Cómo acostumbrarte a utilizar una agenda

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Una agenda te permitirá recordar con mucha más facilidad las citas importantes, las tareas, las actividades divertidas y los plazos. No obstante, acostumbrarte a utilizar, actualizar y llevar contigo una agenda puede ser muy difícil. Por suerte, existen algunos trucos que te permitirán incluir a tu agenda en tu vida diaria de una manera constante y eficaz.

Parte 1
Parte 1 de 2:

Tener los materiales adecuados

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    Existen muchos tipos distintos de agendas, adaptadas a diferentes tareas y personalidades. [1] Algunas agendas son cuadernos rayados muy simples mientras que otras tienen diferentes secciones para distintos tipos de tareas. Tómate un momento para determinar la razón por la que quieres utilizar una agenda y para qué lo harías. Es muy importante tener esto en cuenta pues serás más propenso a utilizar la agenda si se convierte en tu única herramienta de planificación. Tener más de una agenda a la vez será una tarea confusa y socavará tu objetivo. Hazte las siguientes preguntas:
    • ¿Necesitaré una sección para guardar los números telefónicos?
    • ¿La utilizaré principalmente para recordar citas?
    • ¿Quiero una agenda que dure más de un año?
    • ¿Quiero que mi agenda sustituya a otra herramienta de organización (como mis listas de tareas pendientes)?
    • ¿Quiero utilizar únicamente un cuaderno simple o uno con muchas funciones y secciones diferentes?
    • ¿Preferiría tener una agenda lo suficientemente pequeña como para que quepa en un bolsillo o una lo suficientemente grande como para colocar las notas de mis reuniones? [2]
    • ¿Quiero una agenda que tenga más espacio dedicado a los días de semana o necesitaré una principalmente orientada a las actividades de los fines de semana?
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    Puedes comprar las agendas en una variedad de tiendas, tales como aquellas donde venden artículos de oficina, papeles, calendarios e incluso en tiendas virtuales. Pueden costar desde unos cuantos dólares hasta más de 50 dólares, el precio también puede depender del lugar donde vivas. [3] Si bien es importante que tu agenda tenga una buena apariencia, lo primero a lo que debes prestar atención es a la disposición y las secciones que tiene. Asegúrate de que esté organizada de una manera que te resulte agradable y que tenga sentido dependiendo de tu estilo de vida y responsabilidades.
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    Aun cuando la función es lo más importante, será más probable que te acostumbres a utilizar una agenda que te resulte atractiva y agradable a la vista. [4] Algunas agendas son muy simples, con solo una cubierta de cuero completamente negra. Otras, en cambio, son brillantes y extravagantes, con una gran cantidad de diseños y patrones elaborados. Cualquier diseño estará bien, siempre y cuando vaya acorde con el decoro profesional en tu centro laboral.
    • Presta atención a la apariencia interna de la agenda al igual que lo hiciste con la externa. Por ejemplo, algunas personas prefieren páginas en blanco en lugar de unas rayadas. A algunas les gusta la simetría mientras que otras podrían preferir diseños más dinámicos. También podría gustarte determinados tipos de letra. Por ello, asegúrate de buscar una agenda agradable a la vista, tanto por dentro como por fuera, a fin de que incentive su uso diario. [5]
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    Tu agenda no será de mucha utilidad si no puedes escribir en ella. Asegúrate de tener a la mano muchos lápices tajados y bolígrafos en buen estado en los lugares donde suelas utilizar la agenda. Entre estos lugares, se encuentran los siguientes:
    • tu maletín o bolsa de trabajo
    • el bolso
    • el escritorio de la oficina
    • el escritorio en casa
    • cerca de los teléfonos fijos
    • Si continuamente pierdes los lápices y bolígrafos, considera la posibilidad de guardar un lápiz de emergencia en tu agenda misma. Algunas incluso tienen un pequeño espacio de almacenamiento que podrías utilizar para un lápiz extra.
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Parte 2
Parte 2 de 2:

