann ich Ihnen helfen?“ ist ein guter Anfang für ein Telefonat.
- Selbst wenn es eine Anruferkennung gibt und du denkst, dass ein Arbeitskollege anruft, könnte sich jemand dessen Telefon ausgeliehen haben. Wenn du den Anruf mit „Ja, was?“ entgegennimmst, könnten Anrufer einen falschen Eindruck von dir bekommen.
-
Sag, wer bist und bei welchem Unternehmen du arbeitest. Im Arbeitsumfeld ist es am besten, wenn du deinen Namen und dein Unternehmen nennst, wenn du einen Anruf entgegennimmst. Sag zum Beispiel: „Danke, dass Sie bei Martins Motorenwerkstatt anrufen. Ich bin Tamara Müller. Wie kann ich Ihnen helfen?“ [1] X Forschungsquelle
- In vielen Büros gibt es Vorgaben, was bei einem Anruf gesagt werden muss. Halte dich an die Regeln deines Unternehmens. Wenn du nicht sicher bist, wie diese Vorgaben lauten, sprich mit deinem Vorgesetzten.
-
Frag höfflich nach, wer angerufen hat, wenn du das nicht weiß. Oft wird dir der Anrufer seinen Namen nicht sagen, aber mitteilen, warum er anruft. Wenn du keine Anruferkennung hast, die Nummer nicht kennst oder nicht verstanden hast, was die Person am anderen Ende gesagt hat, frage mit „Dürfte ich fragen, wer anruft?“ nach.
- Nachdem der Anrufer sich vorgestellt hat, sprich ihn mit der passenden Anrede an. Wenn er seinen Vor- und Nachnamen genannt hat und du sehr professionell sein willst, verwende seinen Nachnamen. [2] X Forschungsquelle
-
Sprich direkt in die Sprechmuschel. Halte das Telefon sanft an deine Wange und sprich in die Sprechmuschel, die sich auf Höhe deines Mundes befinden sollte. [3] X Forschungsquelle Du musst die Sprechmuschel nicht nah an deinen Mund halten oder übermäßig laut sprechen.
- Wenn die Person, mit der du sprichst, dich darum bittet, lauter zu sprechen, kannst du das machen. Ansonsten solltest du mit ganz normaler Lautstärke sprechen. [4] X Forschungsquelle
-
Verwende keinen Slang oder unangemessene Sprache. Wenn du an der Arbeit einen Telefonanruf annimmst, repräsentierst du gegenüber dem Anrufer dein Unternehmen. Sei höflich und verwende keinen Slang, Schimpfwörter oder unangemessene Sprache. Selbst wenn das Gespräch sich aufheizt und der Anrufer flucht, solltest du dich zusammenreißen und höflich bleiben. [5] X Forschungsquelle
- Wenn du natürlich über dein privates Telefon mit deinen Freunden sprichst, kannst du so mit ihnen reden, wie du es sonst auch tun würdest.
Werbeanzeige
-
Geh in einer ruhigen Umgebung ans Telefon. Wenn es um dich herum laut ist, geh an einen ruhigeren Ort, um den Anruf entgegenzunehmen, oder stelle die Musik oder den Fernseher leiser. Es muss leise genug sein, dass du den Anrufer problemlos hören kannst und er dich. [6] X Forschungsquelle
- Wenn du dich in einer ruhigen Umgebung befindest, kannst du dich zudem ganz auf den Anrufer konzentrieren.
-
Beende andere Aktivitäten, bevor du ans Telefon gehst. Nimm dir einen Moment, um deine Gedanken zu sammeln, bevor du ans Telefon gehst. Du solltest nicht abgelenkt sein, damit es zwischen dir und dem Anrufer nicht zu Missverständnissen kommt. Wenn du nicht abgelenkt wirst, hat der Anrufer das Gefühl, dass er deine volle Aufmerksamkeit hat. [7] X Forschungsquelle
- Wenn du zum Beispiel gerade an deinem Computer etwas tippst oder ein Buch liest, wenn das Telefon klingelt, hör damit auf und konzentriere dich auf den Anruf.
-
Sag „Hallo“ und deinen Namen in einem angenehmen Tonfall. Wenn dir die Anruferkennung nichts sagt oder du nicht weißt, wer anruft, kannst du „Hier ist Sam.“ Hinzufügen. Als formellere Reaktion kannst du sagen: „Hier bei Schmidt.“ [8] X Forschungsquelle
- Wenn du dank der Anruferkennung weißt, dass ein Freund oder Familienmitglied anruft, kannst du sagen: „Hallo, Tom. Wie geht es dir?“
-
Notiere dir, wer angerufen hat, wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht da ist. Wenn die Person, die der Anrufer erreichen will, nicht da ist oder gerade nicht ans Telefon kann, sag: „Es tut mir leid, Frau Müller. Mein Vater kann gerade nicht ans Telefon kommen. Soll ich ihm etwas ausrichten?“ Notiere dir den Namen, die Telefonnummer und den Grund des Anrufs in deutlicher Schrift auf einem Blatt Papier.