Utilizar tu agenda de manera eficiente

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    Las personas que se comprometen son más propensas a mantener su palabra. Si bien los hábitos son muy difíciles de cambiar, repetirte el hecho que estás decidido a hacer algo pequeño de una manera diferente te ayudará a desarrollar un nuevo hábito. [6]
    • Recuerda que los buenos hábitos tienen una mayor tendencia a formarse cuando te concentras en solo uno a la vez, así que no te sobrecargues con nuevos hábitos para la gestión del tiempo. De momento, enfócate únicamente en mantener tu agenda. [7]
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    Las personas son más propensas a aferrarse a nuevos hábitos cuando sus comunidades están al tanto de su decisión y pueden apoyarlas. [8] Habla con un amigo o compañero de trabajo sobre tu nueva decisión. Quizás también quiera comenzar este hábito nuevo y de utilidad. De esta manera y siempre que sea necesario, podrán recordarse mutuamente que deben actualizarla.
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    Utiliza tu agenda como tu único calendario; si utilizas dos de manera simultánea, te olvidarás rápidamente de tus responsabilidades. No obstante, esto puede ser complicado porque necesitarás escribir en tu agenda cuando estés en el trabajo y en casa. Para asegurarte de siempre llevarla contigo, establece un lugar de almacenamiento en el trabajo y en casa. Nunca la coloques en otro lugar, pues la constancia es clave para desarrollar este hábito.
    • Los mejores lugares donde puedes guardar tu agenda en casa son una mesa al lado de tu teléfono fijo, tu bolsa o maletín de trabajo, o al lado de tu teléfono celular y llaves del auto.
    • En cuanto al centro laboral, los mejores lugares son sobre el escritorio, en el cajón central del escritorio, al lado de tu teléfono o en tu maletín.
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    Cuando recién comiences a acostumbrarte a utilizar tu agenda, probablemente olvidarás llevarla contigo a casa o al trabajo. Para evitar que esto suceda, escribe recordatorios en lugares visibles tanto en tu centro laboral como en tu casa. Las investigaciones demuestran que un recordatorio escrito en un pósit es una de las formas más efectivas de fomentar un comportamiento en particular. [9] Utiliza este método contigo mismo al dejarte pósits que te pregunten “¿Te acordaste de tu agenda?” en lugares bastante visibles, entre los que se encuentran los siguientes:
    • tu laptop
    • sobre tu escritorio
    • al lado de tu teléfono
    • en la puerta
    • en la mesa de la cocina
    • en el espejo del baño
    • Puedes quitar estas notas después de haberte acostumbrado a llevar la agenda contigo al trabajo y de vuelta a casa.
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    La primera vez que compres una agenda, deberás ingresar una gran cantidad de información . Probablemente hayas programado citas previamente, tengas proyectos en curso e información al azar que esté dispersa. Tómate una o dos horas para consolidar toda la información en tu agenda. Esto te permitirá practicar la manera correcta de ingresar la información, además de permitirte planificar tu tiempo de una manera más efectiva en el futuro. Las cosas que deberás incluir en tu agenda son las siguientes:
    • información de contacto importante para tu familia, amigos, colegas y clientes
    • reuniones de trabajo
    • tu horario de clases
    • plazos para los proyectos laborales o escolares
    • cambios de turno (si tu trabajo no tiene un horario permanente)
    • citas médicas o con el dentista
    • los cumpleaños de tus seres queridos
    • eventos especiales en el trabajo
    • eventos personales especiales
    • fechas clave para tus pasatiempos o actividades extracurriculares (p.ej. fechas de un ensayo para una obra o tu clase de zumba)
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    Antes de comenzar tus actividades cada mañana, revisa tu agenda para ver las próximas citas, reuniones y responsabilidades. [10] Tómate un minuto para determinar si existe alguna tarea que necesites agregar en tu horario o quizás alguna que puedas tachar o reprogramar. Utiliza este momento para planificar tu día de modo que puedas manejar tu tiempo de manera sensata una vez que llegues al trabajo. [11]
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    Antes de salir del trabajo, vuelve a revisar tu agenda. Asegúrate de haber cumplido con todo lo que tenías planeado para ese día. [12] Ten en cuenta si debes agregar algo más para la semana siguiente y siempre actualízala antes de salir del trabajo con la finalidad de asegurarte de llevar un registro de tus responsabilidades laborales. [13]
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    Considera a tu agenda como algo positivo en tu vida, no como una molestia. Utilízala como una forma de recompensarte por completar las tareas. Pronto, querrás completar las tareas pendientes por el simple gusto de tachar un elemento de tu lista. Para mantener el refuerzo positivo, deberás hacer lo siguiente:
    • Tacha todos los logros o citas a medida que los completes. Cuando sientas que haces las cosas con lentitud, observa todo lo que has tachado y siéntete orgulloso de lo que has hecho.
    • Recompénsate por haber completado una cantidad determinada de tareas. Date una recompensa pequeña por cada 5 elementos que taches en tu agenda. Por ejemplo, bebe una taza de café o da una caminata corta después de completar tu meta deseada. Esto te motivará para seguir utilizando la agenda de manera adecuada, así como para completar tus tareas.
    • Haz algo agradable cada vez que revises tu agenda. Procura no consideras el tiempo que te tomas para revisar la agenda como una tarea. Si quieres asociar tu agenda con sentimientos positivos en lugar de unos negativos, haz algo agradable todas las mañanas y tardes a la hora de revisarla. Bebe una taza de café deliciosa, come un chocolate o escucha tu canción favorita. Pronto, tu cerebro relacionará tu agenda con sentimientos positivos.
    • Date un trato especial cada semana que utilices la agenda de manera correcta. Al principio, cuando recién comienzas a usar tu agenda, probablemente necesites tener una motivación adicional para llevarla contigo y actualizarla a diario. Por cada semana que recuerdes llevarla y actualizarla, haz algo agradable, como comprar un helado, ver una película o beber algo con tus amigos. Al cabo de algunas semanas, te habrás acostumbrado a recordar tu agenda en todo momento.
    • Además de tus responsabilidades más serias, escribe cosas positivas en tu agenda. Al utilizar tu agenda como recordatorio de tus actividades favoritas (almorzar con un amigo) además de las menos favoritas (ir al dentista), tendrás mayores posibilidades de aferrarte a tu nuevo hábito.
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    Durante los momentos en que revises tu agenda por la mañana y la tarde, deberás incluir todas las nuevas listas de tareas pendientes, las citas, las reuniones y los plazos. También puedes actualizar tu agenda a medida que surjan nuevas tareas. Al mantenerla actualizada, podrás manejar tu tiempo de una manera más eficiente y no te sentirás tan abrumado. Al anotar una tarea, ya no hará falta que la tengas en la cabeza todo el tiempo, lo que te ayudará a evitar esos terribles sentimientos de agobio y duda.
    • Si te sientes sobrecargado, cambia algunos elementos en una categoría separada de “tareas pendientes” que puedas resolver de manera tranquila. No te desmotives al mirar las tareas que no podrás cumplir en un día laboral común. [14]
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    En ocasiones, los nuevos hábitos tardan dos meses o más para convertirse en algo completamente automático. Hasta que dicho hábito quede arraigado, en ocasiones podrías olvidarte la agenda en casa o incluso omitir el registro de una cita. Ten paciencia y sé indulgente contigo mismo. Recuerda que formar hábitos toma tiempo y que los deslices ocasionales no afectarán tu capacidad de establecerlos. [15]
    • Podría serte útil tener un plan de respaldo para las ocasiones en que olvides tu agenda en casa. Por ejemplo, podrías anotar nuevas citas laborales en pósits y llevarlas contigo a casa. En el caso de eventos y plazos sumamente importantes, también puedes utilizar un administrador de tareas virtual que te envíe recordatorios oportunos. De esa manera, no olvidarás una fecha importante aun cuando te hayas olvidado la agenda.
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Consejos