- Wenn du kein Blatt Papier in der Nähe hast, bitte die Person, kurz zu warten, während du eins holst.
Werbeanzeige
-
Begrüße den Anrufer in freundlichem Tonfall. Wenn du auf einem Handy einen Anruf erhältst, zeigt dir normalerweise die Anruferkennung, wer dich anruft. Sag etwas wie: „Hi Steve, wie geht es dir?“ Selbst wenn die Nummer privat oder verborgen ist, solltest du freundlich antworten. Sag: „Hallo, darf ich fragen, wer anruft?“
- Da Anrufe an ein Handy oft informeller als Anrufe an ein Dienst- oder ein Festnetztelefon sind, musst du deinen Namen nicht nennen, wenn du den Anruf entgegennimmst.
-
Frag, warum die Person anruft. Wenn du nicht weißt, wer anruft, sag: „Wie kann ich Ihnen helfen?“ oder „Was kann ich für Sie tun?“ Wenn du die Person kennst, kannst du etwas sagen wie: „Worum geht’s?“
- Selbst wenn du den Anrufer kennst, solltest du nicht unhöflich sein. Sag nicht „Was?“ oder „Was willst du diesmal?“
-
Sprich deutlich und in einem normalen Tonfall. Du musst nicht in die Sprechmuschel schreien oder jedes Wort übermäßig betonen. Sprich stattdessen langsam und deutlich. Wenn du schreist oder unnatürlich sprichst, könnte der Anrufer denken, dass du wütend oder krank bist. [9] X Forschungsquelle
- Wenn die Person am anderen Ende der Leitung sehr leise klingt, dreh den Ton an der Seite deines Handys lauter.
-
Geh nicht ans Telefon, während du Kaugummi oder Essen kaust. Wenn du das machst, spuck es aus oder schluck es runter, bevor du ans Telefon gehst. Dein Mund muss leer und bereit zum Sprechen sein, wenn du den Anruf entgegennimmst. [10] X Forschungsquelle
- Selbst wenn du mit einem Freund sprichst, könnte es ihm schwerfallen, dich zu verstehen, wenn du einen vollen Mund hast.
-
Sprich nicht mit außenstehenden Personen, bis der Anruf beendet ist. So lange das Telefonat dauert, musst du alle Ablenkungen von außen ignorieren und der Person am anderen Ende der Leitung deine volle Aufmerksamkeit widmen. Sprich nicht mit anderen Menschen oder mach Scherze mit ihnen und versuch auch nicht, während des Telefonats lautlos mit ihnen zu kommunizieren. [11] X Forschungsquelle
- Selbst wenn der Anrufer nicht hören kann, was du zu anderen sagst, merkt er, dass du dich nicht auf das Telefonat konzentrierst.
Werbeanzeige
Tipps
- Leg neben jedes Telefon einen kleinen Block und einen Stift, damit du nicht danach suchen musst, wenn du dir etwas notieren willst.
- Die Menschen, mit denen du telefonierst, werden sich merken, ob du höflich warst. Sag: „bitte“, wenn du einen Wunsch äußerst. Wenn ein Anrufer „danke“ sagt, dann erwidere freundlich: „gern geschehen“. [12] X Forschungsquelle
Werbeanzeige
Warnungen
- Lerne, ein Telefonat höflich zu beenden. Verärgere den Anrufer nicht, indem du zu abrupt auflegst.
Werbeanzeige
Referenzen
- ↑ http://www.salisbury.edu/careerservices/facstaff/officeetiquette/telephone.html
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
- ↑ http://www.salisbury.edu/careerservices/facstaff/officeetiquette/telephone.html
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
- ↑ http://www.businessinsider.com/phone-etiquette-rules-barbara-pachter-2013-10
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
- ↑ http://www.businessinsider.com/phone-etiquette-rules-barbara-pachter-2013-10
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
Über dieses wikiHow
Diese Seite wurde bisher 25.609 mal abgerufen.
Werbeanzeige
Melde dich für den kostenlosen wikiHow Newsletter an!
Du erhältst hilfreiche Tipps und Anleitungen jede Woche direkt in deine Inbox.
Registriere mich!