  • No consideres a tu agenda como una tarea, sino más bien como una ventaja. De esta manera, te permitirá tener un mayor control de tu vida, pues con solo unos minutos podrás ahorrarte horas a largo plazo.
  • La clave para desarrollar un nuevo hábito es la constancia, en combinación con un refuerzo positivo. Sigue una rutina, enfócate en todas las cosas positivas que le brinda la agenda a tu vida y recompénsate siempre que sea necesario con la finalidad de mantener tu motivación.
  • Asegúrate de que la agenda que compres se adapte a tus preferencias y tu horario. Esta debe contar con todas las secciones necesarias para mantener tu vida organizada.
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Advertencias

  • A medida que desarrolles este hábito nuevo, inevitablemente habrá ocasiones en que arruinarás algo. Podrías olvidarte la agenda en casa o darte cuenta de que arruinaste el día de tu reunión laboral. Considera esto como una experiencia de aprendizaje y no dejes de escribir en tu agenda, pues, a la larga, te hará la vida más fácil.
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Referencias

  1. ↑ http://www.plannerisms.com/2011/07/choosing-your-planner-part-3-types-of.html
  2. ↑ http://www.plannerisms.com/2011/07/choosing-your-planner-part-2-size.html
  3. ↑ https://www.themuse.com/advice/7-perfect-planners-to-buy-for-2015
  4. ↑ https://www.themuse.com/advice/7-perfect-planners-to-buy-for-2015
  5. ↑ http://www.plannerisms.com/2011/07/choosing-your-planner-part-3-types-of.html
  6. ↑ https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/03/02/expert-ten-super-smart-ways-to-build-good-habits-and-make-them-stick/
  7. ↑ https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/03/02/expert-ten-super-smart-ways-to-build-good-habits-and-make-them-stick/
  8. ↑ https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/03/02/expert-ten-super-smart-ways-to-build-good-habits-and-make-them-stick/
  9. ↑ https://hbr.org/2015/05/the-surprising-persuasiveness-of-a-sticky-note
  1. ↑ http://www.time-management-success.com/daily-planners.html
  2. ↑ http://www.huffingtonpost.com/2014/10/13/how-to-use-a-planner_n_5952664.html
  3. ↑ http://www.time-management-success.com/daily-planners.html
  4. ↑ http://www.huffingtonpost.com/2014/10/13/how-to-use-a-planner_n_5952664.html
  5. ↑ http://www.time-management-success.com/daily-planners.html
  6. ↑ http://www.huffingtonpost.com/james-clear/forming-new-habits_b_5104807.html

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